文书撰写工作规范

.z.文书撰写工作标准为进一步标准中心文书撰写工作质量，有效提高工作效率，现拟定中心工作人员常用的工作方案、工作总结、调查报告、业务技术指导书及检验报告等文书撰写标准，请全体人员遵照使用，并纳入年度科室工作质量考核和个人技术晋升聘用考核内容。一、各类常用文书内容标准要求(一)工作方案方案是行动的先导。工作方案则是工作之前用文字形式拟定的工作内容和步骤。工作方案一经讨论通过，一般作为通知的附件下发〔或科室作为材料上报中心〕，对本部门或本科室的工作具有权威性和约束力。1.方案种类常见有规划、设想、方案和安排打算等等。规划属于轮廓式的，时间跨度比拟长，一般设定在三五年以上；设想属于粗线条的，非正式的方案；方案则比拟深入和细致；同方案相比，安排、打算的时限更短，内容更为集中和具体。2.撰写标准方案内容的表述形式主要有条文式和表格式两种。常见条文式方案的写法标准为：(1)标题：通常包含单位〔科室〕名称、时限、内容、文种名称等四项。这四项的顺序不能颠倒，时限应写全称，内容应简明，使之一目了然。如"**市疾病预防控制中心二〇〇六年工作方案〞、"免疫规划科二〇〇六年工作方案〞。标题字数过多的，标题中可考虑不写单位〔科室〕名称，但就必须在落款时书写单位〔科室〕名称。(2)正文：内容繁简不同，但必须包括"做什么、怎样做、什么时候做完〞等三个要素。正文开头一般应提出总的任务和要求，说明"做什么〞〔有的还要说明为什么要这样做和能不能这样做，以加强执行方案的信心和决心〕，任务和要求必须具体，能量化的必须量化。。提出总体任务和要求之后，就要分块或分条列项，把总体任务分解到有关部门〔小组〕或人员，并且根据实际需要或详或略地交代完成任务的步骤、方法、政策精神，提出时间要求。这就是谁去做、怎样做、什么时候做完。(3)结尾：结尾有时要有几句概括认识、表示决心的话，有时意尽则止。方案末尾要有落款，写明制订方案的单位和时间〔标题列入单位名称的可直接落款时间〕。3.撰写中应注意的问题常见有些方案虽然提出了任务，但没有将任务分解到具体的部门〔小组〕，有时只讲"群策群力〞、"广泛发动干部群众〞之类的套话；或者提出了任务，而没有交代方法、步骤与时间要求，这样的方案往往容易落空。不解决"谁去做〞、"怎样做〞、"什么时候做完〞，方案就会流于形式。(二)工作总结把工作总结仅仅理解为"答复〞前期拟定的方案是否完成或完成得怎么样，这是不全面的。因为工作总结以及其他内容的总结是不同于"情况反映〞、"情况汇报〞的，它固然要答复方案是否完成或完成得怎么样，但更重要的是要通过对工作过程的矛盾分析，说明是怎么样完成的或为什么完成不了，其间有什么经历、体会、问题、缺点，今后打算怎么办等等。简言之，只有把感性认识上升到理性认识，才能使"正确的获得推广，错误的不致重犯〞。因而说，所谓工作总结，实质上是对以往工作实践的理性概括。总结通常反映人们对工作的理性认识，对决策具有一定的参考价值，较方案相比，文字上可以写得比拟生动活泼一些。1.总结种类常见有综合性总结、专题性总结和个人总结三类。2.构造形式与撰写要点总结的种类不同，其撰写的构造形式不尽一样。(1)综合性总结：单位和科室的年度工作总结属于这一类。撰写的构造形式一般有分条式、分块式和三段式三类。分条式撰写方式为每条有情况、有分析、有结论。分块式撰写方式为分门别类，自成章节。如"经济工作〞、"思想工作〞、"班子建立〞、"今后设想〞等等。三段式的构造形式使用频率较高。三段分为：工作情况〔归纳工作进展、成绩和失误，不拘泥于时间顺序，而着眼于主次、轻重，表现为横式构造〕，经历体会〔提炼出的理性认识，不是对工作情况中每一项内容的简单评说，而是对全面工作进展综合分析后概括出来的。其中讲到的发生开展过程，按时间顺序。属于"横里藏纵〞，但从总体上看，各条经历之间还是"横向联系〞。〕，今后打算。(2)专题性总结：特点就是"专〞，内容专项，经历专门。向上级汇报如何开展*项工作的总结，其构造形式一般为"概括——收获——体会〞。汇报工作进展的总结撰写时通常按时间顺序，以纵式构造为主。用于先进经历或失误教训的工作总结，其撰写的构造形式多为"成绩或问题——经历或教训——缺乏之处或整改措施〞。开头可以采用"倒悬法〞，用极简要文字说明成绩问题，随即引出几条经历或教训，以横式构造为主。(3)个人工作总结：应要求选择感受最深的一两点来写，交流工作过程、做法和措施等，只取与感受有关的局部，其余略去，做到不记"流水帐〞。3.撰写中注意的问题无论是哪一种构造形式，都少不了介绍情况，归纳经历。工作总结撰写中表述情况和经历应注意一下几个问题：(1)表述情况要清，切忌"记流水帐〞。由于往往专题总结时间跨度较短，如"艾滋病宣传周总结〞等极易写成流水帐，对此类专题总结可以写成归纳式，要高度概括，不要总觉得归纳会抹煞工作成绩。将宣传周内的所有宣传形式、印制的宣传品种类、数量、受教育的人数作分别统计，对宣传周期间创新的形式，效果好的做法作详细阐述，而不能把每一项内容都大篇幅赘述。描述情况至少要注意三点：①点面结合，突出重点；〔既然要防止以点代面，又要防止面面俱到〕②交代一下环境和背景，使人明白你的工作是在什么情况下开展的；③详略得体，容易明白的少写，有助于说明经历的多写。(2)说明经历要新，切忌"官话和套话〞。总结检验不是指蓄意"标新立异〞，故弄把戏，而是要求总结出一些新鲜、管用的经历，使本部门、本单位能够超越自我，前进一步。(3)常规工作有数字且比照，切忌"空洞无数据〞。总结切记就事论事，总结的目的是发现问题，总结经历和教训，所以总结的数据要有纵向比拟，使阅读者了解当前此项工作所处的水平，工作是呈上升势头还是下降趋势。(4)语言内容宜朴实无浮华，切忌"溢美和护短〞。总结内容的语言力求准确、朴实，防止浮华。在指导思想上要注意"不溢美、不护短〞，特别是总结中查摆问题应客观公正，防止"成绩都是自己努力获得的，存在问题都是其他协作部门，甚至外单位、外环境造成的〞。这样不利于对问题的下一步纠正，甚至陷入整改问题的"死胡同〞，同样失去总结应具有的"正确的获得推广，错误的不致重犯〞的重要意义。(三)调查报告调查报告是介乎工作总结和新闻通讯之间的一种边缘性文体。也是中心专业技术人员必备的技能。它以记叙为主，兼用说明、议论、描写等多种表达方式。因此，它的表达方式灵活多样，可以写得比拟生动活泼一些，甚至五光十色。1.调查报告种类调查报告一般分为综合性和专题性两种。综合性调查报告的容量大，涉及面广，通常是分工合作去完成；专题性报告一般是对*项工作〔事件〕，*个问题或*人*事的调查，内容比拟单纯，可以单独执笔或一两个人合作写成。2.调查报告的选题无论哪种类型，调查报告的选题非常重要，题目选得比拟恰当，调查与写作就较为顺利。选题应考虑：(1)考虑本系统、本单位、本部门比拟突出的难题，目的是通过调查研究，寻找解决的方法与出路。(2)选择本系统、本单位解决得较好的问题，旨在总结新经历，推动面上的工作。(3)围绕领导班子在*段时间内试图解决的问题，以便为决策提供充分、有力的依据，使调查报告"言当其时，切中时需〞。(4)针对干部、群众在*个时期内的情绪、愿望与心态选题，以帮助各级领导机关及时调整政策，做好工作，密切党和人民群众的联系。我中心业务技术人员多用于调查"公共卫生突发事件〞采写的调查报告，就属于针对短期内急待解决的问题。调查报告撰写的质量直接关系到"反映对该突发事件的理性认识，对上级领导决策具有重要的参考价值〞，重要意义无须赘述。3.撰写标准调查报告的文体可以比拟活泼，但不代表没有约束。撰写应注意以下几个问题：(1)情况要清楚，观点要鲜明：调查情况与研究成果这两个概念是密切联系在一起的，就是说，既然作了调查，就要把情况说清楚，调查了什么？情况怎么样？你的根本看法如何？有什么理由和根据？观点要鲜明，便于领导审阅和决策。切忌调查报告没有自己的观点，仅将调查事件情况简单罗列、数据胡乱堆砌，无调查结论、无根本看法，或者结论无根据，成为有调查无结果。(2)开头应"艺术〞，文体可活泼：调查报告因其文体的特殊性，完全可以采用一上来就非常吸引人们"眼球〞的方式。但是至于用什么方式开头比拟好，很难"一言以蔽之〞。简单说调查报告的开头可以五光十色、多种多样。好的开头应做到"因文制宜〞，"各得其所〞。主要表现手法有：①设置悬念法：利用人们的好奇心、求知欲，用设问句开头，以吸引读者。②提醒主体法：把根本观点或调查的结论在开头表述出来。③强调危机法：即开头提醒事态严重性的方法。④交代背景法：指交代调查的目的、对象、经过等。⑤突出成绩法：开头概述调查对象的显著成绩以引人入胜的方法。(3)构造可随事，逻辑应严密：撰写调查报告，其主体构造重在随事立体，合理安排，使之具有严密的逻辑性。常见类型有：①按时间顺序写。特别是对*件事态开展始末的调查，常以时间为线索。这样写易于提醒因果关系，给人留下完整的印象。②按经历或问题写。围绕根本经历，概括几条具体经历、具体做法，有的冠以小标题。这种写法眉目清楚，脉络创造。③纵横交织写。例如先按事物发生、开展的顺序写，然后从中归纳出几条经历、做法或有待进一步处理好的矛盾关系。纵中有横，具体充实。以突发公共卫生事件调查报告为例，此类文种最常见。撰写的要求为：①总体概括发现事件的时间、谁报告的、调查的时间、病例统计截止时间、有无死亡。②详细表达流行病学调查结果病例出现的时间〔传染病首发病例〕，病例的三间分布和主要临床表现，环境卫生状况，事件发生地与事件分析有意义的其他情况，如果系一起呼吸道爆发疫情，食品卫生、饮水卫生状况不必罗列其中。总之，所有调查紧紧围绕着弄清事件性质而展开，报告也应围绕着事件性质而分析。检验结果报告等。③事件性质判断事件性质很清楚时直接报告事件性质，如检验结果尚未出来或一时难以明确，可以加上"疑似〞二字。④已采取的措施和下一步工作打算将已采取的措施和下一步的处理打算交代清楚即可。(四)业务技术指导书业务技术指导书是中心业务技术人员深入现场检查、指导使用的专用文书，该文书一式两份，撰写后即现场交被指导单位一份，具有直接的业务技术指导意义。1.指导书制作原则(1)代表中心实施疾病预防控制工作督导，不代表个人意见和行为。(2)针对特定的被指导单位和事，在实施具体疾控指导行为时制作。(3)指导意见的提出有法律法规及疾控工作标准要求作为依据。(4)指导书主题明确，指导意见具体并具有可操作性。2.撰写标准要求(1)填写完整性：按照业务技术指导书的规定格式逐项逐栏填写，不空项不漏项，保持指导书的完整性。同时，完整性的要求还应包含其工程和栏目填写的准确与正确〔譬如被指导单位名称应该使用全称〕。(2)用语标准性：业务技术指导书是一种实效性文书，从文体上讲属于一种应用文。除了要采用正确的遣词造句、正确的标点符号、保持文字精炼、做到言简意骇、切忌罗嗦重复外，特别要强调运用法律法规政策，并使用疾病预防控制专业技术用语。不能使用方言、俗语、土语、缩写词和非标准化简化字，在文字描述上不要使用模棱两可性词语，不使用不确切语言，在描述数量时不要模糊不清等。(3)文字严谨性:严格由事及理、由理而断的逻辑关系，充分运用、引用法律法规政策依据和卫生技术标准要求，对描述的属于违反上述要求的事实要明确详细，不能使用"不符合要求〞"存在问题〞等语句，详细提出改良意见。(4)制作合法性:严格按照疾病预防控制工作的要求和管理范围进展业务技术指导书的制作，按照职责范围进展业务技术指导。同时，注意不超越职权范围提出其他意见。(5)出具时效性:第一是制作和发出时间的时效，应在发现问题的第一时间予以提出指导意见和要求；第二是复查时间的限定，对查出的问题提出整改期限，并明确复查的时间，强调对问题的整改时间要求，以增强被指导单位迅速整改的迫切性。要充分表达业务技术指导书的高效性及一定时间内的有效性，并注意文书制作后被检查单位陪同人员的签收。(五)检验报告1.撰写标准要求检验报告按照**市疾控中心国家实验室认可制定的"程序文件"中"检测报告管理程序〞要求进展编制，在此不再赘述。2.考核评定中心质量管理科按照"作业文件"中"检测报告质量检查考核方法〞的内容定期进展抽查考核，年度考核依据质量管理科全年考核成绩予以评估。二、文书格式及相关通用要求(一)文书打印件排版要求此处要求主要针对工作方案、工作总结和调查报告的打印件排版。业务技术指导书及检验报告有另行统一文本，按文本要求执行。1.页面设置为方便操作，也考虑到页面的美观，可直接选择"MicrosoftWord〞默认值，即页边距上下采用"2.54〞厘米，左右采用"3.17〞厘米即可。注意超过2页的内容应设置页脚标注页码。除了标题居中外，正文各行开头均应空两个汉字距离，并采用"两端对齐〞设置〔包括小标题〕。2.字体选择为统一标准，字体选择为：标题一律采用"宋体〞，正文采用"仿宋体〞。3.字号及行距选择为统一标准，同时考虑美观，字号选择为：标题为"二号〞、正文用"四号〞或"小四号〞〔根据内容多寡决定〕。行距固定值一般选用19～23磅〔四号字〕或18～22磅〔小四号字〕。行距在此区间的多少磅的选择应根据正文页面控制，尽量不要将最后一页仅留不到半页的字数。(二)文书内容中数字用法要求1.成文日期要用汉字书写，如"二〇〇六年十二月二十日〞，而不能写成2006年12月20日，更不能缩略成2006.12.20。2.以下涉及数字用汉字书写：(1)由数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略词或具有修辞色