大学档案管理工作条例

XXXX大学档案管理工作条例一、总则（一）为了加强对档案工作的领导，提高档案管理水平，发挥档案的作用，为学校各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》及党和国家有关文件精神，制定本条例。（二）档案馆既是全校档案管理职能部门，又是永久保存我校档案，为教学、科研、生产和党政管理提供利用本校档案材料的科学文化事业机构。（三）我校档案，是指建校以来学校主要职能活动和师生员工个人职务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括图纸、实验记录、计算材料、照片、影片、录像带、模型等。我校形成的各类档案，是党和国家的宝贵财富，也是我校各项活动的真实历史记录。（四）档案工作是维护学校历史真实面貌的一项科学文化事业，是办好学校的重要基础工作之一，也是学校工作的重要组成部分和提高工作效率及质量的必要条件。它在一定程度上是衡量学校管理水平的标志。学校应将档案工作纳入学校整体发展规划，所需经费应单独立项，列入学校预算，统筹解决。（五）我校档案工作在“八五”期间要基本实现“四同步”：即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；“三纳入”：即将档案工作纳入领导的议事日程，纳入教学、科研即各项管理工作，纳入教师、科技人员和干部的职责范围；“三关卡”：即卡好鉴定验收关、上报成果关、升职晋级关。二、领导体制及职责（一）档案馆为系处级建制，由校长直接领导、一名副校长分管。（二）各部、处、院、系、所相应明确一名处长或主任负责本单位的档案工作，并结合本单位档案收集、整理、立卷、归档等工作任务的实际情况，设专职或兼职档案工作人员。（三）根据工作实际需要或需特殊保管的档案，可设档案分室，其业务受档案馆和主管部门双重领导。（四）我校档案工作实行统一领导和分级管理的原则。档案馆对全校档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度，并负责进行业务指导、监督和检查。（五）档案馆的职责1．贯彻执行并广泛宣传国家关于档案工作的政策法规。2．规划全校档案工作，建立和健全各项规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；3．负责收集（征集）、整理、鉴定、保管、统计全校各种门类、载体的档案及有关材料；4．编制全宗介绍、档案馆指南、案卷目录、档案著录、人名和重要文件索引等检索工具和各种档案参考资料；5.开发档案信息资源，开展档案的开放利用和利用信息反馈工作；6．参加档案工作协作、学术研究和交流活动；7．健全全校档案工作网络，培训全校专（兼）职工作人员，协助校人事处做好档案人员的专业职称聘评工作；8．做好学校领导交办的其他各项工作任务。（六）档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识，具有中专以上的文化水平，并保持专（兼）职档案工作人员的相对稳定。三、档案管理（一）我校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷单位按文件材料的自然形成规律，按案卷质量规范要求进行系统整理立卷，编排页号或件号，填写卷内目录，装订组卷，经本单位负责同志检查签署意见后，按期向档案馆移交。（二）归档范围1．学校现行各部门及师生员工个人在教学、科研和党政管理及其它各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录。2．《高等学校档案管理办法》规定的党政管理类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等档案和反映学校工作活动的有保存价值的声象档案，以及国内外与学校有关的各种重要资料（各类具体归档范围另有行文）3.建国前学校的各类档案；并入学校或撤销单位的档案。（三）案卷质量应遵守档案馆制定的规范（另有行文）。（四）归档时间和手续1．各单位执行按年度或学年度归档制度，原则上每年六月底以前将上一年度（即每年一月一日起至十二月三十一日止）或上一学年（即每年九月一日起至次年八月三十一日止）的案卷归入档案馆。2.科研、基建档案在项目完成并通过鉴定验收后两个月内归档。3．随时接收上级规定和校内重要活动的档案，定期接收有关部门已保存一定年限属于永久或长期保存的档案。4．接收档案必须履行手续，填写清册，一式两份，交接双方要签名或盖章。5．以全宗为单位对不同分类和载体的档案，分别进行分类、编号和排列，区分保管期限，建立案卷目录。6．档案库房编制存放示意图。案卷入库是应检查帐、卡、物是否相符，案卷上架必须按排列顺序编制案卷号。7．库房的安全、保护和保密工作，明确专人负责，定期检查，记录在案，遇有特殊情况，立即向校主管领导报告，及时处理，对已破损、褪变的档案，抓紧修复和复制。8．库房应符合“防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光”等“八防”要求，保持标准温度14-24摄氏度和标准相对湿度45%-50%。9．根据档案现代化管理的需要，校主管职能部门应有计划地为档案馆配备计算机、复印机、照相（翻拍）机、录音机、去湿机、空调机、吸尘器及缩微机等，并配备装具如密集架等。10．在分管副校长领导下，由秘书长、档案馆和有关部门组成档案管理委员会，定期听取汇报，研究决策全校档案工作和解决档案工作中急需处理的主要问题。管理委员会下设检查小组和鉴定小组，负责对全校各类档案开展检查、评比工作，以及对保存期满的档案进行鉴定，经鉴定对已失去保存价值的档案，必须经过逐一登记造销毁清册，由分管副校长批准后予以销毁。销毁时必须有两人监销，并在销毁清册上签字，未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。11．档案馆指定专人负责对档案的接收（征集）、整理、利用、销毁和各种情况进行统计，建立、健全统计台帐，掌握数据，及时上报各种报表。四、档案的开放利用（一）档案馆馆藏档案，除未解密或需控制使用的部分外，一般自形成之日起满三十年均应按国家规定，报主管副校长批准后，分期分批开放。开放档案，应遵循下列规定：1．对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限。2．凡持有合法证明的单位或个人，在说明使用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案。3．台、港、澳同胞、海外华侨利用档案，在说明利用目的和范围后，须经有关主管部门介绍、校主管领导批准。4．外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。5．未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。（二）馆藏档案凡涉及党和国家秘密的；设计专利或技术秘密的；涉及个人隐私的或档案形成部门规定限制利用期内的，不宜开放。（三）开放档案，应另编目录和索引，供利用者检索。（四）科技成果开放利用，按《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行：专科成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。（五）凡查询、摘录、复制尚未开放的档案，须经档案馆主管领导同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管负责人同意，必要时报请校领导审查批准。（六）对于重要的珍贵的档案和资料，一般不得提供原件，如特殊需要，须经馆长批准。（七）校内各单位借出档案，应按期归还，逾期不归者，定期催还。如发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况报学校严肃处理，或追究法律责任。五．加强档案的编研和学术研究工作。（一）研究、整理档案资料，编纂各种档案史料汇编、专题选编、基础数字汇编等。（二）采取多种形式如举办档案展览、陈列等，开展档案宣传工作。在高年级开设档案管理选修课。（三）组织开展学术研究，参加本系统、本地区的档案协会的研究活动。六、考核、奖励与处罚（一）建立检查、考