风能新能源企业风电场档案管理标准

1范围 12规范性引用文件 13术语与定义 14职责与权限 14.1风电场场长 14.2综合管理员 15管理内容与方法 15.1档案的归档 15.2档案的借阅 35.3档案鉴定与销毁 35.4档案的保管 36检查与考核 47报告与记录 4附录A（规范性附录）流程图 6附录B（规范性附录）表格形式 7风电场档案管理标准范围本标准规定了风电场档案管理的职责与权限、管理内容与方法、检查与考核、报告和记录要求。本标准适用于XX新能源（XX）风能有限公司（简称“公司”，下同）风电场文书档案、科技档案的管理。规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。Q/XY204.015检测评估技术档案管理办法企业档案工作规范XX新能源（XX）风能有限公司档案管理制度术语与定义下列术语和定义适用于本标准。档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。文书档案文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

科技档案企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。包括文字、图表、电子、声像等，是企业档案的重要组成部分。

电子、声像档案企业机构，社会组织和个人在电力生产建设和社会活动中直接形成的对国家和电力企业具有保存价值的现代专门载体档案。包括照片（含底片和正片）、录音、录像、影视片，计算机软件等。职责与权限风电场场长负责档案移交的确认。负责档案外借的审批。综合管理员负责档案的归档、保管、借阅。管理内容与方法档案的归档档案归档基本要求归档要求，如下：各值（班组）工作中依据《企业档案工作规范》和公司《档案管理制度》要求，形成的资料按各类档案的归档范围进行筛选；归档的文件材料应为原件或正本、副本；归档的材料份数：一般材料归档一式三份，对于重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数；归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，正文与附件，印件与底稿，请示与批复，转发文与被转发文要放在一起，不得分开；归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张及文件格式符合规范要求（包括文字修改、签字等不能超出左侧装订线），书写材料要适于长期保存，字迹采用碳素墨水或黑色签字笔书写，禁止使用圆珠笔、兰黑墨水、纯篮墨水、铅笔和热敏纸；各值（班组）应将归档的材料进行系统整理成卷；卷内文件应保持有机联系，密不可分的材料应依次排列在一起，符合以下原则：应保持文件的正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，原件在后；案件材料的结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件可按重要程度或日期排列。有多种文字形成的同一文件应立在同一卷。不符合归档要求的材料，档案室有权退回并要求有关部门进行重新整理归档；档案管理的其他要求执行《XX新能源（XX）风能有限公司档案管理制度》；移交人按规定格式填写“档案交接登记表”一式二份（见附录B表B.1），经移交方与接收方双方签名后，双方各执一份。档案归档特殊要求科技档案科技档案管理，具体要求：工程（包括基建、改建工程、外包工程）竣工资料、图纸应在工程竣工后三个月内归档；设备定检、检修有关的施工计划、作业指导书、验收报告、技术监督报告、定检报告，以及预防性试验报告等技术材料；系统、设备改造图纸、资料等技术文件材料，检修负责人等相关人员应工作完成后一个月内向档案室移交完毕；设备开箱前应通知风电场生产人员到场参加验收，风电场生产准备人员对开箱资料进行登记，工程项目人员进行签名确认，由工程项目人员对设备开箱资料进行保管；投运后外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后由风电场归档；值班长对运行日志、“两票”、统计报表等材料每月归档一次，向档案室移交完毕；检测评估技术档案依据Q/XY204.015《检测评估技术管理办法》有关要求执行。红头文件、合同、协议原件应由分公司档案管理员保管，风电场保留扫描版、复印件。文书档案综合管理员在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种形式的文件材料，应在第二年3月底之前向档案室移交完毕。其他文件材料其他文件材料归档具体要求，如下：电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存；变更、修改、补充的文件材料及其他临时活动中形成的文件材料等应在文件材料形成后两周内移交；机构撤销的材料移交。随工作需要应将有保存价值的文件、图纸、簿册全部清理造册，移交给接收部门或风电场档案室。档案室资料归档具体要求如下：首先对接收的文件资料对照“档案交接登记表”，检查核对，初步分类整理；综合管理员将每份档案进行登记；综合管理员将卷内资料由上至下按卷内目录、资料序号、备考表的顺序进行装盒，粘贴脊背。档案的借阅流程要求档案借阅流程见附录A。借阅公司的员工风电场员工借阅档案，要求如下：非本风电场员工，经过场长批准，方可查阅本公司档案；需外借档案时，应填写“档案借阅登记”（见附录B表B.2），需经场长批准后，方可借出，借出时间不超过一个月；需复制档案时，应填写“档案复印申请表”（见附录B表B.3），手续办理完毕后方可复印。外单位人员到档案室查阅有关档案资料，应由本公司对口部门人员陪同查阅，如需要外借（仅限XX新能源公司范围内），应经场长批准。借阅的档案的保管保持档案的整洁、完整,不泄密、失密,不准在档案上剪贴、涂改、引注、圈点画道、折皱、污损；严禁撕毁、拆散和私自复印，不得私自转借。对孤本档案的原本禁止借阅，只能复印借出，复印件必须定期归还。档案的归还档案管理员当面清点、核实归还档案是否齐全，核对无误后注销。对档案丢失或损坏的，上报公司人力资源部进行考核。档案鉴定与销毁销毁前综合管理员在鉴定销毁前10日内对档案进行清查，对确无保存价值、超过保管期限、保管期限不明确的档案，填写“销毁鉴定报告”(见附录B表B.4)，报场长批准。场长根据档案的性质，批准是否销毁。销毁经批准销毁的档案，档案管理员应按“销毁鉴定报告”清点核实后，与有关人员共同销毁。销毁档案时应有两名销毁人和两名及以上的监销人，在档案未完全销毁前不得擅自离开现场。档案的保管档案室实行专人管理，非档案管理员，未经允许严禁入内。档案室技术管理应做好防盗、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光、防高温、防有害气体等安全和保护措施。每间档案室配备去湿机、温度计、遮光窗帘、消防及空调设备等，在任何条件下避免阳光直射。对档案柜、架内投放防虫、防霉药剂，每半年更换一次。档案用毕及时归位，并每周对档案室清洁一次。离开档案室时，要关、锁好门窗，做好防盗工作；档案室区域严禁存放易燃易爆物品，禁止吸烟、使用明火等；下班前及节假日无人办公时，须切断档案室区域的电源；档案室区域安装火警装置。综合管理员对档案室经常进行检查，发现问题应及时报告，并采取措施予以处理。检查与考核表1确定的检查与考核内容，各部门应执行。检查与考核的内容序号考核指标考核要求执行部门监督部门1文件材料移交每半年检查一次文件材料是否按规定要求办理移交手续。责任部门综合管理员2档案鉴定与销毁每年12月份对本年度档案鉴定与销毁情况进行监督和检查。综合管理员场长3档案借阅、归还每季度检查一次档案借阅、归还情况，以及手续是否齐全。综合管理员场长报告与记录表2确定的报告和记录内容，各部门应执行。报告和记录序号报告和记录编号报告和记录名称填写岗位保存地点保存期1Q/XY206.006JL01-2013档案交接登记表移交人员档案室永久2Q/XY206.006JL02-2013档案借阅登记表借阅人档案室长期3Q/XY206.006JL03-2013档案复印申请表综合管理员档案室长期4Q/XY206.006JL04-2013销毁鉴定报告综合管理员档案室长期

（规范性附录）

流程图档案借阅流程图

（规范性附录）

表格形式档案交接登记表序号交接时间文件编号文件名称移交单位份数移交人接收人归档编号备注档案借阅申请表申请人借阅日期名称计划归还日期档号图号规格数量张档