OA协同办公系统功能及操作介绍

OA协同办公系统功能及

操作介绍登陆前的准备工作致远OA办公系统支持的操作系统是windowsXP/vista/7，支持IE内核浏览器（搜狗、360）进行访问，出于视图兼容性和稳定性方面考虑，建议使用原生IE8.0浏览器进行登陆。*IE8浏览器为win7的自带浏览器，如使用xp/vista操作系统可以在微软官方网站下载如果是第一次登陆系统，建议在登陆前做出如下设置：（1）关闭弹出窗口阻止程序（工具-弹出窗口阻止程序-关闭弹出窗口阻止程序），如果电脑上已经安装百度、谷歌、搜狗等工具条软件或QQ管家，需要将其卸载或禁用。（2）将服务器所在的IP地址添加至受信任站点（工具-Internet选项-安全-可信站点-站点-输入登陆IP地址-添加）⑶在地址栏中输入服务器所在的IP地址及端口号进行登陆（内网登陆地址为0.160.1.200:8888、外网登陆地址为.58:8888）⑷可以将打开的登陆页添加至收藏夹，以便后续登陆设置完成后，将其拖拽到桌面，再次登陆时只需要点击桌面的OA快捷方式即可直接进入登陆页面（5）登陆页上方的“辅助程序安装''按钮中包含了可能会用到的一些控件，初次登陆时建议下载并安装“IE/windows控件”和“office控件”⑹输入账号密码，进行登陆OA系统（默认所有人账号为姓名的全拼，密码均为123456）2.功能及操作方面登陆系统后首先展示的是由个人空间、单位空间构成的首页空间个人空间、单位空间可以通过鼠标点击右上方的按钮进行切换（1）个人空间个人空间主要是当前工作状态的体现个人首页包括待办事项、跟踪事项和已办事项（待办事项：有哪些工作等待我来处理；跟踪事项：我发出各项申请和指示有哪些还未处理完成；已办协同：已经处理的事情）我的模板俄的模板：可以快速按照指定审批流程提报的各项申请）例如：在“我的模板'一栏中，点击表单模板，可以打开相应的电子表格申请人只需要在指定的位置填写相关的信息之后提交即可，系统会自动根据单位的审批制度找到需要签批的领导进行处理；即便领导出差在外地也可以通过网络进行远程访问签批已经发出的申请会自动出现在申请人的“跟踪事项'一栏中，申请人可以选择相应的条目查看领导的批复情况（绿色对号是已经审批通过，蓝色的眼睛代表处理人看了但还没处理，而红色叉号代表没看未处理）当收到新的审批或申请时，领导的电脑上会出现弹出的消息框作为提示；如果电脑的声音开启时，将启用声音提示领导可以在“待办事项”中查看需要审批或处理的事件，点击该事件即可进入查阅界面查阅界面的左上方可以查看标题、发起人以及发起时间等信息中央是正文内容可以通过点击上方的流程按钮查看当前审批的进行状况：申请/请示的处理：点击右上角的处理意见按钮，即可进入处理界面处理界面展示：进行完处理的相关操作后，点击下方的“审核通过''或“审核不通过”，流程将自动流转到下一个处理人处审核通过时会自动将领导的名字签在指定位置同时，领导的审批意见及处理时间会在表格下方意见震荡回复区进行显示当全部审批流程处理完毕后，所有通过OA系统进行流转的电子表格都会自动存档至单位文档库中的指定位置，领导可以随时点击翻阅相关的审批记录我的日程/我的计划（我的日程：点击新建事件为自己和他人快速添加日程安排）如果设置事件提醒，则在指定的时间会收到声音及弹出窗口的提示我的计划/新建计划提报自己的相关计划给领导关联人员/关联项目/关联系统（关联人员：和我工作关系最为密切的人员，可以点击查看彼此之间的沟通记录；关联项目：业务工作项目化管理，查看操作所处的项目组信息；关联系统：如果和其他办公系统配合使用，则可以在此处登陆或设置）关联人员可以通过下方的“配置”按钮进行设置。在单位架构图中选中相关人员，然后点击向右的箭头即可将其加入关联人员列表，注意关联上级人员是需要对方确认的。在列表中点击指定人员即可查看双方的沟通记录和日程安排

关联项目鼠标点击右下方的“配置项目”按键来建设新的项目，设置项目设置以及项目属相。注意：1有项目发起权限的人才能发起项目，2根据人员权限解释来配置相关项目人员。用“关联项目”来实现业务项目的有效把控工作，在项目管理里实现，项目协同工作、项目文档管理、项目计划/会议/日程以及项目的留言板和讨论区。⑵协同工作模块协同工作主要指工作中可能会经常遇到的临时性事件，如下级向领导的工作请示、领导向下级的工作指示，以及工作中的沟通事项等等。因为OA系统提供了通过互联网的远程办公模式，因此当领导出差在外时，或在家中都可以对各项工作进行指示、查阅、审批和处理;也可在左侧的菜单栏中点击协同工作“新建事项”，即可打开协同工作菜单用于创建一个新的临时性事件（申请、请示或指示）填写标题和正文，点击新建流程设置：如果需要向某位领导或某个部门传达时，直接在列表中选中相关的领导或部门即可，如果同时选择多个领导或部门，则将同时传达给选中的相关人员设置完毕后，可以点击“编辑流程”按钮以图形界面查看传达情况如果希望该事件按照先后顺序进行处理，那么可以在设置流程的界面下方选中“串发”按钮并发“串发咨层［保存为组］再进行人员的添加，这时添加进列表的人员将按照添加的顺序进行审批再次点击“编辑流程”按钮时，可以看到该事件的执行方式如下：“串发”按钮并发“串发咨层［保存为组］待发事项：查看文件草稿，被打回的审批也会在这里存放已发事项：查看已发的事件待办/已办：查看待办事件和已办事件督办事项：如果审批设置了时长限制，那么超过处理期限的事件会在这里显示⑶知识管理OA系统中为每个人都开辟了个人档案库“我的文档”，同时为单位设置了单位的档案库“单位文档”，上传进档案库的文件会经过加密进行存放，可以充分保证数据安全。个人文档库（我的文档）：可以用于上传个人资料，这些资料只有上传者自己可以查阅；在文件上点击“操作”按钮可进行如截图的所有操作。单位档案库（单位文档）：由单位文档管理员赵春阳（人力资源经理）来统一管理，可以分级存放各类、各部门的文件和资料；同时通过OA系统来进行的各项审批等都可以设定自动存放在单位档案库中的指定位置。目前的档案库结构设置如下：档案库中的每级文档都可以进行访问权限的设定，设定哪些人可以访问该档案，同时限定他们可以进行哪些操作；没有访问权限的人将无法查看该和该档案相关的全部信息首先点击“操作”设置然后点击“共享”一“添加”整个档案库的结构和访问权限可以由单位的文档管理员（目前设定的是人力资源赵经理）进行设置综合查询：提供了针对所有存储在OA档案库中的文件进行关键字搜索的功能（每个人只能看到有权限进行访问的文件）（4）计划、日程、会议模块日程、计划、会议模块提供了针对时间、工作汇报和会议的管理功能我的计划：可以在这里将相关的工作（日、周、月、任意）向领导进行汇报选中计划类型后，点击新增，进入到填报界面：填写计划表，并选择发送的领导OA系统中，系统管理员可以将各项固定格式的报表录入计划系统中，以实现直接的调用、填写、汇报计划管理：领导可以在这里查看所有工作汇报，并进行批示所有收到的工作汇报都会在这里展现，包括发送部门、发送人、计划名称、完成情况等打开一个计划事件，领导可以点击处理按钮来对选中计划进行批复。申报人可以根据领导批复的意见，在'我的计划”中对工作进行重新调整日程事件：提供了针对日程和时间的管理（前面在讲个人首页时已经做过介绍）会议管理：提供了会议的通知及会议资源协调、会议内容传达的功能办公室可以通过“新建会议”按钮来创建一个会议当会议通知发出后，所有参会人员都会受到会议通知，并要求回执会议的创建人可以随时查看回执情况，并做好会议准备：（5）公共信息模块公共信息模块提供了针对单位新闻、公告、调查、讨论的发布和查阅功能，其中每个类型及板块都可以进行自定义；通过公共信息模块发布的信息除了在各自板块中显示外，还将在单位空间中进行集中显示公告：单位最新的公告、通告等内容。在对应板块中，点击发布公告按钮即可进行公告的发布（公告发布人可以在单位管理员账号（adminl）里设定并且可设定审核人员）。OA系统中可以指定公告的发送范围，并统计该公告的查阅情况，发布公共信息栏目时，勾选“记录阅读信息”可穿透查询到具体的浏览人姓名。公告发出后，发起人可以点“查看阅读信息”查看当前的查阅情况调查：提供了以投票形式进行意见征集的方式，发布时也可以自定义发布内容及发送范围。“发布方式同公告”新闻：可以针对领导讲话、行业新闻、国际国内动态等信息进行播报，同公告类似，也可以设定审核人，“发布方式同公告”。讨论：即单位论坛，可以在这里针对工作、管理、生活中的问题进行讨论每个人都可以发布讨论。(6)综合办公(管理员为行政经理蒋文晶)提供了对车辆、办公用品、办公设备、图书资料的管理授权具有综合办公管理权限的人员(行政经理蒋文静)，进行相关信息的新增录入其他人员只有申请使用权限：⑺个人事务针对个人事务进行设计：代理人机制：当领导因为出差或其他原因不能经常登录OA系统时，为了保证工作不受影响，可以将某位人员设定为代理人。当设置代理人的领导因故不能登陆系统时，所有需要该领导审批或处理的工作都会自动转交至代理人处。工资条查看：查看工资条个人模板管理：管理个人常用模板个人设置：完善个人信息，