协同OA系统企业版白皮书

XX协同办公系统（OA）OfficeAutomation白皮书

XX协同办公系统（OA）OfficeAutomation白皮书一、系统概述 61.1通畅的协同办公平台 61.2系统的应用价值 61.2.1面向执行力提升 61.2.2面向管理完善 71.2.3面向根本问题解决 8二、理念与架构 92.1研发理念——魔方架构，智慧协同 92.1.1魔方架构 92.1.2智慧协同 92.1.3智慧协同的应用模型 102.2系统架构 10三、核心应用 123.1工作流管理专家 123.2企业即时通信系统 14四、系统应用解析 164.1短消息 164.2文件传送 184.3个人文件柜 204.4电子邮件 214.5手机短信 234.6个人考勤 244.7今日外出人员 244.8通讯录 254.9日程计划 264.9.1我的工作日程 264.9.2他人工作日程 274.9.3工作日记 274.9.4工作计划 274.10新闻管理 284.11图片新闻 294.12公告管理 304.13通知管理 314.14电子期刊 324.15大事记 334.16文档中心 334.16.1知识管理 344.16.2下载中心 344.16.3规章制度 354.16.4网络硬盘 354.17审批流转——工作流 364.17.1审批流转功能简介 364.17.2功能结构 374.17.3功能特色 374.17.4智慧流程的构成 384.17.5流程类型 384.17.6流程模板 394.17.7流程设置 434.17.8流程审批 454.17.9流程管理 464.18人力资源 464.18.1人事管理 474.18.2考勤管理 474.19论坛 484.20投票 494.21视频会议 494.22领导信箱 504.23会议管理 514.24车辆管理 524.25办公用品 534.26图书管理 544.27客户管理 554.28档案中心 574.29固定资产 584.30系统管理 60五、系统主要优势 625.1六大领先优势 625.2细节全面提升 625.3极佳的易用性 635.3.1容易实施 635.3.2容易使用 645.3.3容易维护 655.4工作流管理专家 655.5界面风格自定义 655.6性能大幅提升 655.7无缝集成企业即时通讯系统 665.8彻底解决大文件传送问题 675.9极为完善的权限管理 675.10文件更新的自动提醒 675.11先进的MVC体系结构 675.12完善的日志功能 675.13强大的安全设计 685.14信息到达的通知和回执 685.15访问速度快 685.16在线文档编辑，电子印章，痕迹保留 685.17可以在同一台服务器上配置多套系统 685.18良好的服务 68六、OA办公自动化系统平台的选择 69七、系统安全 717.1OA系统开发时的安全性考虑 717.1.1弱密码检测 717.1.2三次密码失败自动封锁帐号 717.1.3密码输入通过软键盘方式进行。 717.1.4图形码认证 717.1.5动态密码，通过短信获得登陆密码 717.1.6密码加密 717.1.7密码加密的不可逆性 727.1.8数据加密存储。 727.1.9硬件加密锁 727.1.10数字证书 727.1.11电子印章 727.1.12详尽的访问日志 727.1.13内部IP访问限制。 727.1.14特定区域的限制 737.1.15MAC地址访问限制 737.1.16访问时间段 737.1.17数据库的默认密码 737.1.18每项功能上有严格的权限划分 737.2网络安全 737.2.1网络防病毒 737.2.2VPN虚拟专用网 737.2.3SSL安全传输协议 747.3系统安全 747.3.1权限管理体系 747.3.2数据备份容错 747.3.3日志管理 757.4安全管理体系 757.4.1管理目标 757.4.2管理框架 757.4.3安全技术规范 767.4.4人员与组织结构 777.4.5应急事件与响应 777.4.6安全培训 78八、实施与培训 798.1实施准则 798.2实施流程 798.3培训流程 818.4培训方案 818.5培训对象分类 828.6培训课程 83九、技术服务和售后服务 849.1“五心”服务精神 849.2八项服务承诺 849.3六大服务内容 849.3.1定制服务 849.3.2升级服务 849.3.3二次开发服务 849.3.4咨询服务 859.3.5跟踪服务 859.3.6更高层次的合作 859.4三级服务体系 85十、网络及硬件运行环境 8610.1网络环境 8610.2服务器环境 8610.3客户端环境 87十一、部分成功案例 88

系统概述通畅的协同办公平台XX协同办公系统将先进的管理理念和办公方式进行了工具化，以工作流为引擎，以知识、沟通、任务、门户为载体，改变过去复杂、低效的手工办公方式，让员工可以随时、随地的通过网络来顺畅的沟通和协作，实现跨地域、跨组织、跨系统、全移动的协同办公。XX协同办公系统帮助企业在管理上实现柔性与刚性的统一，在办公上实现规范与效率的统一，快速提升整个团队的执行力，帮助企业构建四大管理平台：·交流（Communaction）——建立通畅的信息流通平台·协调（Coordination）——建立精准的管控决策平台·合作（Collaboration）——建立高效的流程协作平台·共享（Sharing）——建立开放的知识积累与分享平台XX认为，企业的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，对它们之间的关系进行协调，最大限度的发挥所有资源的作用，并用系统的观点，在整个系统价值最大化的基础上来发挥各个资源的作用，使资源的运作产生协同效用，因此可通过协同办公系统打造组织的核心竞争力。XX协同办公系统通过对信息管理、文档管理、流程管理、行政管理、决策管理、安全管理等的全方位支持，实现组织管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办公，将最大限度地提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，提高企业执行力，及办公管理和决策的自动化和科学化水平。系统的应用价值企业光有优秀的人才远远不够。更重要的是，如何将不同岗位的人有效的组织起来，建立规范、高效的协同执行体系，促成管理目标和战略目标的实现。面向执行力提升从本质上说，企业成功=战略能力×执行能力，战略能力依赖于最高管理者的智慧和魄力，执行能力则依赖于整个团队沟通与协作的效率。执行能力=员工能力＋员工态度＋员工管理，这三个方面相辅相成，缺一不可，如果能够让这三个方面互相促进，发挥出最大的综合效应，企业就能够将执行力最大化，这也是企业的核心竞争力。管理信息系统的作用就是在战略能力和执行能力之间搭建一个桥梁，协助管理者释放员工潜在的工作能力，培养员工积极的工作态度，优化员工高效的协作方式，从而打造学习创新、结果导向、团队协同、执行有力的卓越团队，实现企业成功。面向管理完善管理是艺术，但更是科学。它依赖于个人的能力，但更依赖于因科学的方法和工具而建成的一整套完善的体系。事实上，运营和管理更大、更复杂的企业，你需要新的工具，而经过改进的技术和统计、控制工具已催生出新的管理方法，能够让你在管理大型机构的时候不在力不从心。在全世界范围内，依靠“本能直觉”来管理的日子已经一去不复返。如今的企业领导者正运用算法决策工具和高精尖的软件来管理他们的机构。科学管理正从一项创造竞争优势的技能，转变为企业参与竞争的先决条件。XX协同OA系统的理想就是为企业的决策者、管理者、执行者提供一种切实可行的工具，完成从艺术到科学的转变。我们主要通过两方面来协助企业完善管理：1）将复杂的事情简单化，用最简单的方式解决最根本的问题，即帮助企业做好沟通、协作和管理问题。2）协助中层掌握管理思维与技巧，提升中层管理者上传下达的沟通能力，以及带领基层人员落实执行的能力。面向根本问题解决XXOA系统致力于解决企业最常见的三大根本问题：1）沟通问题：·沟通体系失效，层级、部门壁垒严重，沟通与反馈无法互动；·信息在传递过程中存在大量失真、丢失、延误·领导层无法及时、准确了解一线员工的思想动态和工作进展2）协作问题：·工作流程繁琐，多余中间环节造成大量重复工作，效率低下·推诿、越权、拖延、随意现象严重，管理不可控、事后不可查·各种文档、信息无法及时共享，项目的沟通和进度管理混乱3））管理问题：·手工方式耗费大量的人力、物力、财力、时间成本·过分依靠个人经验和感觉来决策管理，不准确、不透明、风险高·企业制度难以落实，难以建设平等、开放、学习型的组织文化……XXOA系统的价值量化：通过XX协同办公系统，企业可以加速组织的信息化进程，充分利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立组织内部信息交流的快速通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各业务部门之间的交流，实现组织信息的快速上传下达，促进协同办公，提高办公效率，为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。通过使用本系统，将建立整个组织内高效的群体运行机制，在提高个人办公效率的同时提高组织整体的办公效率，使组织分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大、变慢，保持持续的效率和活力。迅速成长为一个国内领先，国际知名的现代化企业，一个具有相当竞争力的优秀企业，一个备受信赖与尊敬的卓越企业。

理念与架构研发理念——魔方架构，智慧协同秉承“魔方架构，智慧协同”的理念，XX协同OA系统完美融合人员、目标、资源、过程管理，在给用户带来先进办公方式的同时，也将给组织导入先进的管理理念，促成组织管理和业务管理的全面升级，工作更有效，管理更科学，执行力和竞争力更强。魔方架构XX协同办公系统采用框架+组件的SOA架构，像魔方一样可以灵活组合，具有平台性、开放性、集成性、智能性的特点，能够跨平台、跨系统运行，是真正的协同办公平台。在这个平台上，数据库、操作系统、中间件、功能模块、流程、界面、数据资料、菜单名称都是独立封装和相对独立的，你可以任意设置、修改、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。在这个平台上，用户可以自定义个性化的功能模块，而无需代码级操作，实现动态部署和升级拓展，具有无限生长和扩充的能力，实现随需应变的管理。智慧协同基于协同软件“开放与整合”的发展趋势，XX首创“智慧协同”的理念，构建智慧流程、智慧管理、智慧决策金三角，实现执行、管理、决策的完全协同一体化。1、“智慧”的含义：开放、智能、灵便、随需而变，实现工作流统一化管理和数据整合，即时响应、动态适应企业管理和发展的需求。2、“协同”的构成：1）人员的协同：打破部门、岗位和层级的限制，以项目和事务为核心，实现团队成员间无障碍的沟通和协作。2）流程的协同：整合、规范、简化办公流程，并实现多系统间办公流程的整合，减少重复工作，提供工作效率和精度。3）数据的协同：既实现协同软件内部的数据整合，又实现协同软件和其他业务系统之间的数据整合，消除信息孤岛。4）资源的协同：让团队成员随时随地的分享、获取有价值的知识和经验等资源，实现知识管理的积淀、传承和发扬。智慧协同的应用模型XX协同OA系统通过流程引擎、自定义平台、统计报表工具，右下至上分别面向企业的执行层、管理层和决策层，为之提供一整套切实好用的管理工具，实现办公、管理、决策的高度协同一体化，发挥最大的团队效能，从而有效提升企业的核心竞争力。系统架构XX协同OA系统采用了开放的技术架构，使之形成一个有强劲生命力的协同办公平台，可以即时、动态的响应企业办公和业务管理的变化。在这个系统平台中，底层结构、中间件、应用模块、界面是独立封装和相对独立的，具有极高的灵活性、开放性、拓展性和稳定性。用户可以任意的更换、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。这就像一个可以热插拔的USB接口一样，用户可以自由的定义自己的个性化应用系统。

核心应用工作流管理专家XX的工作流完全超越同类产品，我们称之为工作流2.0，相比工作流1.0，我们更加注重流程的智能性和数据整合、数据统计，可以满足各项复杂的流程管理需求，实现办公流程和业务流程的统一化管理和持续优化：1、支持自由流程、自由顺序流程、固定流程、分支流程、并发流程、半自由流程、无流程等七大类型；2、纯浏览器图形化流程设计，通过拖拉方式实现工作流的编辑；3、人工节点和系统节点，自由流程和固定流程，文本表单和电子表单，绝对岗位和相对岗位融会贯通；4、可以按数值、时间、岗位、权限等各种设置进行条件跳转，分流或合流，保证正确的审批流程；5、一张审批单可适用全单位，无需对不同部门重复设计多个表单的流程；6、具有灵活的岗位和角色设置，支持一人多岗、固定岗位、相对岗位等，可复制流程，大大减少流程设置的数量；系统截图：可以构建财务、人事、行政等各种类型的工作流程系统截图：可以设计漂亮的申请单，并插入个人签名系统截图：可以设计各种复杂而灵活的审批流程企业即时通信系统XXOA系统集成了免费的企业内部即时通讯系统（我们称之为OA办公助手），主要实现OA系统账号内的人员即时通信功能，以及常用的消息、文件收发功能，并具有群聊、讨论组、拖拽文件直接发送等特色功能。即时通讯系统是XXOA系统一个有机的组成部分，和OA系统中的用户账号、密码完全同步。通过这个工具，用户无需频繁的登陆网页版的OA系统，也可以实现消息收发、文件传递、审批文件等常用操作，大大提升了工作便利性。即时通信系统的特点：软件本身类似于QQ，操作非常简单和便捷，与WEB程序相比能节省大量时间；管理员可以控制用户发送文件的大小和类型；界面美观，具有多种皮肤风格，可随意换肤；快速的消息提醒，无需主动登陆IE，即可实现快速消息的反馈，有新消息到达时，图标会自动闪烁进行通知；可发送大文件。IE浏览器由于受WEB体系结构的限制，超过20M的文件很难上传和下载，而且速度会很慢。但通过OA助手，可轻松实现大文件传送；可实时多人对聊，具备如QQ、MSN等即时通讯工具的功能；与WEBOA是一个有机的整体，采用WEBService技术，OA助手和WEBOA调用同一份核心代码，实现数据的完全共享；内存占用大概为12M，文件的传送采用的是Socket传输方式，每次的传输仅为1K，所以，对CPU的占用率非常小。刷新时采用的多线程方式，不会影响到用户的使用，上传和下载的文件传送的文件的大小不受限制，也可以通过管理员设置，控制每个人的文件传送量；

系统应用解析短消息短消息分为两种类型：系统短消息：系统自动发送的各种提醒消息，如待办提醒、任务提醒、审批提醒等；个人短消息：用户单独向指定人员、部门、岗位、通讯组发送的短消息，使信息沟通更加顺畅。发送消息时可上传附件，并设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息。功能特点灵活选人：包括指定人员、部门、岗位、通讯组等多种形式的人员选择方式，而且人员和部门可以同时选择；自动回执：发送消息时设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息；短信提醒：可以通过手机短信提醒全部或部分接收人；内容编辑方便：短消息编辑区支持文本样式和HTML样式两种类型，可上传附件；消息收藏：可以收藏自己关心的短消息；消息归档：消息发送后可以直接归档。功能结构

文件传送与短消息类似，用户单独向指定人员、部门、岗位、通讯组发送的文件，可代替大部分传真和内部电子邮件，实现无纸化操作，使文件传递无失真、无延迟，效率更高，成本更低。发送文件时候可设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该文件。文件发送后可以归档。功能特点灵活选人：包括指定人员、部门、岗位、通讯组等多种形式的人员选择方式，而且人员和部门可以同时选择；自动回执：发送文件时设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息；短信提醒：可以通过手机短信提醒全部或部分文件接收人；内容编辑方便：文件内容编辑区支持文本样式和HTML样式两种类型，可上传附件；文件收藏：可以收藏自己关心的文件；文件归档文件发送后可以直接归档；强大的文件上传方式：从本地上传：上传小文件方便快捷；批量上传：可同时上传多个文件和文件夹，并支持大文件上传，通过技术优化使上传速度极快，对建筑、机械、设计等用户非常实用。从系统中选择：可以从知识管理、下载中心、规章制度、电子期刊、个人文件柜等模块中直接调用文件。三种文件上传方式可同时使用：如从本地上传三个文件后，再继续从个人文件柜中上传两个文件，然后一起发送。功能结构个人文件柜作为用户个人的网上文件柜，用户可以将自己的文档上传到此处并分类保存。这样做的好处有两个：保证重要文件的安全。个人文件柜中的文件是保存在OA服务器上的，其安全性和稳定性肯定会超过个人电脑，如果个人电脑系统损坏，重要的文件还可以通过OA来找回来，相当于做了一个安全的备份。随时随地取用文件。一般企业的OA服务器都支持移动办公和远程办公，这意味着无论你在家或者出差，都可以方便的通过互联网登陆OA系统，调阅自己需要的文件，不必担心遗忘。功能特点空间管理：系统管理员可以给每个用户分配个人文件柜空间大小，每次上传附件的最大容量：文件夹共享权限：用户可以自己设置个人文件柜的文件夹，并为每个文件夹设置共享权限，包括允许查看人员，以及允许修改人员。文件读写权限：用户可以直接在个人文件柜中新建文件，并为每一个新建的文件设置是否允许他人修改；设置当文件更新时，是否通过邮件、内部消息或手机短信给指定人提醒；上传文件：可以在个人文件柜中直接上传文件；查看他人共享文件：可以查看其他用户共享给我的文件；全文检索：可以对个人文件柜中的文件内容进行全文检索，包括WORD/EXCEL/HTML等格式文件正文中的任何文字；文件发送：可以将个人文件柜中的文件直接通过短消息、文件、新闻、通知、公告、电子邮件等功能发送给其他用户：功能结构电子邮件电子邮件功能相当于一个邮件收发中心，也就是一个类似OUTLOOK和FOXMAIL那样的邮件客户端，以方便的给同事或客户发送外部电子邮件，消除传统信函效率低，成本高的弊端。功能特点多账号：用户可以自己添加多个不同的邮件账号；部门邮件：部门邮件可以设定相关邮件账号的可查看人员和部门，便于各个部门组织间人员协同处理工作中的邮件。内部邮件和外部邮件完全整合，可互相转发；邮件整合：内部邮件和外部邮件完全整合，可互相转发；群发：支持邮件群发；邮件转发：接收到的邮件可以通过短消息功能转发给OA系统内的用户；自定义邮件箱：用户可以自己设置邮件箱的类型，如草稿箱、发件箱等，并将邮件保存在这里；兼容性：兼容多种字符形式，绝少乱码出现；签名：可以设置个人签名和公司签名，保证邮件的统一形象。功能结构手机短信可以方便的给同事、朋友、客户等发手机短信，实现无障碍、全天候联系，建立更加紧密的客户关系。手机短信的作用主要有两种：单独发送：给相关人员单独发送手机短信，如重要通知、节日祝福等；短信提醒：在OA系统中给相关人员发送信息时，自动向其发送手机短信提醒，如阅读提醒、审批提醒、待办提醒等。手机短信的实现方式三两种：通过短信猫（短信群发器）实现，需要采购一个短信猫；通过internet的短信网关直接发送，需要OA服务器链接外网；如果用户有短信猫或其他的短信接口，我们可以提供整合服务。个人考勤包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、个人考勤查询等内容。上下班登记相当于网上签到，既方便又防止作假。在个人办公中的“今日外出人员”可以方便用户查询当日员工外出情况。功能特点上下班登记时间由管理员设定，并且可以设置上午上班、下班，下午上班、下班时间，还可以给相关人员单独设置考勤时间，实现个性化管理；可以生成考勤报表，实现灵活的统计汇总和分析功能。今日外出人员可以按部门查看今日外出人员，更好的安排自己的工作。比如总经理秘书将总经理的常规日程发布到这里，其他人员在这里查看，在其没有外出的时候进行联络。可以导出查询列表。通讯录包括公司通讯录、个人通讯录和公共通讯录三种类型。用户可以创建属于自己的联系人信息，对同事、朋友、客户、合作伙伴、政府机关等处的联系人资料分类记录、查询、管理。也便于单位记录业务人员的客户资料，在其离职时避免客户流失。功能特点三种分类：通讯录中包含了公司通讯录、个人通讯录、公共通讯录三种类型，更方便查找人员；导入导出：支持通讯录人员的导入和导出操作；对通讯录中的人员可以直接发送短消息、手机短信和电子邮件。功能结构日程计划我的工作日程合理安排自己的工作日程，并实现重要日程的提醒。可以按天、周、月、列表等各种形式查看自己的工作日程，未完成日程用红色显示，已完成日程用绿色显示，便于用户统筹安排工作，调整进度，及时跟进，彻底执行，确保各项工作的顺利完成。他人工作日程查看自己下属的工作日程，或其他自己有权限查看的他人日程，查看权限由管理员设置。查看方式与【我的工作日程】完全相同。同时，在这里也可以给下属添加新事务。工作日记可以每天在系统上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结，也便于和上级、同事之间的沟通。管理员可以设置不同的权限，以让使用者查看同事或者下属的日记，并进行回复，以在线交流和指导。工作计划安排近期的工作计划，一般指比较长期的计划，如月度计划、季度计划、年度计划等，领导可以查看下属的工作计划并进行回复指导，同事之间也可以在有权限的情况下互相查看和回复。新闻管理面向全体人员或部分人员发布企业内部新闻或其他重要信息，用户可以随时查看，第一时间了解企业大事。功能特点可以设置新闻的审批流程，包括是否允许所有人发布新闻，发布的新闻是否需要审批，新闻审批人是谁等；可以设置新闻的发布范围，只发给指定人员阅读，保证新闻安全性；可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能；新闻内容可以自由编辑格式，插入图片，并附带多个附件；支持新闻评论，用户可以直接在评论中上传文件或图片；可以对重要的新闻进行置顶，确保重要新闻的到达；可以查看新闻的阅读记录，了解接收人在何时阅读了该新闻，便于事情的确认；新闻接收人可以直接对新闻发布人，或其他全部新闻接收人进行回复，发表对新闻的见解；可转发已发、已收的新闻；“新闻收藏夹”的新闻可以直接归档，作为档案保存。功能结构图片新闻面向全员或部分人员发布重要新闻或其他重要信息，适用于需要突出显示新闻图片的新闻。和【新闻】功能的区别是：这里的新闻图片直接显示在系统首页，而【新闻】功能中的图片显示在新闻内文中。功能特点系统主页最多可同时显示5个图片新闻，它们将自动轮换显示；功能结构公告管理用于对企业内部重要事项的发布，如人事任免公告、财务公告等，可以面向全员发布，也可以面向部分人员发布。功能特点可以设置公告的审批流程，包括是否允许所有人发布公告，发布的公告是否需要审批，公告审批人是谁等；可以设置公告的发布范围，只发给指定人员阅读，保证公告安全性；可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能；公告内容可以自由编辑格式，插入图片，并附带多个附件；支持公告评论，用户可以直接在评论中上传文件或图片；可以对重要的公告进行置顶，确保重要公告的到达；可以查看公告的阅读记录，了解接收人在何时阅读了该公告，便于事情的确认；公告接收人可以直接对公告发布人，或其他全部公告接收人进行回复，发表对公告的见解；可转发已发、已收的公告；“公告收藏夹”的公告可以直接归档，作为档案保存。功能结构通知管理向全员或部分人员发送通知，可以用于企业内部的正式通知，也可以用于部门、人员之间的信息沟通。功能特点可以设置通知的审批流程，包括是否允许所有人发布通知，发布的通知是否需要审批，通知审批人是谁等；可以设置通知的发布范围，只发给指定人员阅读，保证通知安全性；可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能；通知内容可以自由编辑格式，插入图片，并附带多个附件；支持通知评论，用户可以直接在评论中上传文件或图片；可以对重要的通知进行置顶，确保重要通知的到达；可以查看通知的阅读记录，了解接收人在何时阅读了该通知，便于事情的确认；通知接收人可以直接对通知发布人，或其他全部通知接收人进行回复，发表对通知的见解。可转发已发、已收的通知；“通知收藏夹”的通知可以直接归档，作为档案保存。功能结构电子期刊用于建立企业内部的电子期刊，作为企业新闻、知识、文化等内容的展示园地，可以让员工更方便的分享知识，交流信息。功能特点管理员可以设置多个栏目，并设置每个栏目的维护权限，包括修改权限、访问权限；当文件有更新时，可以有以下多种提醒方式：文件上传人可以设置自己上传的文件是否允许他人修改，并实现了附件上传，在线编辑，大大提升工作便利性。大事记在这里记录企业发展历程中的重大事件，建立企业的历史档案，便于企业的宣传和新进员工的培训。可以在发表大事记时直接记录事件内容，插入图片，也可以上传相关文档。大事记在发表后所有人员都可以发表相关评论，有相关权限的用户可以对事件记录及评论进行维护。文档中心文档中心的作用就是对企业内的各种公共资源进行收集、管理、检索、利用，这些资源包括各种制度、规范、成果、经验、工具、文化、知识等，它们以文档的形式得以有效的保存和继承，让企业全员进行学习和提升，发挥增值作用，是一个企业极为重要的工作。我们的文档中心分为知识管理、下载中心、规章制度、网络硬盘四个功能，他们各有特色，看充分满足您的管理需求。功能特点：全文检索：可以对各种格式的文档（Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF）正文内容进行按权限的全文检索；安全权限：可以按人、部门、群组设置每个文件夹的操作权限，包括修改、访问和更新的权限，只有有权限的人员才可以进行相关操作；上传限制：可以对每个人上传附件的大小进行限制；上传大文件：通过突破性的技术，我们可以上传任意大小的文件，突破的IE文件上传大小限制的瓶颈；在线编辑：有权限的用户可以直接在线编辑文档，无需下载编辑后重新上传，更有利于文档的更新；修改通知：文件修改时，可以选择给指定的人员发送手机短信或短消息提醒；文档移动：可以直接将文档移动或复制到另一个文件夹。知识管理对企业内的各种知识、经验、成果、规范、制度、说明、文化、工具等资源进行有效的收集、整理、检索、分享、更新，将隐性知识显性化，以文档的形式得以有效的保存和继承，实现充分的共享、利用，构建学习型组织，推动组织的持续创新和技能提升、工作优化。可以为每个目录的文档设置管理和共享权限，支持超大文件上传、全文检索、文件转移和自动更新提醒等功能。下载中心主要用于各种文档和工具的保存和下载，如工具软件、表单样式、合同模板等，适用于管理需要下载使用的文档和工具。规章制度用于对企业规章制度的管理。网络硬盘用于对大型文件的管理。因为受到IE的限制，一般来说，文件达到一百兆大小的都很难上传到网络上，网络硬盘中的文件不需要上传，而是OA服务器上的文件在这里的镜像。只要将OA服务器的目录在【网络硬盘】中设为共享路径，就可以无需上传而直接查看目录中的文档。审批流转——工作流工作流是协同OA系统应用的绝对核心，作为业内公认的“工作流管理专家，”XX的工作流技术以“智慧流程”为特点，强大、完善、灵活、易用，明显领先业界同类产品。审批流转功能简介审批流转功能的作用是实现网上协同办公，申请人在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。申请内容在多个审批人之间按规范好的顺序自动流转，审批流程既可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式，可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请；具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户能够对模板进行维护。审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。在审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。可以实现对整个审批过程的催办、督办、统计。功能结构功能特色XX协同OA系统的审批流转功能采用了业内领先的图形化工作流、条件跳转以及交叉统计等技术，可以满足任意复杂的工作流管理需要，XXOA工作流的设计思想有四个基本要点：一张审批单适用全单位。无需对不同部门重复设计多个表单的流程。一些低级的工作流系统，经常会出现一个请假单要按部门来设定，也就是说需要一个部门做一个请假单，因为不同部门的审批流程是不一样的。但是应用XX的工作流系统，就能够完全实现用一张请假单一个流程实现全单位人员的请假，无论请假的条件多么复杂都可正常实现。自由流程和固定流程相结合。对于管理规范化的单位，一般流程上都是固定的。也就是说，办一件事的流程是固定的，对于申请人来说，无权也无需更改审批的流程。而对于一些规模较小的单位或对于一些特殊的事务，在管理上往往不是很规范，流程就不能固定不变，这时可采用自由流程。所谓自由流程就是由上一步指定下一步的审批者。XX的工作流系统可根据实际情况设定，哪些流程启用自由流程，哪些流程启用固定流程。条件跳转。就是可根据不同的值，走不同的流程。这里的跳转条件可分为二类：一类是对录入的值进行跳转：比如请款单，金额大于3000是一个流程，小于3000是另一个流程。第二类是根据岗位跳转：同样借款3000元，副总经理和员工的借款流程是不一样的，根据不同的岗位走不同的审批流程。XX的工作流可通过一个流程设计满足不同人的使用需求。智慧流程的构成流程类型XX协同OA系统包括以下7种类型的流程，满足了企业各种流程管理的需要。

1）固定流程：固定流程是指按照预定好的审批流程自动流转，审批人不能更改流程，但可以在权限范围内进行加签、回退等操作。适用于审批人比较固定或者审批流程比较严格的事项，如报销单、请假单等，可以保证流程的规范。2）自由流程：审批人可自行设置审批流转步骤，由上一步指定下一步的审批者。可解决在实际审批中，不固定的特殊审批流程，比如某个新项目的审批，不确定应该需要哪些人来审批，便可以通过自由流程让审批人根据当时的情况自由选择下一步的审批者。通过使用预定义节点，指定下一步的时候只需要从已有的预定义节点中选择，快捷方便。3）自由顺序流程：在流程起草的时候由申请人指定几个审批人，然后这些审批人依次执行审批操作。“自由”是指审批人不固定，可以在起草的时候由申请人临时指定；“顺序”是指选中的审批人依次执行审批。4）分支流程：是当节点的跳转条件满足多个跳转条件的时候，如果没有设置并发执行，那么会让用户选择其中的一个流程来执行，由此产生了分支流程。比如一个发文审批流程，当部门审批完毕后，统一发给办公室，由办公室根据文件内容选择之后的审批流程。5）并发流程：当节点的跳转条件满足多个跳转条件的时候，如果设置了并发执行，那么流程的后续节点会并发同步执行。并发执行的步骤可以通过并发结束节点来实现并发审批合并。也就是说，流程可以设置出任意的并发与合并流程。比如一个合同审批单，同时在技术部、项目部、法务部审批，然后汇总到主管领导。6）半自由流程：是指在同一个流程中，结合自由流程和固定流程两种用法，使流程的使用更加灵活，流程前半段是固定的，审批人在没有权限的情况下不能修改流程，后半段是自由的，审批人可以自由指定下一步的审批人。7）无流程：通常也称为“无需审批”。表单也可以设置为没有流程，没有流程的表单直接保存，没有审批过程。比如仅仅记录保存和备忘查询、总经理出差单等。流程模板模板就是附带有流程的标准格式的管理表单，如报销单、请假单、请款单等，它一般由管理员设置好，普通用户直接调用即可，如下图示：XX流程模板中的表单可以设置表单内任何区域和字段的读、写权限，使用更安全；在建立表单的时候，还可以自动生成一对一，一对多的明细表，并实现对不同明细表的统计汇总。XXOA系统的工作流模板分为三种：文档型、表单型、签批单，包括Word、Excel、WPS、HTML等七种格式。1）文档型。即WORD、EXCEL、WPS模板。文档型模板适用于审批内容是基于文档的，以文字内容为主的文件，如合同、发文等。一般不需要对文档内容进行统计、按域查询，文档型模板设计简单，并可以设置文件套红、痕迹保留、电子签名、加盖电子印章等。2）表单型。即HTML模板，也称电子表单，该种类型的模板是基于HTML表单的，类似于一个应用系统，可以有N多个输入域，并且与实体的数据表相结合，可以方便地对每个域进行数据查询和统计汇总。适用于需要对审批单的数据进行统计查询的文件。如下图示：3）签批单。签批单可有效实现html表单和office文档的结合。可实现正文是word或excel文档，而审批单本身是以html表单格式进行审批的单据。流程设置XXOA系统的流程设置是图形化的，这种图形化流程设计的好处是非常直观和简单，逻辑关系清楚，每个步骤的审批人、审批动作、审批顺序、跳转路径都一目了然。下图所示的是一个典型的“报销申请”审批流程，这里面有6个节点：这个审批流程是基于岗位（角色）设置的，并具有条件跳转的功能，基本的流转过程是：申请人起草申请→部门经理审批→副总经理审批→总经理审批→财务经理审批→出纳承办。这样就可以为每件工作建立统一的审批流程，当申请人调用该流程时，系统会自动选择他的部门经理、主管副总来进行审核，无需为不同的人员和部门建立不同的流程，大大减少了流程设置的工作量。将鼠标放在流程图的节点上，就能够看到该步骤的详细跳转路径：如果想修改这个审批流程也很简单，用鼠标拖拉流程图到合适的位置，就可以重新布局。用鼠标右键点击流程图，就可以修改步骤基本属性、设置跳转路径，或者删除该节点：流程审批待有文件需要审批人来审批的时候，系统会有多种提醒方式，包括弹出框口提醒、电子邮件提醒、手机短信提醒等等。可以对审批单进行加签、退文、修改（可以设置修改权限，修改过的文件具有痕迹保留功能）等各种操作，可以通过密码来加盖电子签章或个人印章。可以设置代理人审批。审批人可以在“经我审批”列表中查看自己审批过的流程：也可以打开具体的审批单，查看审批记录：每个人都可以制作自己的电子印章：流程管理可以查看所有正在审批和审批完毕的表单，包括查看申请信息、当前状态、当前流程、审批记录和阅读记录等。对审批中的表单可以更改本步审批人，进行催办，对审批完毕的表单可以进行归档，可以删除错误的表单流程，可以打印表单。人力资源实现对单位全体人员从入职到离职的全方位管理，包括以下独立模块：人事管理；考勤管理；人事管理部门岗位新增员工员工管理合同管理未签合同员工合同到期提醒离职管理奖惩管理培训管理职务变更自定义信息离职性质维护离职问卷调查考勤管理考勤设置：考勤格式设定、打卡规则设定、考勤班别设定、班次排班、员工班次设定个人考勤考勤数据导入考勤报表考勤异常报表考勤异常统计表论坛作为一个网上交流的平台，员工可以在这里自由、开放、轻松的讨论各种话题，包括工作、生活、心情等各个方面。有利于员工之间更充分的沟通和交流，增进情感，解决问题。并利于管理层了解员工的思想动态，和发现人才。用户可自行设置论坛板块，并设置论坛管理员。投票通过网上投票的方式，对某些事项进行调查和表决，支持单选、多选投票，支持匿名、非匿名投票。视频会议这是一套免费的软件视频会议管理系统，最多支持5个用户（包括自己）同时在线视频。用户可以自行邀请参会人员，在不同的地区也可以实现面对面的交流。视频会议窗口：领导信箱员工可以在这里给领导留言，提交合理化建议或反映相关事情。可选择“实名发送”和“匿名发送”两种方式。查看信箱的领导人由管理员设置，可以设置多人。会议管理对公司的会议进行管理，使会议的召开更加有序、有效，会议内容得以保存，便于日后查询和使用。主要包括会议室预约、会议纪要查询等功能。功能特点完善的会议权限控制：将会议对不同的人员开放，可设置会议的允许查看人员、允许修改人员、允许建立会议纪要人员：图形化会议室占用：直观显示会议室的占用时间，方便使用人选择会议室：会议纪要发送：可单据建立会议纪要，并发送给参会人员：功能结构车辆管理对单位的车辆使用和维护进行统一管理，实现规范用车、合理调度的目的，方便日后的查询和统计，可对私车公用的情况进行管理。功能特点灵活的派车管理：可根据用车人的申请进行派车，也可以无需申请直接派车；公私分离：公用用车和私用用车分开管理；车辆信息一览：可查询所有车辆的使用情况和维护记录；私车公用：对于借调私家车用于公共用途的情况进行记录：短信通知：可通过手机短信直接向用车司机发送通知。功能列表办公用品对单位的办公用品进行规范管理，方便查询和统计，包括购买登记、领用登记、在库查询、领用查询等。功能特点数据关联：物品的购买登记、领用登记、库存查询互相关联，自动更新；查询方便：可按物品查看领用记录，也可按人员查看领用记录。功能结构图书管理对单位的图书进行规范管理，提高图书利用率，防止图书丢失。包括登记、借阅和返还管理等。可上传电子图书。功能特点电子图书：可上传电子图书，极大的提升图书品种的丰富性和使用便利性；功能结构客户管理客户管理功能用于对企业的客户进行全方位、规范的管理，包括客户信息、代理商信息、联系人信息、采购信息、项目信息、跟单记录、合同管理、故障维修等。协助企业建立以客户为中心的组织文化，为客户提供更周到、及时、贴心的服务。功能特点整合资源：将客户、供应商、代理商、项目、采购等相关信息与客户紧密结合，更方便、有效的进行检索和管理；相互关联：客户、供应商、代理商、项目、采购等各项内容相互关联，自动更新，可及时、准确、全面的查看最新的客户相关信息，如根据客户查看项目，或根据项目查看客户等，节省大量重复工作；客户共享：可以将客户信息和每次跟单记录共享给其他业务员，避免客户冲突，方便客户移交，实现协同销售。功能结构档案中心对单位的档案进行规范的管理，支持档案编号和检索查询、借阅、销毁等工作。【档案中心】里面的档案来源有三种方式：1）直接从本地上传档案文件；2）审批完毕的文件和表单直接归档；3）从系统功能（知识管理、规章制度等）中选取文件归档。功能特点1）来源灵活：档案可以由本地直接上传，也可将审批完毕的表单、文件直接归档，还可以从【知识管理】、【规章制度】等功能中转存文件为档案；形式多样：可保存纸质档案和电子档案等各种形式；档案审批：可以指定专人对档案的借阅进行审批管理；两种查看方式：可按档案类目和档案列表两种方式显示档案信息；档案摘要：可填写并显示档案摘要，便于了解档案内容；新建档案：选择类目和密级、填写编号和名称，可上传附件，填写摘要或全文；附件上传：支持多种附件上传方式：从本地上传、批量上传、从系统中选择。功能结构固定资产对单位的固定资产进行比较全面的管理，包括资产登记、领用、保修、盘点、折旧、统计等一系列管理工作。具有详尽的资产报表管理，可以实时查询资产的台账、领用、报废、报修、流向和折旧情况。•资产登记：1)根据资产大类选择内容，关联带出折旧年限)残值率；2)根据发票日期自动计算开始折旧年限，发票日期的下一个月；3)根据发票金额乘以折旧率，自动计算资产残值率；4)根据资产编号，自动查询资产流向和折旧历史；5)删除资产时，会校验资产是否已经发生领用)归还)报废记录，有以上任一条记录，都不允许删除；•资产领用：1)领用的资产，只能选择在库的资产；2)领用记录直接写入资产流向表；3)系统提供个人资产领用历史及明细查询，在“我的资产”模块；•资产归还：1)归还资产，只能归还当前归还在用资产；2)归还记录直接写入资产流向表；3)系统提供个人资产归还历史及明细查询，在“我的资产”模块；•资产报废：1)资产报废，可以对所有系统内登记的资产进行报废操作；2)报废的资产可以设定是否停止折旧；3)报废操作直接写入资产流向表；•资产折旧：提供两套折旧触发方式：1)自动折旧：根据设定的具体日期或每月最后一天，并可指定程序启动具体时间。系统自动进行折旧计算。2)手工折旧：选择具体年)月，进行手工立即折旧。功能结构系统管理组织机构：即单位的部门设置。部门采用树式结构，可以在任意部门下定义子部门，可以设置某个部门的具体用户，指定部门经理。用户帐号：可以为新员工建立帐号；可以为遗失密码的用户初使化密码；可以修改用户所在的权限组及部门；可以设置员工的个人信息。岗位设定可以按照单位的实际岗位，建立层状的岗位结构，在公文收发文、审批流转等处可以采用岗位的方式来进行设定流程的设定，这样避免了岗位人员的变动而造成的流程停滞的情况出现。在XX的软件系统中，实现了相对岗位的概念，如申请者的直属领导，当前审批者的直属领导。权限组：可以将每个用户设置到不同的权限组中以保证不同用户具有与其身份相对应的权限。可以自由设置每个权限组的权限，本系统的权限设置不仅能够设置用户的菜单项，包括每个画面每个功能都是可以设置的。不具备权限的功能用户是不能看到不能使用的。XX在权限组方面的优势是：可以设定权限到每个菜单，界面上的每个按钮。系统日志：可以查看系统使用情况。可以查看系统中每个人，什么时候登陆，什么时候退出，每个登录都操作了哪个功能。并且对使用者的IP地址和地区都做了详细的记录。管理员设置：单位名称设置单位格言设置通知审批设置公告审批设置新闻审批设置内部IP地址段设定上下班时间设置实用工具网址链接管理员对通知、新闻、公告、消息等的删除和强行编辑、置顶。设定每个用户的服务器硬盘的使用容量以及每次上传文件最大文件的尺寸限制。可以设置通知、公告、新闻审批人员，如果审批开关被打开，用户在相应功能中发送信息时，被发送的信息将先被发送到审批者处，只有审批者通过审批，信息才能够发布，达到管理的规范化，对于管理要求不是很严格的客户，则可以设定关闭审批功能（系统默认为关闭状态），以便于快速发布信息。

系统主要优势六大领先优势XX协同OA系统是一个技术先进、功能强大的网络化协同办公平台。它集成了目前主流的计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学、数据库技术、多媒体技术以及图文处理技术，可以综合处理各种格式的语音、数据、文字、图像等文件。1、核心技术领先：自定义平台、工作流引擎、全能报表三大技术代表业内最高水平；2、功能紧密关联：任务与日程、流程与报表、内外部邮件等功能融会贯通，全面协同；3、“一视同仁”策略：国内唯一所有版本软件统一平台、统一服务、统一升级；4、适用为王：完美满足用户效率提升、数据整合、工作流统一、决策支持的关键需求；5、易用为先：轻松上手，无障碍融入企业，将实施、使用、维护变成一种乐趣；6、性价比最高：高端产品性能，中低端价格，总体拥有成本最低，使用价值最高；细节全面提升细节决定成败，XXOA系统结合客户的实际需要，进行了一系列改进和创新，使之无论在技术架构、系统结构、管理思想、使用性能上都达到了国内先进水平，并具有一些特色鲜明的优势：一分钟傻瓜式安装，包括数据库、WEB数据库全程自动安装；国内唯一从底层支持中、英、日、韩、繁五种语言，并提供语言开发接口；支持全文检索，可以在WORD/EXCEL/PPT/PDF/TXT/HTML/XML中检索文本。并且符合OA中的权限控制。内嵌基于角色的工作流引擎，并支持相对角色。国内唯一无需任何编程即可随意切换数据库；国内唯一真正的模板化设计，易用性空前提高；JAVA-J2EE-SOA-MVC架构，全面支持WebService，跨平台、扩展无极限；多种界面风格，可随时换肤，选择自己喜欢的风格；根据不同级别设置权限管理，权限设置到每画面每功能按钮，确保信息安全；文档在线编辑，支持WORD/EXCEL、痕迹保留、电子印章、手写签名；支持大文件上传。极佳的易用性根据用户反馈，在无定制开发的情况下，XXOA系统从安装部署到全员使用的时间平均在10工作日左右，比同类型系统节约30—60%的时间，可节约大量的精力和成本。使用XXOA系统，普通用户基本上无需专业培训，即可直接上手操作常用功能。管理员通过图形化、可视化的操作界面，可以很直观的对系统进行设置和维护。如果使用我们的平台版，还可以通过自定义平台来快速搭建个性化的功能模块，而不必依赖与厂商的二次开发。真正做到了容易实施、容易使用、容易维护。所以XXOA系统的价格也许不是最低的，但总体拥有成本（TCO）却可以做到最低，这也正是用户所应该关注的成本。容易实施1、完全“傻瓜化”安装：集成安装程序、开源数据库和应用服务器（软件），自动化配置，三分钟即可完成安装。在运行环境正常情况下，不需要安装任何插件或补丁；2、集成“IE环境初始化”工具：可以一键初始化IE端基础环境（包括弹出窗口设置、加入信任站点等），保证系统正常使用；3、终端用户无需安装客户端软件：直接通过IP地址或域名访问OA系统服务器，无论在全球任何