如何充分发挥国家档案馆的资源作用分析研究 工商管理专业

如何充分发挥国家档案馆的资源作用摘要：文化建设是我国特色社会主义事业总体布局的重要组成部分,而档案文化作为文化建设中的重要内容,加强其建设水平能够保证档案事业的健康发展,档案文化建设水平的提高能够实现档案资源的充分利用。档案信息资源是一项巨大的无形资产、档案信息资源可以整合各种社会资源、人力资源、经济资源、生产要素资源等，创业发展的良好的途径，为经济社会发展提供智力、信息资源保障档案信息管理、信息资源开发利用要以“科学发展观”为指导，充分发挥档案资源优势，强化服务意识，创新服务机制，扩宽服务领域，不断提高档案信息资源开发利用的水平。关键词：档案馆藏；信息资源；收藏

目录TOC\o"1-3"\h\u842一、引言 310178二、我国档案馆、馆藏及我区档案馆现状 318112（一）我国档案馆的现状 324385（二）我国档案馆藏的现状 49534（三）常德档案局现状 45371三、我国档案馆藏存在的问题 528693（一）馆藏资料利用率低 520871（二）馆藏资料管理的缺失 516358（三）档案意识问题 615318四、加强我国档案馆藏资源建设的途径 613645（一）深化对馆藏资料的收藏原则 631173（二）改革现有管理模式，择优分类 728597（三）普及国家档案知识 8520五、加强国家档案资源建设的有效途径 829721（一）完善管理体制 821117（二）信息技术手段 919065（三）提高档案服务质量 1022074（四）人性化服务 1024775参考文献： 12

一、引言我国档案馆建设和发展经历了近六十年的时间，社会对档案馆的认知随着档案馆建设发展而发生变化，档案馆社会地位的变化是社会对档案馆建设发展综合认知的结果，这种认知可能滞后于档案馆的实际变化.但大体上反映了档案馆建设发展的水平。二、我国档案馆、馆藏及我区档案馆现状（一）我国档案馆的现状目前，我国近3000个各级国家档案馆主要建立于50年代中期至80年代初期，常德档案馆初建中国成立与解放前期，档案馆规模相对较小，馆藏档案较为贫乏，而较大一部分的档案以文书为主，单一简陋。直到1984年，国家档案局在省、自治区、直辖市档案局负贡人座谈会上才明确提出:“档案工作由以机关、团体、企事业中一位的档案室工作为主体转变为以各级各类档案馆工作为主体”。从20世纪80年代中期至90年代末，我国确立了档案馆在档案事业中的主体地位，并明确了档案馆的文化事业性质，建立和完善了档案馆的开放制度，使档案馆逐步成为社会各方面利用档案信息的中心，在客观上提高了人们对档案馆的认识。自21世纪开始至今，档案工作信息化和公共档案馆的建设使档案馆迈入了一个崭新的发展阶段，常德档案馆从单一的个体朝着多样化发展，朝着国际化的方向迈进。该阶段的档案馆建设除了新建馆库和更新设施之外，更重要的是馆藏档案信息化建设和公共档案馆建设。另外，人们除了重视馆藏档案开发利用之外，也开始关注档案馆的社会记忆功能，思想认识的变化有利于克服只重视档案资源开发利用，而忽视馆藏资源建设多元化的传统思想。这些变化使得我国档案馆与先进国家档案馆的发展方向渐趋一致。（二）我国档案馆藏的现状档案馆收藏资料存在着明显的误区，突出表现在兼收并蓄，混淆不清。根据有关资料统计，中央档案馆收藏的资料占馆藏档案资料的比例为40.1%，省市级为13.8%，地市级为21.1%,而县级则达25.1%。从全国范围来看，平均比例数为23%，绝对数为2740多万册，这个数据相当于相当于国家图书馆藏量的1.5倍，其是亚洲最大的图书馆。常德档案馆自然也在其中，数量的庞大并不代表着就能促进档案馆的发展，如档案的重复摆设，文档的不合理利用。这种现象对我国档案事业的发展带来了不利，众多的资料的管理耗时耗力，还占用了有限的档案事业经费。造成这种态势的原因有很多，比如档案馆在收集和接收的过程中，对馆藏资料的内涵、收藏标准存在盲目性，还有基层档案室资料全部接收，显然这种延续了档案室的做法是不可取的。（三）常德档案局现状笔者所在档案馆是位于常德市鼎城区的一家国家档案馆，其成立于60年代，发展于80年代。其涵盖了各种类型的档案资源，比如文书类档案（案卷52097卷、文件1107件）、科技档案（72卷）、会计档案（64912卷）以及专门档案（8056卷）。其中专门档案包括土地房产证存根档案、林权档案、名人档案、细菌战档案、地图档案、照片档案、族谱档案、老县志档案、知青档案等。范围在不断扩大，但利用率却不见上涨，目前，档案馆主要以土地房产存根档案和知青档案两方面利用率比较高，而今如何把现有的资源充分利用才是迫在眉睫。（1）：根据社会经济的发展，对文件的使用做调查研究，充分的了解人们对需求；（2）：随着时代的不同，应该把档案向新的领域新的方向扩展与延伸。虽然常德档案馆对各类文件建立了一些管理机制，但目前还未形成一套相对健全的管理机制。《档案法》、《湖南省档案管理条例》中只对国家档案馆丢失档案有处罚和保护的规定，而对市级档案室丢失档案没有明文规定，一旦丢失而没有挽救措施，造成市县级档案丢失严重，从而影响到国家档案馆的管理与馆藏。三、我国档案馆藏存在的问题（一）馆藏资料利用率低利用率低的问题是档案馆老生常谈的一个现实问题，其与档案馆的出发点是背对而行的。档案馆是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，所以，利用是收藏档案资料的根本目的，利用率越高越能体现档案馆存在的价值。常德档案馆的文件利用率仅为6.7%，据全国各级各类档案馆提供利用档案资料统计表明，中央档案馆馆藏资料利用率为5.4%，省市级档案馆为28.9%,地市级为7.9%,县级为5.6%。常德档案管利用率低于市级，近9成的文件处于无人问津状态，而全国的也不到10%。在管理规划上的发展也大大落后省级，省级档案室8个，而在常德仅仅2个。资料的利用率显然与其馆藏量是不成比例的，这种状况应引起我们的高度重视。（二）馆藏资料管理的缺失由于我国目前还没有一套适用于各种级别档案馆馆藏资料的分类标准，致使各馆出现了各施其政的现象。对于常德档案馆来说，发展数字化的管理更为重要，建立网络化，计算机为主的信心公共服务体系，用软件管理的数字化体系，更好的将繁琐庞大的文件更合理的分配。在我国大多数地区还是根据运用《中国图书分类法》，或者依据《中国图书分类法》衍生的档案资料分类表对馆藏资料进行分类，碰到很多难以解决的问题，比如无法入类、勉强入类等。同时，因为人的因素，造成重复过多，同类分散等问题。这在很大程度上影响了馆藏资料的检索和利用。研究、制定统一、科学系统的分类标准，是一个十分重要的课题。（三）档案意识问题一方面，档案馆工作人员主动服务的社会意识淡薄，老的思维模式难从根本消除，以致使档案馆的公共服务功能得不到有效的发挥。另一方面公民的档案意识也不够。2009年底，常德档案局在全市进行了一次关于公共档案馆建设若干问题的问卷调查。在对档案馆的印象的调查中，有53.39%的市民认为档案馆是政府机要单位;只有16.98%的市民认为档案馆是公共服务场所。四、加强我国档案馆藏资源建设的途径（一）深化对馆藏资料的收藏原则档案馆收藏资料的总原则是要与本馆档案内容有关。常德档案馆在名人档案、地图档案、照片档案、族谱档案、老县志档案、知青档案等为主，切实自身的文化背景，突出历史的重要地位。档案首要维护历史全貌。其既是档案馆工作的基本任务，也是档案馆收藏资料的一个重要原则。从馆藏的建设，发展的方向及历史原有具体分析，对于馆藏档案的空自以及有但不齐全完整的，尽量收集与此相关的系统资料，使档案和资料相辅相成，相得益彰，真正起到维护历史全貌的作用。其次，反映地方特色。地方特色是近几年对推动我国档案事业的发展作出了积极贡献。档案馆在收藏资料时，也要注重地方特色，并将之作为一个重要原则实际应用到工作中。反映地方特色的资料，主要是指记载的内容反映地方人、物历史活动和本来面目特征。常德本就是历史古城，更易发挥它的优势，如本地地质、地形、地名、人口、气候;地方土特名优产品、传统工艺;名人、名胜、占迹;人事记、发展史、革命史、历史沿革、地方史志，地方重要报刊等等。实践证明，凡是注意收藏反映地方特色资料的档案馆，都丰富了馆藏，改善了馆藏结构。（二）改革现有管理模式，择优分类目前，档案馆的资料管理模式，使社会对信息的开发利用受到了限制，已无法满足现代社会对信息的需求。因而，管理模式的推陈出新势在必行。综合档案馆的资料是围绕馆藏档案收藏的，由于档案的多样性和复杂性，决定了馆藏资料必然涉及到科学、政治、经济、文教、军事等多个领域。常德档案馆采用采用档案分类标准与数字化的管理，使用《中国档案分类法》对资料进行分类，其优点在于方便了管理和利用。《中国档案分类法》用于资料分类可将实体分类和信息分类合为一体，分类目录即信息分类检索目录;同时，由于馆内档案和资料分类标准一致，就能迅速、准确地掌握某种资料对同类档案起补充作用的信息，从而提高检索效率，让资料更好地为社会主义建设服务，这也是未来档案馆发展的趋势。（三）普及国家档案知识加强国家档案资源建设，首先要有全民的档案意识和全民的支持、参与。常德档案馆通过社会调查，社会文情，历史的背景，分析了解公民对档案的需求从而做出合理的要求。国家档案资源不仅是指机关单位的文书档案，还包括城建档案、房地产档案、企业档案、公安档案、会计档案、人事档案以及新近产生的农村土地承包档案、信用档案、社区档案等等，它们是国家信息资源的一个重要部分，权威的解释是指国家机关。说它是国家资源，一是因为它有价值，有的甚至是无价之宝，是国家的财富，为全体人民所有;二是因为它涉及社会发展、人民生活的各个方面，关系每个公民的切身利益，而这些都是历史经验无形资产的精神财富。因此，普及国家档案知识，树立公民档案意识，让全社会都了解、关心、支持、参与国家档案资源建设，意义深远，在信息社会的当今时代，显得尤为重要和迫切。五、加强国家档案资源建设的有效途径（一）完善管理体制各级各类档案部门要明确档案密级，切实做好相关级别档案保密工作，确保国家机密不外泄，维护好档案所有权者的利用和权力。加快档案的开放进程及开放力度。加快鉴定到期档案的速度，视程度轻重予以必要的销毁，依照《档案法》的规定，把可以开放的档案尽快的展示并予以开放，建立科学的降解密制度，正确处理适度保密与全面开发的关系，建立健全适应依法行政、建设法治政府要求的档案行政管理体制。加快建立与档案行政管理相适应的权责明确、行为规范的档案行政执法体制，加强对档案行政职权的监督和制约，进一步健全和完善档案行政执法责任制、评议考核制和执法过错责任追究制。做好已到开放期的档案规划控制与解密等工作，对经济、社会、文化、教育、医疗、历史等方面的档案可根据《档案法》的相关规定和条例，通过各种合法程序向社会开放，使之被社会、团体、个人等及时利用。（二）信息技术手段科学的使用现代化信息技术是进行档案信息资源建设的强有力手段。现代信息技术手段可以创造优越的条件，提高档案信息的质量和档案信息的传递技术，比如，使档案共作者早早脱离手工操作的劳苦，使科学合理利用档案信息资源成为现实，也为共享档案信息资源打下坚实的基础。所以，积极主动地利用现代信息技术手段，及时全面地传递信息，是更好地开发利用档案信息资源的主要途径之一。现阶段，计算机等高科技进入档案信息资源管理开发利用领域已不成问题，此档案部门(档案馆、所)等已将计算机技术引入档案开发利用和管理领域，并且成效显著，工作效率成倍提高。为了适应社会的发展和实现的需要.应将不同载体的不同农现形式的档案信息，尽快地转化成数字信息，以实现档案信息的自动化和传输目的。建立高效管理和开发利用档案信息资源能力的媒体，个文数据库网络管理系统，开展档案信息传递(网络)、档案计算机检索、网络档案信息咨询服务以及网络档案信息的开发利用，公开发布档案信息，提供档案的宣传与指导。（三）提高档案服务质量迅速提取档案的有效手段是决策工具，编制档案检索工具作用很大。实际工作中，我们本着信息实用、方便、迅捷、准确等高校原则，采用现代高科技信息管理技术等服务手段，优化检索手段，提高服务效率。档案业务工作的中心环节是档案的利用，没有利用就没有档案存在的意义。《档案法》指出，档案的利用是指对档案的阅读、浏览、复制和摘录等。要最大限度地为各方面对档案利用的需求，简化手续，提供便捷服务和提高查找率。主动扩展服务领域，开展多层次、多渠道、全方位的档案信息服务。（四）人性化服务档案管理部门如何开发利用档案信息资源，是未来社会经济发展以及完成十八大宏伟目标的重要方面。档案部门要适应社会需求，应对挑战，让档案信息资源发挥重大的效率。档案部门的信息资源门类众多，如文书档案、企事业、科研单位、人事部门形成的档案等等。各门类档案信息资源都是国际民生所必要的。当今时代利用好档案信息资源，不仅可以节约成本，还将会不断的推进社会各项社会的繁荣发展。为此，档案管理和研究者要克服过去的陈旧思想，树立现代经济效益与社会效益资源的认识和理念，以社会需求为根本目标，以优化档案信息资源，最大限度地开发出更多的社会需要的社会信息资源。此外，还要建设一支知识结构合理的高素质的档案人员队伍，以适应现代信息社会的发展需求。这支队伍必须掌握相关的各类知识和技能，特别是信息化知识及外语水平。同时，还要着眼于新型人才的培养，培养批高级档案人才，实现人才更新。

参考文献：[1]陈姝.国家档案资源建设的途径、问题与策略[A].回顾与展望：2010年全国档案工作者年会论文集（上）[C].2010[2]赵晖.加强档案资源建设推动档案事业发展[A].甘肃省“档