学校档案业务培训讲座课件

学校档案业务培训讲座授课人：张启芬二00六年十一月12/11/20221a学校档案业务培训讲座授课人：张启芬12/10/20221a

一、建立学校档案工作的必要性

二、如何建立学校档案工作

（一）建立档案工作的组织机构1、成立学校综合档案室2、成立学校档案工作领导小组3、成立学校档案鉴定小组4、成立学校档案工作网络12/11/20222a一、建立学校档案工作的必要性12/10/20222

（二）建立学校档案工作规章制度1、档案综合管理实施办法2、各门类档案分类方案、归档范围及保管期限3、档案管理的各项规章制度

（三）学校档案整理

12/11/20223a（二）建立学校档案工作规章制度12/10/20223a

1、党群行政类档案的整理（1）分类与编号A、类目的设置：一级类目——采用类目名称汉语拼音的第一个字母。例：党群——DQ行政——XZ二级类目——是对一级类目的细分，采用“双位制”。例：DQ11、DQ12、DQ13…….

12/11/20224a1、党群行政类档案的整理12/10/20224a

B、编号：a、档号=年度号+分类号+案卷号b、页号（2）收集与归档（3）卷内文件的排列：按重要程度和时间顺序排列。（4）立卷程序：年度——类别——保管期限——案卷

12/11/20225aB、编号：a、档号=年度号+分类号+案卷号12

（5）编目

A、卷内目录

12/11/20226a（5）编目12/10/20226a序号文件编号责任者题名日期页次备注1校党支部广州市XX中学党支部1995年工作总结1996.05.3012校党支部民主评议党员工作小结1996.07.12512/11/20227a序号文件编号责任者题

B、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。注意1：同一年度内从DQ11——DQ17XZ11——XZ17各自按永、长、短依次排列例：DQ11（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9、10——DQ12（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9——DQ13……12/11/20228aB、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。12/10/2序号档号案卷题名起止日期页数保管期限11999－DQ11－1广州市第10中学关于1999年校对党支部的工作和学习计划、总结1999.1.1－1999.12.2414永久21999－DQ11－2永久31999－DQ11－3长期41999－DQ12－1永久51999－DQ12－2长期61999－DQ12－3短期71999－DQ13－1永久81999－DQ13－2长期12/11/20229a序号档号案卷题名起止日期页数保管11999－DQ11

注意2：题名=责任者+内容+文种（50字以内宜）注意3：题名成分不得笼统表示。如：“XX文件”、“XX材料”

12/11/202210a注意2：题名=责任者+内容+文种（50字以内宜）12C、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间；*本年度内设机构及党政主要领导人变化情况；*本年度学校主要工作情况；*本年度党群行政类档案归档情况。12/11/202211aC、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间；12/1全宗名称广州市XX中学全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2001保管期限永久、长期、短期12/11/202212a全宗名称广州市XX中学全宗号目录号DQ—1案卷起止号全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2000保管期限永、长、短12/11/202213a全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2000

2、教育教学类档案的整理（1）分类及编号A、类目设置：一级类目——JX二级类目——JX11、JX12….

B、编号：档号、页号编法与党群行政类相同教师业务档案=年度号+分类号+教师代号+（案卷号）12/11/202214a2、教育教学类档案的整理12/10/202214a例1：1998—JX1811—1(1)例2：刘老师每年形成一卷1988—JX1811—1（1）1989—JX1811—1（2）1990—JX1811—1（3）例3：刘老师若干年形成一卷，以结束年作为年度代号。1988—19921992—JX1811—1（1）1993—JX1811—1（2）12/11/202215a例1：1998—JX1811—1(1)12/10/20221

（2）收集与归档（3）卷内文件排列

12/11/202216a（2）收集与归档12/10/202216a（4）立卷程序：年度—问题—保管期限—案卷（5）编目：卷内目录和案卷目录JX11—JX17（JX18目录单独一个目录夹装订）

12/11/202217a（4）立卷程序：12/10/202217a

3、卫生保健类档案的整理（1）分类及编号A、类目设置：一级类目BJB、编号：*档号=年度号+卫生保健分类号+案卷号*页号（2）收集与归档（3）编目12/11/202218a3、卫生保健类档案的整理12/10/202218a

4、基建类档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目JJ二级类目JJ11—JJ13三级类目JJ1211—JJ12NB、编号a、档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

12/11/202219a4、基建类档案的整理12/10/202219a

注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只分到二级类目。例：1995—JJ12—1~N注意2：当一年有两个以上的工程竣工时，JJ12分到三级类目。例：1995—JJ1211—1~N1995—JJ1212—1~N12/11/202220a注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只分到二级类目b、页号：*双面书写的文件，正面右下角，背面左下角。*折叠后的图纸一律在右下角。（2）收集与归档一个工程分五个阶段：前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶段12/11/202221ab、页号：*双面书写的文件，正面右下角，背面左下角。基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可能跨1~N年，按竣工年归档。（3）立卷程序：年度—项目—阶段—案卷（不按保管期限排）

12/11/202222a基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可能跨1~N年，

（4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小型工程，文字材料在前，图纸在后。（5）案卷的装订：文字材料必须装订，图纸不须装订，但须加盖档号章；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

12/11/202223a（4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小型工程，文字材料

（6）编目：卷内目录和案卷目录注意：同一年度内从JJ11—JJ13依次排列。12/11/202224a（6）编目：卷内目录和案卷目录12/10/202224a

例：1995—JJ11—1~N|1995—JJ1211—1~N|1995—JJ1212—1~N|1995—JJ13—1~N12/11/202225a例：1995—JJ11—1~N12/10/202225档号序号2000-JJ12-1112/11/202226a档号序号2000-JJ12-1

5、设备类档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目SB二级类目SB11—SB12B、编号：a、档号=年度号+设备档案分类号+案卷号b、页号：同基建档案12/11/202227a5、设备类档案的整理12/10/202227a

（2）收集与归档（3）卷内文件及案卷排列：一部设备可能一卷，也可能若干卷。例：甲台设备1998—SB12—123乙台设备1998—SB12—45612/11/202228a（2）收集与归档12/10/202228a

（4）案卷的装订文字材料装订，印刷成册的说明书及图纸可不装订，但须加盖档案号章（样式同基建档案）。（5）编目：卷内目录和案卷目录例：1998—SB11—1~N|1998—SB12—1~N12/11/202229a（4）案卷的装订12/10/202229a

6、财会类档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目CK二级类目CK11—CK15三级类目CK1411学校凭证CK1412校办工厂凭证CK1413学校服务部凭证12/11/202230a6、财会类档案的整理12/10/202230a

B、编号：*档号=年度号+财会类档案分类号+案卷号*页号：除凭证外其它全须打页码，一律右上角。（2）收集与归档（3）编目：卷内目录（凭证、账簿不编制）和案卷目录两种方法：A、按年度编12/11/202231aB、编号：12/10/202231a

例：1998—CK11—1~N|1998—CK12—1~N|1998—CK13—1~N|1998—CK14—1~N|12/11/202232a例：1998—CK11—1~N12/10/20223

B、按类排列例：1998—CK11—1~N|1999—CK11—1~N|2000—CK11—1~N|

12/11/202233aB、按类排列12/10/202233a

7、声像档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目SX二级类目SX11—SX19三级类目SX1211历任领导SX1212会议SX1213教学活动12/11/202234a7、声像档案的整理12/10/202234a

B、编号：*档号=声像档案分类号+保管单位号+张号（照片、底片）注意：每个声像实体上要加盖或书写档号。例：照片档号SX1213—1（1）（2）收集与归档（3）卷内照片、底片的排列

12/11/202235aB、编号：12/10/202235a

A、底片：不分类排大流水例：SX11—1（1）~（200）SX11—2（1）~（200）B、照片：同一类中以组为单位按时间先后顺序排列。例：SX1211—1（1）~（200）SX1211—2（1）~（200）12/11/202236aA、底片：不分类排大流水12/10/202236a

（4）文字说明A、总说明：时间、地点、人物（职务）、内容B、分说明：具体每张照片的内容（5）编目A、案卷目录：学校统一使用的案卷目录B、卷内目录：广州市统一的声像档案卷内目录12/11/202237a（4）文字说明12/10/202237a照片号/底片号题名拍摄时间备注1991年月5月12日上午，东山区教育局领导市XX中学视察工作。起止张号1—2SX1213—1（1）SX11—1（1）XX局长（右一）视察学校实验室1991.5.12SX1213—1（2）SX11—1（2）1991年8月9日，广州市教育局长……..起止张号3—8SX1213—1（3）SX11—1（10）XX局长…….1991.8.912/11/202238a照片号/底片号题

8、实物类档案的整理

（1）分类与编号A、类目设置一级类目SW二级类目SW11—SW12B、编号：档号=年度号+实物档案分类号+件号（2）收集与归档（3）编目：无须卷内目录12/11/202239a8、实物类档案的整理12/10/202239a

9、人员类档案管理规范（1）分类与编号A、分类：一级类目RYB、编号：档号=年度号+人员档案分类号+案卷号（2）收集与归档（3）卷内文件排列：按人事部门的规定执行。（4）编目：卷内目录无须编制。12/11/202240a9、人员类档案管理规范12/10/202240a

10、档案用品（1）软封面：党群，行政，教学，卫生保健，基建，设备，会计类中的报表、账簿、工资用统一软封面。声像、凭证、人员除外。（2）硬盒：除声像、凭证、人员外，一律统一。11、排架：除教师业务档案（JX18）和会计凭证（CK14）外，其它按类目依次排列，填写箱柜指引卡。12/11/202241a10、档案用品12/10/202241a箱柜号：1——1类别：DQ年度：1995~199812/11/202242a箱柜号：1——1类别：1—12—13—14—15—11—22—21—31—41—512/11/202243a1—12—13—14—15—11—22—21—31—41—5

一、实施学校归档文件整理的前提条件

二、实施范围党群、行政、教育教学类（可选择使用）12/11/202244a一、实施学校归档文件整理的前提条件12/10/2022三、“基本保管单位”概念的改变

现在改“卷”——“件”注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（4.3）1、单份文件，一份文件为一件（专项活动形成的各种文件材料，如：各种评估、军训、国旗下的讲话等不能作为一件装订）；2、成套性材料（学生名册、成绩表、毕业生派遣名册以班或年级为单位装订为一件）；3、来文复文。12/11/202245a三、“基本保管单位”概念的改变12/10/202245a

四、整理原则与立卷整理原则相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

五、归档文件整理程序将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、加盖归档案章、编目、装盒，使之有序化的过程。（4.2）12/11/202246a四、整理原则12/10/202246a

（一）归档文件的技术处理主要包括：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这些必要的技术处理还要做。1、拆钉永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。12/11/202247a（一）归档文件的技术处理12/10/202247a

2、文件的修整（1）对文件进行托裱、修复（破损、小于B5）（2）对字迹模糊或易退变的文件应予以复制，如：复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件（3）超大纸折叠（按A4规格折叠）12/11/202248a2、文件的修整12/10/202248a

3、装订已不需同软封面一起装订（1）薄的文件用不锈钢钉或乳胶；（2）厚的文件用棉线三孔一线；采用左侧装订，左、下侧对齐12/11/202249a3、装订12/10/202249a（二）分类区分年度和保管期限和类别。（三）排列1、同一大类（DQ、XZ、JX）归档文件按永久、长期、短期各自分别从“1”开始编件号。2、同一类别（一级类目）同一年度同一保管期限的归档文件按《规范》中的二级类目先后顺序相对集中排列。同为“11”的文件，重要的先排（亦可按文件形成时间的先后顺序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后）。3、同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、会议记录。

12/11/202250a（二）分类12/10/202250a1例：大类（DQ、XZ、JX）—年度—保管期限——类别（二级类目）—件2005—永—DQ11/1、2、3、4DQ12/5、6、7、8DQ13/9、10、11……2005—长—DQ11/1、2、3、4、5DQ12/6、7、8……2006—短—DQ11/1、2、3、4、5DQ12/6、7、8……12/11/202251a1例：大类（DQ、XZ、JX）—年度—保管期限——类别（二4、同一保管期限内未及时归档的文件，排在相应类别（一级类目）的最后，并在“备注”栏里注明对应的二级类目名称。。（四）编号文件编号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编件号、室编件号）、类别。

12/11/202252a4、同一保管期限内未及时归档的文件，排在相应类别（一级类目）3、加盖归档章，每件文件首页上端空白处，如已满可在首页任何空白处。

20051XZ永久

1JX18-1长期12/11/202253a3、加盖归档章，每件文件首页上端空白处，如已满可在首页任何（五）编目编目应依据分类方法和室编件号顺序编归档文件目录（已不须编案卷目录和卷内目录）。原则：以件为单位进行。内容包括：1、年度号2、分类号

12/11/202254a（五）编目12/10/202254a

3、件号4、责任者注意：不要使用“本校”“本科组”5、文号：一般由机关代字、年度、顺序号组成。例：“穗档字[2001]8号”12/11/202255a3、件号12/10/202255a

6、题名：文件标题一般由责任者+内容+文种组成（1）一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录，（2）有的文件有副题名或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。12/11/202256a6、题名：文件标题12/10/202256a（3）有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用“[]”方括号。（4）会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。（5）附件内容重要，需要反映时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”12/11/202257a（3）有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标

7、日期文件的形成时间，填写时可分为两行。8、页数（1）每一件归档文件的总页数。（2）不须像立卷时每页打页码。（3）构成该件的各份文件页数相加，如：请示与批复分别为4页和1页作为一件，该件页数为5页12/11/202258a7、日期文件的形成时间，填写时可分为两行。9、备注填写归档文件需要补充说明的情况。如：请示与批复跨年的，在请示件目录和批复件目录的备注中分别注明档号。*在“归档文件目录”中，于每个二级类目第一件的“备注”栏里注明对应的二级类目名称。12/11/202259a9、备注12/10/202259a

归档文件目录

件号责任者文号题名日期页数备注1广州市第10中学广州市第10中学2000年第一学期工作计划2000/07/294XZ112XX…3XX…XZ124XX5XX6XX7XX…XZ1312/11/202260a归档文件目录件号责任者文号

（六）归档文件目录的构成与装订1、归档文件目录规格：采用《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的目录标准。

12/11/202261a12/10/202261a

2、构成：目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录表格。

3、装订可与分类方案一致，可一年一本（多），也可几年一本（少）类别（DQ、XZ或JX）—年度(或若干年）—保管期限（永、长、短）12/11/202262a2、构成：目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录表格12/11/202263a12/10/202263a（七）装盒1、将归档文件按照室编件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录的顺序相一致。注意：A、归档文件目录不须随归档文件放入档案盒内；B、不同年度的文件不应放入同一档案盒内（教师业务档案除外）；C、不同类别的归档文件不应放在同一档案盒内；2、档案盒的填写

12/11/202264a（七）装盒12/10/202264a谢谢大家！12/11/202265a谢谢大家！12/10/202265a学校档案业务培训讲座授课人：张启芬二00六年十一月12/11/202266a学校档案业务培训讲座授课人：张启芬12/10/20221a

一、建立学校档案工作的必要性

二、如何建立学校档案工作

（一）建立档案工作的组织机构1、成立学校综合档案室2、成立学校档案工作领导小组3、成立学校档案鉴定小组4、成立学校档案工作网络12/11/202267a一、建立学校档案工作的必要性12/10/20222

（二）建立学校档案工作规章制度1、档案综合管理实施办法2、各门类档案分类方案、归档范围及保管期限3、档案管理的各项规章制度

（三）学校档案整理

12/11/202268a（二）建立学校档案工作规章制度12/10/20223a

1、党群行政类档案的整理（1）分类与编号A、类目的设置：一级类目——采用类目名称汉语拼音的第一个字母。例：党群——DQ行政——XZ二级类目——是对一级类目的细分，采用“双位制”。例：DQ11、DQ12、DQ13…….

12/11/202269a1、党群行政类档案的整理12/10/20224a

B、编号：a、档号=年度号+分类号+案卷号b、页号（2）收集与归档（3）卷内文件的排列：按重要程度和时间顺序排列。（4）立卷程序：年度——类别——保管期限——案卷

12/11/202270aB、编号：a、档号=年度号+分类号+案卷号12

（5）编目

A、卷内目录

12/11/202271a（5）编目12/10/20226a序号文件编号责任者题名日期页次备注1校党支部广州市XX中学党支部1995年工作总结1996.05.3012校党支部民主评议党员工作小结1996.07.12512/11/202272a序号文件编号责任者题

B、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。注意1：同一年度内从DQ11——DQ17XZ11——XZ17各自按永、长、短依次排列例：DQ11（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9、10——DQ12（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9——DQ13……12/11/202273aB、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。12/10/2序号档号案卷题名起止日期页数保管期限11999－DQ11－1广州市第10中学关于1999年校对党支部的工作和学习计划、总结1999.1.1－1999.12.2414永久21999－DQ11－2永久31999－DQ11－3长期41999－DQ12－1永久51999－DQ12－2长期61999－DQ12－3短期71999－DQ13－1永久81999－DQ13－2长期12/11/202274a序号档号案卷题名起止日期页数保管11999－DQ11

注意2：题名=责任者+内容+文种（50字以内宜）注意3：题名成分不得笼统表示。如：“XX文件”、“XX材料”

12/11/202275a注意2：题名=责任者+内容+文种（50字以内宜）12C、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间；*本年度内设机构及党政主要领导人变化情况；*本年度学校主要工作情况；*本年度党群行政类档案归档情况。12/11/202276aC、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间；12/1全宗名称广州市XX中学全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2001保管期限永久、长期、短期12/11/202277a全宗名称广州市XX中学全宗号目录号DQ—1案卷起止号全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2000保管期限永、长、短12/11/202278a全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2000

2、教育教学类档案的整理（1）分类及编号A、类目设置：一级类目——JX二级类目——JX11、JX12….

B、编号：档号、页号编法与党群行政类相同教师业务档案=年度号+分类号+教师代号+（案卷号）12/11/202279a2、教育教学类档案的整理12/10/202214a例1：1998—JX1811—1(1)例2：刘老师每年形成一卷1988—JX1811—1（1）1989—JX1811—1（2）1990—JX1811—1（3）例3：刘老师若干年形成一卷，以结束年作为年度代号。1988—19921992—JX1811—1（1）1993—JX1811—1（2）12/11/202280a例1：1998—JX1811—1(1)12/10/20221

（2）收集与归档（3）卷内文件排列

12/11/202281a（2）收集与归档12/10/202216a（4）立卷程序：年度—问题—保管期限—案卷（5）编目：卷内目录和案卷目录JX11—JX17（JX18目录单独一个目录夹装订）

12/11/202282a（4）立卷程序：12/10/202217a

3、卫生保健类档案的整理（1）分类及编号A、类目设置：一级类目BJB、编号：*档号=年度号+卫生保健分类号+案卷号*页号（2）收集与归档（3）编目12/11/202283a3、卫生保健类档案的整理12/10/202218a

4、基建类档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目JJ二级类目JJ11—JJ13三级类目JJ1211—JJ12NB、编号a、档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

12/11/202284a4、基建类档案的整理12/10/202219a

注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只分到二级类目。例：1995—JJ12—1~N注意2：当一年有两个以上的工程竣工时，JJ12分到三级类目。例：1995—JJ1211—1~N1995—JJ1212—1~N12/11/202285a注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只分到二级类目b、页号：*双面书写的文件，正面右下角，背面左下角。*折叠后的图纸一律在右下角。（2）收集与归档一个工程分五个阶段：前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶段12/11/202286ab、页号：*双面书写的文件，正面右下角，背面左下角。基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可能跨1~N年，按竣工年归档。（3）立卷程序：年度—项目—阶段—案卷（不按保管期限排）

12/11/202287a基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可能跨1~N年，

（4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小型工程，文字材料在前，图纸在后。（5）案卷的装订：文字材料必须装订，图纸不须装订，但须加盖档号章；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

12/11/202288a（4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小型工程，文字材料

（6）编目：卷内目录和案卷目录注意：同一年度内从JJ11—JJ13依次排列。12/11/202289a（6）编目：卷内目录和案卷目录12/10/202224a

例：1995—JJ11—1~N|1995—JJ1211—1~N|1995—JJ1212—1~N|1995—JJ13—1~N12/11/202290a例：1995—JJ11—1~N12/10/202225档号序号2000-JJ12-1112/11/202291a档号序号2000-JJ12-1

5、设备类档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目SB二级类目SB11—SB12B、编号：a、档号=年度号+设备档案分类号+案卷号b、页号：同基建档案12/11/202292a5、设备类档案的整理12/10/202227a

（2）收集与归档（3）卷内文件及案卷排列：一部设备可能一卷，也可能若干卷。例：甲台设备1998—SB12—123乙台设备1998—SB12—45612/11/202293a（2）收集与归档12/10/202228a

（4）案卷的装订文字材料装订，印刷成册的说明书及图纸可不装订，但须加盖档案号章（样式同基建档案）。（5）编目：卷内目录和案卷目录例：1998—SB11—1~N|1998—SB12—1~N12/11/202294a（4）案卷的装订12/10/202229a

6、财会类档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目CK二级类目CK11—CK15三级类目CK1411学校凭证CK1412校办工厂凭证CK1413学校服务部凭证12/11/202295a6、财会类档案的整理12/10/202230a

B、编号：*档号=年度号+财会类档案分类号+案卷号*页号：除凭证外其它全须打页码，一律右上角。（2）收集与归档（3）编目：卷内目录（凭证、账簿不编制）和案卷目录两种方法：A、按年度编12/11/202296aB、编号：12/10/202231a

例：1998—CK11—1~N|1998—CK12—1~N|1998—CK13—1~N|1998—CK14—1~N|12/11/202297a例：1998—CK11—1~N12/10/20223

B、按类排列例：1998—CK11—1~N|1999—CK11—1~N|2000—CK11—1~N|

12/11/202298aB、按类排列12/10/202233a

7、声像档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目SX二级类目SX11—SX19三级类目SX1211历任领导SX1212会议SX1213教学活动12/11/202299a7、声像档案的整理12/10/202234a

B、编号：*档号=声像档案分类号+保管单位号+张号（照片、底片）注意：每个声像实体上要加盖或书写档号。例：照片档号SX1213—1（1）（2）收集与归档（3）卷内照片、底片的排列

12/11/2022100aB、编号：12/10/202235a

A、底片：不分类排大流水例：SX11—1（1）~（200）SX11—2（1）~（200）B、照片：同一类中以组为单位按时间先后顺序排列。例：SX1211—1（1）~（200）SX1211—2（1）~（200）12/11/2022101aA、底片：不分类排大流水12/10/202236a

（4）文字说明A、总说明：时间、地点、人物（职务）、内容B、分说明：具体每张照片的内容（5）编目A、案卷目录：学校统一使用的案卷目录B、卷内目录：广州市统一的声像档案卷内目录12/11/2022102a（4）文字说明12/10/202237a照片号/底片号题名拍摄时间备注1991年月5月12日上午，东山区教育局领导市XX中学视察工作。起止张号1—2SX1213—1（1）SX11—1（1）XX局长（右一）视察学校实验室1991.5.12SX1213—1（2）SX11—1（2）1991年8月9日，广州市教育局长……..起止张号3—8SX1213—1（3）SX11—1（10）XX局长…….1991.8.912/11/2022103a照片号/底片号题

8、实物类档案的整理

（1）分类与编号A、类目设置一级类目SW二级类目SW11—SW12B、编号：档号=年度号+实物档案分类号+件号（2）收集与归档（3）编目：无须卷内目录12/11/2022104a8、实物类档案的整理12/10/202239a

9、人员类档案管理规范（1）分类与编号A、分类：一级类目RYB、编号：档号=年度号+人员档案分类号+案卷号（2）收集与归档（3）卷内文件排列：按人事部门的规定执行。（4）编目：卷内目录无须编制。12/11/2022105a9、人员类档案管理规范12/10/202240a

10、档案用品（1）软封面：党群，行政，教学，卫生保健，基建，设备，会计类中的报表、账簿、工资用统一软封面。声像、凭证、人员除外。（2）硬盒：除声像、凭证、人员外，一律统一。11、排架：除教师业务档案（JX18）和会计凭证（CK14）外，其它按类目依次排列，填写箱柜指引卡。12/11/2022106a10、档案用品12/10/202241a箱柜号：1——1类别：DQ年度：1995~199812/11/2022107a箱柜号：1——1类别：1—12—13—14—15—11—22—21—31—41—512/11/2022108a1—12—13—14—15—11—22—21—31—41—5

一、实施学校归档文件整理的前提条件

二、实施范围党群、行政、教育教学类（可选择使用）12/11/2022109a一、实施学校归档文件整理的前提条件12/10/2022三、“基本保管单位”概念的改变

现在改“卷”——“件”注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（4.3）1、单份文件，一份文件为一件（专项活动形成的各种文件材料，如：各种评估、军训、国旗下的讲话等不能作为一件装订）；2、成套性材料（学生名册、成绩表、毕业生派遣名册以班或年级为单位装订为一件）；3、来文复文。12/11/2022110a三、“基本保管单位”概念的改变12/10/202245a

四、整理原则与立卷整理原则相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

五、归档文件整理程序将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、加盖归档案章、编目、装盒，使之有序化的过程。（4.2）12/11/2022111a四、整理原则12/10/202246a

（一）归档文件的技术处理主要包括：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这些必要的技术处理还要做。1、拆钉永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。12/11/2022112a（一）归档文件的技术处理12/10/202247a

2、文件的修整（1）对文件进行托裱、修复（破损、小于B5）（2）对字迹模糊或易退变的文件应予以复制，如：复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件（3）超大纸折叠（按A4规格折叠）12/11/2022113a2、文件的修整12/10/202248a

3、装订已不需同软封面一起装订（1）薄的文件用不锈钢钉或乳胶；（2）厚的文件用棉线三孔一线；采用左侧装订，左、下侧对齐12/11/2022114a3、装订12/10/202249a（二）分类区分年度和保管期限和类别。（三）排列1、同一大类（DQ、XZ、JX）归档文件按永久、长期、短期各自分别从“1”开始编件号。2、同一类别（一级类目）同一年度同一保管期限的归档文件按《规范》中的二级类目先后顺序相对集中排列。同为“11”的文件，重要的先排（亦可按文件形成时间的先后顺序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后）。3、同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、会议记录。

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