二办公室岗位说明书

二办公室岗位说明书1．部门目标:适应立丰公司业务发展的需要，规范化、制度化管理公司的办公系统，对外树立公司良好的企业形象，不断扩大企业影响力和社会各界对公司业绩及前景的兴趣和信心；对内加强企业文化建设，不断增强员工的凝聚力和公司的向心力2．范 围:适用于立丰房地产公司及所属子公司3．定 义：本工作手册内各项规章制度由公司办公室负责制订，公司所有职能和业务部门和控股子公司在办理有关事项时，必须严格遵守本制度4．部门职责范围公司办公室是在公司总裁的领导下，主管和具体承办公司行政性事务的管理和服务部门，主要业务职责范围是：1．传达和落实公司董事会和总裁的决定、决策事项的顺利2．进行严谨有序的会议准备和组织工作，确保公司重要会议的顺利进行3．组织进行管理制度建设，确保公司的管理逐步走向制度化与规范化4．进行政府公关，保证公司良好的经营与竞争环境5．对公司法律、技术、人事档案进行科学管理，确保公司印鉴的使用符合公司的相关制度6．确保公司的法律事务得到稳妥处理，保护公司合法权益不受侵害7．确保公司的品牌建设与公司的战略保持一致8．确保公司领导的出差事宜以及公司客户的日常接待、服务工作顺利、有效地进行9．进行公司固定资产管理，保证公司资产的保值增值10． 公司文件、资料的保密工作11． 进行公司信息网络建设和办公自动化推进4．组织架构西安立丰房地产公司办公室组织架构表6．岗位说明书6．1办公室主任6．1．1岗位职责根据公司的战略规划拟定部门的业务发展规划和中长期发展规划并实施；根据公司规定进行部门费用预算制定及执行；了解国家有关方针、政策和公司的全面情况，负责起草公司的重要行政文件、报告；参与制定公司有关规章制度等工作；根据公司总裁办公会的决议，制定和完善有关的规章制度、组织执行并进行检查；与各级主管政府部门联系、沟通，进行上层公关；与媒体接触，安排公司宣传事宜；根据公司绩效考核流程对下属进行绩效考核与评定；公司印签的使用和保管；制订对所属业务领域内业务人员的专业培训要求，提交人力资源部备案；对采购合同进行谈判，确定价格后上报总裁审批；对外协调与有关管理部门、分支机构的关系；全面负责部门的日常管理工作，并协调部门内各业务小组及人员的分工合作；总体负责本部门与公司其他部门或公司以外的联络与交流，尤其是维护与公司有业务往来的客户管理层、政府主管部门以及各种媒体的关系；完成上级领导交付的其他工作任务6．1．2上级工作关系直接向公司总裁报告6．1．3任职条件：大专及以上学历；四年以上工作经历，具有房地产行业和行政主管经验；有良好的人际沟通能力和企业内外部事务的协调能力；熟练使用OFFICE2000等办公软件；工作敬业，有较强的责任心6．2总裁秘书6．2．1岗位职责负责起草公司有关文件、报告及年终总结报告；收发、传阅、保管、清退、处理呈送总裁的各类文件资料；总裁日常工作计划的安排和落实；处理总裁批办、交办的工作；总裁客人的来访接待和各项活动安排和准备工作；随同总裁出差，负责安排交通、住宿、活动和安全等工作，并做好出差期间的工作记录6．2．2任职条件：大专以上学历，二年以上相关工作经验；熟练使用OFFICE2000等办公软件；普通话标准、语言表达能力较好，善于沟通；具有秘书的良好职业道德素质；形象气质佳，工作耐心细致，踏实认真6．3办公室秘书6．3．1岗位职责负责整理公司大事记、编写公司情况简报，及时反映、通报公司发展情况；机要文件的收发、传阅、收存、上缴和各种签报、报告的登记、传阅、催办、存档工作；安排公司各类会议、做好会议记录、整理会议纪要，督促、检查重要会议决议的执行情况；收集相关行业信息，定期提交行业报告；公司对外发送文件、函电、协议和章程的审核与工作；公司报刊、资料的订阅管理和往来信函的收发工作；完成办公室主任交付的其他工作任务6．3．2任职条件：大专以上学历，二年以上相关工作经验；熟练使用OFFICE2000等办公软件；普通话标准、语言表达能力较好，善于沟通；具有秘书的良好职业道德素质；形象气质佳，工作耐心细致，踏实认真6．4办公室内勤专员6．4．1岗位职责根据各部门对办公用品的需求，编制采购计划并负责采购；负责公司文件、报告等资料的打印、装订工作；负责公司文件、资料的复印、油印工作；拟定公司固定资产、办公用品、劳保用品等购置计划、预算和帐目登记管理工作；公司固定资产、办公用品、劳保用品的购置、保管、登记入库和发放等工作；固定资产报废工作；公司票务、定餐、名片印制等工作；外来人员的接待和内部员工来信、来访工作；公司的消防工作；完成办公室主任交付的其他工作任务6．4．2任职条件：大专以上学历，二年以上相关工作经验；熟练使用OFFICE2000等办公软件；普通话标准、语言表达能力较好，善于沟通；形象气质佳，工作耐心细致，踏实认真6．5网络管理员6．5．1岗位职责负责维护公司网络系统的正常运行；负责提交公司网络升级建议报告；负责公司网站建设、网页制作及维护；公司办公自动化软件的开发与使用；公司办公信息的处理；公司办公自动化程序（硬件和软件）的维护；完成办公室主任交付的其他工作任务6．5．2任职条件计算机及相关专业大专以上学历；二年及以上网络维护等相关工作经历；熟悉计算机软、硬件的维护及故障处理；熟悉常用操作系统和局域网的建设及维护熟悉网站建设及网页设计等工作；工作认真负责，具有敬业精神6．6法律事务专员6．6．1岗位职责1. 负责处理公司在各种业务往来中与其他各方发生的经济纠纷，努力维护公司的经济利益和公司声誉不受损失；从法律专业角度清理公司的对外债权；从法律专业角度审查公司的业务合同，保证合同条款的合法性，并且不会对公司整体利益构成潜在威胁；参与公司重大经营业务的谈判；及时处理公司下属单位发生的突发性法律事务，确保公司在法律诉讼中保持有利地位；结合法律法规的变化现状和房地产行业的最新发展，对公司有关部门和人员定期进行法律培训；协助律师具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题：协助外聘律师从法律专业角度审查公司的业务合同，包括收集相关的法律法规条文，并从签订合同的业务部门处获得业务关联方的资料；协助外聘律师办理公司发生的经济纠纷案件，包括为其收集相关的法律、法规条文、案例描述和审判结果，以及从公司相关业务部门收集其他诉讼方的具体资料；协助外聘律师清理公司的对外债权；协助外聘律师参与公司重大经营业务的谈判；协助外聘律师对公司有关部门和人员定期进行法律培训；回答公司其他部门及所属分支机构在法律咨询方面的问题，并为其提供有关书面资料完成办公室主任交付的其他工作任务6．6．2任职条件：法律相关专业本科及以上学历；二年及以上相关工作经验；熟练掌握OFFICE2000等办公软件；熟练的人际关系沟通能力及谈判能力流畅的书面文字表达能力6．7外勤及车辆管理员6．7．1岗位职责定期参加交通法规和业务学习，严格遵守交通法规；保障公司领导及公司日常用车和行车安全；车辆的保护、保养，定期做好车检工作；办理公司车辆保险业务；公司及下属单位年度营业执照、企业代码证的年检；完成办公室主任交付的其他工作任务6．7．2任职条件：大专以上学历，二年以上相关工作经验；熟练使用OFFICE2000等办公应用软件；普通话标准，语言表达能力较好，善于沟通；工作耐心细致，踏实认真6．8档案管理员6．8．1岗位职责负责公司前期的各类档案的归类整理；负责公司财务、人事、工程、文件、合同及管理制度等各类档案的接受；负责文书档案和声像档案的归档立卷；根据公司文件档案密级管理，负责档案的保管及销毁工作；负责档案的借阅管理；完成办公室主任交付的其他工作任务6．8．2任职条件：大专以上学历，二年以上相关工作经验；熟练使用OFFICE2000等办公应用软件；工作耐心细致，踏实认真制度是以执行力为保障的。“制度”之所以可以对个人行为起到约束的作用，是以有效的执行力为前提的，即有强制力保证其执行和实施，否则制度的约束力将无从实现，对人们的行为也将起不到任何的规范作用。只有通过执行的过程制度才成为现实的制度，就像是一把标尺，如果没有被用来划线、测量，它将无异于普通的木条或钢板，只能是可能性的标尺，而不是现实的标尺。制度亦并非单纯的规则条文， 规则条文是死板的，静态的，而制度是对人们的行为发生作用的，动态的，而且是操作灵活，时常变化的。是执行力将规则条文由静态转变为了动态， 赋予了其能动性，使其在执行中得以实现其约束作用，证明了自己的规范、调节能力，从而得以被人们遵守，才真正成为了制度。“制度”。是在通过其执行力对人们的行为起到规