企业会计信息化工作规范解读

企业会计信息化工作规范解读企业会计信息化工作规范解读企业会计信息化工作规范解读资料仅供参考文件编号：2022年4月企业会计信息化工作规范解读版本号：A修改号：1页次：1.0审核：批准:发布日期：会计资料无纸化政策破冰

——企业会计信息化工作规范解读之一一、有关背景信息技术的发展已经使电子资料能够代替纸面资料,然而受过去文件规定以及习惯和观念的束缚，企业不得不将电子会计资料输出为纸面文件，造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的消耗。据某大型国企反映，该企业每年因会计资料打印所带来的各种成本耗费超过3,000万元。由此估算全国企业的耗费，保守的数字也达数亿元。平均计算，我国企业每天因会计资料打印而发生的成本超过100万元。信息化的价值和目标之一是取代手工作业和纸面文件。如果没有充分的理由，仅仅因为会计资料是电子形式而不予认可，则信息化的优势就大打折扣，也会挫伤企业开展会计信息化的积极性，阻碍会计信息化的深入发展。而且，会计资料的纸面要求，会进一步导致企业间交易摆脱不了纸面文件的传递，整个经济体系交易环节的信息化发展也受到制约，从而阻碍社会产品和服务模式的创新。从政策制度层面认可电子会计资料的有效性，免除企业对一定范围内会计资料的打印责任，是建设社会主义生态文明，促进社会整体信息化水平进一步提高的现实要求。《企业会计信息化工作规范》（以下简称工作规范）制定过程中，企业对会计资料无纸化的呼声十分强烈和急迫。为此，工作规范第四十条、第四十一条做了相应规定。尽管内容不多，这两条规定却在政策层面实现了无纸化的破冰，是工作规范的重要突破之一，对企业提高会计工作效率，乃至对整个社会的信息化应用的深入都将带来深刻的影响。二、条文解读尽管无纸化是方向，但从会计资料作为会计核算结果的证据和线索，具有保存价值来讲，会计资料无纸化也不是无条件的。工作规范第四十条、四十一条的规定有两层含义：一是会计资料可以无纸化管理；二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下，才能对会计资料进行无纸化管理。两条规定的区别在于：第四十条是关于内部生成会计资料，而第四十一条是关于外部获取会计资料。（一）内部生成会计资料工作规范第四十条规定：企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；（二）由企业信息系统自动生成；（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；（四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。1.会计资料范围该条明确规定，可以无纸化管理的内部生成会计资料有会计凭证、账簿和辅助性会计资料。这里的会计凭证，包括原始凭证和记账凭证，会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义宽泛，包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。2.业务范围对第（一）项条件，要注意准确理解“重复发生的日常业务”。这里的“重复发生”是指在一年内反复发生。这里的“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。例如：购销业务、固定资产折旧、货币资金收付，这些业务比较明显属于重复发生的日常业务，相关的会计资料，如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行存款余额调节表，都属于满足该项条件的会计资料。企业每月结账，相关记账凭证同样满足这里的“重复发生的日常业务”条件。利润分配一般是每年进行一次，每次的发生的内容不完全相同，也不能预期一定会发生，因此不满足该项条件。债务重组、企业并购等事项，尽管有可能在一年内重复发生，但这种重复并不是企业经营循环中必然发生的事项，不可能预期，因此也不符合该项条件。做出该项规定的主要考虑是，企业会计资料绝大多与重复发生的日常业务有关，这些资料实现无纸化，就能达到节省社会资源的主要目的。而除此之外的业务，不仅数量少，而且一般来说风险大、重要程度高，在会计监督中，相关资料被查阅的可能性大；同时，由于这类业务没有固定规则，一般不可能由信息系统自动生成，而是以人工处理为主，因此应当留有纸面资料，以便查证。需要指出的是，一项会计业务同时涉及到多种会计资料，则应当分别判断各种会计资料是否满足该项条件。例如，债务重组是非日常业务，其原始凭证和记账凭证中记载的内容不属于“重复发生的日常业务”。但有关记账凭证的内容需要登记分类账，可能涉及到财务费用总账和明细账。财务费用的发生对于分类账来说，则应当属于“重复发生的日常业务”。3.电子会计资料的“原生”性第（二）项条件，本意是指“原生”电子会计资料。所谓“原生”是与“从纸面转换”相对应的。原生会计资料一般都与重复发生的日常业务相关。例如，对于电信企业，确认话费收入的分录是由业务结算系统传递数据，会计软件根据既定业务规则自动生成的，这种情况下的记账凭证就是原生电子资料。而如果一项原始凭证从纸面扫描为电子影像，或者将手工填写的记账凭证（例如利润分配）输入到会计软件中，这些电子资料就是“从纸面转换”的，而不是由信息系统自动生成。这些会计资料在归档前，应当保留原纸面资料，至于归档可以采取的形式，则属于归档管理问题，应遵循工作规范第四十二条。需要注意的是，上述“从纸面转换”是指直接转换，如果纸面会计资料转换为电子资料后，又经过进一步处理，继续转换为其他资料，则其他资料应当视为“原生”而非“转换”的。例如，一张纸面销售单录入到信息系统中，则这张销售单属于“转换”的原始凭证，但如果系统根据录入的销售数据自动生成了记账凭证，则该记账凭证就应当视为“原生”电子资料。4.可查询性第（三）项条件要求无纸化会计资料必须可供查询输出。这里的输出包括显示和打印。对于该项条件，要把握好“及时”以及“人类可读”两项要求。“及时”是指，电子会计资料应当随时处于“在线”状态，打开终端设备就可以访问到，而不需要复杂的技术准备过程。例如，有的企业转换会计软件后，由于原有软件中的数据不能迁移到新软件系统中，就将原有软件系统及相关服务器等保留在线运行。这一做法符合及时性要求。如果企业停止系统运行，将服务器关闭，脱离企业网络并闲置，这种情况下，资料的查询就需要重新上线，而且不能确保原有系统能够正常运行，也就不符合及时性要求。“人类可读”是相对于“计算机可读”而言，它包括两层含义：一是资料要以人类可以理解的形式呈现，而不是一堆计算机代码和纯数据，也就是说不仅要有数据，还要有能对这些数据进行解析的应用软件。这里的应用软件一般就是会计软件或者文档处理软件。例如，有的企业对于过去的会计资料只以刻录光盘的形式留存了数据库文件，而没有保留相关的会计软件，那么这些会计资料将无法查询并以正确形式呈现，这就不符合该项条件。二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不是体现特殊业务逻辑的内容格式。5.防篡改机制防止篡改是确保会计资料的证据和轨迹价值的基本要求。防篡改数据的机制是信息系统层面的问题，它不仅涉及会计软件功能，还涉及诸如系统安全、职责分工和流程设计等问题。但对企业而言，首先是选用的会计软件应当遵循工作规范第二章要求。此外，会计软件本身在设计上应当有防篡改机制，包括对数据库的加密，对各类系统操作权限的分离控制等。由于会计软件评审制度的取消，对会计软件的监管一度比较薄弱，造成目前市面上的一些商品化会计软件并不完全满足上述要求，例如，有的会计软件对数据库没有任何加密措施，完全开放，任何具备一定知识的人员都可以绕过会计软件直接对数据库进行编辑修改。有的会计软件提供反结账、反记账、反审核等各种逆向操作功能，且没有对操作内容详细日志记录，这种情况下，如果缺乏纸面资料制约，企业就可以为所欲为，失去了会计工作起码的严肃性。因此，实施会计资料无纸化管理，企业首先要对其会计软件进行评估，只有满足本项规定条件的才能进行。6.备份制度第（五）项条件，建立电子会计资料的备份制度，是保证会计资料安全的基本要求。电子资料相对纸面资料有更多的灭失风险因素。在会计资料打印输出的情况下，纸面资料与电子资料实际形成相互备份关系。而一旦不打印了，则对于电子资料的备份要求就应当增强。备份的方法手段很多，包括异地热备份、磁盘阵列、刻制光盘等，主要是技术层面问题，这里不做过多讨论。需要指出的是，该项提出的“有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”，对企业的要求是比较高的。例如，要防止人为破坏，需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施，防止无关人员对设备的接触。对于小微企业来说，这些条件一般是达不到的。小微企业要实行会计资料的无纸化管理，可以采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务，以满足上述要求。大型会计软件厂商具有较强的实力和规模优势，一般具备完善的数据库备份体系。具备一定规模的会计代理记账机构也可能具备上述条件。7.建立索引建立会计资料索引体系，目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度，可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的一个问题。无法检索的资料，和没有资料没什么区别。所谓信息垃圾，就是这个意思。建立索引体系的要求，有三层含义：一是每类会计资料要有系统的编码措施，通过编码形成各类会计资料间的交叉索引，即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料，保证线索不断。二是通过索引能够找到会计资料。对于纸面资料，索引必须包含资料的物理空间位置信息。对于电子资料，信息系统应能通过索引（编码）访问到资料数据。三是对电子资料和纸面资料要建立统一的索引体系。尽管储存方式不同，电子资料和纸面资料内在是有机联系的整体。在电子资料中，应当含有相关纸面资料的索引信息，在纸面资料索引中，也应当包含相关电子资料的索引信息，从而实现电子资料和纸面资料的互查。企业应当制定会计资料索引体系的总体检索规则，明确哪些资料是纸面存储，应当如何检索，哪些资料是电子存储，应当通过信息系统的何种功能路径访问。总之，企业实施会计资料无纸化不是随意、无条件的，要保证会计资料作为证据和轨迹的留存价值，同时也需要在会计资料保管效率要求和查询使用需求两者之间找到平衡。这就是工作规范做出上述规定的基本考虑。（二）外部获取会计资料工作规范第四十一条规定：企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：（一）会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名；（二）电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证；（三）满足第四十条第（一）项、第（三）项、第（五）项和第（六）项规定的条件。1.会计资料范围外部获取会计资料是指所记载内容需要企业外部人员或者机构认可的会计资料。这类资料的范围比较广，主要是原始凭证，如发票、银行回单等。此外，还包括银行对账单、购销合同等其他外部获取资料。需要注意的是，外部获取资料不等于外部制作的资料，一份会计资料由本企业制作，但经过了外部认可，也属于这里所说的外部获取会计资料。例如，产品订购单，一般来说其格式和项目是由本企业设计，但如果需要客户的签章确认，就属于外部获取会计资料。2.电子签名外部人员或者机构对会计资料的确认，在形式上体现为签字或者盖章。对于电子资料来说，也就是要有电子签名。因此，工作规范第四十一条大部分引用了第四十条规定，与之不同的是加入了两项关于电子签名的条件。（1）什么是电子签名根据我国《电子签名法》第二条，电子签名“是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”。该法第十四条还规定，“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。简单地理解，电子签名就是电子文件上的签章。由于其效力得到法律的确认，电子签名使需要相关方认可的电子文件能够代替纸面文件成为证据使用。这正是外部获取会计资料无纸化的法律依据。事实上，电子签名不仅可以达到纸面签章的效果，而且其可靠性是纸面签章以及任何纸面防伪技术不可比的。电子签名技术能确保经签名的电子数据一旦被篡改即能被发现，从而保证电子数据的真实性和完整性。这也是第四十一条未引用第四十条第（四）项条件的原因。《电子签名法》施行后，电子签名在国内电子金融、电子政务和电子商务领域得到广泛应用。支持会计资料无纸化的成熟技术和市场环境已经形成。电子商业汇票是人民银行主导的一项电子签名应用。目前，相当一部分商业汇票从出票、承兑、背书到兑付全程都已实现电子化，整个汇票生命周期没有任何纸质文件生成。截止2012年10月底，接入电子商业汇票系统的机构共有338家，2009年10月28日至2012年10月31日，电子商业汇票系统处理电子商业汇票业务总数为2,183,090笔，金额61,亿。这充分说明了电子签名技术的高可靠性。同时，电子汇票的案例也说明，目前在一些领域实务中，纸面凭证已不复存在。电子签名在政务领域也有多项成功应用。例如，北京、海南、广西、甘肃等多地国家税务局和地方税务局将电子签名用于无纸化税务申报工作。这些地区企业向税务局的纳税申报完全通过网络进行，不再报送纸面材料。部分地方还将此项工作进一步延伸，实现了网上实时缴税。在商务和其他社会应用方面，电子签名也大显身手，在很多领域实现了无纸化。联想等一批公司将电子签名应用于销售订货业务中，实现销售订单管理无纸化。不少医院利用电子签名实现了病历档案管理的完全无纸化。一些保险公司利用电子签名，通过移动电子设备实现保单销售无纸化，提高保单销售处理的速度和销量。（2）工作规范对电子签名的要求工作规范第四十条第（一）项规定，无纸化管理的外部获取会计资料必须附有电子签名。这里要注意两个要求：一是电子签名应当是对会计资料进行认可的外部个人或者机构的，而不是企业自身的；二是电子签名应当是“可靠的”。根据《电子签名法》第十三条，可靠的电子签名必须同时符合以下条件：“（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现”。工作规范第四十条第（二）项进一步规定，电子签名应当经第三方认证。所谓第三方认证，是指用于电子签名的数字证书（即《电子签名法》中所说的“电子签名制作数据”）由独立于交易双方的第三方中介机构签发，所生成的电子签名真实性由该第三方进行鉴定的机制。提出第三方认证要求，是为进一步提高电子会计资料的公信力。例如，目前银行普遍开展电子银行服务，客户通过互联网发出转账、付款等各项指令，就附有电子签名。其中，有的银行使用的是第三方认证，有的银行是自己认证。对于自己认证的情况，如果银行与客户之间就某笔业务存在争议，则银行依据自己的认证结论为自己提供证据就显得公信力不足。对于电子银行业务来说，如果采用第三方认证，则银行和客户企业双方所得到的交易凭据数据的公信力都能得到保证。工作规范要求电子签名经符合《电子签名法》的第三方认证，也就是要由依据该法设立的电子认证服务机构来提供证书发放和签名鉴定等服务。根据《电子签名法》，电子认证服务机构的设立由国务院信息产业主管部门审批。公众可以通过工信部网站查询依法设立的电子认证服务机构名录。工作规范第四十一条规定，对银行等具有广泛客户群体的企业来说，不仅可以提高自身工作效率，而且，还为其改进客户服务，进一步提高竞争力提供了契机。例如，银行可以在电子回单中加入第三方认证的电子签名，使客户企业不再需要纸面回单，提高客户企业会计工作效率。三、相关问题企业开展会计资料无纸化管理，还应当注意以下问题：（一）会计监督与无纸化符合条件的企业对会计资料进行无纸化管理，意味着对企业开展会计监督，包括注册会计师审计和政府监管机构的检查，都不能要求企业提供全套纸面会计资料。但是，企业应当对会计监督工作提供必要的帮助和支持，对于监督人员需要查阅和输出的电子资料，包括需要作为证据带走的电子会计资料，企业仍应当根据要求查询、打印，必要时进行签章确认。（二）电子会计资料的格式工作规范所称的电子会计资料，并未限定其格式。无论其是以数据库、XBRL等结构化形式存在，还是以HTML、PDF、Excel、Word等非结构化形式存在，无论其由会计信息系统管理、还是由专门的档案系统管理，只要符合工作规范规定的条件，都可以不输出纸面资料。例如，一张自动生成的记账凭证，最初以数据库形式存放于会计信息系统中，后来按照企业档案管理统一要求转换为PDF文件存放于企业档案管理系统中并能通过该系统随时查询的打印，则可以视为满足第四十条第（三）项规定的条件。（三）与会计档案管理规定的衔接应当指出的是，会计资料和会计档案是不同的概念。会计资料的范围比会计档案更广，会计档案是会计资料，但不是所有会计资料都是会计档案，只有具有长期保存价值并归档保存的会计资料属于会计档案。工作规范第四十条、第四十一条规定的是会计资料无纸化条件，而对于哪些会计资料属于会计档案，何时归档，归档应当采取何种形式，则应当按照工作规范第四十二条，“遵循国家有关会计档案管理的规定”。这里的“会计档案管理的规定”，是指财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》。目前，该办法正在修订中，对于会计档案的电子化管理问题，将采取与工作规范一致的原则。按照现行《会计档案管理办法》第六条规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，一年之后再归档。因此，企业对于电子会计资料归档管理的时点问题，可暂按上述规定执行，归档前，电子会计资料的管理遵循工作规范的规定。会计软件的规矩方圆

——企业会计信息化工作规范解读之二2014年1月9日来源：会计司

一、有关背景信息化时代，企业相当一部分会计工作是通过会计软件完成。会计记录与报告由会计软件自动实现已经不足为奇，在会计系统与业务系统对接集成，估值模型与控制规则内嵌入会计软件的情况下，部分会计确认与计量工作甚至已经由会计软件自动实现。信息化不再仅仅是会计工作的工具和手段，而是成为企业会计工作的基础环境，带来了会计工作、会计监督理念与模式的变革。而会计软件功能，也已成为会计职能的重要组成部分。对会计软件功能的规范，也就成为财政部门对企业会计管理和监督的必要一环。否则，会计处理过程就成了“黑匣子”，会计信息质量监督也就无从谈起。1994年，财政部建立了商品化会计软件评审制度，对会计软件功能通过事前控制进行规范。随着行政审批制度改革，软件评审取消，由于监督管理没跟上，对会计软件功能的管理一度成为空白，导致会计软件领域出现一些乱象：有的软件缺乏基本的会计控制手段，使得企业可以随意改变会计核算结果而不留下任何痕迹；有的软件不按照会计行业约定俗成的方式组织和输出会计资料，导致监督人员无法理解和判定核算过程的合规性；还有的软件完全采用外国语言文字，对会计监督工作带来障碍，等等。因此，为会计软件功能重新划定规矩方圆，明确哪些功能是会计软件必须具备的，哪些功能是会计软件不得提供的，并通过一定的手段确保这些规定落到实处，就成为《企业会计信息化工作规范》（以下简称工作规范）的重要考虑之一。对于会计软件功能，过去的《会计核算软件基本功能规范》（财会字〔1994〕27号）规定得比较细。例如，会计软件要具备初始化功能，要根据输入的科目代码提示科目名称，要自动校验借贷平衡等，这些规定在会计软件市场发展还不完善的情况下，起到了引导会计软件供应商（以下简称供应商）完善软件功能的作用。而工作规范制定遵循的一项重要原则是：市场能够解决的问题不再强制规定。提高软件易用性、便利性，减少差错的功能设计，市场已经可以解决，而且考虑得比政策规定更多、更细，工作规范也就没有必要再做规定。因此，工作规范对软件功能的要求，比较过去文件缩减了很多。二、条文解读工作规范第二章“会计软件和服务”明确了会计软件的功能要求。下面逐条予以说明：第六条会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算，不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计。工作规范对于会计软件的功能做了许多具体规定，但随着实践发展，可能会出现这些规定没有考虑到的新问题，这就需要对软件功能有原则性要求。该条就是对会计软件功能提出的总的原则性要求，目的是保障国家统一会计准则制度的执行，有效应对可能出现的所有问题。第七条会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。关于会计软件的语言问题，过去相关文件早有规定。实务中，有的外资企业使用境外投资者或者母公司指定的会计软件，但在使用前并未进行汉化，导致会计监督人员在履行监督职责时的障碍。因此工作规范予以重申。该条规定包括两方面要求：一是软件界面要使用中文，也就是软件的功能菜单、操作向导、表单格式、提示信息、帮助文件等都要使用中文；二是要有对中文处理的支持，也就是要有符合中国国家标准的汉字编码支持能力，使汉字能在系统中正确输入、显示和打印。两者是不同的概念，需要同时满足。第八条会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。该条规定并非强制要求企业的每个科目及其代码都与财政部发布的会计科目表相一致，而是要求会计软件具有与会计准则制度相符合的科目分类和编码方式，也就是说，会计科目应当按资产、负债、所有者权益、成本、损益等项目划分一级科目类别，同时科目编码也应当采用数字，通过首位数区分科目所属会计要素类别。做出该项规定，主要是要改变现有的部分会计软件仅采用了不同于会计准则制度的科目分类和编码的做法，例如，按照采购、销售等不同业务类别设置一级分类；按照辅助核算项目设置一级科目；科目编码采用或者参杂英文字母等等。这些做法缘于不同的会计数据组织方法，尽管其核算的最终结果可能与按照准则制度的核算结果一致，但其过程有其特殊的逻辑，不易被会计监督人员所理解，也就无法证明其结果的合规性。当然，提供符合统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能，并不排斥会计软件提供其它分类和编码功能。会计软件可以在一套基础数据基础上按照不同分类方式组织会计数据。第九条会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能。与第八条相类似，该条规定是保证会计软件按照会计监督人员易于理解的形式呈现会计资料，还原会计核算过程。会计制度并未对凭证和账簿（这里指分类账和日记账）有统一规定,但《会计基础工作规范》（财会字〔1996〕19号）相关条款对凭证、账簿所必须记载的事项是有规定的。而在我国会计实务中，凭证和账簿有约定俗成的格式，市场销售的空白凭证和账簿的格式也都大同小异。这种约定俗成的凭证、账簿格式一直以来得到会计制度的默认。可以说，这些惯例也是会计制度的有机组成部分。会计软件显示和打印的凭证、账簿，应当符合《会计基础工作规范》规定的内容和行业约定俗成的格式。第十条

会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。信息化条件下，对数据的增、删、改前所未有的便利。但便利性是把双刃剑，它能提高会计工作的效率，同时也对会计核算过程的可信赖、可追溯造成威胁。如会计软件提供反审核、反记账、反结账等各种逆向操作功能，导致会计核算过程失去严肃性，核算结果随意可变。这正是当前会计软件乱象中比较突出的一个问题，也是工作规范重点治理的领域之一。当然，效率也是要兼顾的目标。信息化与手工记账有不同的环境变量，不能完全套用手工记账的旧思维。手工环境下，对会计处理过程的追溯完全依靠纸面凭证、账簿、报表形成的完整证据链。除此之外，没有其他证据线索，因此对凭证、账簿的修改受到严格禁止。这确保了会计信息质量，但也降低了工作效率。信息化环境下，会计处理过程除了凭证等证据外，还可以有用户操作日志详细记录每项操作。这是会计环境的变化，会计控制方法与手段应当相应改变，在不妨碍会计处理过程可追溯的前提下，提高会计工作效率。因此，工作规范并未对所有逆向操作加以禁止，而是抓住最关键的记账环节。核算流程中，记账是改变账户发生额和余额、最终决定报表数字的一步。因此，对记账功能和已记账凭证进行控制，防止对相关数据的随意篡改，是会计软件必须满足的要求。而其他情况下的数据修改，例如：对尚未记账凭证的删除，重新打开已结账会计期间补充记账，在操作日志功能完备的情况下，并不对会计核算的严肃性造成损害，且能方便企业更正错误，工作规范对此未做限制。对记账的规范主要有三个方面：一是不可逆的记账功能。这里的记账，强调的是记账后果，而不是记账过程，与会计软件对记账操作如何进行后台处理无关。也就是说，凭证记账后，该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力，此后不管以任何条件输出账簿和报表，该凭证的影响都应当予以反映。不可逆的记账功能，就是说已记账凭证发生的后果不可撤销。当然，用红字凭证更正记账错误，则对冲的两张凭证都发生了记账后果，不属于这里所说的逆向操作。之所以强调记账后果而非过程，是因为会计软件不是手工过程的模拟。信息系统中，会计账簿和报表可能只是一个逻辑概念，没有对应的物理文件，而是根据查询和输出需要即时生成。相应地，会计软件的记账在后台处理中也不一定是即刻在相关账簿中增加一行记录、改变科目的发生额和余额，而是对记账凭证数据做一个记账标记。所以，强调记账后果，意味着记账标记就不得通过任何操作予以取消，在输出账簿和报表时，有记账标记的记账凭证必须参与账簿和报表的生成过程，而没有标记的凭证不得参与这一过程。供应商也不能以记账尚未改变账簿数据为由辩称对记账标记的取消不是记账的逆向操作。二是对记账顺序的保护，包括两方面：对已记账凭证的连续编号；对已记账凭证删除和插入的禁止。两者相结合才能保证记账原始顺序不被篡改。三是对记账内容的保护，禁止对已记账凭证关键信息的修改。关键信息指日期、金额、科目和操作人。这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期，例如制单日期、审核日期、记账日期等。操作人也包括经手记账凭证的所有人员，例如出纳、会计、审核人等。会计软件不得提供对已记账凭证关键信息的修改功能，同时也意味着对尚未记账凭证的修改和已记账凭证其他信息的修改不受限制。这是工作规范适应信息化特点，从提高工作效率实际需求出发而做出的突破。例如，会计分录摘要经常因会计人员信息掌握不充分而出现不准确，需要在记账后修改的情况。如果不允许直接修改而采取红字冲销重新编制凭证的方法，则过于繁琐也无必要。因为在科目和金额都不可修改的情况下，对摘要的修改也就受到限制，不可能修改为完全不相关的业务内容，而且这种修改也不对核算结果形成影响。此外，操作日志也能够反映摘要的修改过程。因此，限制关键信息的修改，放开其他信息的修改，实现了信息化条件下会计核算可靠性要求与效率性要求的平衡。第十一条鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能，便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。XBRL（eXtensibleBusinessReportingLanguage）是一种新兴的电子财务报告格式，它以XML（可扩展标记语言）为基础，统一了描述财务报告的语义和语法，可以解决财务报告的重复编报、重复录入等问题，实现对财务报告的自动分析和跨系统的信息交换，能有效降低会计信息生产和使用成本，深度挖掘会计信息价值，因而在全球得以广泛采用。2010年10月，国家标准化管理委员会发布了《可扩展商业报告语言技术规范》系列国家标准，财政部同时发布了《企业会计准则通用分类标准》，分别在技术和业务层面建立了我国XBRL应用的标准体系。此后，财政部组织了《企业会计准则通用分类标准》实施工作，要求实施企业向财政部报送XBRL格式年度财务报告。至2013年，实施企业包括大型中央企业、银行业金融机构、保险公司、地方大中型企业共计206家。随着XBRL应用的深入发展，更多的企业将采用“嵌入式”的编报方式，通过会计软件系统数据直接生成XBRL实例文档。因此，工作规范鼓励供应商在会计软件中集成XBRL功能。当然，这一功能应当符合上述国家标准，确保生成的XBRL财务报告在技术上满足质量要求。为帮助供应商开发出合格的XBRL软件产品，国家认监委、财政部设立了XBRL软件认证制度，由独立第三方机构对软件是否符合国家标准进行检测。供应商可以根据自身情况，为相关会计软件产品申请认证。第十二条会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口，满足外部会计监督需要。随着会计信息化发展，会计监督也在不断迈向信息化。一种新的检查方式就是监督人员从企业会计系统中直接调取电子会计资料，通过审计软件查阅、分析会计资料并找出问题。但是，由于各种会计软件没有统一数据接口，调取不同软件中的数据需要不同的工具，各政府部门、会计师事务所都各自开发自己的工具，造成资源的极大浪费，监督的效果也未必好。除会计监督外，企业更换、升级会计软件，也面临着前后两种软件数据格式不一致问题，无法进行安全、有效的数据迁移，造成电子会计资料在迁移中的损失。会计软件数据接口的国家标准，可以解决上述问题。会计、审计软件只要都遵循这一标准，不需要开发繁杂的接口工具，就可以实现数据的交换，满足会计监督以及其他需求。配合这一规定的贯彻落实，全国会计信息化标准化技术委员会正着手开展会计软件数据接口国家标准制定工作。第十三条会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。国内外经验表明，由于技术进步，电子会计资料依赖原生软硬件系统有可能由于升级换代而造成在一定时期之后不可读。这就决定了电子会计资料应离开原生信息系统进行归档保存。电子会计资料归档功能应是会计管理软件的一项重要功能。值得澄清的是，因系统运维需要而通过备份系统进行的备份，无论是在线的还是离线，都不是真正意义上的归档保存。归档应是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。归档时，首先要进行鉴定，区分需归档和不需归档的部分，去除不需归档数据和冗余数据，对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性，并按重要程度区分保管期限，组成保管单位。在这个过程中，需将归档的电子会计资料转换成符合归档要求的存储格式，与其元数据一起按要求封装打包，从会计信息系统中导出，传送至档案管理信息系统或归档指定的存储位置，然后对已完成归档的会计资料进行标记，以防止重复归档。这些功能需要在会计信息系统完成，即所谓的归档功能。归档功能最好还具有定期删除已归档数据，以释放存储空间的功能。电子会计资料归档过程中的有关要求可参照国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2002）；元数据项的要求参见档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）；归档时电子会计资料的封装格式可参见档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）。为使归档后的电子会计档案长期可读，电子会计资料归档时的存储格式应选择有利于长期保存的格式，具体要求可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）。企业在购买、实施会计软件时，应充分听取本企业档案部门对于电子会计资料的归档范围、元数据项、归档后的存储位置、归档储存格式等方面的意见，使电子会计资料能够顺利归档。第十四条会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整，提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能，并能以简单易懂的形式输出。前面提到，用户操作日志是信息化带来的重要环境变量，也是工作规范制定中的重要考虑因素。在提高会计工作便利性、效率性的同时，日志就承担起更多的记录和还原核算过程的责任。值得供应商关注的是，该条规定的日志功能，不是传统的系统日志概念，而是为会计监督服务的用户操作日志。两者的区别在于：前者主要供技术人员使用，而后者直接供会计监督人员使用；前者主要采用技术术语描述，而后者应当采用自然语言以及会计业务术语描述。具体来说，用户操作日志应当满足以下要求：一是完整性。会计软件必须能保证日志记录的完整，将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来，包括对核算结果有直接影响的数据录入、修改、插入、删除，对核算工作所依赖的基础数据（如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息）的维护。二是安全性。会计软件应当采取技术手段，保证用户操作日志中的任何信息不被用户以任何手段修改和删除。三是可查询性。用户操作日志必须提供对各类操作的查询，以便会计监督人员筛选出想要的信息。否则，庞大的记录数据就是信息垃圾，没有实用价值。查询应当可以按照操作人员姓名或者用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。这里的操作，是业务层面的概念，例如，记账凭证的录入、修改，记账会计期间的打开、关闭，会计科目的增加，尚未记账凭证的删除，对凭证审核的取消等等。日志功能应当记录具体操作内容、操作人以及精确到分秒的操作时间。对于不同的操作，需要记录的操作内容是不一样的。例如，对于科目的增加，系统应当记录增加的科目名称、代码以及属性。对于记账凭证的修改，应当记录修改的项目以及修改前后的内容。对于已结账期间的重新开启，应当记录开启期间的起止日期。供应商应当在详细梳理会计软件功能菜单基础上，以会计监督需求为导向，逐项确定应当进行日志记录的用户操作种类和相应操作内容，设计开发完善的日志功能。第十五条以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。对于因供应商原因造成客户会计资料泄露、毁损的，客户可以要求供应商承担赔偿责任。第十六条客户以远程访问、云计算等方式使用会计软件生成的电子会计资料归客户所有。软件供应商应当提供符合国家统一标准的数据接口供客户导出电子会计资料，不得以任何理由拒绝客户导出电子会计资料的请求。第十七条以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当做好本供应商不能维持服务情况下，保障企业电子会计资料安全以及企业会计工作持续进行的预案，并在相关服务合同中与客户就该预案做出约定。“会计软件云”是依托于高速互联网的一种全新会计软件服务和使用模式。它是指会计软件未安装在企业本地，而是运行于供应商的远端服务器，用户通过互联网使用软件，会计资料也存储在远端服务器中。其本质是会计软件和服务器资源的租用。目前，主流供应商都看好这一服务发展前景，推出了自己的会计软件云服务，其中一些是免费服务（例如试用版）。工作规范对“会计软件云”这一新兴的会计软件服务业态进行专门的规范，主要是考虑到会计软件云服务的特殊性：一是免费服务情况下，用户企业可能忽略自身权利的保护；二是会计资料存储在远端，用户企业只具有访问能力而不具有控制能力，可能因权属关系不明而产生纠纷；三是作为企业内部职能的会计核算，其运行依赖于外部企业（供应商）的正常运营，存在着用户企业不能掌控的风险因素；四是大量用户企业的会计核算和数据存储集中于供应商的服务器上，业务异常的风险高度聚集。会计工作不仅是企业管理活动，由此形成的会计资料也不仅是企业财产。会计工作还是国家经济管理工作的基础环节，企业会计资料也是政府对企业监管的重要依据。企业与供应商之间的服务模式不应妨碍国家经济管理工作的正常开展，会计软件云服务的相关权利义务关系必须明确。正是出于这一考虑，工作规范从保护会计资料的安全完整和企业会计工作持续进行的角度出发，明确了云服务供应商的相关责任。其中：第十五条规定供应商应当从技术上确保客户会计资料的安全和完整，这一责任不以客户是否支付服务费为前提。对于自身原因（技术上的原因以及技术以外的原因）造成的客户会计资料泄露、毁损，由客户决定是否追究供应商责任。当然，因客户原因（例如密码管理不善）造成的会计资料损失，供应商不承担责任。第十六条明确了云服务形成的会计资料所有权归客户，并要求供应商确保客户会计资料的正常导出。这一方面是落实单位会计责任的需要——如果客户对自己的会计资料没有所有权，就会出现会计责任不清的情况；另一方面也是保证企业会计工作持续进行的需要——客户从一种云服务切换到本地会计软件或者另一供应商的云服务时，就需要进行数据迁移。因此，云会计软件也应当与传统会计软件一样，提供符合国家标准的数据接口，供客户导出会计资料，供应商不得以任何理由拒绝。例如，在用户不再支付服务费的情况下，该用户也应能通过账户登录服务并导出全部会计资料。第十七条要求供应商对云服务中断的情况做好预案。由于商业的、管理的、技术的或者不可抗力等风险，会计软件云服务存在着中断的可能，如供应商解散清算、服务器遭受攻击瘫痪等。这种情况下，可能有大量企业的会计资料安全受到威胁，会计工作的持续运行受到影响。为避免这一情况的出现，工作规范要求供应商提前做好预案，保障用户会计资料安全和会计工作持续。同时，供应商还要以适当方式将预案内容告知客户，作为客户与供应商的合同内容的一部分。第十八条软件供应商应当努力提高会计软件相关服务质量，按照合同约定及时解决用户使用中的故障问题。会计软件存在影响客户按照国家统一会计准则制度进行会计核算问题的，软件供应商应当为用户免费提供更正程序。该条第一款对供应商的服务提出一般性要求。会计软件不同于普通零售软件，它影响着企业的正常运营。供应商提供的也不仅仅是软件，服务是保障软件正常运行必不可少的部分，在很大程度上决定着软件的使用效果。服务质量成为客户选择会计软件越来越重要的考虑因素，也是市场竞争的一个重要方面。第二款的规定，是对第六条规定的呼应，进一步明确供应商的责任。会计软件升级，如果是对功能的进一步完善，提高使用便利性等，应按照合同约定收取费用。但如果是对影响客户按照会计准则制度核算的问题的修正，则不应收取费用。这样规定出于两方面考虑：一是出现问题的过错在于供应商；二是保障企业对会计准则制度的执行。第十九条鼓励软件供应商采用呼叫中心、在线客服等方式为用户提供实时技术支持。这是引导软件供应商提高服务即时性。信息技术的发展，不仅带来会计软件功能的完善以及性能的提高，也为会计软件相关服务水平的提升、服务模式的创新提供了可能。供应商在关注新技术对软件影响、改进软件的同时，也可以思考新技术在改善服务方面所能发挥的作用。例如，现在一些即时通讯软件中集成了远程桌面功能，使得远程控制已经成为大众化工具，不再需要专门的客户端软件。这为技术支持人员解决客户疑难问题提供了一种新的渠道。第二十条软件供应商应当就如何通过会计软件开展会计监督工作，提供专门教程和相关资料。适应信息化环境，会计监督工作越来越多地直接通过会计软件查询资料、发现线索、分析问题。但是，市面上林林总总的会计软件，不同的功能设计和界面风格也确实给监督人员带来挑战。监督人员无法熟练使用会计软件，只能要求企业提供纸面会计资料满足监督需要，给企业造成负担。因此，软件供应商提供通过软件开展会计监督的专门教程或者手册等资料，为会计监督工作提供便利，也就减轻了客户企业的负担。同时，也有利于消除会计监督人员对软件功能的误解，提升会计软件的形象。供应商编写会计监督相关教程、手册等资料，要注意专门性要求。对于会计监督相关操作的说明，一般软件用户手册等资料中都有，但关键在于这些内容并没有根据监督工作的需要定制，而是要在大量内容中寻找，这对于监督人员来说是几乎不可能的。因此，专门教程和相关资料就是要把监督人员可能用到的操作说明单独组织起来，要突出重点，根据使用频率排序，要有实用性、操作性，简洁明了，直接指明相关功能的菜单路径，使监督人员在最短的时间就能上手操作。建议供应商就会计监督需求进行分析研究，在此基础上编制相关材料。专门教程和相关资料应当连同会计软件的其它手册资料一并提供给客户，以备会计监督人员查阅。同时，鼓励供应商直接为客户集中的地区、行业或者领域的监管部门提供相关资料以及培训服务，进一步提高监督人员利用软件开展监督的工作效率和业务水平。总之，对会计软件功能和相关服务的规范，既是满足会计监督的需要，也是保障企业会计工作正常运行的需要。只有这两个目的达到了，企业会计信息化才能摆脱阻碍，不断发展，会计软件服务行业才能展示勃勃生机，蓬勃向上。从规范走向引导

——企业会计信息化工作规范解读之三2014年2月13日

来源：会计司

一、有关背景

电算化时代，信息技术是工具，是会计人员手脑功能的延伸。会计人员的思维、方法、流程、手段也就成为会计软件摆脱不了的框框。因此，电算化就是手工核算的模拟，其过程对每个企业来说都是基本相同的。过去发布的会计电算化相关文件正是基于这一理念而制定，更多地反映了对电算化核算过程的规范，统一性、强制性要求多。

信息化不同于电算化。信息化时代，信息技术不仅是工具，更是企业经营管理的环境，是企业组织会计工作应当考虑的众多因素之一。而每个企业面临的环境因素是不同的，信息技术和其他环境因素相互影响和适应，共同决定着不同的会计方法、流程、组织结构，以及会计与其他经营管理活动的关系。因此，过去的一些政策理念和方法已经不适应，甚至阻碍了会计信息化的进一步发展。

《企业会计信息化工作规范》（以下简称工作规范）顺应了信息化时代的要求，摆脱了“模拟手工”的电算化思维，在很多方面突破了过去规定和现行做法。同时，工作规范把会计信息化放在企业整体经营管理环境中，重视会计与其他业务活动的有机联系，强调会计信息化带来的工作流程和模式的革新，以及信息化与制度环境的互动。对于企业如何充分合理利用信息技术，提高会计管理水平，工作规范以引导、启发为主，由企业根据自身情况决定工作内容和进度。

从规范到引导，体现了信息化地位作用的演进，更体现了“转变政府职能”、“减少政府对微观事务管理”的要求。

二、条文解读

工作规范第三章“企业会计信息化”对企业开展会计信息化工作各方面提出了要求。下面逐条予以说明：

第二十一条

企业应当充分重视会计信息化工作，加强组织领导和人才培养，不断推进会计信息化在本企业的应用。

除本条第三款规定外，企业应当指定专门机构或者岗位负责会计信息化工作。

未设置会计机构和配备会计人员的企业，由其委托的代理记账机构开展会计信息化工作。

企业开展会计信息化工作，首先需要组织、机构和人员的保障。该条对此提出了原则性要求。

会计是企业各方面经营管理信息汇聚的枢纽，规模越大的企业，会计信息化涉及的部门、业务、流程就越多、需要协调的关系就越复杂。因此，大型企业的会计信息化项目，其建设实施应当由具有足够权限的企业负责人来领导，重大事项需要企业主要负责人主持决策。

对于具体负责会计信息化工作的主体，企业可以有多种选择：小微企业可以指定会计部门或者会计人员负责，或者把会计信息化工作交由代理记账机构；大中型企业可以在会计部门、信息技术部门内部设立专门机构或者岗位负责，或者设置独立于两部门的专门部门负责。

会计信息化是财务会计、财务管理、内部控制和信息技术的深度融合，需要复合型人才。对于大中型企业来说，会计信息化建设还必须有熟悉本企业情况的复合型人才。只有熟悉本企业情况，才能制定出切合实际的信息化方案，以及能在本企业贯彻推行的配套制度体系。否则，会计信息化可能与企业经营成为“两张皮”，造成建设失败和投资浪费。

第二十二条

企业开展会计信息化工作，应当根据发展目标和实际需要，合理确定建设内容，避免投资浪费。

尽管信息化是方向，但信息化作为企业经营的环境因素，需要与企业发展所处阶段、规模、内部文化、组织架构、员工素质、法律、监管等其他环境因素相互配合，因地制宜地推进，不能“赶时髦”，追求“一步到位”。因此，在整体规划的前提下，会计信息化建设内容可以分阶段逐步完善，根据企业经营发展的需要分模块搭建。

第二十三条

企业开展会计信息化工作，应当注重信息系统与经营环境的契合，通过信息化推动管理模式、组织架构、业务流程的优化与革新，建立健全适应信息化工作环境的制度体系。

前面多次提到，信息技术与其他环境因素要相互适应配合，共同对企业经营管理构成影响。同时，会计也是企业牵一发而动全身的工作。实践证明，决定会计信息化成败的不是“建”而是“用”。设计上再完美的信息系统，如果不适应企业实际情况，没有相应的制度支撑配合，没有处理好内外部利益关系，没有得到用户部门的支持，就可能成为摆设，甚至带来负面效应。

因此，企业推进会计信息化，不仅要考虑系统建设本身，还要研究管理模式、组织架构、业务流程是否契合。信息系统的建设实施过程，往往也是会计工作变革的过程。变革的关键是相关部门和岗位的认识要统一，而最终结果则要以制度的形式来反映和固化。只有认识统一、制度保障前提下的系统，才可能运行良好，发挥预期的效益。

第二十四条

大型企业、企业集团开展会计信息化工作，应当注重整体规划，统一技术标准、编码规则和系统参数，实现各系统的有机整合，消除信息孤岛。

信息化的优势在于信息的共享和集中，企业经营管理发展到一定层次，必然要求信息更高层次的共享和更大范围的集中。因此，企业会计信息化建设，功能可以逐个模块地搭建，范围可以从局部到全面，但是规划必须是整体性的，技术标准必须是统一的。对大型企业，特别是地域分布广、分支机构、核算层级众多的企业集团来说尤其如此。这就要求各部门、各单位的系统不能各自为政，必须为将来的整合做好准备，必须采用一种“语言”说话。这样，未来各个系统之间才能“对话”，信息化的优势也才能充分发挥。否则，各种系统就会成为一个个“孤岛”，相互间没有联系。或者成为一个个“烟囱”，信息只向上通，没有横向联系。

信息化建设，无论是企业还是政府，无论是会计领域还是其他业务领域，也无论是国内还是国外，大量经验和教训都说明一点：整体规划和统一标准很重要。没有规划和标准，一开始可能省事了，但未来到了必须整合的时候，就会花成倍的精力去处理系统间不兼容问题。为了整合不得不废弃原有系统重复建设的情况也时有发生。而这种情况下，组织和人员对原有系统的依赖性和惯性，更会对新系统的实施形成阻力。

因此，大型企业开展会计信息化建设，无论从一开始就采取统建方式，还是“先分后统”方式，都要有顶层设计，要在统一领导下进行。要有统一的技术标准，编码规则和系统参数。其中，技术标准主要是指用于交换的数据格式；编码规则是指企业对各类业务概念的统一定义，又称为数据字典（例如会计科目表）；系统参数则是指为完成特定业务处理或者控制功能而需要自上而下传递的数据。例如，对于经理可以审批的费用限额、某类固定资产的折旧方法和折旧年限等，企业总部制定标准后可以传递至各级系统中，这就需要统一定义相关系统参数。

第二十五条

企业配备的会计软件应当符合本规范第二章要求。

提供合格的会计软件是软件供应商的责任。企业同样也负有使用合格软件的责任。两者不能相互替代。

企业的这一责任有两种情况：如果企业自己开发会计软件，则开发的软件应当符合工作规范的要求；如果企业外购会计软件，则应当选择符合工作规范要求的产品。否则，企业可能面临工作规范第四十四条规定的处理措施。

企业可以参阅工作规范解读之二《会计软件的规矩方圆》，详细了解对会计软件的要求。

第二十六条

企业配备会计软件，应当根据自身技术力量以及业务需求，考虑软件功能、安全性、稳定性、响应速度、可扩展性等要求，合理选择购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。

定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发。

该条主要是提示企业进行会计软件配备方式决策时应当考虑的因素。成本是企业决策的重要因素，但除此之外，软件功能、安全性、稳定性等因素也很重要。企业应当衡量自身技术力量以及外部开发单位能否有效满足上述各项要求。

第二十七条

企业通过委托外部单位开发、购买等方式配备会计软件，应当在有关合同中约定操作培训、软件升级、故障解决等服务事项，以及软件供应商对企业信息安全的责任。

该条是提示企业在软件配备中不可忽略对相关服务的需求。会计软件不同于一般商品软件，要保障软件的正常使用以及会计工作的持续开展，相关服务不可缺少。对信息安全责任的承诺，也是供应商服务的重要部分。而一些软件厂商可能重产品而轻服务，小微企业由于经验不足也可能在购买产品时忽略相关服务问题。

第二十八条

企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，通过业务的处理直接驱动会计记账，减少人工操作，提高业务数据与会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享。

信息化的趋势之一是不同业务系统的集成。过去，企业经营数据可能需要先导出，经格式转换、分类汇总等人工处理后再导入或者输入会计系统。现在，业务系统与会计系统互联后，业务发生时，业务系统就可以将数据直接推送给会计系统。会计系统根据这些数据，按照既定规则生成记账凭证并自动记账。这一过程就是业务直接驱动的记账。它的优势：一是提高效率；二是增进会计核算的及时性；三是避免人工差错；四是防止舞弊；五是提高系统间数据一致性。

例如，对于加油站来说，每次加油完成挂枪后，自动加油机就能生成油品种类、加油量、单价和总金额信息。生产管理系统搜集到这些信息后，就能传递给会计系统，从而触发会计系统生成确认收入和成本的分录，并完成记账。整个过程几乎在加油完成的同时完成。

当然，实现业务系统与会计系统的集成，一个重要前提是技术标准和数据字典的统一，也就是第二十四条所强调的内容。举例来说，如果生产系统中把加油量定义为“公升数”。而会计系统中定义为“加油量”，则两系统中的数据就无法进行配比，也就无法实现自动的数据交换。

第二十九条

企业应当根据实际情况，开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联，实现外部交易信息的集中自动处理。

信息化的一大驱动力是互联互通的需求，企业内部如此，企业与外部主体间同样如此。因此，信息化的发展必然从企业层面走向社会层面，企业间信息系统的互联是必然的发展方向。

企业间互联，实际上是会计系统与业务系统的集成向企业外部的拓展，其目的也是实现自动记账，只是将驱动记账的环节向前进一步延伸。因此，会计系统与业务系统集成所具有的优势，企业间互联同样具备。同时，企业间互联毕竟是更高层面的信息化工作，它还具有更多优势：

一是为交易及其核算的无纸化奠定了基础。交易中，纸面文件的作用是传递信息，包括表示证明、确认以及认可的信息。企业互联后，纸面传递的信息就可以被电子信息代替，证明、确认或者认可也可以通过电子签名实现。特别在电子发票（含电子签名信息）进一步推广的情况下，绝大多数的企业间交易都可以实现完全的无纸化，从而降低交易成本，节省社会资源。

二是为企业改进客户服务，升级营销模式提供了契机。对于银行、电信、能源、差旅服务、电子商务平台类企业来说，他们的客户可能存在交易无纸化需求。因此，提供专门的客户端软件或者标准接口，供客户信息系统获取电子凭证，就成为改进客户服务，提高企业竞争力的一种手段。进一步说，企业互联以及配套的服务模式升级，是互联网创新的一种重要形式，它对企业来说就是竞争优势、市场和利润。

电子机票就是航空公司与机场系统互联，共同改进乘客体验，转换机票销售模式的典型案例。过去，乘客办理乘机手续，手里必须要有纸质机票。因此，乘客主要通过实体销售点购买机票，不仅往返奔波，还可能出现乘机时忘带机票的不便。而实行电子机票后，乘客更多采用电话、网络订票的方式，通过银行卡支付。乘机时不需要携带任何购票凭证，机场终端即可根据乘客身份信息查询出购票情况。这极大地便利了乘客，也为航空公司节省了销售费用。

三是有利于交易和信息的集中处理。企业间互联一般是通过统一端口进行，业务和相关信息从一开始就是集中处理的，而不像传统交易方式那样，由各层面、各地域分散进行，然后再进行信息的集中。这就减少了信息处理环节和成本、提高了效率。

具有普遍服务义务的企业，如银行、公用事业、邮政等企业，一般在交易中处于主导地位，在企业互联中也应当更为主动，开发本企业的数据服务功能和接口标准，甚至推动制定行业和国家标准，促进社会信息化水平的提升。

第三十条

企业进行会计信息系统前端系统的建设和改造，应当安排负责会计信息化工作的专门机构或者岗位参与，充分考虑会计信息系统的数据需求。

会计是企业经营管理各方面信息汇聚的枢纽，处于信息流的下游。可以说，会计信息系统是其他业务系统的重要用户。因此，会计信息化专门机构或者岗位有必要向其他业务系统提出对上游信息的需求，也就有必要参与前端系统的建设工作。

从另一个角度看，由于会计系统与业务系统的一体化，业务直接驱动记账，会计系统与其他系统的界限不再黑白分明。ERP等综合管理软件的出现，更使得会计系统与其他系统“你中有我、我中有你”，单纯的会计系统或者业务系统的概念可能已不存在。因此，企业开展信息系统建设，或多或少都涉及到会计职能，会计信息化专门机构或者岗位都应当参与。

会计信息化专门机构或者岗位对前端系统建设的参与，重点要把握两个方面：一是前端系统采集或者生成的信息内容是否满足会计工作需要；二是前端系统采用的技术标准、数据字典是否与会计信息系统兼容。

第三十一条

企业应当遵循企业内部控制规范体系要求，加强对会计信息系统规划、设计、开发、运行、维护全过程的控制，将控制过程和控制规则融入会计信息系统，实现对违反控制规则情况的自动防范和监控，提高内部控制水平。

该条是与企业内部控制规范体系的衔接条款。

会计信息化工作中，在内部控制问题上要把握好：会计信息系统不仅是内部控制的手段，同时也是内部控制的对象。企业对会计信息系统建设应用周期的每个环节都要进行有效的控制，才能保证系统中融入的控制功能正确地发挥作用。

关于信息系统与内部控制的具体要求，详见《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》。

第三十二条

对于信息系统自动生成、且具有明晰审核规则的会计凭证，可以将审核规则嵌入会计软件，由计算机自动审核。未经自动审核的会计凭证，应当先经人工审核再进行后续处理。

过去文件规定，对于机制凭证，也需要进行人工审核才能记账。这反映了当时的“计算机模拟手工”思维。

允许计算机自动审核凭证，是工作规范适应信息化时代要求而做出的突破之一。采用自动审核，要把握好两项前提：一是必须是信息系统自动生成的凭证，包括原始凭证和记账凭证。关于“自动生成”的概念，请参见工作规范解读之一《会计资料无纸化政策破冰》中第四十条有关解释。二是要有明晰的审核规则。所谓“明晰”，一般要有量化的指标，通过信息的比较做出判断。

对于自动生成的凭证，原始数据产生的过程往往就已伴随着审核和控制，只要数据传递和转换中没有新的风险，则可以视同已自动审核。

第三十三条

处于会计核算信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现资金管理、资产管理、预算控制、成本管理等财务管理信息化。

处于财务管理信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化。

该条是对企业会计信息化工作的方向性引导，启发企业不断将会计信息化工作引向深入。

对于财务管理信息化阶段、决策支持信息化阶段的内容划分，该条的列举是示范性的，并不意味着企业必须严格按照阶段划分推进工作，也不意味着会计信息化只有这些工作可以开展。实际上，财务管理工作与决策支持相关，决策支持也是财务管理的内容之一。对不同行业，同样的工作内容也具有不同的地位和意义。例如，对于金融企业，资产管理和风险控制都是独立于财务部门的职能领域，其信息化不一定建立于会计核算信息化基础之上。总之，企业应当根据自身情况，逐步推进会计信息化。

第三十四条

分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心。

实行会计工作集中的企业以及企业分支机构，应当为外部会计监督机构及时查询和调阅异地储存的会计资料提供必要条件。

财务共享是指企业（集团）将下属单位相同的财务职能集中，由一个相对独立的财务机构来行使，即各单位共享一个机构的财务服务。它起源于上世纪80年代，由美国通用、福特等大型制造企业集团提出。目前，财富100强企业中，已有超过80%建立了财务共享服务中心。在我国，近年来，随着经济全球化、监管政策的趋同以及信息化的快速发展，越来越多的企业开始关注、规划和实施财务共享。

根据企业实际需求和发展状况，财务共享可以是部分业务流程的共享，如差旅报销流程共享，也可以是包括对外报告和财务分析在内的全业务领域共享；可以是所有地域集中的共享，也可以是区域性集中的共享。目前，全球企业财务共享的服务领域主要集中在应收应付管理、固定资产、总账、差旅与报销、财务报表、员工薪酬、资金管理等交易型业务流程。也有部分企业将内部审计、预算、计划与分析、财务风险管理等非交易型业务放入财务共享范围。

财务共享与会计信息化密不可分。共享伴随着集中，使得财务处理与业务发生在物理空间上分离，只有依赖于高效率、高度集成的软件系统和通讯技术，才能有效解决空间差异，保障财务处理的及时性。同时，财务共享带来的标准化问题也需要信息系统层面的支持，带动信息系统标准化。

财务共享具有以下优势：

一是高效率低成本。财务共享的诞生源于企业对于提高财务处理效率、节约财务成本的追求。通过把内部不同单位相同的、重复设置的财务职能集中到独立的共享中心处理，实现人员、设备、知识、经验、制度的共享，形成规模优势。

二是专业化。财务共享形成财务人员更为明细的专业化分工，让各类会计人员一方面能够将更多时间集中在各自擅长的领域，充分发挥自身的优势，另一方面又在各自领域得到更加丰富的经验积累，从而大幅提升各类财务工作的专业水平，提高财务工作质量。同时，财务共享将会计核算工作从企业财务部门中相对剥离，使财务部门有更多精力关注发挥会计的管理职能。

三是服务导向。实施财务共享后，财务就从企业的内部职能部门转变为外部服务供应商。共享服务中心一般与集团内客户签订共享服务协议，明确服务的内容、时间期限和质量标准。这就促使财务机构转变自身定位，树立服务意识，以客户需求为导向，从而使财务工作更多地响应企业其他职能的需求，提高财务服务的满意度。

因此，工作规范鼓励大型企业利用信息技术逐步建立财务共享服务中心，实现财务职能转型，更好地发挥会计服务管理的作用。

当然，财务共享也带来会计核算地与企业注册地不一致的问题，给注册地监管部门开展会计监督带来了新的挑战。为此，工作规范要求实行财务共享的企业为监督机构及时查询和调阅异地储存的会计资料提供必要条件。一是在注册地办公场所要提供能访问到企业全部会计资料的终端，供监管机构查询；二是要根据注册地监管机构的需要及时调阅异地储存的纸面会计资料。

第三十五条

外商投资企业使用的境外投资者指定的会计软件或者跨国企业集团统一部署的会计软件，应当符合本规范第二章要求。

该条是对第二十五条在特殊情况下依然适用的明确。它强调，任何企业的会计软件都需要遵循工作规范第二章要求，没有例外情况。境外投资者指定的会计软件或者跨国企业集团统一部署的会计软件，必须在根据工作规范要求进行汉化等修改完善后，才能交付使用。

第三十六条

企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。数据服务器部署在境外的，应当在境内保存会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时，独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要。

互联网时代，移动互联、虚拟专用网络、远程访问、云计算等技术的采用，使得信息系统成为只在逻辑上存在的概念，物理上，终端设备、服务器可以天南海北，遍布于全球各地。这为跨国企业集团会计信息系统的部署提供了极大的灵活性。从安全和成本因素考虑，企业集团可能把多国企业的系统服务器集中存放在某个或者数个城市。财务共享服务模式的运用，更是直接将多国企业的会计工作集中在某个城市进行。这就存在着境内企业的会计资料存放于境外服务器的情况。

从企业对其经营管理的工作组织以及信息数据有自主决定权的角度来讲，上述做法无可厚非。但是，会计工作不仅是企业管理活动，由此形成的会计资料也不仅是企业财产。会计工作还是国家经济管理工作的基础环节，企业会计资料也是政府对企业监管的重要依据，是国家重要的经济信息资源。因此，企业会计数据服务器部署在境外的同时，还应当在境内留有备份，以避免我国政府对企业的会计监督可能受到境外因素干扰的风险，保障国家经济信息安全。

按照本条规定，每月一次的备份频率是最低限度要求。对于企业实际应当采取的备份频率，以及备份的会计资料范围，工作规范采取了“能够独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要”的原则性规定，企业应当在该原则基础上自行把握。

第三十七条

企业会计资料中对经济业务事项的描述应当使用中文，可以同时使用外国或者少数民族文字对照。

本条依据《中华人民共和国会计法》第二十二条制定。需要注意的是，该条的本意是保证会计监督人员理解经济业务事项的实质和内容，而不是说，描述中完全不能出现其他语言文字。在不妨碍监督人员理解的前提下，描述中的产品、材料型号以及其他约定俗成的专用词汇可以使用其他语言文字。

第三十八条

企业应当建立电子会计资料备份管理制度，确保会计资料的安全、完整和会计信息系统的持续、稳定运行。

请参见工作规范解读之一《会计资料无纸化政策破冰》第四十条有关解释。

第三十九条

企业不得在非涉密信息系统中存储、处理和传输涉及国家秘密，关系国家经济信息安全的电子会计资料；未经有关主管部门批准，不得将其携带、寄运或者传输至境外。

本条依据《中华人民共和国保守国家秘密法》第二十四条、二十五条制定。部分企业的会计信息和会计资料可能涉及国家秘密或者国家重大利益，维护企业电子会计资料安全是保障国家经济信息安全的重要组成部分。企业在会计信息化建设和实施过程中，应当增强保密意识，建立和完善专项规章制度，加强对有关人员的教育和管理，进一步做好保密管理工作。

需要注意的是，企业因在境外发行证券与上市等原因，需要向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的电子会计资料的，应当依法报有审批权限的主管部门批准，并报同级保密行政管理部门备案；是否属于国家秘密不明确或者有争议的，应当报有关保密行政管理部门确定。需要向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的电子会计资料的，应当依法报国家档案局批准。管什么怎么管

——企业会计信息化工作规范解读之四

2014年3月14日来源：会计司

一、会计监督新环境与新使命信息化不仅使会计环境发生变革，也使监督环境发生变革。信息化对会计监督的影响有两方面：一是监督对象的信息化；二是监督手段的信息化。会计监督既要适应监督对象信息化，为企业会计信息化创造良好的发展环境，同时，也要充分利用信息化手段，提高会计监督的成效。然而，当前的会计监督相对于企业会计信息化的发展有所滞后，并未很好地适应信息化带来的环境变化。一是部分监督机构观念相对陈旧，仍习惯于基于纸面会计资料开展监督；二是会计监督信息化缺乏必要技术基础和手段；三是取消会计软件评审后，对会计软件功能的监管处于真空地带。这既不利于提高企业开展会计信息化的积极性，也不利于会计监督效率的提升，影响了会计信息质量的监控效果及会计信息化整体优势的发挥。上述问题产生的主要原因：一是监管惯性。监管机构不像企业那样能直接感受到信息化带来的优势，在缺乏有效激励的情况下，总是倾向于延续过去的经验和做法。二是缺乏适应新环境的制度安排。适应和利用新的技术环境开展会计监督，需要新的制度安排。而上世纪九十年代中期会计电算化相关制度规范出台以后，这方面的制度基本未再经修改或补充，其滞后性早已显现。因此，纠正监管惯性、作出新