行政沟通中的障碍与对策研究分析 行政管理专业

课题名称行政沟通中的障碍与对策研究目录摘要关键词正文一、我国基层政府行政沟通中的主要障碍……………1（一）信息失真…………1（二）信息不对称………1（三）组织结构设置不合理……………2二、内部行政沟通障碍原因……………2（一）僵化的官僚制组织结构…………2（二）行政工作人员忽视反馈…………2（三）语言引起的沟通障碍……………3（四）价值观不同导致沟通障碍………3（五）缺乏换位思考引起的沟通障碍…………………3三、减少我国行政沟通障碍的主要途径………………3（一）建立一个扁平的行政结构………4（二）提升行政沟通环境………………4（三）行政沟通方式的正确选择………4（四）建立多种沟通渠道………………5（五）处理由于速度慢和信息失真导致的延迟和低效的问题………5注释………………………5参考文献…………………6【摘要】健康的行政沟通对政府职能的顺利行使大有裨益。行政沟通高效或低效,会直接关系到政策信息上传和发布的高效或低效。不仅如此,公众是否可以顺利地表达自己的利益和需要也与行政沟通的效果有着密不可分的联系。认为行政沟通障碍被妥善处理掉的程度是决定政府行政效率的一个关键因素,这一想法是正确的。本文主要论述了行政沟通的广泛意义，即行政部门与外部环境之间的相关政策建议的制定和实施。政策之所以能比较有效地实施并促使社会进程有序发展，靠的是影响、协调、交流和意见反馈。行政沟通的各种需求，存在于地方政府每日的行政管理活动中。但是，由于我国当前经济水平的快速发展，地方政府的行政沟通存在着一些障碍，如信息失真、信息不对称、组织结构不合理等。为了解决上述问题，我们要完善行政组织体系，实现行政传播媒体和信息的多元化，加强电子政务建设和其他解决办法。【关键词】政府、行政沟通、对策

行政沟通中的障碍与对策研究一、我国基层政府行政沟通中的主要障碍（一）信息失真行政沟通中的信息失真是指对信息错误解读或使信息丧失其原有意义。不仅在信息的发送者身上发生，信息的接收者也时常遭遇它。行政沟通信息失真有如下几方面表现：第一，伪信息。这类信息根本不能体现出具体现象，最初呈递时便出现扭曲事实真相的问题。第二，出现时效性欠佳的问题。部分行政部门及其管理层不期望对内部数据予以公示，担心一些内幕会被外界掌握。第三，行政信息缺失。行政信息需要反映组织的政治表现与其过失。它还必须反映实际现状。应合理和全面地提供各方面信息。不要盲目夸大政治成就。第四，信息失真的传递效应。经由组织级别完成推广的数据失真现象，最终会造成更广泛的偏差影响，干扰其他信息质量，最终带来负面结果，不利于常规互动途径保持顺畅，而且也存在其他路径被封锁、干扰的问题，继而在整个组织当中构成紊乱表现。（二）信息不对称信息不对称现象比较广泛地存在于我国行政组织中。主管机构始终会收集到更丰富的资料，而主管领导所能接触到的资料也相对更全面。领导层较之普通工作者也存在信息优势，根据级别划分，其信息优势也呈现出阶梯性差异。而本土行政领域信息共享途中，因为刚性设计不足，基本上会从领导层被隔离，而使领导群体之外的工作者无法获知具体情况。正是由于此种状况的多发，信息的传播将不允许信息的自由流动，从而形成信息的不对称①。（三）组织结构设置不合理组织机构是我国行政活动最基本的单位。横向的权责关系与纵向的等级从属关系都属于组织机构。设若组织层级设置欠合理、欠科学，很大程度上会降低行政沟通的效率。问题诸如：臃肿的机构、臃肿的层级、单一的渠道一旦存在，行政沟通再想进行得顺利就很困难。调查证实，整个行政机构中，每跨一级便丢失20%的信息。遗憾的是，当前我国行政机关，沟通周期长，信息在长期传播过程的真实度难以保证。行政沟通的信息不能及时反馈因为行政沟通渠道的单一。这在很大程度上降低了行政效率和阻碍了及时信息传递②。二、内部行政沟通障碍原因（一）僵化的官僚制组织结构行政组织的基本形式，在我国表现为官僚制。它极大地塑造了行政沟通。德国管理学家马克斯·韦伯提出了官僚制，在他看来等级制度是一种行政制度而非政府类型③。其组织活动被一些固定且抽象的规则体系控制。有一套抽象的规章制度，组织成员须严格将其遵守，并以它为前提，将职务运行。合理的分工；权力等级、等级链的形成；官僚制组织的典型特征是正式的决策文书、客观的管理和合理合法的人事行政制度。社会科学的进步，使存在于考试制度中的弊端也陆续显现。中国官僚体制中存在很多局限性，对人与人之间和人与组织的沟通不利。主要障碍是，第一，由于权力的过度集中，个人在组织中的影响力过大。只履行领导者个人意志的组织的存在，他们使个性的角色将组织的角色取代，却不去遵守组织规范。组织结构因为等级制度的严格而变得僵化。组织决策被领导的个人意愿代替了，这对于下级与领导之间的沟通有较大的不利影响。另外，权力的过度集中侵犯了组织的知情权、表达权和参与权，导致了个人的武断和决策的失误，没有充分调动个人积极性。第二，信息在单位时间内输送的效力会由于行政部门间的重复工作而抵消一部分。部分行政部门由于根据人数安排岗位的做法，存在人资庞大，超过需要的情况，于是势必存有一定重复工作情况。以上提到的种种问题对提高组织的反应速度很不利。在信息社会中，行政组织等级明显、层次明显等特点对于信息推广的时效性要求而言会产生非常恶劣的影响。组织互动性不足，或者互动的效力达不到要求，都会令组织缺乏足够的应变水平。第三，过于看重形式，没有实质创新，对秩序性的过度追求，可能会束缚工作者表现，长此以往便会导致其产生思维惰性，只懂得照搬模式。组织成员的由多样变得单一，创新性低，机械性高。人们组织工作缺乏创新意识，效率不高，不关心如何与同事沟通，只关心是否有违规行为，不去想组织发展的新思路也不去提出建议。（二）行政工作人员忽视反馈沟通失败的另一重要原因是，信息反馈被行政人员忽略。层次多、等级严是我国行政组织所具有的特点。上下级之间的沟通习惯以会议文件等形式来进行。在信息执行过程中容易导致信号衰减。毕竟政府分工会有较特殊的规律，各级别、部门甚至单一部门的各科室工作者，都不容易直接接触到。受到这一条件的影响，他们很少见面。上级与下属之间的沟通因此很少，反馈渠道不顺畅。它将直接导致以下情况，领导是难以理解的。许多高层的意图没有被很好的实现，有些违规行为很难及时得到制止和纠正。（三）语言引起的沟通障碍语言是信息传递的工具。行政信息的传递会受到阻碍，常常是因为语言使用上的局限性。首先，语言是一个符号。事物本身没有明确的关系，只是有对应性。用来表达事物的语言，是不确定的、武断的、间接的。这是造成语言障碍的原因之一。第二，人们在使用语言时，语言表达或许偏离语言规范，在应用概念上也可能出现歧义甚至不一致。这将影响语言交流的有效性。其结果是行政信息传递的语言障碍。第三，方言、外语的使用，在行政信息传递过程中也会令使用不同语言的人感到迷茫，造成语言隔阂，对行政信息的传递有不利影响。（四）价值观不同导致沟通障碍在一个行政组织中，每个人的个性都可能受到不同的价值观和群体意识的影响，因为每个人的背景、受教育程度和个人需要不一。例如，高层和高级管理人员都有其重要的社会背景，他们都重视组织目标的实现。然而，一般工作人员往往更多地追求自己的利益和安全成就，而不是本组织的目标的实现。广大职工对自身利益和安全成就的追求往往大于组织目标的实践。同时，基于现代行政组织所形成的等级关系的约束，且由于上级或上级在工作中的权威，认为下属有意见就降低了上级的威望，加上只报喜不报忧的人性的弱点……所有这些都可能阻碍意见沟通的方式。（五）缺乏换位思考引起的沟通障碍行政沟通中的信息传递包括:凭借制度这一基础，促进数据推广及换位评估，在这一框架内构筑小范围互动、个体互动格局。换位评估的关键点包含两方面：一是对彼此的诉求加以考量，并适当予以迎合；二是对彼此的缺憾之处进行总结，提供一定支持，协助弊端得到有效克服。此外，沟通还是一个主观的过程，由于沟通主体的知识结构不同，同一件事不同的人看法不同。工作人员在政府的日常工作大多围绕着行政沟通展开，需要与下级官员和公众沟通。沟通障碍会出现在如下情况发生时。如果在此过程中，你不去换角度思考问题，不站在对方立场考虑问题，就很难依托彼此意愿产生良性互动成效，在沟通方式上可能存在一定技巧缺失的问题。那么，为了顺利完成互动，应当先明确对方希望获得的互动情形。对交流手段的选择是一门技术，要做到有针对性，以达到更完整、更准确的实现沟通意图的目的。三、减少我国行政沟通障碍的主要途径（一）建立一个扁平的行政结构组织的决策层与运作层之间的中层管理层尽可能低便是说组织扁平化。这使组织的决策权最大化到最低层次，沟通和决策的效率因此得到提高。金字塔型的官僚制，被我国政府组织采用。这种组织形式难以避免缓慢、低效的信息传播，这是由金字塔式官僚制的结构决定的。组织结构的扁平化使上下级之间的沟通更加开放。这是因为这种组织结构在一定程度上放宽了管理范围。其次，行政组织内部民主氛围之所以得到增强，也是得利于组织的扁平化。此外，行政权力的纵向授权可以通过减少组织层级得到减少，使信息得以保持真实性，信息不对称得以减少，互动性收效改善。想要让行政层次得到合理简化，吸收扁平化优势，应当就这些内容做出改变：第一，内部民主集中制特色需要被树立，摆脱权力高度集中带来的弊端，让行政互动环节发挥更强大的影响力。重新塑造规范性的战略定位，让沟通关系更加平等。其次，政府部门特别是行政机构规模过大的，需要精简沟通层次、精简结构、明确职能和权力、缩短信息流、加快信息流、降低信息传输失真率，提高内部沟通效率。第三，贯彻以人为本的沟通理念，组织成员之间互相平等对待，改善组织沟通环境，鼓励组织者积极参与沟通的过程，激发他们的想象力，实现多种沟通方式。（二）提升行政沟通环境经济在国际领域活跃度提升的背景中，行政领域加工数据的水平必须在第一时间内获得强化，更加准确的信息才是我们需要的。信息沟通的高效可以通过消除通信编码中的不利因素实现。其次，针对行政领域机制设置的不足加以弥补、修正，增强其深层分歧的调和，助力改革进程加快。行政运行需要更加透明，这可通过建立政府对公众的新闻发布机制来达到，使公众对于政府从无知到有知。最后，倡导法治，使公众受利于行政机关沟通法律的建立健全，监督权与知情权得以行使。（三）行政沟通方式的正确选择行政沟通有许多种不同的方式策略与风格，其中，每种方式方法都有自己独特之处。公共部门因而要在行政沟通时作出选择。选择的沟通途径恰当有助于顺利实现行政沟通，提高行政沟通效率。行政人员经验是否丰富与判断是否准确对于行政沟通最优方式的选择有很大影响。公共行政传播方式的选择有一定的策略。首先，我们必须了解对方的信息接受方式，然后选择合适的沟通方式，以使交际意图更完整、更准确地接受和理解。特别是，作为公营部门的领袖，我们应该更灵活，而不是一成不变、僵化。在工作中不断汇入各种形式的行政沟通，不断总结，得出各种条件以适合不同沟通方式，使工作高效，使行政沟通水平提高。（四）建立多种沟通渠道管理和组织的每一变化都会使相应的沟通方式改变，组织的沟通方式是从上到下型的垂直型沟通，纵向沟通与横向沟通成了垂直型沟通后来的样子。社会交际系统包括行政组织。它须适应如今以知识文化为基础的、网络化的管理和沟通方式。传统的行政沟通方法，虽然信息的传播的正确性很高，但是信息渠道是单一的，信息链在信息渠道被封锁时就会被破坏。改变行政组织结构的结构是很困难的。沟通方式相对于组织结构而言，更容易被改变。具体要做到以下两点。其一，正式沟通与非正式沟通结合时，非正式的沟通应作为指导的关键点。除了传统的“文件流通”和以领导人讲话方式为代表的正式沟通外，非正式沟通还发挥着积极的作用，需要被加强。例如，领导者会偶尔召开座谈会，与下属进行研讨会，或与下属进行面谈。了解他们的意识形态趋势，工作和生活条件，并尽可能地帮助他们。由于组织结构和特征的局限性，正式的行政沟通常常面临缺乏灵活性和形式化等缺点。如果非正式沟通中能积极发挥作用，那么就能以非正式的沟通为正式沟通排除过失，为正式的沟通渠道减负，使组织参与的态度更加积极。同时，组织应该防止非正式的沟通陷入“谣言”的误解。其二，实施双向沟通机制，建立新的会议制度。自有以来的行政沟通，多是从上到下一个方向的沟通，信息通过文书和演讲来传达，或者通过“会议”，严格按照听的过程传达。会议也是行政沟通的一种重要形式。传统会议中，通常按照职位由高到低的顺序对演讲排列。这将导致一种“领导定基调和下属合唱”的局面。行政机关应当根据双向沟通的原则，建立新类型的会议系统，指导者只不过是将会议讨论的话题在开始时决定下来。这样人们就可以针对主题以合理的方式表达自己的观点。（五）处理由于速度慢和信息失真导致的延迟和低效的问题电子政务代表的是政府借助现代电子产物，依托线上平台获得服务支撑，从而对内部行政工作、外界群体带来更为便利迅速的信息服务。形成这一政府板块，并且保证该电子政府反应灵敏、效果拔群。与此同时，政府可以极大地提高政府通过互联网收集和传递政策信息的能力。电子政务的成立及开拓显然会扩充公民行政介入广度，继而为优化本土行政互动条件这一目标带来助益。故而必须要处理由于速度慢和信息失真导致的延迟和低效的问题。具体来说，政府部门可以连接并建立在互联网上站点。通过使用通信工具,如电子邮件和数据库,信息传播的方式可以改变从垂直到水平。自21世纪以来,中国的电子政府的节奏继续加速。政府和公众之间的沟通也因为出现了大量的政府网站和相关网站而得到促进。政府和公众之间的沟通也因此更广泛。参与管理通信通过网络被越来越多的人接受和认可。依托长效眼光进行观察，它一方面会促使行政互动获得强化，另一方面还能让社会建设更具民主特征，靠拢全民参与的目标。结语总而言之，纵览现代行政组织理论，行政沟通乃是一个至关重要的分支。有效的行政沟通正如行政组织流动的血液一般,总能减少障碍和避免误解，提高工作效率，实现高效管理。因为许多条件并不充足，本文没能就减少甚至是解决行政沟通障碍提出各种应对方案，不久仍会进一步就应对策略进行较为详尽的探讨，以帮助行政沟通能较为平稳高效开展。注释：[1]谢诗棋.行政沟通中行政语言的运用研究[D].中南大学,2010.[2]陈瑶.行政沟通中的信息不对称规避研究[D].中南大学,2010.[3]韦怀.地方政府内部行政沟通有效性问题研究[D].广西大学,2012.参考文献:[1]谢诗棋.行政沟通中行政语言的运用研究[D].中南大学,2010.[2]陈瑶.行政沟通中的信息不对称规避研究[D].中南大学,2010.[3]韦怀.地方政府内部行政沟通有效性问题研究[D].广西大学,2012.[4]李海磊.行政沟通视角下的政务信息写作[D].长春理工大学,2012.[5]赵群.我国公共危机管理中行政沟通障碍问题研究[D].长春工业大学,2016.[6]周录芳.论政府行政