义守大学电子公文系统简介

義守大學電子公文系統簡介管理資訊系統期未報告組員：苑瀕文、郭芷妤吳隆聖、黃寶慧日期：2007年8月22日12/10/20221目錄一、電子公文簡介二、電子公文系統簡介(一)系統範圍(二)登入系統(三)公文製作

(四)公文會辦

(五)外來文的簽辦程序(六)公文查詢

(七)登記桌分文作業

12/10/20222一、電子公文簡介公文依現行公文程式條例:稱公文者，謂處理公務之文書。＊類別分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」及「其他公文」6種。

參考來源:.tw/kolu/law.htm12/10/20223電子公文『電子公文』是行政院研考會推行已久(民國88年起)的政府e化中的公文電子化作業，目的是要將傳統紙本公文轉成電子格式，目前是要求符合XML格式(以前政府單位的公文電子化是採微軟OFFICE的WORD格式)，然後內部仍要透過電子簽核流程完成所有的動作(包括創稿、簽呈、收文、會辦、發文等)，對外則要以標準格式經由交通部的公文電子交換中心進行交換。*公文電子交換:依「機關公文電子交換作業辦法」，係指將文件資料透過電腦及電信網網路，予以傳遞收受者。12/10/20224公文製作係指採由左至右之橫行格式製作與公務相關之公文書，包括機關與機關或機關與人民往來之文件，一般透過文書編輯軟體提供公務文書繕打、編輯、轉交換檔等功能。應以正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致及完整為原則。12/10/20225公文管理係指登錄詳盡之公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽核、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質。概分為公文收發管理與公文流程管理系統。12/10/20226公文交換透過網際網路，以電子方式傳遞機關與機關或機關與人民之間的公文。電子公文系統將傳統人工公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編製、傳遞）皆由電腦來完成。12/10/20227二、義守大學電子公文系統12/10/20228(一)系統範圍本電子公文系統的主要功能項目如下：1.公文製作：為研考會規範標準格式包含─簽、函、書函、令、開會通知、公告六大類公文格式，及貴校內部開會通知、內部公告。2.登記桌作業：包含分文作業(外來文文書組分文至承辦單位的公文)、會辦作業(其他單位承辦人傳送會辦單位的公文)。此作業為權限管制必須有登記桌作業權限人員才有的作業。3.承辦人作業：包含流程公文(由他人會辦的公文資料夾)、經辦公文(自己承辦的公文資料夾)。4.公文查詢：包含公文基本資料查詢(查詢自己所承辦的公文內容及流程或複製已存檔公文內容)。5.公文管理：包含單位基本資料、部門人員權限設定，總收發文來文登錄、發文登錄、點收作業、歸檔作業及相關統計報表等作業。此作業為權限管制，必須有總收發作業權限人員才有的作業。6.資訊管理：個人電話、E_mail、常用詞彙、正副本群組及預設公文流程等基本資料設定。12/10/20229(二)登入系統1.一般身分登入瀏覽器IE→正式環境網址.tw/→

輸入您的帳號與密碼後→按下登入系統2.登入系統後出現的稽催公文畫面，提醒承辦人員是否有公文尚未辦理12/10/2022103.登登入系系統後後畫面面上方方將出出現個個人基基本資資訊---使用者者單位位-職職稱-姓名名等資訊訊---12/8/2022114.請請至資訊管管理選選項，選擇擇個人資資料設設定功功能。系統統必填填的欄欄位有有：使使用者者E-mail、電電話、、分機機、傳傳真。。12/8/202212(三三)公公文文製製作作1.進進入入系系統統後後點選選公公文文製製作作選項項，，選擇擇需需要要製製作作的的公公文文類類型型(以以製製作作一一份份函函為為例例)12/8/2022132.點選選函後，，系統將將另開公公文製作作視窗，，此視窗窗包括公文內容容、電子子附件、、簽核記記錄及公公文流程程四大功能能。12/8/2022143.選擇擇公文內容容功能，依依序輸入入各欄位位資料點點選正、、副本單單位輸入入時，請請使用輔助助輸入。4.點選選電子文文→輸入入關鍵字字→按查查詢→→選擇擇欲選取取單位→→按選擇擇→確定定12/8/2022155.如果有有附件資料料，請在附件說明中中輸入附件件傳送方式。。12/8/2022166.如果附附件為電子子附件，請請至電子附件功功能中加入入電子附件件。按瀏覽→夾夾帶電子附附件→按儲儲存，檔案案明細區將將出現電子子附件檔案案資料清單單12/8/2022177.會辦單位的選擇，選選取輔助輸入選選擇欲會辦辦的單位。。12/8/2022188.相相關關資資料料欄欄位位輸輸入入完完畢畢後後，，如如您您按按儲存存，，將出現現創創稿稿文文號號完完成成存存檔檔的的資資訊訊，表表示示此此份份函函稿稿已已存存入入系系統統，，請請按按確確定定。。12/8/2022199.在在按按公文文列列印印時，，會會出出現現要要求求列列印印之之前前資料料同同步步儲儲存存視視窗窗功功能能，請請按按確確定定。。12/8/20222010.當當執執行行完完資資料料同同步步儲儲存存動動作作後後，，此此時時系系統統將將啟動動AcrobatPDF檔檔案案開開啟啟視視窗窗，請請按按開開啟啟。。12/8/20222111.此此時時系系統統將將啟啟動動AcrobatReader功功能能，，開開啟啟您您製製作作的的函函稿稿文文件件PDF檔檔案案，，請請預覽覽相相關關欄欄位位資資料料無無誤誤後後，，按按列列印印功功能能，，將將此此函函稿稿列列印印出出來來。。12/8/20222212.確確保保資資料料完完整整性性建建議議執執行行步步驟驟為為1.儲儲存存2.公公文文列列印印3.關關閉閉。12/8/202223(四四)公公文文會會辦辦1.當當您您於於公公文文製製作作畫畫面面儲儲存存函函稿稿並並關關閉閉公公文文製製作作視視窗窗時時，，此此份份函稿稿公公文文將將匯匯入入承承辦辦人人作作業業選選項項中的經辦公文資料料夾下，您可以直直接點選創稿稿文號，以瀏瀏覽或修改公公文資料。12/8/2022242.此時可重重新修改公文文相關欄位資資料並儲存且且重新列印。。12/8/2022253.辦理簽會流程及會會辦程序，待核決判行行或授權代判判主管決行後，該文將回傳傳到承辦人處處，承辦人必必須依相關主主管修改的公公文內容，修改內內容的的公文文並確確定再再一次次儲存存列印印。12/8/2022264.回回承辦人人作業業選項的的經辦公公文資料夾夾下，，點選送文文書組組發文文按鈕，，此時時系統統將自自動帶帶出各各單位位檔號號資料料，承承辦人人必須須選擇擇檔號類類別並按確確定後後，此此份公公文電電子檔檔案將將自動傳傳送至至文書書組，，以辦辦理後後續發發文程程序。12/8/2022275.當當承辦辦人所所製作作公文文為創創簽的的格式式，或或函稿稿公文文經主管決決行意意見為為不需需發文文時，承辦辦人可可點選選內部存存查或或刪除除，以結結束系系統中中公文文作業業的電電腦流流程。。12/8/202228(五)外來來文的的簽辦辦程序序1.當當由其其他單單位傳傳送至至學校校的外外來文文，經經文書組組以電電腦分分文至至相關關單位位登記記桌(行政政單位位分至至一級級、學學術單單位分分至二二級)，單位登登記桌桌再分分文至至承辦辦人。。此時承承辦人人的承辦人人作業業選項中中的經辦公公文資料夾夾下，，將出出現單單位登登記桌桌所分分送過過來的的公文文資料料，承承辦人人可以以點選選並瀏瀏覽公公文相相關資資訊。。12/8/2022292.承辦人人必須辦理簽會流流程及會辦辦程序，待核決判判行或授權權代判主管決行後後該份公文於於結束簽會會流程後，，將傳回到承辦辦人處，承辦人必必須在承辦辦人作業選選項中的經經辦公文資資料夾下，，點選送文書組結案案按鈕，並選擇各單位位檔號類別別按確定後，，此份公文文電子檔案案將自動傳傳送至文書書組，辦理後續結結案程序。。12/8/202230(六)公文文查詢1.進入公文查詢選選項中，點選公文基本資資料查詢。鍵入來發文日期期區間、公公文類別為全部，並並按開始查查詢，將出出現所有類類別的公文文資訊。12/8/2022312.承辦辦人可依依所選擇擇各項查查詢條件件，重複複查詢各各類資料料。12/8/2022323.承承辦人可可複製自己自創創函稿公公文，經經由公文文查詢結結果，按按複製，，系統將將複製一一份以複製當日日為編碼碼原則的的創稿文文號公文文。12/8/2022334.系系統統同同時時間間會會將將此此份份公公文文匯匯入入承辦辦人人作作業業選項項中中的的經辦辦公公文文資料料夾夾下下，，重重新新修修改改內內容容並並列列印印，，以以辦辦理理後後續續簽簽辦辦程程序序。。12/8/202234(七七)登登記記桌桌分分文文作作業業1.進進入入登記記桌桌作作業業選項項，，選選擇擇分文文作作業業。12/8/2022352.點選選欲分文文資料，，選擇承辦單位位及承辦人，按下傳傳送並簽簽收，文文將自動動傳送至至承辦人人的承辦人作作業下的的經辦公公文資料夾。。12/8/2022363.當文文書組公公文分文文錯誤時時，登記記桌可點選欲退退文的公文，並並按退文文作業業，該份份公文文將退退回到到文書書組，，並完完成退退文程程序。。退文程程序為為承辦人人退至至一、、二級級登記記桌，二級登登記桌桌退至至一級級登記記桌，一級登登記桌桌退至至文書書組之來文文登錄錄作業業。12/8/2022374.當當文分分送至至承辦辦人時時，承承辦人人欲執執行退退