理工大学学生志愿者服务中心档案管理制度

理工大学学生志愿者服务中心档案管理制度为了加强学生志愿者服务中心（以下简称“中心”）档案管理工作,优化中心档案材料处理办法,提高中心人员办事效率和质量。现根据《理工大学学生志愿者服务中心章程》的有关规定,结合中心实际情况，特定此制度。总则第一条档案管理工作是本中心基础管理的重要工作之一，也是衡量本中心工作质量和管理水平的重要指标之一。本中心把档案工作纳入整体发展规划、议事日程，以及有关人员职责范围，以此加强对中心档案工作的问职责任。第二条档案管理工作统一由本中心行政管理部负责，包括各类档案和资料的收集、分类、整理、归档、编目、鉴定、保管和统计等。档案资料档案资料指在工作实施、活动规划、干部管理和其他各项活动中直接形成的对本中心具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。第三条档案资料主要按以下标准分类（详见附表），进行建档管理行政管理类档案：如工作计划、工作绩效、工作总结、会议记录、模板、财务管理、规章制度、文书资料、宣传资料、PPT等；专题活动档案：如换任大会、招新工作等其他主题的活动；中心信息档案：如通讯录、部门及分队简介、年度活动记录表、年鉴等；服务时数档案：如服务站点信息、服务时数统计表等。档案收集管理第四条财务档案管理中心各部门、分队须在规定的时间内上交经费报销的原始凭证，由常委批注，在行政管理部统一报销后作备案记录。第五条文件档案管理花都区团委、学校及校团委下达的各类文件，由行政管理部统一归纳到档案；第六条活动档案管理中心各部门、分队须在每个学期的第一周内上交其学期工作计划；开展大型活动，应作详细的活动计划预算、活动策划书、活动宣传文稿、活动图片及音像等，并须提前一个月上交至常委审阅，并交至校团委审批；新闻稿、活动的记录、活动照片及活动工作总结须在活动结束后一周内以电子版形式归入到文件归档里，文件归档须在每月月尾上交至行政管理部；学期工作总结须在学期结束前以电子版形式上交至行政管理部；以上各项均经常委审阅后，并由行政管理部统一打印成纸质文档，再由行政管理部统一进行电子版和纸质版的文件归档。第七条会议档案管理中心各部门、分队须做好内部会议的各项记录，会议结束后以电子版形式归入到文件归档里，打印成的纸质文档收录至各自的档案管理文件夹。第八条奖惩记录档案管理中心内部建立奖惩记录档案资料库，记录学年的奖惩情况。第九条委员、干事档案管理在换任、换届选举结束后，行政管理部应及时建立新一任、届干事及干部的资料库，并下达各部门、分队。第十条活动档案管理开展大型活动，应作详细的活动计划预算、活动宣传文稿、活动总结、拍摄活动图片及音像等，认真记录活动开展情况，并及时交至行政管理部进行存档。第十一条电子版档案管理以上各类档案，行政管理部根据各部门、分队的情况进行分类管理。各部门、分队须在规定时间内及时上交各类档案。第十二条收集档案时应做到各项工作与档案工作实行布置、检查、总结、验收工作的管理。第十三条对没有完整的档案资料和没有准确、系统的文件材料的项目，应责成相关部门、分队补充完整材料或者更正材料有误之处，并根据正确的材料入档。档案整理管理第十四条各种工作活动原件和管理资料交由行政管理部收集建档，行政管理部应登记各类文件的上交日期，并以分类、编号归档保管。第十五条凡应整理归档的文件材料应务求质地优良、书绘工整、声像清晰，不能用易褪色笔、易变质的材料收写。第十六条在整理档案时，应归档的文件材料必须完整、准确、系统地保存。不得分散存放在各部门、分队或个人处，更不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有而拒绝向行政管理部移交。没有完整的档案资料必须补充完整再进行整理。第十七条整理档案时应区分年度资料类别存放排列。档案利用和开放管理第十八条学生志愿者服务中心档案首先要保证本中心决策与管理工作查考的需要，服务对象主要是本中心委员、干事。第十九条本中心工作人员因工作需要可查阅、借阅部门、分队归档的档案，如查阅非部门归档的带有密级的或者限制使用的档案时必须经过部长级以上的证明，经常委同意方可查阅。各部门、分队或个人如需查阅可供借阅的存档资料，也必须事先经常委同意通过，查阅时必须保证资料的完整性，归还时必须放还原位。第二十条重要的内部档案一般不对外借阅，外单位如须外借，须经本中心的常委同意，查阅和归还时必须在行政管理部进行登记，且只能在档案存放处查阅，如特殊情况须带走阅读或复制的，必须出示证明，经常委同意方可，且要规定借阅时限，按时归还。第二十一条凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，经常委同意，可查阅利用属于开放范围的档案。第二十二条档案如属下列情况之一者不开放涉及本中心机密的；涉及个人隐私的；档案形成部门、分队规定限制使用的；涉及学校或二级学院内部机密的。第二十三条对重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。第二十四条凡摘抄、复制的档案须经常委核准方能生效。复制档案由行政管理部负责。第二十五条未经中心的常委授权批准，任何组织或个人无权查阅档案。借阅者必须承担保密义务。第二十六条查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得污损、涂改、拆卸和转借。第二十七条归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失档案或泄密者，应及时报告常委，以便采取补救措施。档案保管管理第二十八条各类档案按其价值将确定保管期限制度档案、财务档案永久保管；文件档案、会议档案、活动档案、奖惩记录档案、经费档案、学生志愿者服务中心成员档案长期保管；长期档案入档后无特殊情况不允许删改。第二十九条档案室应定期检查保管情况，发现问题