如何做好应归档文件材料的收集归档工作

如何做好应归档文件材料的收集归档工作

泰州市档案局

一、档案和档案工作简介二、文件材料的收集三、保管期限的划分四、文件材料的整理五、归档文件的编目

一、档案和档案工作简介1、档案的概念档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”《档案法》学校档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。2、档案的作用(1)档案是机关行政管理和业务工作的查考凭据(2)档案是生产活动的参考依据(3)档案是科学研究的基础和条件(4)档案是宣传教育的生动素材(5)档案是解决纠纷、维护佥权益的法律证据(6)档案是政治斗争、国际斗争的有力武器档案的作用可概括为两个基本方面:(1)凭证作用(2)参考作用3、档案业务工作内容①收集②鉴定③整理④编目⑤保管⑥统计⑦编研⑧利用二、文件材料的收集1、存在问题（1）不齐全完整“帐外”文件短缺职能部门文件短缺特殊载体材料短缺（2）不及时、规范（3）不集中统一管理2、收集要求（1）要齐全完整（2）要保证及时和安全（3）要符合规范和标准（4）要集中统一管理3、收集措施

（1）要健全档案管理网络（2）要建立档案收集制度（3）要制定完整的文件材料归档范围4、收集集注意事事项（1）““帐内””（红头头）文件件材料的的收集发文收集集注意事事项收文收集集注意事事项（2）““帐外外”文文件的收收集注意做好好本单位位业务职职能部门门形成的的反映专专业职能能活动的的文件材材料的收收集（3）关关联文件件的收集集（4）其其它门类类和载体体文件材材料的收收集注意做好好电子文文件的收收集5、电子子文件的的收集归归档迫在在眉睫计算机在在日常办办公中的的广泛使使用办公自动动化（ＯＯＡ）系系统的普普遍应用用行政业务务系统的的大量运运行电子政务务网络的的互联互互通结论：大大量产生生的电子子文件，，将成为为归档的的主体，，电子文文件管理理和归档档成为各各部门工工作的重重要组成成部分6、收集集方法（1）平平时收集集（2）集集中收集集7、国家家出台的的有关政政策文件件(1)《《机关文文件材料料归档范范围和文文书档案案保管期期限规定定》（国国家档案案局颁布布８号令令）(2)各各级各类类档案馆馆收集档档案范围围的规定定（国家家档案局局颁布9号令））(3)国国家基本本专业档档案门类类（第一一批、第第二批））(4)《《电子文文件归档档与管理理规范》》(5)《《公务电电子邮件件归档与与管理规规则》8、关于于国家档档案局８８号令的的贯彻（1）文文件材料料归档范范围和文文书档案案保管期期限表的的编制已已审批的的单位结结合本单单位、本本部门工工作实际际做好““回头看看”工工作（2）制制定电子子文件归归档范围围和保管管期限表表9、如何何制定电电子文件件归档范范围和保保管期限限表①各部部门处室室与档案案人员共共同划定定归档范范围。②明确单单位的主主要职能能、重要要工作内内容和关关键的工工作步骤骤③根据据业务工工作中电电子文件件的生成成节点，，明确电电子文件件的种类类④电子文文件来源源部门制制定归档档范围和和保管期期限（初初稿）⑤汇总讨讨论制定定初步归归档范围围和细化化的保管管期限（（征求意意见稿））⑥广泛泛征求意意见并试试用⑦修改完完善归档档范围和和保管期期限⑧上报档档案行政政管理部部门审批批后执行行（正式式稿）通知（正正本）格格式式或版式式文件永永久久日程（正正本）格格式式电子版版永永久名单（正正本、表表格）永永久久领导报告告、讲话话、总结结（历次次修改稿稿、定稿稿、格格式电子子版）永永久各市交流流材料（（定稿、、格式式）30年照片（格格式）永永久录音、录录像（格格式）永永久久网站发布布会议信信息（格格式、、格式式）30年例：“江江苏省档档案信息息化工作作会议””文件归档范围围和保管管期限三、保管管期限的的划分1、档案案鉴定工工作（1）确确定是否否归档——资格审审定（2）区区分不同同价值——划分保保管期限限（3）期期满档案案鉴定（4）划划控鉴定定2、保管管期限的的划分（1）划划分原则则①“以以我为主主”原则则“我”：：本机关关职能活活动本系统密切相关关的机关关②“公公民权益益从宽””原则本机关个个人利益益外机关个个人利益益（2）划划分依据据①国家档档案局颁颁布８号号令②结合合本单位位、本部部门工作作实际（3）划划分保管管期限应应注意的的问题：：①注意文文件之间间的联系系；②考察文文件的实实际内容容；③研究文文件的各各种作用用；④考虑文文件的长长久需要要。（4）操操作层次次着重区区分的问问题①区分““主办的的”与““协办的的”②区分““针对的的”与““普发的的”③区分““政策性性的”与与“事务务性的””④区分““凭证性性的”与与“参考考性的””⑤区分““结论性性的”与与“过程程性的””⑥区分““有处理理结果的的”与““无处理理结果的的”⑦区分““全局的的”与““局部的的”⑧区分““时间长长的”与与“时间间短的””（5）永永久保管管的文书书档案范范围①本单位位机构演演变、人人事任免免、年度度计划总总结、会会议记录录、年报报表、年年度考核核、职工工名册、、大事记记等材料料；②本单位位重要会会议、重重大活动动等形成成的主要要文件材材料；③学校教教育教学学活动中中形成的的重要业业务文件件材料；；④本单位位房屋买买卖、土土地征用用，重要要的合同同协议、、资产登登记等凭凭证性文文件材料料；⑤上级机机关制发发的属于于本机关关主管业业务的重重要文件件材料；；⑥其它有有关县级级以上表表彰、工工调、人人事组织织关系、、警告以以上处分分材料等等。（6））定期期保管管的文文书档档案范范围保管期期限30年年文书书档案案单位人人事工工作制制度、、财务务预算算报告告、大大会交交流材材料、、专专题报报告、、调研研报告告；领领导视视察汇汇报材材料、、重要要的接接待计计划；；试卷卷分析析、物物资（（办公公用品品）采采购计计划、、招招投标标、机机动车车保险险、转转让等等材料料；出出国审审批材材料；；警告告处分分材料料等；；以下哪哪些文文件应应该归归档？？（归归档、、不归归档、、待鉴鉴定））⑴内部部文件件⑵⑵会议议文件件⑶⑶请请示⑷⑷电电话记记录⑸⑸会会议记记录⑹⑹合合同协协议⑺⑺一般般文件件的修修改稿稿⑻⑻重份份文件件⑼⑼人人事任任免材材料⑽⑽年度度计划划⑾年度度总结结⑿⑿校校对稿稿⒀本单单位编编印的的出版版物原原稿（（附印印本））⒁上级级机关关的简简报四、文文件材材料的的整理理1、整整理原原则遵循文文件材材料的的形成成规律律，保保持文文件之之间的的有机机联系系；正确区区别文文件的的不同同价值值（保保证档档案质质量的的重要要因素素）；；便于保保管和和利用用（文文件整整理工工作的的基本本出发发点和和最终终目的的）2、件件的确确定归档文文件以以“件件”为为单位位进行行整理理，一一般以以每份份文件件为一一件，，但有有些文文件不不是单单份，，不能能被分分散：：几种““件””的情情况①文件件的正正本与与定稿稿为一一件②正文文与附附件为为一件件③收文文与文文件阅阅办单单为一一件④原件件与复复制件件为一一件⑤转发发文与与被转转发文文为一一件⑥来文文与复复文为为一件件⑦报表表、名名册、、图册册按其其原来来的装装订方方式，，各为为一件件⑧活页页纸会会议记记录一一次次会议议为一一件,订本本式的的会议议记录录可以以为一一件⑨整本本的介介绍信信存根根为一一件注意成成套的的会议议材料料不能能成为为一件件3、装装订装订的的材料料：不不锈钢钢书钉钉装订的的顺序序：正正本在在前，，定稿稿在后后；正正文在在前，，附件件在后后；原原件在在前，，复制制件在在后；；转发发文在在前，，被转转发文文在后后；复复文在在前，，来文文在后后；计计算机机及其其网络络环境境中形形成的的文件件，定定稿无无须保保存的的，正正文在在前，，发文文稿纸纸在后后；文文件阅阅办单单在前前，正正文在在后4、分分类（1））常用用的分分类方方法①年度度———机构构———保管管期限限分类类法（适用用于机机构比比较稳稳定的的单位位）②年度度———问题题———保管管期限限分类类法③年度度———保管管期限限分类类法例如:2011年年永久久、30年、、10年④保管管期限限———年度度———机构构分类类法⑤保管管期限限———年度度———问题题分类类法(2)、分分类方方案的的编制制格式内内容:①档案案分类类制订订依据据②档案案分类类制订订原则则③档案案分类类方法法(含含分类类类目目)5、排排列归档文文件的的排列列以事事由为为原则则，同同一事事由的的相关关文件件集中中在一一起，，再按按时间间先后后排列列。不同事事由的的归档档文件件排列列一是按按不同同事由由形成成时间间的先先后顺顺序排排列；；二是按按事由由的重重要程程度排排列；；主要要职能能活动动形成成的文文件排排在前前面，，其他他工作作形成成的文文件材材料在在后，，综合合性的的在前前，业业务性性的在在后。。由于特特殊原原因未未及时时归档档的零零散文文件，，可采采用将将其排排在同同一年年度、、同一一类别别、同同一保保管期期限的的最后后，并并在备备考表表中加加以说说明。。6、电电子文文件的的整理理(1)文书书类电电子文文件的的整理理同一全全宗内内的文文书类类电子子文件件按照照：年度———保管期期限———机构（（问题））或保管期限限——年年度———机构（（问题））等分类类方案进进行分类类(2)其其它门类类、载体体电子文文件的整整理按照各门门类、载载体档案案整理的的有关规规定和要要求进行行整理五、归档档文件的的编编目1、编目目概念编目即编编制归档档文件目目录2、归档档文件目目录格式式件号责任者文号题名日期页数备注001档案局义档[2011]3号关于做好2010年度文件整理归档工作的通知201102250053、归档档文件目目录内容容：（1）件件号：填填写室编编件号（2）责责任者：：制发文文件的组组织或个个人，即即文件的的发文机机关或署署名者。。可以用用发文机机关规范范的简称称，不能能用本局局、本公公司等含含义不明明的简称称。联合合发文一一般应将将所有责责任者照照实抄录录，责任任者过多多，可适适当省略略。（3）文文号：即即发文机机关代字字、年度度、顺序序号组成成。抄全全。（4）题题名：即即文件的的标题。。有的文文件没有有题名的的，或题题名含义义不清，，应根据据文件内内容重新新拟定或或补充标标题，并并在新拟拟或补充充标题之之外加““[]”。。（5）日日期：即即文件的的发文日日期。（（文件的的落款日日期）以以8位阿阿拉伯数数字标注注年月日日。如：：20100225（6）页页数：每每一件归归档文件件的页数数。文件件中有图图文的页页面为一一页.两两份文件件为一件件时，页页数相加加。（7）备备注:注注释文件件需要说说明的情情况。4、归档档文件目目录封面面编制与与装订（1）封封面格式式要求归档文文件件目录录全宗名称称:泰州州市局年度度：：2011保管期限限：永久久机构构：：办公室室（2）封封面装订订要求5、电子子文件的的归档(1)归归档程序序一是整理理、鉴定定需归档档的电子子文