2019第一部分文秘资料员的职能和素养

精选优质文档-----倾情为你奉上精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业专心---专注---专业精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业第一部分文秘资料员的职能和素养1、文秘资料员：指在机关专门从事办公室日常事务、资料工作的、并为领导实施服务的办公事务资料工勤工作人员。2、文秘资料工作分为：常规性工作和非常规性工作。3、文秘资料员必须遵循的四条原则：①以政策为依据（最根本）②准确③及时④保密。4、文秘资料员的基本职能：①受意②请示③报告④挡“驾”⑤程序化工作。5、文秘资料员的主要职责：协助管理机关事务。做好这一工作的重点是：勤办实事。6、文秘资料员的重要工作职能：协助机关相关领导管理和办理日常事务。7、文秘资料员协助管理日常事务必须以机关日常事务为中心。8、协助管理机关事务的特点：层次性、适变性和机动性。9、办理机关事务的工作要领：不分亲疏、不图名利、不违背原则（最重要）10、机关事务工作的自我督查最主要的是自查。11、优化办公环境的目的：有助于办公秩序的建设和提高办公效率。12、优化办公空间的四个原则：①有效利用空间②节约空间成本③缩短工作流程④方便人员沟通。13、文秘资料员为机关领导所能做到的辅助性工作有：参谋、协助决策、沟通协调和参与检查督办等。14、文秘资料员在协助机关领导决策应注意的问题：①定位②超前③系统④信息⑤进谏。15、协调目标能否实现及实现程度如何，是评价协调活动质量与效率的主要标准。16、文秘资料员的协调工作分为：纵向协调，即上下级关系协调；横向协调，即外部关系。17、在内部协调上，机关领导是文秘资料员服务的主要对象；文秘资料员在面对外部同级单位或不相隶属的单位时，更多地代表的是本机关领导。17、在对外协调工作时，应该始终把自己的角色定位在从属位置上。18、协调工作最主要的方法：面商协调法。19、协调工作力求达到的目标：沟通化解矛盾、变通淡化矛盾、融合缓解矛盾。20、文秘资料员的基本素质要求：①政治素质②职业道德③知识素养④能力素质⑤心理素质。21、知识素养包括：科学技术、法律政策、专业知识和业务知识。22、能力素质包括：办事执行能力（主要）、文字处理能力、调查研究能力、信息处理能力。23、文秘资料员的工作能力：①表达能力（主要）②办事能力③管理能力④应变能力。24、文秘资料员所要办理的机关事务具有特点：琐碎性、重复性和程序性。25、文秘资料员的办事流程：按机关特点，区分主次难易、轻重缓急，以便高效、准确、妥善地处理各种事务。26、学会挡驾艺术的目的：设法减轻机关领导的负担。27、文秘资料员管理能力主要体现：辅助计划能力（主要）、组织实施能力、沟通协调能力。28、文秘资料员的政治素质包括：思想素养（主要）、政策水平和法制观念。29、文秘资料员遵守的职业道德：①恪尽职守，不图名利②服从机关领导，文明办理机关事务③谦虚谨慎、办事公道、平等待人、热情服务④严守机密，廉洁奉公⑤恪守信用、实事求是⑥刻苦学习，努力提高综合素质。30、文秘资料员所应具备的基本素质：办事公平合理、谦虚谨慎、热情服务。31、心理健康的标准：①广泛的兴趣②较坚强的意志③成熟的情绪④勇于和善于思维⑤极强的记忆力。第三章32、依法治国是党领导人民治理国家的基本方略。33、法的基本特征：①法是调整社会关系的行为规范②法是国家制定或认可的社会规范③法是规定权利和义务的社会规范④法是由国家保证实施的社会规范⑤法是规范、原则和概念的统一体。34、当代中国的各项法律都是以宪法为核心制定的。35、行政法规是国家最高行政机关国务院制定的，其法律地位和效力仅次于宪法和法律。36、行政法规的名称只限于条例、规定、办法三种。37、国务院各部门和地方人民政府所制定的规章不得称“条例”。38、地方性法规通常采用条例、办法、规则、决定、实施细则等名称。39、行政法是调整国家行政管理活动中形成的社会关系的法律规范的总和。40、依法行政的内容：行政机关的立法行为和执法行为（基层）。41、依法行政的意义：一是维护国家法制的统一和尊严，维护宪法的权威。其中依法行政原则要求：①有法可依②有法必依③执法必严④违法必究⑤维护法律的尊严⑥维护宪法的权威。二是监督行政机关依法行使职权。行政执法监督有①权力机关的监督②司法机关的监督③行政机关内部监督④政治监督⑤社会监督。三是维护行政相对人的合法权益。42、现代各国的法律一般都遵循法律不溯及既往的原则。43、法定解释可分为：立法解释、司法解释和行政解释三种。44、认定法律责任的原则：①责任法定原则②责任自负原则③法律责任与违法行为相适应原则④责任平等原则。45、认定法律责任的特别原则：无过错原则和连带责任。46、法律责任（制裁）的种类：①违宪责任②刑事责任（主要是人身责任）③民事责任（主要是财产责任）④行政责任。47、免除法律责任的情况有五种：①时效免责：经过20年不再追诉②不诉免责③自首、立功免责④补救免责⑤协议免责。48、行政处罚的性质：①是对违法行为的一种制裁②是一种具体的行政行为③具有可诉性④不是行政强制措施。49、行政处罚的原则：①处罚法定：即：法无明文规定不罚；由行政机关实施；应当符合法定程序②公开、公正③处罚与教育相结合④保护当事人合法权益⑤监督、制约。50、行政复议制度的作用：①对于防止和纠正行政机关及其工作人员违法或不录的具体行政行为，保护公民、法人或其它组织的合法权益具有重要的作用。可纠正违法或不当的行政行为；可以防止违法或不当行政行为的发生；可以保护行政相对人的合法权益②对于保障和监督行政机关依法行使职权具有重要作用③最根本的目的是解决行政争议。51、行政复议制度的基本原则：合法、公正、公开、及时、便民、有错必纠、保障法律、法规实施、司法最终原则（也称救济原则）。52、行政复议决定的种类：①维持决定②履行决定③撤销决定④变更决定⑤确认违法决定⑥无证据撤销决定⑦行政赔偿。53、受理行政诉讼的条件：①必须符合行政诉讼法规定的受案范围②起诉人必须具备有提起诉讼的原告资格③必须符合有关诉讼代表和诉讼代理的法律规定④必须有明确而且符合法定条件的被告⑤必须经过了法定的前置程序⑥必须在法定的起诉期间以内提起诉讼⑦不能违反“一事不再理”的原则⑧必须属于受讼人民法院管辖⑨必须有具体的诉讼请求和事实根据。54、国家赔偿的构成要件：①侵权行为的主体是国家机关或国家机关工作人员②法律、法规授权的组织所实施的侵权行为③国家机关派出的被委托人实施的侵权和赤而造成损失④自愿协助公务的人员在执行公务的范围内所为的行为⑤假冒公务人员“执行公务”，造成他人损害的。55、司法赔偿的范围分为：刑事赔偿范围、非刑事司法行为赔偿范围和国家不予以赔偿的范围。56、国家赔偿的赔偿方式：以金钱赔偿为主，以返还财产和恢复原状为辅。57、行政监察的基本原则：①监察权相对独立②实事求是，重证据，重调查研究③在适用法律和政纪上人人平等④教育和惩治相结合、监察与改进工作相结合。58、行政处分的级别：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。59、经济处分的级别：没收、追缴、责令退赔。60、行政监察职能：廉政监察、效能监察（勤政监察）和执法监察。

第二部分文秘资料员的工作职责1、文秘资料员的行政工勤事务服务主要体现三个方面：①为机关领导服务②为机关服务③为社会服务。2、机关领导交办的工作大多数具有时间紧、要求高、综合性强等特点。3、文秘资料员完成机关领导交办的任务，要做到：保密、准确、高效。4、值班人员的任务：①输机关领导交办的事务②上传下达，沟通内外③认真处理来函来电④随时掌握机关领导的外出活动情况⑤协调安全保卫。5、值班人员的素质要求：①坚守值班岗位②认真处理事务③做好值班记录④热情接待⑤加强安全保卫。6、文秘资料员处理重大突发事件的原则：①尽量淡化，不可激化②请求社会职能部门支援③尽快联系机关领导。7、处理突发事故、事件，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责的原则。8、处理突发事件的基本要求：①赶赴现场协调处理突发事件②妥善处理善后工作③做好赴现场所需物品的保管和日常维护工作。9、办公低值易耗品的管理：①合理计划②保证重点③厉行节约④加强保管⑤采用符合人体力学业的用具⑥逐步改善。10、文秘资料员在日常接待中要学会认识各种车辆，以国产小型汽车的排气量划分等级：排气里小于1升的，是微型轿车；排气里在1-1。6升的是普通轿车；在1。6-2。5升的是中级轿车；2。5-4的是中高级轿车；4升以上的是高级轿车。11、印章的作用：①标志作用②凭证作用③权威作用④辨伪作用⑤法律作用⑥信任作用。12、印章的识别：①大小：尺寸越大级别越高②形状：正圆为公章，椭圆为外资企业使用，三角形基本是军邮章，长方形党见于纠错章，正方形一般为名章，异型章则多为休闲章③文字排列：环形排列的是法人章，大单位名称环形排列、从属单位横排列的是部门章。13、印章的种类：①正式用章②专用印章③钢印④缩印⑤签名章⑥名章⑦戳记。14、文秘资料员保管的印章一般有三种：机关公章、部门印章和机关领导处理公务时使用的名章或签名章。15、介绍信存根要按保管要求归档备查，保管期为五年。16、宴请活动的程序：①邀请，正式活动一般要发请柬②安排席位③服务工作：文秘人员要注意服务人员以下几个问题：上菜要从客人左边上，斟酒从客人右侧斟，先给第一客人斟，再给第一主人斟，然后一左一右或顺时针逐次斟完。17、传真机的使用：①发送时，首先将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数②拨通对方电话，听到回答信号后，表明对方已经开机准备接收③护下启动键开始发送，放下话筒④待发送结束后，传真机自动恢复到待机状态。18、使用传真机注意事项：在发送时应注意原稿纸张的质量，防止发生堵塞、损坏等事故纸张太厚或太薄的文件，有皱折、卷曲、潮湿、切边不齐的文件皆不宜发送；应将要发送的文件上的紧固件全部去掉，以免造成机械故障；机器发出堵纸信号时，应及时将卡住的原稿小心地取出。19、复印机的使用：①开机预热②放置原稿③复印纸的选择与安装④复印倍率的选择⑤确定复印份数⑥调节曝光量⑦开始复印⑧复印完毕。20、计算机系统的组成：运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备。存储器分为磁盘和光盘，磁盘又分为硬盘、软盘、内存和U盘。21、键盘的使用：剪切CTRL+X，关闭文件ctrl+F4,另存为ctrl+S,移至行首hone，移到文件首ctrl+hone，移至行尾end，移到文件尾ctrl+end。22、计算机网络：就是利用通信设备和线路将地理位置不同的、功能独立的多个计算机系统互连起来，以功能完善的网络软件实现网络中资源共享和信息传递的系统。通常由通信子网、资源子网和通信协议三部分组成。23、计算机的主要功能：数据通信和资源共享。24、WORD界面由标题栏、菜单栏、工具栏、地址栏、工作区、状态栏、任务栏组成。25、接待场所的准备工作重点在会客室。会客室自然环境的准备目标是优化：绿化要赏心悦目、空气让人心情舒畅、光线是明暗适度、声音也娴静轻松。26、文秘资料员在接待服务中首先就应该具有真诚待客的心理素质。27、为塑造自身良好形象，平时要加强以下几个方面的修养：①注重个人道德、社会公德、职业道德的品质修养②加强文化知识、尤其是美学知识修养③重视心理素质修养④注意行为习惯修养。28、接待服务工作的主要内容：①贯彻接待方针②了解接待规格③熟悉接待日程安排④制定接待服务形式⑤控制接待经费开支⑥详细安排生活。29、接待服务的相关礼节：①见面礼节：致意、握手②引见介绍：自我介绍和介绍他人③递接名片。30、文秘资料员在参加接待工作中要注意：①讲究态度：这是在尊重他人的同时，也在尊重自己②弄清关系：不同关系就有不同的礼仪规范，形成社会秩序③把握分寸：节奏丰富着人类生活④送礼贵在适宜：己所欲达于人，己所不欲勿施于人。31、信访投诉的要素：①信访投诉者②受理者③信访投诉的内容④信访投诉的形式⑤信访投诉的结果。32、信访投诉接待处理工作程序：①区分类型②信访投诉的来信接待性处理：转办、函转、直送、批转、摘报、自处、不处③信访投诉来访者的接待性办理：接待、登记、接洽、处理、立案、回访。33、一般信访投诉来信可分为：①反映个人的看法和意愿②检举揭发③要求落实政策或解决某些问题④管理服务投诉。34、一般信访投诉来访者类型：①文明平静型②感情冲动型③纠缠反复型④集体上访型⑤⑥35、办理信访投诉来信的基本要求：①及时拆封②详细阅读③认真登记④准确交办⑤妥善处理。36、接待信访投诉来访者的基本要求：①热情友善②坚持原则③耐心疏导④严肃认真⑤高度负责。37、会议要素：①会议名称②会议时间③会议地点④会议主持者⑤会议参加者⑥会议主题⑦会议的方式方法⑧会议的结果。38、会议的主要作用：①立法②行政③上传下达④宣传教育⑤理论交流。39、会议的主要目的：①集思广益、形成科学决策②发扬民主，沟通不同的思想③交流信息，共享信息、激活智力④协调矛盾，统一思想，推动工作。40、会议的类型：一是根据会议的性质划分：决策性会议和非决策性会议。二是根据会议的形式划分：①工作会议②务虚会③动员会④恳谈会⑤座谈会、现场会、听证会、联席会议、常委会、董事会、经理会。三是根据会议的规模划分：小型（百人以下）、中型（百人至千人）、大型（千人以上，会期较长）、特大型（万人以上）。四是根据会议所跨的地域范围划分：国际性、全国性、地区性和部门性会议。41、文秘资料员分发文件的基本要求：适时适量、准确分发。42、收集、筛选、整理、存贮几个程序构成信息的基本工作。43、信息分类标准应遵循的原则：①适用性原则②综合性特点③渐进性规律④相斥性特色⑤并置性方法。44、信息按形态划分为：文字形态、声像形态、记忆形态信息三种。文字形态的信息分为10种，即书报、网络、法规、广告、统计资料、文献、图片、档案、内部文献、通讯信息。45、信息的特征：①真实性②传播性③共享性④时效性⑤转化性。46、信息工作的主要特征：①内容的综合性②重点的针对性③服务的主动性。47、信息收集工作的原则：①广泛性②真实性③客观性。48、信息收集的基本方法有七种：①观察法②询问法③问卷法④量表法⑤购买法⑥检索法⑦交换法。49、信息收集的渠道：国内：①政府信息网络②大众传媒③社会专业信息机构④国内各企业、各大专院校等科研机构⑤各种形式的会议⑥本机关在全国各地的同性质单位⑦各种生活娱乐场所⑧各种文书。内部渠道：①机关的计划与总结②机关决策资料、财务、业务活动分析资料③机关各种数字记录④机关内部简报等。50、筛选信息的总体要求：①准确：②及时③完整④新颖。51、整理信息的原则：①兼收并蓄②有机结合③善于取舍④思考判断⑤发现典型⑥要有广度⑦要有深度。52、信息的编写：①主题鲜明②标题新颖③结构严谨④语言凝练。53、信息结构形式的基本要求：①简短②严谨③主次分明，详略得当④灵活，允许少头少尾。54、信息工作制度：①信息工作的组织制度②信息传递制度③信息专报制度④信息专题分析制度⑤信息贮存制度⑥信息编辑制度⑦信息定稿审批制度⑧信息反馈和催办制度⑨评奖制度⑩通联制度。55、信息传递工作应注意的事项：①迅速②适用③准确④保密56、信息反馈的要求：①准确真实②迅速及时③广泛全面④正确对待⑤科学合理地把握反馈量和反馈频率。57、文秘资料员常用的调查方法：典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、调查会调查法和卷面调查法等几种。58、文秘资料员现场观察的基本方法：①熟悉现场背景材料②专业问题请专家③敏锐观察现场④及时记录现场。59、文秘资料员的职业秘密范围主要有：①公文秘密②会议秘密③信访投诉秘密④涉外秘密⑤领导秘密⑥通讯秘密。60、保密工作的基本要求：①领导重视②制度健全③依法管理④准确定密⑤技术应用。61、保密工作的主要内容：①文件保密②会议保密③新闻报道和出版的保密④科技和涉外活动保密⑤电讯设备及通讯保密⑥经济、军事情报的保密⑦现代办公设备保密管理。62、保密的方法：①熟记保密范围②按章办事③弄清身份④判断用意⑤以礼相拒⑥佯装不知。第三部分公文的撰写、办理与保管1、常用公文种类：命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。2、公文拟写的基本要求：①观点正确②实事求是③及时迅速④简明生动⑤体式规范⑥注意书写材料的运用。3、公文的语言特点：①准确②简明③庄重④朴实⑤规范。4、行文原则：①不随便越级行文②行文份额要精减③注意行常规④正确确定主送机关和抄送机关⑤同级机关可以联合行文。5、发文的程序：发文处理