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文档简介

物业企业档案管理规定物业企业档案管理规定物业企业档案管理规定企业档案管理规定为增强企业的档案管理,保证档案采集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序,依据国家档案管理相关规定,结合企业实质状况,特制定本规定。一.档案工作管理机构档案工作推行一致领导、分级管理、分级盘问的原则。企业行政人事部作为档案工作主管部门,一致领导各部门档案工作,制定档案管理规章制度和工作标准,并负责对各部门档案工作进行指导、督查和检查。各部门应设置专(兼)职档案管理人员,负责本部门的档案管理工作。企业档案主管部门:行政人事部企业档案看守人员:行政主任/总经办秘书企业档案管理人员:行政人事部行政助理各部门档案管理人员:各部门文员、行政人事助理、结算员二.档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作,各部门要高度重视,保证档案工作所必需的条件,全体职工都有保护档案完好和安全的义务。(一)企业档案看守人员职责1.贯彻履行国家物业管理相关的档案法规,拟定企业档案工作管理制度和工作标准并贯彻履行。2.负责对企业各部门的档案工作进行指导、督查和检查,一年组织2次对各部门及企业档案检查。3.按期接收各部门上交的电子档案及目录等,并进行整理、分类、保存、统计等工作。组织各部门专(兼)职档案管理人员进行业务学习和培训。5.履行保密制度,保证档案的安全。1/18(二)企业档案管理人员职责:严格履行档案管理相关规定,.按期接收各部门上交的档案、目录等,并进行整理、分类、保存、统计等工作。做好各种档案的接收、整理、建帐、建卡、保存、统计等工作。检查、查收归档文件资料能否完好、正确、系统,能否吻合相关档案工作规范。编制各种档案的检索工具和参照资料,踊跃睁开咨询服务和供应利用工作,做好档案的查阅、借阅和催还工作。做好档案库房的管理严格履行保密制度,对密级档案内容不传密、不泄密、不失密,保证档案的安全。有权督促相关部门和人员按归档要务及时移交文件资料;有权拒绝接收不吻合要求的文件资料;有权拒绝不吻合查、借阅规定的人员查、借阅档案;有权拒绝没关人员进入档案库房。企业档案管理人员变动时,须办妥档案的盘点、移交手续后,方可办理离岗手续。(三)各部门档案管理人员职责1.严格履行档案管理规定,的确做好部门文件资料的采集、累积、整理、保存、保护、统计等基础工作,检查、查收归档文件资料能否完好、正确、系统,能否吻合相关档案工作规范。2.认真履行所属部门档案工作的指导、督查和检查职责,按期向行政人事部上交部门档案(含电子档案)、目录等。3.编制各种档案的检索工具,做好档案的查阅、借阅和催还工作。4.做好本部门档案柜的管理。2/185.严格履行保密制度,对密级档案内容不传密、不泄密、不失密,保证档案的安全。6.分年度对旧档进行归类存放,每年旧档成宗一次。各部门档案管理人员变动时,须办妥档案的盘点、移交手续后,方可办理离岗手续。三.档案工作管理权限(一)有权督促相关部门和人员按归档要务及时移交文件资料。(二)有权拒绝接收不吻合要求的文件资料。(三)有权拒绝不吻合查、借阅规定的人员查、借阅档案。(四)拒绝没关人员进入档案库房(开档案柜)。(五)有对本部门档案管理工作进行督查和检查。四.档案的种类本规定所指档案是指企业在各项职能活动中形成的拥有保存和利用价值的各种形式的原始记录。详尽包含按记录反响的内容,分为文书、会计、物业档案等;按载体形式,可分为纸质、音像、机读(电子)及其余实物档案等,主要载体有纸、胶片、磁带、u盘、硬盘、录音带、录像带、光盘等。(一)文书档案主要包含行政、人事、业务管理档案等。(二)会计档案主要包含凭证、账薄、报表等会计核算档案。(三)物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其余各种形式和载体的文件。如:物业权属资料、技术资料、查收文件、业主使用人的权属档案资料、个人资料、物业运转记录资料、物业维修记录、物业服务记录、物业行政管理制度以及相关合同资料等。.文件资料的采集和累积3/18(一)凡是企业在各项职能活动中形成的拥有保存价值的文件资料均应收集保存。(二)各种文件资料的采集和累积,依据工作性质,由各相关部门和相关人员负责。(三)档案管理人员要保持及时采集拥有保存价值文件资料的意识,如发现该存而未存的文件资料,应及时向相关人员讨取。(四)在采集内部形成的文件资料及具保存价值的外来文件资料时,若有电子版,可依据实质需要,确立能否采集。(五)文件资料的采集要完好、正确、及时,有附件的应同时采集附件。(六)物业档案的采集(按物业管理参加者分类)1.在物业接收移交时应与开发商及设计单位、施工单位踊跃合作,力争全面、正确地采集到工程设计产权及工程技术资料的原始资料。2.在业主入伙时,进行二次装修阶段采集业主、用户资料。3.在平常管理中成立和采集房屋维修档案、设施运转档案、投诉与回防记录等以及其余相关资料,并将档案的采集形成制度化。4.经过政府主管部门获得的相关信息。(七)物业档案的采集(按物业资料本源准时间次序分类)1.设计规划阶段信息:土地购置合同、土地使用证等权属证书、规划同意证、建筑同意证、预售同意证等各种项目同意证书、建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件。2.完工及查收阶段信息:完工图、完工工程项目一览表、设施技术清单(设备名称规格、数目、场所、性能、单价、随机工具备件等性能、单价、随机工具备件等)、设施技术手册、使用说明及质保证明、设施安装调试记录(各种设施系统的试压、试漏检查记录、暖气,卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)、土建施4/18工记录(地基办理记录、结构安装校订记录,预应力构件施工记录等)、建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震,钢结构焊缝探伤检查记录)、隐蔽工程的查收记录、工伤事故发生及办理记录(若有)、项目图纸会审记录、设计改正通知、技术鉴定单、重要技术决定和文件、查收总结报告等记录文件。3.拜托管理阶段信息:拜托管理招标文件、物业管理招标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和估量等)、物业拜托管理合同(协议书)等。招商阶段信息:招标物业的平面图纸、招租同意证及拜托书、租金及管理费测算、租借合同、广告策划资料等。5.用户入户信息:用户入住通知书、入户须知、管理合约(公共契约)、用户资料(包含业主、租户)、业主委员会章程、用户手册、用户进户验收表、用户进户交费单等。6.平常管理信息:业主、租户变动和更换状况、各部门工作操作规范,管理制度、各部门工作记录、维修记录(大、中、小修)、维修承包合同和预决算、保安、洁净、绿化等项目的承包合相同、用户来往信件、投诉和办理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险资料、法律法规和政府相关文件、财务报表、薪水报表、管理表和租金收缴凭证等资料。.文件资料的归档本规定所指归档是指办理达成且拥有保存价值的文件资料经系统整理交各部门档案人员成立特地档案柜保存的过程。(一)归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的拥有保存价值的文件资料均应列入归档范围。详见《物业管理企业文件资料归档范围及保存限期表》。(二)归档时间5/181.管理类及业务类文件资料一般应在办理达成后由业务部门档案管理员及时归档。2.会计文件资料由财务部在会计年度终了后整理归档。3.合同类文件应在合同审批签订后及时归档。4.外购设施仪器或引进项目的文件资料在开箱查收或接收后即时登记,安装调试后采集归档。5.企业职工出门参加公务活动形成的文件资料应在活动结束后及时归档。6.录像带、录音带、照片(含底片)、胶片等实物形式的文件资料应在工作结束后及时归档。7.改正、更正、增补的文件资料应随时归档。8.企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件资料应随时归档。9.企业产权变动过程中形成的文件资料应随时归档。10.其余暂时活动中形成的文件资料应随时归档。(三)归档要求1.归档的文件资料应齐全、完好、正确、系统。2.归档的文件资料编制内容、格式等应规范化,笔迹清楚。3.归档文件资料的载体和笔迹应吻合长远性要求。4.归档的文件资料应为原件。因故无原件的可归拥有凭证作用的文件资料。5.非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。6.外文(或少量民族文字)资料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。7.归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用屡次高的和有特地需要的可合适增添份数。6/188.两个以上部门合作达成的项目,主办部门保存全套文件资料,协办部门保存与担当当务相关的复印文件。9.任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。如不按要求归档的,追究有关当事人或部门的责任。七.档案的整理(一)档案的整理分为两步进行:档案归档以前,文件资料形成后,应由文件资料形成部门或相关人员进行初步整理。2.档案归档今后,由各部门档案管理人员进行最后整理。(二)档案整理的基本内容:划分全宗;全宗内的档案分类、立卷、模卷摆列、模卷目录的编制。(三)档案整理工作的要求:一定保持文件之间的历史联系;一定便于保管和利用;一定在原有的基础长进行整理、加工。(四)档案的整理应依据文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不一样价值、便于保存和利用的原则。(五)档案的整理应依据机构(问题)进行分类、划分保存限期。划分保管限期方法详见《物业管理企业文件资料归档范围及保存限期表》。八.档案的移交和接收(一)移交、接收要求行政人事部每年一月负责接收企业各部门上年度全部档案目录(电子版)最新版本、相关重要档案(含目录),每个月月初负责接收企业各部门上月电子档案(含目录)等。2.各部门档案管理员负责接收本部门形成的各种档案(包含电子档案)。(二)移交、接收检验7/181.各部门在进行档案移交、接收以前,档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验,检验合格后方可接收。2.移交的档案一定有书面档案总目录和分目录,移交时连同档案数据库一并移交。3.对检验不合格的档案,应退回移交部门重新整理,合格后方可接收。(三)移交、接罢手续移交档案应编制移交清册,交接两方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册一式二份,由交接两方各留一份以备查考。九.档案的利用(一)企业职工因工作需要,需从本部门查阅或借阅档案时,查阅或借阅自己职能范围内的一般性档案,在档案管理员处办理查阅或借阅登记即可。(二)企业职工查阅或借阅自己职能范围外的一般性档案,须经查阅或借阅人所在部门负责人同意。(三)企业职工查阅或借阅本部门重要或涉密档案,除须查阅或借阅人所在部门负责人同意外,还须经企业总办领导同意。(四)企业职工查阅或借阅其余部门档案资料,须经本部门负责人及档案所在部门负责人同意。(五)非企业人员因工作需要查阅、借档案,须经总办领导同意。(六)档案查阅或借阅人查阅或借阅档案时,须照实填写相关管理表格。(七)档案借出前须复印保存,以备再次供应查阅。(八)档案借阅人对借出的档案一定妥当保存,一定对档案的安全、保密和完好负责,不得随意乱放和毁损、涂改档案的内容,更不得随意转借别人,未经相关领导同意不得擅自复制。(九)档案借阅人在办理完相关事项后应及时归还或在指定的限期内归还所借档案。在无特别原由下逾期不归还并经催还仍不归还者将被严肃办理。8/18(十)各部门档案管理员对所借档案应按期追踪,并做好登记。借出后归还的档案,档案管理员须逐件逐页检查,如发现问题,应及时报告相关领导和相关部门,以便检查办理。(十一)档案在利用或宣告时,不得伤害国家、社会和其余组织的利益,不得入侵别人的合法权益。十.档案的判断和销毁(一)各部门应按期对所保存的档案进行判断,对确无保存价值或保存期满的档案,可报行政人事部及总办领导审查后确立销毁。(二)档案的判断、销毁工作一定有组织、有领导地进行。在档案管理部门负责人的主持下,构成档案判断、销毁小组,负责档案的判断、销毁工作。(三)经过判断,需要销毁的档案,经企业总经理同意,并经行政人事部确认后,方可销毁。经过判断仍需保存的,应重新划分保存限期。(四)销毁档案时,一定由2人以上在指定地点监销。档案销毁一定编制《档案销毁清册》,销毁人和监销人员一定在销毁清册上署名。(五)档案销毁清册要妥当保存,并将所销毁档案在目录中注销。十一.档案的统计(一)为了正确认识档案保存状况,各部门档案管理员要认真做好档案统计工作。(二)档案统计包含:基本状况年报、各种档案状况统计、档案目录统计表、历年档案利用状况、档案柜和设施状况等。(三)各部门档案管理员应在每年1月份把本部门的档案统计报表上报行政人事部。十二.档案库房(档案柜)的管理9/18(一)存放档案一定使用专用档案柜,档案柜表记应醒目、雅观,便于查找。(二)档案摆列应依据年度、种类和模卷(档案盒)的次序,从近到远、从左到右、从上到下摆列。(三)档案库房(若有)应保持洁净、卫生、整齐,禁止存放与档案没关的物件。(四)档案库房(若有)应装备安全保护措施,的确做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污的“十防”科学保护工作,全力延长档案寿命,保护档案的完好与安全。(五)平常增强安全检查,档案库房(若有)内禁止吸烟、点火,禁止堆放易燃物件,提升警惕,对危及档案安全的要素应及时采纳得力措施予以消除。(六)档案库房(若有)与办公室分开,安装铁门、铁窗,门随开随锁,灯随开随关,非档案工作人员未经同意不得进入档案库房。(七)档案库房(若有)应装备空调、温度计、干湿度计等设施,保持室温14-24℃、相对湿度45-60%的恒温恒湿环境,并坚持做好温度和湿度记录。(八)档案库房(若有)应安装窗帘,窗户尽可能密封,门下端与地面尽可能防备缝隙或安装橡皮垫,以达到防尘、防光、防虫、防鼠、防污的目的。(九)档案管理人员每年或每半年对付保存档案进行一次全面检查,对破坏、褪变档案,应及时进行急救、修复,发现欠缺档案应认真追究,及时报告。(十)每年按期抵消防器械进行一次全面检查,如发现消防器械不可以使用或药液过期等问题,应及时办理。10/18十三.档案保密制度(一)全体职工要增强保密看法,严格遵守国家相关保密法规和档案管理相关规定。(二)档案管理人职工作中不传密、不泄密、不打听奥秘。(三)档案管理人员在收到重要文件资料后应马上收存整理,不得随意摆放。(四)涉密档案,一定妥当保存。绝密文件应存放在密码文件柜中,原则上不得复制,不得抄写。(五)涉密档案,若需查阅或借阅,应严格履行审批手续。原则上不借出档案室,如确有必需借出,借阅人一定对档案的保密和安全负责。(六)机密档案和绝密档案,禁止在网络上供应查阅。十四.本规定由企业行政人事部负责解说。十五.本规定自下发之日起推行。附件:档案查阅登记表档案借阅登记表《档案销毁清册》《物业管理企业文件资料归档范围及保存限期表》广州温顺物业管理企业企业文书规范11/18附件1档案查阅登记表查阅部联系方查阅用查阅日期查阅内容文号份数查阅人供应人同意人备注门式途附件2档案借阅登记表借阅内借阅联系方借阅用预还回收日借阅日期文号份数借阅部门供应人同意人回收人备注容人式途日期期12/18附件3档案销毁清册卷(盒)号卷(盒)内文序号模卷或文件题名年度目录号原限期销毁原由销毁日期销毁人监销人备注或文号件页(件)数附件4《物业管理企业文件资料归档范围及保存限期表》(参照)归档文件资料目录保存限期一、党群管理工作形成的文件资料(一)党务综合性工作或党组织其余相关会议文件资料长远(二)党组织建设、党员管理、纪检督查工作文件资料长远(三)思想政治工作、精神文明建设文件资料长远(四)职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件资料长远(五)参加相关协会和民众集体活动文件资料短期(六)其余应归档的党群工作文件资料二、行政管理工作形成的文件资料(一)企业筹备期可行性研究、申请、同意文件资料,企业章程、证照永久(二)企业物业管理资质等级认证文件永久(三)企业领导(包含董事会、股东会、监事会和经理层)和内部机构构成、改正文件资料永久(四)董事会、股东会、监事会产生的文件资料永久(五)企业发生分立、合并、破产、停业等改正事宜的文件永久(六)各项企业内部管理制度、规定长远(七)综合性行政事务,文秘、机要、保密工作文件资料短期13/18归档文件资料目录保存限期(八)会务工作文件资料重要的长远一般的短期(九)法律事务、公证工作文件资料*长远(十)审计工作文件资料长远(十一)人力资源管理文件资料*1、岗位职责长远2、职工录取、招聘文件资料长远3、劳动合同管理长远4、劳动薪水和社会保险文件资料长远5、职工教育、培训工作文件资料短期6、职工的核查工作文件资料长远7、职务任免,职称评聘文件资料长远8、工服、工装管理文件资料短期9、其余应归档的人力资源管理文件(十二)行政后勤工作文件资料(食堂、车辆管理等)短期(十三)其余应归档的行政管理性文件资料三、经营管理工作形成的文件资料(一)企业改革,经营战略决策文件资料永久(二)计划与统计工作文件资料,企业发展规划、各项发展计划文件资料,责任制管理文件材长远料(三)统计报表:年度、永久季度、月份短期(四)企业综合性统计解析永久(五)财富管理文件资料:房地产管理,资本运作,对外投资,股权管理,多种经营管理,产永久权变动、清产核资文件资料(六)属企业全部的知识产权和商业奥秘及其管理文件资料永久(七)企业信誉管理,形象宣传,达标创优文件资料长远(八)合同管理文件资料:物业管理拜托、物业租借及其余商务合同正本及与合同相关的增补资料,相关的资信检查,工作协议文件资料:重要长远一般短期(九)财务管理文件资料:资本管理,成本价格管理,会计管理文件资料长远(十)物质管理文件资料:物质采买、保存和供应文件资料短期14/18归档文件资料目录保存限期(十一)营销管理文件资料:营销组织管理、网络建设、市场检查与解析文件资料,客户信息长远管理,多种经营管理文件资料(十二)服务质量管理文件资料长远(十三)其余应归档的经营管理文件资料四、物业管理工作资料(一)各物业项目招招标文件资料长远(二)各物业项目查收相关文件资料短期(三)各物业项目房屋及设施设施管理相关文件资料短期(四)各物业项目公共次序保护管理相关文件资料短期(五)各物业项目环境卫生管理相关文件资料短期(六)各物业项目绿化管理相关文件资料短期(七)各物业项目社区文化管理相关文件资料短期(八)其余应归档的物业项目管理工作形成的文件资料五、基本建设工作形成的文件资料(企业有该项工作时成立)(一)可行性研究、立项、勘探、测绘、招招标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材永久料(二)基建项目的设计文件资料永久(三)基建项目的施工文件资料永久(四)基建项目的监理文件资料永久(五)基建项目的完工和查收文件资料永久(六)基建项目的使用、维修、改建、扩建文件资料永久(七)其余应归档的基本建设工作形成的文件资料六、设施仪器管理形成的文件资料(一)购置设施、仪器的立项审批,购置合同长远(二)设施、仪器的开箱查收或接收文件资料长远(三)设施、仪器的安装调试文件资料长远(四)设施、仪器的使用、保护和改造、报废文件资料长远(五)其余应归档的设施仪器管理形成的文件资料七、会计档案(一)会计凭证(原始、记账、汇总)15年(二)会计账簿1、总账(包含日志账)15年2、明细账15年3、现金和银行存款日志账25年4、其余日志账15年5、固定财富卡片固定财富报废清理15/18归档文件资料目录保存限期后保存5年6、辅助账簿15年(三)财务报告类1、月、季度财务报告(包含文字解析)3年2、年度财务报告(决算)(包含文字解析)永久(四)其余类1、会计移交清册15年2、会计档案保存清册永久3、会计档案销毁清册永久4、银行余额调理表5年5、银行对账单5年(五)其余应归档的会计文件资料八、职工个人档案九、特别载体档案(一)声像类(二)实物类十、物业项目形成的文件资料(一)基础管理文件资料1、大厦规划详图、完工总平面图、单体建筑、结构、设施的完工图、绿化平面图、隶属配套永久设施、地下管网工程完工图等文件资料2、完工查收合格报告、允许交付使用证等文件资料永久3、物业质量保证文件和使用说明文件等资料永久4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议,消防设施合格证,电梯准用证、年长远检资料等资料5、接收查罢手续等文件资料永久6、各种机电设施出厂合格证,使用说明书,安装、调试报告,保修卡、保修协议等文件资料永久7、业主购房合同文本永久8、维修基金缴纳明细永久9、维修基金管理、使用、续筹等文件资料永久10、先期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其余协议等文件资料短期11、房屋使用手册等文件资料永久12、装修装修管理规定及巡逻、制止违规行为、向行政主管部门报告记录短期13、业主见告物业管理企业函(装修装修)短期14、物业管理企业见告房屋全部人、使用人和装修装修企业函等文件资料短期15、与业主会来往文件资料长远16、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实行方案等文件资料短期16/18归档文件资料目录保存限期17、各项管理制度、规定,各岗位工作标准,各级各种人员的岗位职责及考察方法等文件资料短期18、业主合约短期19、业主档案长远20、房屋及其配套设施权属资料长远21、投诉记录及办理、回访等文件资料短期22、业主满意度检查及解析、整顿措施等文件资料短期23、特约服务等文件资料短期24、项目管理的年度计划、总结短期25、与企业来往的各种请示、报告

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