物业公司行政部管理制度

第17页共17页物业公司行政部管理制度物业公司行政部管理制度概述行政部在企业组织内，肩负着将组织的每一项经营管理决策及时准确的下传到企业各级相关组织及相关职能部门。负责企业各类会议的预算、组织、管理工作。同时他还担负着企业与政府各级组织、社会各团体的沟通、协作的职责〔如各类协作、合作的协议、合同的起草、审核、确立〕。企业的各类相关法律事务是行政工作的又一项重要职责。肩负责对公司业务进展法律监视，保证公司商业行为的合法性及其权益不受进犯或损失。企业最高决策层的“方案、组织、协调、指挥、控制”职能都是通过行政部下传至企业的各级组织。办公室管理标准目的标准公司管理工作人员行为，进步管理人员整体素质，塑造员工及企业的良好形象，进步工作效率，降低管理本钱，加速企业开展，特制定本标准。适用范围总公司所属各部门、各分公司、各门店办公室。制度内容第一条工作时间着装标准总体要求：得体、整洁、大方。1、员工上班必须佩戴公司胸牌，要求统一佩戴在左胸部〔位于衬衣上数第三颗纽扣平行位置〕的中间部位。2、要求员工头发干净、整齐，不得做奇异发型。3、要求员工着装得体、整洁，男员工领带正挺。穿便装时不得着奇装异服。4、要求员工鞋袜干净，不得穿拖鞋上岗。5、对违背上述规定者要给予批评，限期改正，并要向部门领导做出口头保证。第二条室内环境标准1、办公桌上除电脑、打印机、鼠标、口杯、、文具、必备资料纸张外，不得摆放其他物品，辅桌整洁。2、座椅靠背上不能搭放任何物品，人分开时椅子调正。3、办公用电脑统一由专业人员安装并要符合平安标准。为了平安，严禁私接电线、网线。4、垃圾篓内罩塑料袋，置于办公桌下。5、阅读完的报刊须放回报架上，或放入办公桌抽屉内。6、饮水机放在指定地点，不得随意挪动。7、各部门领导负有监视和纠正不符合上述规定的行为的责任。第三条交往语言标准1、工作场所要统一使用普通话。2、对来访客人必须使用：您好、请讲、请问、请稍候、请坐、我这就去通报、对不起、非常抱歉、请登记、让您久等了、好的、可以、谢谢、再见！等。3、员工之间要使用文明礼貌用语，如：您好、早上好、上午好、中午好、下午好、晚上好、请问、请您、劳驾您、费事您、请多照顾、不客气、这是我应该做的、谢谢、再见！等。4、各部门领导有责任对不符合上述规定的员工及时给予纠正。第四条拨打、接听语言标准1、拨打：拨通对方后，先报：“您好！我是ＸＸ公司ＸＸ部的ＸＸＸ〔自己的姓名〕”；“请您帮我找ＸＸＸ接听好吗？谢谢！”2、接听：必须在铃响三声内接起，先报：“您好！这里是XX公司或XX公司XX部，请问您找哪位？请稍后、不客气、再见！”3、无论接听或拨打，当通话完毕后，要待对方放下话机或停顿2秒钟后再将轻轻放下。4、各部门领导有责任对不符合上述规定的员工及时给予纠正。第五条行为标准1、在工作时间内，全体员工必须坚守工作岗位，不得串岗、脱岗。2、工作时间不得做与工作无关的事情。3、为保持办公环境的整洁，要求员工及时清理办公垃圾，非特殊情况，静止在办公室内就餐。4、接待外部来访客人及业务洽谈，要在接待处或会议室进展。5、工作时间不得用办公电脑上网聊天、打游戏及做与工作无关的事。6、工作时间不得接打私人。如遇紧急或特殊情况，通话时间不得超过1分钟，不能影响别人工作。7、除机要、档案室及副总经理以上职务的办公室，在正常情况下不得关门，如须进入关门的办公室，须在推门进入之前有礼貌的轻轻敲门，在得到允许前方可进入。8、吸烟者请在吸烟区吸烟，不得在办公区域内吸烟。9、各部门自行编制《卫生清洁值日表》，轮值人员必须按要求轮流负责办公室清洁卫生。在没有专门负责公共办公区域卫生的保洁员时，各部门要每日负责清洁和保持各自公共卫生责任区划的整洁。10、公司员工要用自带饮水杯饮水。11、人人养成节俭节约的良好习惯。最后一个离创办公室者，要检查水、电、气〔包括电脑、饮水机电〕是否彻底关闭，发现没有关闭的，要负责关闭，离去时锁好门窗。12、不得踩踏和采摘公司养植的花草树木，保护花草树木人人有责。13、对违背上述规定者，部门领导要视情节给予批评。第六条本制度与员工手册上内容具有一致性，未包括的相关内容详见员工手册。第七条本制度由行政部制定并负责修订和解释。第八条本制度自正式发布之日起生效。印章管理制度目的标准公司印章管理，明确印章的管理与使用职责，防止由于对印章监管不严，用印不当给公司造成经济损失或法律责任，实现公司印章管理的制度化和标准化，各单位要认真遵照执行。适用范围公司所属各部门、各分公司、各门店。制度内容第一条管理标准1、公司印章的保管、使用统一由行政部负责。各分公司、门店印章由相关部门或责任人负责。2、刻制新印章须报有关部门批准。内部各部门刻制新印章，要写书面报告并附上新印章的名称〔全称〕、款式、规格，由行政部审核并呈报总经理或常务副总经理批准后，方可到有关部门制做。启用新印章前，应确定启用时间，向有关单位发送附有新印戳记的正式启用新印章通知文件。3、各类印章的使用须严格履行审批登记程序，填写《用印审批表》，完成审批登记手续前方可用印。未经总经理或常务副总经理签发或受权别人签发的文件、资料、合同等的用印，行政部有权回绝用印并须查明原因。总经理或常务副总经理外出时，须将审批权受权给别人代为审批，确须总经理或常务副总经理亲自审批的，必须获得总经理或常务副总经理口头同意后，方可用印，并要在事后由总经理补签审批手续。4、未经总经理或常务副总经理批准，印章监管人无权将公司的印章交给任何人携带外出。假设因工作需要，确须将印章带出时，用印部门需提交书面申请到行政部，经由总经理或常务副总经理批准并履行审批登记后，将用印文件印章备案后，方可带出印章。印章带出期间，只可将印章用于申请事由。5、各类印章的保管人要严格执行公司印章管理制度，不得私自使用印章，不得外借，不得因任何人的口头指示、要求而违规用章。6、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上盖印章。7、加盖印章时，要端正、明晰，加印位置必须齐年盖月。与外单位的合同、协议等文件，篇幅超过两页者，要加盖骑缝章。8、印章保管人员休假或外出时，公司印章应由总经理或常务副总经理指定别人代管，交接印章双方做好印章的交接签证手续。印章移交手续包括：注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息后，存档备案。9、对于违背上述规定制度者，要视情节分别给予警告、记过、记大过、降职、降薪、除名，直至移交司法机关追究其法律责任。第二条各类印章的使用范围1、公司印章的使用范围：⑴公司对外签发的文件；⑵公司与相关单位结合签发的文件；⑶由公司出具的证明及有关资料；⑷公司对外提供的财务报告；⑸公司章程、协议；⑹员工的调动、任免及聘用。2、财务专用章及法人章主要用于公司的外部财务往来结算等相关业务代表公司用章。3、合同专用章用于公司在各种经营活动中与合作方签订各类经济及其他与经营活动相关的合同时所使用的印章。4、公司章、财务章、合同专用章必须经公司总经理或常务副总经理批准方可使用。第三条各类印章的管理1、公司印章的保管与使用：⑴公司印章、合同章、业务章由行政部经理或机要秘书负责保管与使用；⑵公司各部门及下属分支机构、门店的印章须在行政部登记备案后，交由各部门及下属分支机构、门店负责人保管使用；⑶印章保管须有记录并备案，即：注明印章名称、颁发机关、批准人、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、印章戳记等信息备案存当；⑷使用印章须履行登记手续，由经办人所在部门经理批准，在行政部《公章使用登记表》上登记，写明用印事由，并经行政部经理审核同意呈报总经理批准后，方可用印；⑸以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，须由行政部经理呈报总经理审核批准前方可用印；⑹公司章程规定的用于公司董事会议形成的各类文件，由董事长批准签字前方可用印；⑺任何人不得以任何事由要求在任何空白页面上加盖公章。2、公司财务专用章、法人章的保管与使用：⑴公司财务专用章由财务总监或财务部经理负责保管与使用；法人章由财务部出纳负责保管与使用；⑵严禁将公司财务专用章及法人章交由一人保管或交与出纳自行保管，否那么由此造成的一切后果完全由财务管理中心经理或财务部长承当；⑶除正常的财务需要使用财务专用章与法人章外，其他事项必须经由财务管理中心经理或财务部长报请公司总经理或常务副总经理批准前方可使用。法人章的使用须履行审批登记手续，由经办人在财务部《法人章使用登记表》上写明用印事由，并由所在部门经理呈报总经理或常务副总经理审核批准后，方可用印；⑷任何人不得以任何事由在任何空白书面上加盖财务专用章和法人章。3、合同专用章的保管与使用：⑴合同专用章由行政部经理负责保管与使用；⑵所有的合同文件经审批盖章后，都必须留复印件在行政部机要处存档备案；⑶任何人无权在空白合同书页上加盖合同专用章及其他公章。第四条责任由于用印人或者印章保管人的渎职、错误用印而导致公司遭受经济损失的，要给予相应的经济处分；假如给公司造成重大而无法挽回的损失，责任人在承当赔偿责任同时，公司将给予降级、降薪、直至追究其法律责任的处分。第五条对所有用印后的文件，一律留行政部一份备案。第六条公司行政部对用印情况施行不定期的核查，核查人为行政部长或行政部长受权人。第七条公司有权随时对用印场所施行监控录像。第八条印章因故停用时须在停印前确定停印时间，并向有关单位、部门发出附有停用印章戳记的停印通知文件，同时将所有停用印章交行政部统一收存，办好移交手续，经总经理批准后，将停用印章存档或销毁。印章遗失时除立即向有关单位、部门报告备案同时，应依法公告作废。第九条印章的更改、废止，由总经理或董事会研究决定。第九条本制度由行政部制定并负责修订和解释。第十条本制度自正式发布之日起生效。合同管理制度合同、协议是公司在各类日常经营活动中与其他社会团体、企事业单位或个人依法签订的交往、交易、约定供求活动等的重要法律根据，也是财务部门进展货款结算的原始根据。目的为标准合同管理工作，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，防止和减少因合同管理不当而给公司造成损失或纠纷，特制定本管理制度。适用范围公司所属各部门、各分公司、各门店对外签订、履行的各类合同、协议等。制度内容第一条合同的类型1、经营活动中与客户签订的采购供给、销售合同。2、公司在各类经营管理活动中与其他单位、机关、社会团体等签订的必要的合作，房屋、设备租赁，装修等合同。3、公司与员工签订的劳动用工合同。第二条合同的签订形式1、合同的签订一律以书面为表现形式。2、合同的份数要根据实际需要确定。3、标的额较大的合同会谈与签订，要有法律参谋参与并由法律参谋提供相关法律支持。第三条合同的起草1、各类合同应由合同的工程负责人负责制定和起草。凡有国家印制的专业标准合同，应优先采用。由于国家标准性合同缺乏以表述合同内容的，可签订补充合同。补充合同与主合同具有同等法律效力。2、合同内容表述要力求严谨、简练、准确，意思表示清楚，不模棱两可，以免在今后的履行过程中产生歧议。3、合同文本应当正式打印或印刷制成。4、合同中的专业用语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及的日期，须注明是否包含本期。5、当合同内容涉及二个或二个以上部门时，该合同的工程负责人须会同行政部根据合同所涉及的单位或部门通知相关人员共同参加合同的编制、起草、签订工作。6、合同的修订，应按照审批程序进展审批，经批准后，方可签订修订后的补充合同。新签订的补充合同与原合同一并归档。对未按规定制订补充合同的部门，行政部必须回绝在该补充合同上用印。否那么，由此造成的一切后果，由责任人自行承当。7、对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违背保密承诺时的违约责任。8、违约责任。根据《合同法》作适当约定，应注重合同的公平性。9、解决争议的方式。解决争议的方式可选择依法仲裁或依法诉讼。选择仲裁时，应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择依法诉讼。第四条签订不同种类合同的根本原那么一、采购、供给、销售合同1、内容⑴合同对方的法定名称、公司的注册地址〔如注册地址与实际地址不符时，要分别注明，并须经有相关法律机关或其公司登记注册部门出具有效证明〕、邮政编码、联络、法定代表人姓名。或被依法受权的代理人姓名、职务、联络方式，有效身份证明并须出据受权委托书。⑵合同标的；⑶数量、质量及标准；⑷履行的地点、期限和方式；⑸生效的时间和条件；⑹合同对方的违约责任；⑺争议解决方式；⑻变更或解除条件；⑼约定的联络方式；⑽正副本份数、存放地点；⑾合同对方开户银行及账号；⑿合同对方公章或合同专用章；⒀法定代表人签字印章；⒁合同双方协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成局部。2、制订原那么⑴合同对方资格合法，营业执照未超过或接近核定的期限；⑵合同对方所供给产品符合国家相关规定标准及批准文号，有完好的出厂检验、测试报告；⑶合同对方具备有真实、有效的法定代表人身份证明书；⑷合同对方具有相应的履约才能(包括产品、运力