项目部财务管理规定

项目部财务管理规定为配合项目部工作的顺利开展，规范工程财务支出，同时为领导及相关单位及时、准确掌握工程财务信息，特制定项目部财务管理规定。一.项目会计工作1.会计凭证采用单一的记帐凭证格式，凭证号一律为记字某某号，不采用收款、付款及转帐三种凭证格式。2.记帐方法采用借贷记帐法。3.会计帐簿设置以下帐簿：（1）（2）明细分类帐：a.预(应)付帐款，反映与栋号有资金往来单位的资金结算情况，包括预付工程款、预付材料款、应付工程款、应付材料款等。每月底及时列出往来结算单位的资金占用及应付款项，给项目部合理调b.项目部费用及单项工程明细帐，根据资金支出性质，分门别类列入相应明细科目。每月底会计应及时准确地汇总（在会计科目资产类工程费用中反映），结合项目部列出的工程进展报告进行辅助说明。c.工程物资明细帐，会计将采购人员填制的入库单与往来单位开具的发票进行核对，分材料类别、品种、规格设数量、金额明细帐，发出、结存单价采用加权实际平均成本计算方法。d.固定资产明细帐，将采购不需安装设备、已完工单项工程、已完工单项需安装设备计入此明细帐，待工程全部结束，一并转入公司固定资产帐户。3.日记帐，订本式。按现金、银行存款设置日记帐。4.每周列出一周工程付款情况清单，上报公司领导及项目部经理。5.月末编制项目会计科目平衡表及每月工程付款清单，上报公司领导、项目部经理。二.资金使用管理1.项目部日常开支必须按公司费用报销流程执行。2.工程预付款必须在合同签字盖章鉴证生效后才可支付。3.工程采购材料、设备必须与供货方签定合同，购买一般材料及设备不付预付款，货到指定地点，经验收合格后才可支付。4.需要办理工程付款的，须填写企业自制付款单，写明请款事由、付款方式、金额、付往单位名称、帐号及开户行，由项目部经理先行审批，再报请公司总经理审查批准。项目会计根据供销合同及总经理批准的付款通知单办理付款。三.工程物资管理1.大宗采购工程物资，当物资到达指定存放地点时，采购员应及时填制入库单，由仓库保管员清点签收。入库单一式三联，一联留存，一联交于供应商，一联连同对方单位开具的发票交财务记帐。领用工程物资，应由领用人开出清单，交由开票员填写出库单，仓库保管员核准发放。仓库保管员设置物资收发流水帐，月底应及时核点实物，做到帐物相符，同时与财务帐核对，做到帐帐相符，保证工程物资的安全、完整。2.零星物资采购，基于工程急用零星配件，多用现金支出，配件到达现场即刻用于工程中，所以不需办理出、入库手续，直接计入单项工程施工成本。3.采购物资原则上应取得合法有效的发票。四.工程相关支出规定1.项目部成员在工作中需进行业务招待，应先行报请项目部经理批准。2.项目部用办公品应先报计划，由项目部经理审查批准，统一采购。3.项目部成员如有出差事宜，应向项目部经理说明出差事由、出差天数等相关情况，项目部经理批准才可进行。4.项目部成员在工作中有关支出，经办人与证明人须在票据背面逐一签字确认，由项目部经理核实，并报总经理批准,才予以办理报销。经办人要对所提供票据的真实性负责。5.在公司财务出纳处领取现金，借款人应根据工作中实际现金支出取得的相关发票及时办理报销还款手续。五．费用报销制度1.伙食费补助：管理人员每人每月补助600元，法定节假日和民俗节日，每人每天增加10元补助。管理人员伙食费补助发放程序如下：办公室每月5日之前根据项目部实际就餐人员人数编制上月伙食费发放表，由项目经理审核并报公司总经理批准后转财务部报销。作业人员伙食费发放流程图如下：表审办核公并室编人制事发文放员项目经理审核签字财务部审核发放2.差旅费(交通费)报销程序：流程图如下：财务部审核理到报财销手续人填制负责人务部办经理3.通讯费补贴4.汽车费用报销(含汽油费,过桥过路费及维修费)5.业务招待费第五十九条：费用报销单填制及审核规定：1、原始单据要求：整洁、清晰、可辨认，大小写金额齐全一致；金额不得涂改，若有涂改必须加盖涂改人员私章，单据必须用非红色永久性墨水填写。2、费用报销，应提供正规发票。3、各项分类数字之和应与总数字相等，所附单据及附件张数应填写准确。4、“费用报销单”上应由经办人签字、部门经理审核签字、财务部会计审核签字、财务部经理审核签字，公司总经理审批签字，方可到财务部办理报销手续。5、报销单“报销人”处的签名应为经办人姓名，谁经办由谁签名，不得由他人代签，不得借他人的名义报销。6、部门负责人审签时，应实事求是地审查业务和金额的真实性、合规性。如报销人为部门负责人，该负责人同样要在审批处签名。如报销人为公司领导，则无需部门负责人签名，但需上一级领导签字审批。统一管理的费用如车辆补助费，部门负责人为车辆管理部门的负责人。7、财务部会计、经理审签时，应重点审查票据的合法性；业务和金额的合理性、合规性；“费用报销单”填写的正确性；附件金额与报销金额的一致性。如果填写不正确或票据不合法，应退回由报销人予以更正。如出现其他疑问，应查实相关情况，必要时向公司领导报告。8、公司领导审批时，主要决定该业务是否可以报销以及报销金额大小是否恰当。9、出纳付款前，应检查审批签字是否完备，金额是否正确，票据是否规范。借款制度第三十八条：公司员工因公借款，首先由借款人填制借款单，经部门经理签字，公司总经理审核批准后（根据金额大小分别由公司总经理、集团总裁、董事长审批），到财务部办理借款手续。原则上员工因私不能在公司借款，特殊情况需经公司总经理批准。流程图如下：领借5000元部用款门负责人签字单人）填制财务部办理借款手-50000内集团总裁审批5000借款单（支票第三十九条：借款单上必须注明还款时间，借款人必须按借款单上注明的还款时间或报销时间到财务部办理清款手续，特殊情况需经公司总经理签字批准延期，否者在当月工资中扣除。第四十条：借款本着专款专用的原则，如发现挪作他用，将按财务规定处理。第四十一条：借款本着前款不清后款不借的原则。第四十二条：因业务需要留用备用金的须公司总经理签字批准报财务部备案，以便财务部门监督管理。第四十三条：员工因特殊情况需借工资，借款额不得超过本人当月工资总额。借款单应由部门经理和公司总经理签字批准。第四十四条：每月终了财务部打印一份催款通知书给借款人，如发生员工借款无法追回的，由批准人负责。职工借款管理规定第一条借款范围：凡本公司职工因公出差及购置用具、办公用品等可以预支借款。借款应不超过所办事项的费用预算。第二条借款手续：借款须由本人填写借款单，注明借款金额及事由，交财务部审核有无借款情况。经部门负责人确认，报总经理批准。第三条借款报销及归还：借款人借款后，因公出差的，应在出差回公司五日内报销；购置用具、办公用品的，购置入库后五天内报销；其他特殊原因借款的，在批准的时间内归还。第四条借款限制：职工借款未按规定时间报销或归还的，一般不予再借款，特殊情况再借款，应将原先借款扣除；超过归还期限达一个月以上的，财务部在其本人或批准人工资中直接抵扣。第五条其他规定：借款自结算之日未还清部分或借款超过二个月仍不报销、归还，财务部从借款人当月工资中抵减，并按同期银行贷款利率计息，由借款人承担。借款人所在部门负责人及借款批准人有责任督促借款人还款。财务结算程序规定第一条部门需要购置物资或支付劳务性费用，须填制物资采购申请单，经管理处负责人确认后，报总经理批准，到财务办理借款。第二条公司员工因公出差的，须填写出差申请单，报公司总经理批准。外出参加业务性的会议，须凭会议组织单位的通知，部门负责人确认，报总经理批准，到财务办理借款。第三条各部门负责人以上人员外出，须报总经理批准，到财务办理借款手续。第四条现金采购物资，属同城采购，借款之日起五日内，须凭发票帐单结算；异地采购，须在返回公司五日内结算。如特殊情况超期的，须办理批准手续，否则，应按规定承担超期利息。第五条公司员工因特殊情况借款的，一律由总经理批准，并注明事由及还款日期，无明确还款日期的，须在一个月内结清，所借金额原则上不得超过本人当月工资。第六条现金采购物资，应取得对方增值税专用发票或税务统一发票，并加盖财务专用章或发票专用章。第七条采购物资，由经办人、使用人签名。部门负责人确认，经总经理批准后，予以结算。第八条采购物资需入库的，应由经办人事先办理入库手续，然后凭仓库收料单和发票，经部门负责人确认，报总经理批准结算。第九条员工差旅费的报销，由出差人员根据出差申报单到财务部办理。差旅费结算标准按公司差旅费报销规定执行。外出人员实际出差天数，由所在部门确认。财务收支审批规定第一条为严格财务收支审批手续，规范报批程序，堵住漏洞，依据公司章程及财务管理制度，制定本规定。第二条费用预算公司及各部门应编制费用预算指标，在预算指标范围内进行开支，做到事前有计划，事中有监督，事后有考核，尽可能降低费用支出。第三条费用支出应根据各具体费用项目，按照先申报、后开支的程序，办理费用支出。原则规定，需要支出的费用应按管理权限，由部门负责人签字确认后，财务部负责人审核，报总经理批准。第四条费用审查费用