XX集团公司行政事务管理制度

行政事务管理制度一、会议管理制度第一条为规范管理，树立良好工作作风，提高会议质量，强化工作效率，特制订本制度。第二条集团公司范围内会议类别包括：集团公司市场运营管理工作会议、总裁办公会议、企业总经理办公会议、部门会议、专业会议、临时会议等。第三条会议召开原则：（一）尽量少开会；（二）尽量开短会；（三）尽量由较少的人参加会议；（四）尽量节约开会成本；（五）会前准备充分；（六）小会服从大会，局部会议服从整体会议；第四条议事规则：（一）集团公司市场运营管理工作会议参加人员为集团领导班子成员、所属企业总经理和集团各部门负责人，各企业中层也可根据需要参加。会议每年召开两次，原则上在七月份和次年元月份召开。会议由总裁主持。会议内容为：1.总结评价上半年或全年集团生产、销售、经营利润及行政管理等方面工作计划完成情况。2.布置全局性重大工作，包括下半年或下年度集团各项工作任务及经济指标，签定经营责任状。3.检查、总结集团各部门和各所属企业中层以上管理人员岗位工作计划完成情况。4.表彰先进。5.针对存在的问题，提出工作要求。（二）总裁办公会议总裁办公会议是集团领导班子交流情况、研究解决工作中的问题、议定事项的工作会议，也是公司总裁班子集体办公的一种形式。参加人员为集团领导班子成员，原则上每周六下午召开，必要时可临时召开。会议由总裁或总裁指定的副总裁主持。会议决定以会议纪要或决议的形式作出，经全体与会人员签署后，由总裁班子负责实施。会议内容包括：1.研究讨论经董事局授权由总裁办公会议讨论决定的问题和需提交董事局讨论决定的事项；2.研究落实董事局决议或集团公司决定的计划和实施办法；3.审定向集团公司董事局所作的总裁工作报告；4.听取所属企业、各部门的工作汇报，研究讨论集团、所属企业的各项主要工作进展情况和总裁办公会议决议的落实情况，找出存在的问题和解决问题的思路、对策、方法，确定集团下一阶段的工作要求；5.拟定集团公司基本管理制度，制定集团公司各项具体规章；6.制订集团公司内部业务机构设置、撤销或合并的方案；7.讨论集团公司内部员工的工资、福利、奖罚等涉及员工切身利益的问题，审核总裁权限范围内的人事任免事项；8.审核集团总部和所属企业成本计划和费用预算执行情况，并对不合理成本及费用提出处理意见。9.研究集团公司经营、管理和重大计划方案，决定授权限额之内的项目；10.研究重大事故的处理办法；11.讨论与会人员提出的需要总裁办公会议讨论明确的事项；12.总裁认为需要研究解决的其他问题。（三）企业总经理办公会议企业总经理办公会议是企业领导班子交流情况、研究解决工作中的问题、议定事项的工作会议，也是公司企业领导班子集体办公的一种形式。参加人员为企业领导班子成员，原则上每周六下午召开，必要时可临时召开。会议由总经理或总经理指定的副总经理主持。会议决定以会议纪要或决议的形式作出，经全体与会人员签署后，由企业领导班子负责实施。会议内容包括：1.研究讨论授权范围内由总经理办公会议讨论决定的问题和需提交集团公司讨论决定的事项；2.研究落实集团公司布置任务的计划和实施办法；3.审定向集团公司所作的总经理工作报告；4.听取本企业内各部门的工作汇报，研究讨论各项主要工作进展情况和总经理办公会议决议的落实情况，找出存在的问题和解决问题的思路、对策、方法，确定企业下一阶段的工作要求；5.拟定企业基本管理制度，制定企业各项具体规章；6.研究企业内部业务机构设置、撤销或合并的方案；7.讨论企业内部员工的工资、福利、奖罚等涉及员工切身利益的问题，审核总经理权限范围内的人事任免事项；8.审核企业成本计划和费用预算执行情况，并对不合理成本及费用提出处理意见。9.研究企业经营、管理和计划方案，决定授权限额之内的项目；10.研究重大事故的处理办法；11.讨论与会人员提出的需要总经理办公会议讨论明确的事项；12.总经理认为需要研究解决的其他问题。（四）部门会议部门会议包括集团各部门会议、企业科务会、车间办公会、班组会和班组（科室）班前会等，根据工作需要定期或不定期召开。会议由部门负责人召集并主持。会议内容包括：1.研究讨论需提交上级领导决定的事项；2.研究落实上级领导布置任务的计划和实施办法；3.检查、总结部门职责履行情况、各项主要工作进展情况和领导布置任务的落实情况；4.决定部门职能范围内的事项；5.确定下一阶段的工作要求；6.讨论与会人员提出的需要会议讨论明确的事项；7.部门负责人认为需要研究解决的其他问题。（五）专业会议：系集团内部的技术、销售业务会，业务综合会，根据需要不定期召开。集团总部由分管领导主持，所属企业由分管领导主持。（六）临时会议：根据工作需要，为解决某些重要问题，或处理突发事件而临时召开的会议。第五条各类会议原则上分别由前条所述人员参加，召集人也可根据工作需要决定其他人员参加或列席。第六条会议主持人职责：（一）做好会前准备工作，及早确定会议起止时间、地点、参加人员、主题、议程、要求等，经上级领导批准后，至少提前12小时通知与会人员；（二）遵循会议议程，控制会议时间；（三）组织与会人员对拟定的议题进行讨论，充分听取与会者意见，综合统一意见，做出决定或拟定意见，需上报的要提出可行性方案；（四）就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认，会议决议或纪要于会议结束次日上报领导；（五）确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理。第七条注意事项：（一）会议原则上要按会议规定的时间、地点、内容组织召开。未经会议主持人批准，任何人都不得随便变动正常会议召开的计划；临时会议要提前下发会议通知；（二）与会者要提前做好准备，充分研究会议议题，重大事项应准备书面的方案和资料，开会时按主持人的要求发表意见。发言时要积极主动，并注意发言时机，切合议题，语言精炼，观点鲜明，言之有据，实事求是；（三）会议过程中要用统一制作的会议记录本做好记录；（四）遵守会议纪律：1.无正当理由不得缺席、迟到、早退，特殊情况须取得会议召集人同意；2.着装整齐，精神饱满，开会时间关闭通讯工具，放置于规定存放处；3.遵守保密原则，机密会议纪要要妥善保管，不得泄漏传播；4.遵守会议秩序，使用文明用语，不可随意打断他人发言，不得吹毛求疵或人身攻击。二、公文管理制度第八条行政管理中心是集团公司公文处理的主管部门。收文由行政管理中心文书人员统一负责签收、登记、编号、传阅、发放、催办、分类、立卷、归档等工作。第九条集团公司公文分为外来文件和集团公司内部文件。外来文件由文书人员签收、登记后填附公文处理笺，报行政管理中心负责人拟办，并呈送集团公司主管领导阅批，由文书人员根据领导的批示进行传阅，同时负责文件的催办、立卷和归档。第十条集团公司内部文件处理程序：（一）文件起草部门应以国家规定、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。草拟文稿必须从全集团公司角度出发，做到情况确定、观点鲜明、条理清晰、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整，统一使用集团公司印制的稿纸、表格等。（二）文稿拟完后，拟稿人应填附公文处理笺，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。（三）行政管理中心负责文稿的审核和印发。（四）文稿审核后，按批准权限的规定逐级呈送集团公司领导审定，批准签发。（五）经领导批准签发后的文稿交文书人员统一编号送文印室打印。（六）文件打印清样，应由拟稿人校对。（七）文件打印后，根据工作需要，由拟稿人送董事局办公室盖章；并交文书人员发放，同时做好发放记录。（八）行政管理文书人员对文件进行跟踪、整理、立卷、归档。第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，经行政管理中心负责人同意后方可借阅，文书人员要做好借阅登记。第十二条公文管理必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露集团公司机密。三、行政信息反馈制度第十三条为保证集团公司内部信息反馈及时、准确、适用，可通过电子邮件、电传、邮政快件和电话等手段，做到信息传递好、多、快、省，通道畅通，特制定本制度。第十四条工作计划和总结：（一）书写要求：计划有重点，明确目标、措施、时间进度及责任人；总结有检查的结果及分析，并列出改进的措施或建议。（二）月份计划于上月25日前，总结于次月10日前（特殊情况时间另定），由集团各部门依据年度计划和阶段性重点工作编制，行政管理中心负责汇总整理。所属企业月份计划由企业编制，并提交企业发展委员会审核，报总裁批准后执行。第十五条会议文件传递：（一）重要会议：总裁办公会议、集团公司市场运营工作会议等重要会议，由行政管理中心负责记录，整理会议纪要，于会议结束后的下一个工作日内上报董事局主席和总裁。（二）一般会议：专业会议、部门会议等一般会议，由会议主持人安排专人记录，整理会议纪要，于会议结束后的下一个工作日内报主管领导。（三）重要文件：内部文件签发后于一个工作日内印发。收到外部重要文件，按分管范围、重要程度即日上报主管领导、总裁或董事局主席。（四）宏观信息：由集团公司董事局办公室负责收集，每周一报送董事局主席。第十六条超越本职权限，实行对口逐级请示报告制，谁请示，谁汇报；向谁请示，向谁汇报，层层负责。第十七条专项工作须事前请示，事中反馈，事后汇报。如执行中发生变异，应及时报告，严禁擅自行事，重要事项应于完成后第一个工作日内以书面形式向主管领导呈报。第十八条重要电话或来访，应及时向主管领导或总裁报告。第十九条集团公司经营情况，由企业发展委员会负责报告。第二十条集团公司员工思想动态，由公司综合管理部负责报告。第二十一条重点工作由主管领导牵头检查，负责将情况向总裁和董事局主席汇报。第二十二条集团公司劳动纪律，由行政管理中心会同企业发展委员会、公司综合管理部联合检查，检查结果纳入当月考核。问题严重的，追究报告主要领导责任，并按集团公司制度处罚。第二十三条临机事件处理由具体责任人或主管领导负责。第二十四条集团公司范围发生失职、渎职等人事问题，员工可随时向总裁报告。第二十五条报告按职责权限实行。凡领导交办的专项工作，必须在规定时间完成后三日内报告结果，因特殊原因未完成者应于规定时间提前3-5日报告补救措施。第二十六条报告程序：集团员工；部门负责人；主管领导；总裁；董事局主席；所属企业员工；部门负责人；企业总经理；集团公司主管领导；总裁；董事局主席。上报董事局主席的书面材料由董事局主席助理转呈董事局主席，董事局主席指定材料可直接呈报；上报总裁的书面材料由总裁助理转呈总裁，总裁指定材料可直接呈报。报告材料批示后，由董事局主席助理或总裁助理负责发还。第二十七条特快专递寄发集团各部门寄发特快专递，需经部门负责人签字认可，在行政管理中心办理登记手续，自行书写邮寄详情单，统一寄发，邮寄费用计入该部门办公费用。集团所属企业由各企业办公室主任负责审核，并在行政管理中心办理登记寄发手续，邮寄费用计入该企业办公费用。严禁私件公邮。四、工作督办管理制度第二十八条为尽快适应现代企业要求，引导员工形成良好的工作习惯，营造一个自觉、有序、高效的工作氛围，同时加强工作的计划性管理，特制定本制度。第二十九条工作督办机构：集团公司成立工作督办小组，组长由总裁或常务副总裁担任，成员由公司综合管理部、企业发展委员会、审计监察部、行政管理中心负责人组成。第三十条督办工作内容：（一）各部门月工作计划及完成情况；（二）总裁办公会议的决议（决定）执行情况；（三）各类型业务工作会议所确定任务的完成情况；（四）集团公司领导交办工作任务的完成情况；（五）劳动纪律的检查；（六）日常办公秩序的检查；（七）环境卫生的检查；（八）会议纪律的检查。第三十一条督办工作范围：集团公司、各所属企业。第三十二条督办小组的工作程序：（一）采取定期或不定期的形式对以上工作进行检查；（二）每次检查均按规定填写记录；（三）工作督办小组有检查权和处理建议权；（四）经集团公司领导审定后的处理结果，纳入当月考核，并由督办工作小组及时反馈给相关部门以及责任人，并由责任人签字确认。第三十三条工作督办小组检查工作任务的完成情况时，各部门应积极主动配合，按要求如实提供有关材料。第三十四条工作督办小组应本着实事求是、公正、公开的原则展开各项督办工作，不得有循私情、包庇违规的行为，同时接受全体员工的监督。第三十五条本制度所涉及的检查内容可根据实际情况和管理需要随时进行调整。五、档案管理制度第三十六条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第三十七条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第三十八条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第三十九条文书归档范围：（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。（二）上级集团发来的与本集团公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。（三）本集团公司对外的正式发文，与有关单位往来的文书。（四）本集团公司的请示与上级集团的批复。（五）本集团公司反映主要职能活动的报告、总结。（六）本集团公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。（七）信访工作材料。（八）本集团公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（九）本集团公司管理人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。（十）本集团公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。（十一）本集团公司的历史沿革、大事记及反映本集团公司重要活动的剪报、照片、录音、录像、磁盘（卡）、碟片等。第四十条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密电文单独立卷，少数普通电文如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第四十一条不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第四十二条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。第四十三条案卷装订。装订前，卷内文件材料要除掉金属物，被破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第四十四条本集团公司的声像档案是指本集团公司各部门或个人在社会活动中直接形成的，对国家、社会和集团公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）、碟片、磁盘（卡）等和文字说明两部分组成。第四十五条收集范围：（一）反映本集团公司主要活动工作成果和存在问题的声像资料；（二）各级领导人和著名人物参加的与本集团公司有关的重大活动的声像资料；（三）本集团公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；（四）其它单位形成的与本集团公司有关的重要声像资料；（五）其它具有保存价值的声像资料。第四十六条声像档案费用的报销：本集团公司各单位（部门）或个人凡按本制度形成声像档案的费用，由主管负责人批准，将档案资料按要求送档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。第四十七条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第四十八条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。第四十九条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。第五十条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。六、印章管理制度第五十一条集团公司所有印章由董事局办公室保管，未经董事局主席（总裁）同意，不得擅自委托他人保管。第五十二条集团公司印章保管必须严格按规定办理，并加锁存放于安全柜内。第五十三条集团公司印章只能由董事局办公室专职人员使用，未经董事局主席（总裁）批准，不得随意携带外出。第五十四条集团公司需要盖章的文件、材料等，董事局主席（总裁）或分管领导批准后，方可盖章；未经批准，任何人不得私自动用集团公司印章(包括管理印章人员)。对于非法用印者视情节轻重和造成损失的程度，追究相关人员责任。第五十五条使用印章必须登记，注明需盖印章文书的内容。第五十六条盖印须端正、清晰、规范，要盖在落款的单位和日期上。第五十七条保管人员对保管的印章应经常清洗，保持印章清晰。第五十八条管理印章人员应严格遵守保密制度。第五十九条所属企业印章管理与使用参照上述规定执行。七、保密制度第六十条为保守集团公司秘密，保护集团公司的安全和利益，特制定本保密制度所有员工必须自觉遵守本守则。第六十一条集团公司秘密分为机密、保密二种，其具体范围包括：（一）机密资料是集团公司的重要秘密，泄露会使集团公司的利益受特别严重损害。其范围包括：1.集团公司股东、董事局、监事局资料，会议记录、纪要、保密期限内的重要决定事项。2.集团公司中层以上职员人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的人事任免、奖惩决定。3.集团公司的年度工作总结、财务预算决算报告，缴纳税款、营销报表和各种综合统计报表。4.集团公司有关销售业务资料、货源情报、供应商资信调研资料。5.集团公司开发设计资料、技术资料和生产情况。6.集团公司与同行对手的竞争策略、计划。（二）保密资料是集团公司内部的一般秘密，泄密会对集团公司造成不良影响，其范围：1.集团公司各部门人员编制、调整，未公布的计划，员工福利待遇资料、员工手册。2.集团公司的安全防范状况及存在问题。3.集团公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料，发生案件、事故的调查登记资料。4.集团公司、法人代表的印章，营业执照，财务印章，合同协议。第六十二条保密规则（一）建立健全文件、传真的收发登记、签收、催办、清退、借阅、归档制度。（二）凡需保密的文件、资料，必须在左上角注明。（三）凡涉及集团公司内部秘密的文件资料的报废处理，必须使用碎纸机，不准未经切碎作收购处理。（四）集团公司员工本人工作所持有的各种文件、资料、电脑复印软件，当本人离开办公室外出时，须存放入文件柜或抽屉，不准随意乱放，更不能未经批准，携带外出进入公共场所。（五）未经集团公司领导批准，不得向外界提供集团公司的任何保密资料。（六）妥善保管好各种财务账册、证照、印章。第六十三条保密措施（一）加强员工的思想教育，增强保密观念。1.集团公司中层以上领导，要自觉带头遵守保密制度；部门草拟文件、制作统计报表，主管经理要把好保密关，提出规定。2.集团公司各部门要运用各种形式经常对所属员工进行保密教育，增强保密观念。3.全体员工自觉遵守保密基本准则，做到：不该说的机密，绝对不说；不该看的机密，绝对不看（含超越自己职责、业务范围的文件、资料）。（二）严肃保密纪律。1.对员工依照集团公司本规定，在保守国家秘密及集团公司秘密方面，能忠于职守，从事保密工作取得显著成绩的；发现他人泄密，立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的；对泄密或者非法获取集团公司秘密的行为及时检举、投诉的，按照有关规定给予奖励。2.对员工因不遵守集团公司规定，造成泄密事件，依照有关法规及集团公司的奖惩规定，给予纪律制裁、解雇，直至移交司法集团追究刑事责任。八、文印管理规定第六十四条需打字、复印的资料、文件，必须填写“文印审批单”，部门负责人签字后方可交文印室操作（机密件除外）。内部递传的简单请示报告或其它一般事务性文稿，原则上不予打印。第六十五条打印材料需由起草人定稿抄正后交文印室，草拟文稿必须字迹清晰、工整，否则不予打印。第六十六条私人材料，不得在集团公司打印、复印。第六十七条非文印室工作人员不得在文印室逗留，不得擅自操作文印设备。第六十八条文印室人员应树立严格的保密观念，不得将打印、复印资料中有关商业秘密或集团公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第六十九条文印室对送来打印、复印的文件、资料，应做好登记，并在月终作统计核算，报财务管理中心，超额部份从超额部门员工工资中扣除。凡集团公司召开的大型会议的文印费用要单列后报财务管理中心。第七十条文印室每天安排一人值班，保证八小时以外文印工作的需要。大型会议期间白天、晚上要保证有两人专项操作，轮流进餐，作息时间随会议安排而定。第七十一条文印室工作人员要做好打字材料的分档保存工作，重要资料不丢失，一般资料可查阅。第七十二条文印室设备的维修和耗材的购买要经上报批准后再进行。第七十三条定期对设备进行维护、保养，下班时注意检查电源关闭情况，断开电源，锁好门。九、来人来访接待规定第七十四条凡来集团公司的政府主管部门领导、业务单位，在正式到达之前，由行政管理中心请示集团公司领导后安排会晤地点以及其它事务。第七十五条凡属集团公司业务部门对口的来人来访，一律在办公楼大堂接待处登记、等候，原则上不进入办公室，由部门工作人员下到一楼会客室进行接待，特殊情况除外。第七十六条各部门人员在接待来访客人时，要文明礼貌，不允许在办公室或会客室里聊天、谈论与来访业务无关的事。办完事务后，应立即离开会客室或办公室。第七十七条无关人员包括员工自己的亲戚、朋友、小孩上班时间不得进入办公区。第七十八条衣冠不整者谢绝进入办公区。十、宣传报道管理制度第七十九条做好集团公司宣传工作是全体员工的共同责任和义务，集团公司各部门及各所属企业宣传投稿情况将作为年度工作考核内容之一，董事局办公室负责统计。第八十条集团公司定期研究、布置、检查宣传报道工作情况。各单位负责人须予以充分重视和支持，鼓励员工参与宣传报道工作，踊跃投稿。第八十一条董事局办公室负责日常宣传报道的组织、指导、协调工作。第八十二条宣传报道工作要紧密围绕集团公司中心工作，多渠道、多角度、多形式开展全方位宣传，努力提高集团公司知名度，提升集团公司形象，促进经营发展。第八十三条宣传报道坚持实事求是的原则，做到及时、准确、有效。第八十四条建立集团公司通讯报道网络，集团公司设专职记者，负责日常宣传报道工作，集团公司各部门、所属企业设兼职通讯员，按规定数量和要求提供稿件。中层以上管理人员，每季度至少须送交一篇以上的经营管理研究、建议性文章。《XX动态》编辑部每月将《征稿函》发至各单位，各单位宣传负责人和兼职通讯员应于每月10日前将稿件邮寄或送交到对外联络中心，所投稿件要求以16开方格稿纸书写，字迹工整。第八十五条集团和所属企业重大活动需摄影、影像的，需提前与行政管理中心联系。影像资料为集团公司档案资料，所属企业需使用的，说明原因、归还时间，经行政管理中心主任同意后可借用；底片和原始资料均不外借。第八十六条严守保密纪律，凡秘密文件、资料不得擅自向外提供和发表。第八十七条对外召开新闻发布会或记者招待会等，须事先经董事局主席或总裁批准，任何部门、个人不得以集团公司及所属企业名义擅自召开。第八十八条加强与新闻界的联系，做到广泛联系，重点发展，密切关系，争取支持。第八十九条建立奖励制度。凡被市级以上报纸、电台、电视台采用稿件，或被评为集团公司年度优秀通讯员、优秀投稿者，集团公司给予适当奖励。第九十条按照规范化要求，建立宣传报道工作的文字、音像、图片等专门档案，由专人负责整理、保管。十一、信息系统管理制度第九十一条为加强集团公司现代化管理，提高工作效率和市场运营效益，实现集团公司领导对人力资源、财务收支、原料购置和使用、产品销售、经营管理以及成本核算等情况的实时监督，为领导提供准确的决策依据，在集团公司建立“集团信息系统”（以下简称“系统”）。第九十二条集团公司行政管理中心为信息系统的领导管理部门，设专职人员，具体进行系统管理，并对所属企业系统管理人员进行业务指导。第九十三条在各所属企业设立网络系统管理员，其行政关系隶属于办公室，负责对所属企业的网络系统日常工作管理。第九十四条凡涉及系统软、硬件及相关资料都属于系统的内容，纳入本管理规定之中。第九十五条系统立项、开发、完善、成果测试和验收、应用系统版本升级、软硬件订购、网络布线与联通、系统配置、技术培训、信息服务、管理制度的制定与修改由集团公司信息系统管理部门统一负责。第九十六条根据系统的使用情况，集团公司派出人员到所属企业进行系统培训和监督应用。第九十七条系统必须按“全盘统一”的原则进行管理，各所属企业必须遵守“全盘统一”的原则进行应用，不得随意修改已配置系统，不能未经集团公司同意自行开发系统。第九十八条系统维护必须按“专人专职”的原则进行管理，集团公司信息系统管理部门负责集团公司和整个企业系统的维护。第九十九条根据工作需要，集团公司可为部门和重要岗位配备电脑设备（包括台式电脑、手提电脑、打印机、传真机等）。第一百条电脑设备申请程序为：申请人提出申请→部门负责人审核→行政管理中心主任审核→主管领导审核→总裁审核→董事局主席审批→行政管理中心执行第一百零一条电脑设备使用部门和人员有妥善保管电脑设备的义务。如电脑设备发生损坏、丢失，使用部门和人员应照价赔偿。第一百零二条员工有在本系统网上论坛参与企业管理和建议的义务，但不得上互联网上的其他聊天室聊天。第一百零三条集团公司定期组织集团和所属企业系统人员进行应用培训。第一百零四条集团公司、所属企业系统人员可自行参加社会力量组织的各种电脑培训班，费用根据集团公司有关制度处理。第一百零五条集团公司购置的系统软件、硬件和相关资料是系统的“基础资源”，作为集团公司的重要固定资产，“基础资源”的入库、出库、扩充、升级、使用、维护直至报废的生命期全过程，均由集团公司信息系统管理部门跟踪管理。第一百零六条主机房的各种设备由系统管理员登记保管，使用拷贝设备拷贝软件和数据时，须经集团公司（或所属企业）主管领导批准，系统管理员和拷贝人员需对拷贝时间、用途、内容、去向进行登记存档。未经许可，一般人员不可进入主机房，更不可携带拷贝介质出入主机房。第一百零七条系统应用软件、数据定期备份，并设专用场地存储，必要时可办理保险。第一百零八条系统应用人员不得擅自在所用电脑和系统中安装软件，一旦发现电脑使用异常须及时向系统管理人员汇报，系统管理人员须及时排除故障，确保电脑无病毒感染和正常运行。第一百零九条任何人不得利用互联网危害国家安全、泄露国家机密。第一百一十条保守企业商业机密。第一百一十一条不得利用互联网制作、复制、传播违反宪法、法律和法规的信息。第一百一十二条不得侵害他人的通信自由和通信秘密。第一百一十三条严禁与本系统无关人员进入信息处理场所，不得出借、转让登记帐号。第一百一十四条对系统建设、管理提出有价值建议的部门或个人以及做出显著成绩的，将给予适当的奖励。第一百一十五条对有以下情形之一者，视情节轻重，给予当事人批评、罚款或其它处罚：（一）由于工作失误或不遵守规定，导致系统数据丢失、病毒感染或设备损失的；（二）无正当理由，未能及时、真实记录系统数据的；（三）擅自开发、安装软件的；（四）擅自拷贝、打印数据资料的；（五）故意破坏系统的（情节严重者移交司法集团处理）；（六）其它对系统造成损害的。第一百一十六条集团公司信息系统管理部门负责监督本规定的执行情况，并及时上报。第一百一十七条各所属企业办公室根据本制度建立岗位制度，并上报总行政管理中心备案。第一百一十八条本规定由集团公司信息系统管理部门负责解释。十二、危机管理制度第一百一十九条集团公司在集团本部成立“危机处理委员会”，主任由集团公司总裁兼任；副主任由分管行政的副总裁兼任；委员由下列人员组成：行政管理中心主任、销售集团公司负责人、企业发展委员会主任、公司综合管理部主任和各所属企业负责人组成。第一百二十条危机处理委员会的工作职责是预警、处理好全集团范围内所发生的突发事件，最大程度地减少集团公司各方面的损失，并向董事局主席汇报。需处理的危机包括：（一）市场危机：集团公司产品，特别是药品销售中发生的突发事件。（二）安全危机：在生产、经营中发生的人员生命财产安全事故或隐患。（三）信誉危机：严重影响集团公司形象和企业领导人信誉的危机和事件。（四）灾害危机：自然灾害引起的重大损失和危机。（五）公关危机：与要害部门，如新闻单位、政府部门、重要客户关系处理不妥引发的危机。第一百二十一条危机应急处理程序：（一）报告人→集团执行总裁（常务副总裁）→危机处理委员会。（二）报告人→所属企业总经理→集团执行总裁（常务副总裁）→危机处理委员会。（三）特殊事件发生时，委员会成员应第一时间到达现场，控制危机事件势态，减少集团公司经济上和名誉上的损失。（四）委员会决策过程的原始记录必须在事件处理后24小时内向董事局主席汇报。第一百二十二条集团公司建立危机预警机制，对全集团公司员工进行培训教育、训练，培养全集团公司的危机意识和应对知识。一旦发现危机苗头，每个员工有责任将情况直接向危机处理委员会报告，以便防患于未然。第一百二十三条危机处理要及时。危机处理委员会一旦接到报告，应自动进入工作状态，第一时间赶赴现场，准确判断、采取果断措施，控制局面，妥善处理危机，尽最大力量减少集团公司经济上和名誉上的损失。第一百二十四条危机处理结束后，危机处理委员会应将整个事件前因后果及处理过程记录在案，总结经验教训并向董事局主席汇报。第一百二十五条危机发生时，危机处理委员会主任有权处理一切应急事宜。主任不在职时由副主任补缺；主任、副主任均不在职时由行政管理中心主任全权处理危机事件。十三、通讯管理制度第一百二十六条办公电话的开通集团主要负责管理人员均要求“一人一机”，新调来或办理完转正手续的一般管理人员按《电话开通申请单》要求，经有关领导和部门履行签字手续后，由物业公司予以开通电话。试用期员工原则上不开通办公电话，特殊情况或岗位需开通电话的，需说明原由并报集团分管副总裁或企业总经理批准。第一百二十七条配发（自备）手机，每月由集团公司、各所属企业报销核定标准内费用，超出部分由个人承担并在工资中扣除，配发对讲机由集团公司、各所属企业承担正常费用。第一百二十八条通讯费报销核定标准：（一）董事局主席、总裁因公使用通讯工具，按实际费用报销；（二）集团公司副总裁及相当此级别人员（手机和有线电话），每月共报销700元。（三）集团公司各部门负责人、各所属企业负责人及相当此级别人员（集团公司对外公关人），每月报销350元。（四）其他使用手机人员每月报销200元，员工有线电话每月报销50元。（五）部门对外有线电话每月报销100元。第一百二十九条通讯费报销方式：（六）按配置的通讯用具的话费标准每月结算，超支自补。（七）因特殊工作需要超标费用，可逐级申报，由总裁审批后报销。第一百三十条通讯工具必须保持24小时开机（集团公司有其它规定须关机时除外）。第一百三十一条未经批准，擅自将通讯工具转交他人使用的，造成损失由当事人承担。第一百三十二条员工因故离职，须把领用的通讯工具交回管理部门，办理归还手续后，财务方可办理结算。私自将通讯工具携离集团公司者，追究其经济责任和法律责任。十四、车辆管理制度第一百三十三条为了使集团公司车辆既安全、高效运行，又节约费用，特制订本制度。第一百三十四条集团公司配置车辆属公务用车，禁止公车私用。第一百三十五条集团公司高层人员配置专车，一般不作公务用车，特殊情况由车辆管理人员进行调度。第一百三十六条集团公司配置的公务用车由车辆管理人员统一调度。第一百三十七条集团公司统一缴交车辆保险费、养路费、年审费。第一百三十八条专车维修费与油料费实行每月包干制，超额部分由专车使用人负担；公务用车维修费按核定标准执行，超额部分经领导批准后报销，油料费按核定的百公里油耗标准执行，超额部分由司机负责。第一百三十九条车辆应由专职司机驾驶。司机应恪尽职守，每周进行定期检查及保养，以维护机件寿命、确保行车安全。第一百四十条车辆管理人员统一保管车辆的有关证件及保险资料，并负责一切规费的缴纳。第一百四十一条集团公司用车实行派车单制度，由用车人申请，经有关负责人批准后用车。司机须认真填写派车单规定内容，按要求时间交车辆管理人员，供费用核算之用。第一百四十二条司机应根据出车情况做好行车日记，详细记录行程，备财务审核。十五、司机管理制度第一百四十三条集团公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车，遵守本集团公司其他相关的规章制度。第一百四十四条司机必须认真钻研驾驶、维修技术，加强学习，增强责任心和安全意识。第一百四十五条司机应爱惜集团公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，确保所有车辆正常出入，安全运行。第一百四十六条司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁），同时，注意个人衣着、卫生及言谈举止，维护集团公司形象。第一百四十七条出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其它性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。第一百四十八条司机发现所驾车辆有故障时应立即报告车辆管理人员，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送集团使用部门维修。第一百四十九条出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不得在不准停车的地点或危险地段停车。一般情况下，用车人办事时，司机应在车内等候；司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。若发生车辆被盗事件，司机应承担赔偿责任。第一百五十条司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。第一百五十一条晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车，不准参与赌博、嫖娼等违法乱纪活动。第一百五十二条司机驾车必须遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括超速、紧跟、争道、赛车等）。第一百五十三条司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。第一百五十四条司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话不准随便插嘴。第一百五十五条司机应随叫随到，准时出车，不得造成延误。第一百五十六条上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。不准随便乱窜其他办公室。不得在办公室睡觉、看小说、闲聊。有要事确需离开司机室时，要告知车辆管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即向车辆管理人员报到。第一百五十七条司机出车或长途出差时，必须认真记好行车日记，备财务审核，否则出车时发生的费用不予报销。第一百五十八条司机对日常工作安排，应无条件服从，不得借故拖延或拒不出车。第一百五十九条司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知车辆管理人员，并说明原因。第一百六十条对集团公司领导或车辆管理人员的传呼，应在10分钟内复机。第一百六十一条下班后，应将车辆停放适当地点保管，不得私自用车。第一百六十二条司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用集团公司车辆学开车。第一百六十三条集团公司对外接待活动中，原则上司机不参与当事人的共餐，特殊情况须集团公司相关人员同意，但不得饮酒，不得主动向服务员索要香烟、饮料等。第一百六十四条司机全年安全行车，未出交通事故，给予奖励。第一百六十五条行政管理中心每月负责对司机根据核定费用标准及工作表现进行考核。第一百六十六条司机在驾驶过程中，如发生交通事故，应立即向车辆管理人员报告，并及时与保险公司联系，根据交通事故鉴定，承担相应的责任。十六、办公用品管理制度第一百六十七条为保证集团公司各部门办公用品的正常发放使用，加强办公用品的管理，减少浪费，节约开支，特制订本制度。第一百六十八条采购原则：每月综合集团公司各部门的办公用品申领计划汇总上报领导审批后订购。（一）适价：物品货比三家，保证质优价廉；（二）适量：结合库存情况，合理按计划购置；（三）适时：库存缺货，临时急用的物品及时联系货源按时提供。第一百六十九条办公用品的管理：（一）办公用品入库时，库管员必须严格按质量、数量、规格验收，合格后入库并做好登记。（二）物品分类存放，贴上标签，统一存放于货架上，严禁随地堆放。（三）建立办公用品管理卡，标注每种办公用品的名称、入库和领用的时间、数量、结存记录。（四）实行帐物两人分管，每月进行一次盘点，根据实际需要及时补足库缺物品。第一百七十条办公用品的发放：（一）由部门人员填写《办公用品领用单》经部门领导签字后发放。（二）根据领用数据做好《进销存帐》登记，保证实物与登记数量相符。（三）办公费用核算标准：集团一般人员每月10元，中层管理人员每月15元，高管人员每月30元。月底核算各部门消耗办公用品费用并上报财务部门。根据月核定费用标准超支部分由部门人员均摊，在工资中予以扣除。第一百七十一条名片印制集团公司人员所需名片统一由行政管理中心负责印制，原则上中层以上管理人员方可印制名片，一般管理人员因特殊情况印制名片，需经分管副总裁或企业总经理签字认可。名片印制费用计入该单位（部门）办公费用。十七、会议室管理规定第一百七十二条会议室由行政管理中心负责管理。第一百七十三条部门使用会议室需向行政管理中心提出申请，经同意后方可使用。第一百七十四条任何人不准将会议室里的电器设备、饮水用具、烟缸等带出会议室。第一百七十五条会议室的清洁卫生由物业公司安排清洁员打扫，保证会前清理干净，桌、椅无灰尘，烟缸无烟灰。第一百七十六条参加会议的人员不准将烟蒂、纸屑等杂物扔掷地面、桌面，不准在会议室内随地吐痰。第一百七十七条会毕，与会人员应将桌、椅复原位置，带走随身携带的各种资料，物业公司应及时安排清洁员整理打扫。第一百七十八条任何人不准在会议室内大声喧哗，聊天，闲坐，做与会务、会议内容无关的事。第一百七十九条与会人员不准在桌椅上写字、乱划。十八、图书管理制度第一百八十条本集团公司部门（员工）工作必需的有关图书可向集团公司申请购买。第一百八十一条申请购书须填写“请购单”，由分管领导审批。第一百八十二条各部门在办完请购手续的基础上，原则上由各部门（员工）自行购买所需图书。第一百八十三条购买的图书必须凭实物和发票在行政管理中心办理入库手续。第一百八十四条集团公司图书由行政管理中心专人保管，根据图书管理常识将图书分类、编号、登记造册。第一百八十五条图书管理人员根据其职责保管，防止损坏。第一百八十六条领用图书，各部门（员工）填写“图书借阅单”，并报行政管理中心主任审批。第一百八十七条图书保管员登记借阅单位（人）、借阅期限及书况。第一百八十八条领用的图书，必须在借阅期内归还。第一百八十九条图书丢失、污损的，由借阅人另购相同图书补偿或按价赔偿。第一百九十条该规定实行前已有的分散图书，由保管人员统一收回，按上述保管和借阅规定办理手续。十九、阅览室管理规定第一百九十一条图书管理员负责阅览室的日常管理工作。第一百九十二条图书管理员根据员工需求拟订报刊、杂志及工具书的目录，报相关领导审批后统一订购。第一百九十三条订购的报刊、杂志、书籍，先由图书管理员编号入册，然后再发放到阅览室并进行装订加以保存。第一百九十四条对翻阅后的报刊、杂志、书籍应归还原处，否则视为违纪。第一百九十五条阅览室部分书籍可以按规定借阅。第一百九十六条进入阅览室后，手机应调为震动，不得在室内通话，否则视为违纪。第一百九十七条保持室内肃静，禁止会客、聊天、喧哗和与阅览无关的活动。第一百九十八条室内禁止吸烟、随地吐痰、扔果皮、废纸等。第一百九十九条爱护图书，不得撕页、圈画、污损和私自带走。第二百条开放时间：根据集团公司作息时间的变化而调整确定。二十、健身房管理规定第二百零一条健身人员要按照各种器材的使用方法进行操作，无故损坏者须照价赔偿。第二百零二条进入健身房自觉脱鞋，文明健身，服从管理，使用一种健身器材时间不得过长，以免影响他人。第二百零三条场内严禁吸烟、随地吐痰和乱扔杂物。第二百零四条注意安全，以免造成意外。第二百零五条值班人员要认真负责，下班离岗前需整理各种器材复位，关好电源、门窗，确保安全。第二百零六条发现可疑问题，管理人员应及时向领导汇报。第二百零七条开放时间：根据集团公司作息时间的变化而调整确定。二十一、员工着装管理办法第二百零八条为树立和保持集团公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本集团公司员工应按本办法的要求着装。第二百零九条工作装是企业员工精神风貌的外在表现，员工必须穿着整齐、保持清洁，假日及休息日可免着工作装。第二百一十条员工在上班时间必须按要求穿着集团公司统一发放的工作制服并佩带工作胸牌，不准将工作牌放置衣袋里。第二百一十一条员工着装要以集团公司配发的工作装为标准：夏天穿衬衣、系领带；穿长袖衬衣时，不得挽起袖子或不扣袖扣；着西装时，要将集团公司徽章佩戴在左胸前适当位置。不准穿皮革以外的其他鞋类。第二百一十二条经批准进入下属生产企业生产区域的人员，必须按生产企业制定的GMP规定进行更鞋、更衣、戴帽、消毒等。第二百一十三条员工仪容、仪表要得体、大方、整齐。男职员发不过耳，不提倡留胡子；女职员上班提倡淡妆，饰物佩戴得当。第二百一十四条新聘员工在集团公司发放工作装前可穿自有的服装，但必须得体、大方。第二百一十五条上班时间不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫等休闲服饰，不得染异色头发。第二百一十六条工作装发放管理：（一）员工试用期满转正后，由本人申请、经所在部门领导同意后到行政管理中心按规定的种类及数量领取工作装（特殊需要除外）。（二）工作装含冬装、夏装各两套，员工应根据季节变化或集团公司统一规定适时换装。（三）对进入集团公司工作不满一年辞职、被辞退的员工，应按成本价减半从其当月工资中扣除服装费