秘书实务之管理课件

第二章文档管理

《秘书实务》第二章文档管理

《秘书实务》1第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语

1.文书、公文、文件

文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。

文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识2一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语2.文种、稿本

文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。

公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。

稿本包括文稿和文本。

文稿——草稿、定稿。

文本——正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述3一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语

3.公文体式

公文的整体结构形式——文体、结构、格式文体——应用性文体。结构——公文的组织构造。格式——指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。如下图：第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述4第一节文档管理概述第一节文档管理概述5一、文书与档案的基本知识

（二）档案工作的基本术语

1.档案、全宗、案卷、件

档案——过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值第一节文档管理概述

全宗——一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。案卷——由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。件——归档文件的整理单位。一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述全6一、文书与档案的基本知识

（二）档案工作的基本术语

2.档案室、档案馆

档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。

档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构。第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述7一、文书与档案的基本知识

（二）档案工作的基本术语3.档案的种类机关档案室的档案通常划分为以下门类：文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述8二、文档管理工作的内容

文书工作——核心内容是公文办理。档案工作——“秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。第一节文档管理概述二、文档管理工作的内容第一节文档管理概述9三、文档管理的基本要求(一)文书工作的基本要求

及时、准确、安全第一节文档管理概述三、文档管理的基本要求第一节文档管理概述10三、文档管理的基本要求(二)档案工作的基本要求

1.统一领导，分级管理

2.维护档案的完整与安全

3.便于社会各方面利用第一节文档管理概述三、文档管理的基本要求第一节文档管理概述11一、发文办理程序草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。第二节文书办理与管理一、发文办理程序第二节文书办理与管理12二、收文办理程序

签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第二节文书办理与管理二、收文办理程序第二节文书办理与管理13第二节文书办理与管理第二节文书办理与管理14三、文书的保管

（一）保管工具

存放工具、装订工具

（二）分类

分类整理、分类存放第二节文书办理与管理三、文书的保管第二节文书办理与管理15四、文书立卷、归档、销毁和存查（一）文书立卷（二）文件归档（三）文件的销毁和存查第二节文书办理与管理四、文书立卷、归档、销毁和存查第二节文书办理与管理16一、机关档案工作的基本任务(一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。(二)负责管理本机关的全部档案。(三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。(四)确保档案和档案机密的安全。第三节机关档案管理一、机关档案工作的基本任务第三节机关档案管理17二、机关档案管理工作程序收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理18二、机关档案管理工作程序（一）档案的收集档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相衔接。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理19二、机关档案管理工作程序（二）档案的整理整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理20二、机关档案管理工作程序（三）档案的鉴定1.判定档案的价值和保管期限2.档案的销毁第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理21二、机关档案管理工作程序（四）档案的保管档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案,以维护档案的完整和安全,延长档案的使用寿命。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理22二、机关档案管理工作程序（五）档案的移交

把保存期满的档案,连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理23二、机关档案管理工作程序（六）档案的统计第三节机关档案管理档案数目与现状统计档案变化的统计档案利用的统计二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理档案数目与现状24三、档案的检索与利用（一）档案的检索

档案检索工具有：目录、索引、指南。第三节机关档案管理三、档案的检索与利用第三节机关档案管理25三、档案的检索与利用（二）档案的利用档案的利用是档案工作的最终目的。机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。第三节机关档案管理三、档案的检索与利用第三节机关档案管理26一、电子文件及归档电子文件

（一）电子文件 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、元数据。第四节电子文档处理一、电子文件及归档电子文件第四节电子文档处理27二、电子文档的处理程序和方法（一）电子文件的收集与积累收集存储登记 第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理28二、电子文档的处理程序和方法（二）电子文件的鉴定

1.确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性。2.划分归档电子文件的保管期限和密级。第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理29二、电子文档的处理程序和方法（三）归档电子文件的整理归档电子文件以“件”为单位整理。第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理30二、电子文档的处理程序和方法（四）电子文件的归档1.归档要求——遵从归档电子文件格式标准2.归档方式——逻辑归档和物理归档3.归档时间——一般不超过3个月4.归档份数——二份,保存一份,借阅一份第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理31二、电子文档的处理程序和方法（五）电子档案的保管

1．对电子档案物质载体的保管2．对电子档案内容的有效性保管第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理32二、电子文档的处理程序和方法（六）电子文档的利用

1.提供拷贝件2.网络提供3.直接利用（七）归档电子文件的鉴定销毁、统计第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理33思考题1.简述收文和发文的办理程序。2.哪些文书需要立卷并归档？3.机关档案工作的基本任务有哪些？4.怎样进行归档文件整理?5.电子文档的保管有什么要求?思考题1.简述收文和发文的办理程序。34

1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。

2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。

3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。

4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！

5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。

6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！

7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！

8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。

9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来，不要给自己的人生设限，你自以为的极限，只是别人的起点。写给渴望突破瓶颈、实现快速跨越的你。

10、生活中，有人给予帮助，那是幸运，没人给予帮助，那是命运。我们要学会在幸运青睐自己的时候学会感恩，在命运磨练自己的时候学会坚韧。这既是对自己的尊重，也是对自己的负责。

11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。

12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。

13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。

14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过......但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。

15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。

16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。

17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。

18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。

19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。

20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其实都是祝愿。1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚35秘书实务之管理课件36第二章文档管理

《秘书实务》第二章文档管理

《秘书实务》37第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语

1.文书、公文、文件

文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。

文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识38一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语2.文种、稿本

文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。

公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。

稿本包括文稿和文本。

文稿——草稿、定稿。

文本——正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述39一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语

3.公文体式

公文的整体结构形式——文体、结构、格式文体——应用性文体。结构——公文的组织构造。格式——指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。如下图：第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述40第一节文档管理概述第一节文档管理概述41一、文书与档案的基本知识

（二）档案工作的基本术语

1.档案、全宗、案卷、件

档案——过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值第一节文档管理概述

全宗——一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。案卷——由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。件——归档文件的整理单位。一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述全42一、文书与档案的基本知识

（二）档案工作的基本术语

2.档案室、档案馆

档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。

档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构。第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述43一、文书与档案的基本知识

（二）档案工作的基本术语3.档案的种类机关档案室的档案通常划分为以下门类：文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案第一节文档管理概述一、文书与档案的基本知识第一节文档管理概述44二、文档管理工作的内容

文书工作——核心内容是公文办理。档案工作——“秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。第一节文档管理概述二、文档管理工作的内容第一节文档管理概述45三、文档管理的基本要求(一)文书工作的基本要求

及时、准确、安全第一节文档管理概述三、文档管理的基本要求第一节文档管理概述46三、文档管理的基本要求(二)档案工作的基本要求

1.统一领导，分级管理

2.维护档案的完整与安全

3.便于社会各方面利用第一节文档管理概述三、文档管理的基本要求第一节文档管理概述47一、发文办理程序草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。第二节文书办理与管理一、发文办理程序第二节文书办理与管理48二、收文办理程序

签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第二节文书办理与管理二、收文办理程序第二节文书办理与管理49第二节文书办理与管理第二节文书办理与管理50三、文书的保管

（一）保管工具

存放工具、装订工具

（二）分类

分类整理、分类存放第二节文书办理与管理三、文书的保管第二节文书办理与管理51四、文书立卷、归档、销毁和存查（一）文书立卷（二）文件归档（三）文件的销毁和存查第二节文书办理与管理四、文书立卷、归档、销毁和存查第二节文书办理与管理52一、机关档案工作的基本任务(一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。(二)负责管理本机关的全部档案。(三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。(四)确保档案和档案机密的安全。第三节机关档案管理一、机关档案工作的基本任务第三节机关档案管理53二、机关档案管理工作程序收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理54二、机关档案管理工作程序（一）档案的收集档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相衔接。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理55二、机关档案管理工作程序（二）档案的整理整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理56二、机关档案管理工作程序（三）档案的鉴定1.判定档案的价值和保管期限2.档案的销毁第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理57二、机关档案管理工作程序（四）档案的保管档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案,以维护档案的完整和安全,延长档案的使用寿命。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理58二、机关档案管理工作程序（五）档案的移交

把保存期满的档案,连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。第三节机关档案管理二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理59二、机关档案管理工作程序（六）档案的统计第三节机关档案管理档案数目与现状统计档案变化的统计档案利用的统计二、机关档案管理工作程序第三节机关档案管理档案数目与现状60三、档案的检索与利用（一）档案的检索

档案检索工具有：目录、索引、指南。第三节机关档案管理三、档案的检索与利用第三节机关档案管理61三、档案的检索与利用（二）档案的利用档案的利用是档案工作的最终目的。机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。第三节机关档案管理三、档案的检索与利用第三节机关档案管理62一、电子文件及归档电子文件

（一）电子文件 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、元数据。第四节电子文档处理一、电子文件及归档电子文件第四节电子文档处理63二、电子文档的处理程序和方法（一）电子文件的收集与积累收集存储登记 第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理64二、电子文档的处理程序和方法（二）电子文件的鉴定

1.确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性。2.划分归档电子文件的保管期限和密级。第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理65二、电子文档的处理程序和方法（三）归档电子文件的整理归档电子文件以“件”为单位整理。第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理66二、电子文档的处理程序和方法（四）电子文件的归档1.归档要求——遵从归档电子文件格式标准2.归档方式——逻辑归档和物理归档3.归档时间——一般不超过3个月4.归档份数——二份,保存一份,借阅一份第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理67二、电子文档的处理程序和方法（五）电子档案的保管

1．对电子档案物质载体的保管2．对电子档案内容的有效性保管第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理68二、电子文档的处理程序和方法（六）电子文档的利用

1.提供拷贝件2.网络提供3.直接利用（七）归档电子文件的鉴定销毁、统计第四节电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法第四节电子文档处理69思考题1.简述收文和发文的办理程序。2.哪些文书需要立卷并归档？3.机关档案工作的基本任务有哪些？4.怎样进行归档文件整理?5.电子文档的保管有什么要求?思考题1.简述收文和发文的办理程序。70

1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。

2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。

3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。

4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！

5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。

6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是