协同办公自动化方案

敏捷组织内控增效PAGEPAGE23协同办公自动化系统解决方案TOC\o\h\z\u第一章引言 3第二章电力行业信息化现状 4第三章系统定位 4第四章系统总体方案设计 54.1系统设计原则 54.2系统拓扑结构 6第五章系统架构 7第六章系统功能模块设计 7第七章系统功能特点 87.1采用国际标准 87.2标准B／S应用系统 87.3大型商用数据库技术 97.4高强度加密 97.5无缝OFFICE集成 97.6手写签名 97.7灵活的工作流 107.8系统支持远程办公功能 107.9通用邮件支持 107.10良好的通讯支持功能 107.11关系数据库支持 10第八章应用价值 10第九章系统功能 129.1协同工作 129.2公文管理 149.3知识资源库 149.4电子公告、讨论区和网上调查 149.5日程和会议管理 159.6常用工具、个人设置和基础设置 159.7后台管理首页面 159.8应用及其他设置 16第十章实施进度计划 16第十一章服务保障体系 1811.1服务宗旨 1811.2服务保证 1911.3服务体系结构 1911.4服务范围和内容 20第十二章公司简介 21第一章引言在信息技术迅速发展的今天，获取、处理和利用大量现代信息已成为人类社会信息处理的最紧迫任务。一个国家的经济现代化必须依赖于管理的现代化和决策的科学化。这就使办公系统自动化成为当前人类工作、生活的热门话题。办公自动化系统是一门综合多种技术的新型学科，其技术基础主要是计算机技术、通信技术和其他综合技术。第二章电力行业信息化现状1、普遍存在基础硬件投入偏多，软件投入相对不足的情况。当前，很多电力企业对于信息化的认识不够充分，倾向于实实在在的硬件设备投入。实际上，没有软件系统的支持，硬件系统也无法发挥出应有的效用。2、普遍存在业务系统过多，系统管理软件缺乏的情况。电力行业信息化建设相对来说比较早，但由于行业垄断性质，生产自动化系统的应用仍然是电力行业软件应用的主体，系统对电力企业的产、输、配、售环节的过程监控有余，但对于企业的管理决策的支持能力则严重不足。3、普遍存在多业务系统孤立，信息资源无法集中管理的情况。由于整个电力行业内信息系统千差万别，由于没有采用统一的信息编码，致使集团内部各信息系统数据和信息的直接共享和交换十分困难，信息化系统孤立，各环节信息无法集中成为可共享使用的资源。第三章系统定位用友致远协同办公自动化电力行业解决方案的特点是：实现企业全面的资源整合，打通各种信息和应用孤岛，将电力企业管理过程中涉及的信息和业务集成在一个平台上，极大提升电力公司的业务运作和管理，并实现三大关键信息化应用目标：消除企业应用孤岛；消除企业资源孤岛和消除企业信息孤岛。第四章系统总体方案设计4.1系统设计原则同办公自动化系统是一项重要的系统工程，其设计的合理性对日常的维护和未来发展起着极为重要的作用。办公自动化系统总体设计原则的确定，不仅要考虑近期目标，还要为系统的进一步发展和扩充留有余地。设计中需要考虑各阶段的情况，适应长远发展。统一规划设计。该系统应具有良好的开放性，这种开放性靠标准化实现，系统建设基于标准的TCP／IP、HTML、SOAP等协议实现。用友协同办公自动化系统总体设计原则：1、开放原则采用开放标准、采用开放技术、采用开放结构、采用开放系统组件。2、实用原则实用有效是最主要的设计目标，设计结果能满足需求并且行之有效。3、可靠原则设计稳定可靠，具有高MTBF(平均无故障时间)和低MTBR(平均无故障率)，提供容错设计，支持故障检测和恢复，可管理性强。4、安全原则安全措施有效可信，能够在多个层次上实现安全控制。5、可维护性采用面向对象的组件模式，此技术的应用可提高系统的可维护性。6、灵活原则系统配置灵活，能够适应应用和技术发展需要。7、可扩展性能够在规模和性能两个方向上扩展，扩展后的性能有大幅度提高。4.2系统拓扑结构用友协同办公自动化系统的开发是基于先进的软件工程实现，具有十分强大的智能办公平台建设功能。第五章系统架构用友协同办公自动化系统架构在支撑平台之上，具有完整的开放性、拓展性和兼容性，并可实现跨系统、跨数据库的应用。系统涵盖了包括知识管理、图形化工作流引擎、文档管理、门户网站管理、即时通讯、邮件、协同办公、自定义平台等多个方面，实际上是一个大型的综合信息基础应用平台，在这个平台上可以实现办公自动化、企业信息门户、工作流程自动化、知识管理等各种具体应用。用友协同办公自动化系统电力行业解决方案的特点是：实现企业全面的资源整合，打通各种信息和应用孤岛，将电力企业管理过程中涉及的信息和业务集成在一个平台上，极大提升电力公司的业务运作和管理，并实现三大关键信息化应用目标：消除企业应用孤岛；消除企业资源孤岛和消除企业信息孤岛。第六章系统功能模块设计用友协同办公自动化系统具有协同工作、公文管理、知识资源库、生产流程可视化监测、项目管理、综合查询、电子公告、讨论区、日程管理、会议管理、计划管理、网上调查、短信、电子邮件、系统管理等功能模块。办公自动化系统办公自动化系统系统管理常用工具日程工作计划公共信息知识资源库公文管理协同工作计划管理精彩频道电子邮件短信服务员工通讯录万年历个人名片会议管理日程管理电子公告讨论区综合查询收件箱文档管理公文处理流程管理回收站事项处理流程管理个人模板回收站第七章系统功能特点7.1采用国际标准用友协同办公自动化系统采用目前业界标准的TCP／IP通讯协议。服务器采用标准的HTML超文本协议，数据库服务器采用数据库通讯协议及标准的SQL数据库操作命令。系统可与其他任何系统连接。实现信息的共享处理。7.2标准B／S应用系统系统采用标准的Intenet应用开发技术，真正实现客户端零维护技术，使用浏览器即可进入系统进行操作。7.3大型商用数据库技术系统采用大型商用数据库技术实现，所有信息全部保存在服务器端大型数据库。与其他采用免费数据库的软件系统相比，该系统具有极高的安全可靠性，可实现高速数据查询与处理。7.4高强度加密系统采用可靠的128位MD5加密技术处理。具有极高的安全性，非授权用户不可能进行非法操作。普通软件采用用户名与密码对比技术来实现用户认证，稍熟悉计算机的用户通过互联网上广泛流传的一些黑客工具，可轻松地破解会员账号及管理员密码。7.5无缝OFFICE集成系统可实现对MSOFFICE文档的无缝集成，使用户完全在浏览器上对文档进行编辑，操作方式同单独使用MSOFFICE软件一样，实现文档修改留痕、批注及读、写控制。系统可支持WORD、EXCEL文档、EXCEL图表、POWERPOINT、PROJECT项目、VISIO画图等OFFICE文档格式及WPS文档、WPS表格两种WPS文档格式。7.6手写签名系统支持手写签名功能，支持市场常见的各种手写笔、手写板及鼠标。7.7灵活的工作流系统工作流可灵活定制，可顺序审批、并行会签、混和审批。在审批过程中，具有权限的用户可根据需要对工作流进行跳转、修改以及工作流业务的重定位、委托和移交。7.8系统支持远程办公功能客户机可通过Internet或远程拔号进入办公自动化系统，经过身份确认后，实现使用系统所有功能。7.9通用邮件支持系统可与任何标准的电子邮件系统集成到一起。与其他邮件系统进行无缝连接。7.10良好的通讯支持功能系统支持RTX实时通讯及手机短信系统。7.11关系数据库支持系统与Oracle、Sybase、MSSQLServer、DBF等关系数据库系统实现无缝集成。解决与ERP等系统的数据集成与共享问题。第八章应用价值1、标准化、快速实施的高速部署、支持企业不断成长中的流程、制度建设，支持大中型组织的公文、综合办公等应用。2、以组织行为管理、执行力提升、知识管理为核心内容，以达成提高组织绩效、降低管理成本的目标。3、流程化的团队建设、制度执行、日常基础业务管理和执行提升为目标，提高企业的效率和执行结果质量的管理。4、提供基于互联网的协同工作平台和个人工具，提高组织沟通能力和工作效率。5、规范管理行为，流程、模板化管理等非结构化信息，减少信息传递的衰减和变形，实现有效授权，从而提高组织的工作质量。6、通过文档管理扩大信息共享能力，通过管理行为和过程沉淀管理知识，形成组织的知识资产。7、提高个人和团队的计划和时间管理能力，支持领导对下属、助理（秘书）对领导的工作安排、会议管理等，提高团队精确的时间、事件的协调与执行。8、支持移动办公和其他互联网应用工具（如及时通信等）。9、提供对其他应用系统的应用整合，提供标准化的单点登录集成。10、整合桌面Outlook、Word、Excel应用，实现桌面OFFICE与组织和系统的协同。11、电力企业单位全员信息化的全面解决方案，提高全组织的信息化水平，提升信息化为组织的管理和执行平台，成就高质、高效、灵动的企业执行文化，积淀企业信息资产，使信息化逐步成为企业的竞争力之一。12、良好的新闻、公告、讨论等公共信息管理，成为电力企业宣传、传播、发布、收集各类信息、公告的平台，推进建立和谐的内部办公环境。第九章系统功能9.1协同工作协同工作用于处理与审批日常办公业务相关的各种文档，支持常见各种OFFICE文档格式。协同工作支持统一定制文档模板及客户端定制个人文档的功能，可将常用的各种文档格式定制为模板，在起草文档时只需引用模板进行修改即可。协同工作中的文档可备份到知识资源库模块中永久保存。1、草稿／新建事项用于新建文档，保存文档草稿，可引用文档模板、设置审批流程、备份文件夹、接收人、接收部门、重要程度等信息，并可为文档增加附件。起草的文档保存为草稿，可随时更新修改。2、发送事项用于将审批完成的文档资料发送到相应部门及相应人，如果文档设置为自动发送状态，则文档审批完成后可自动发送给相关部门及相关人。3、待办事项列出登录用户所有需要审批的协同文档，用户可打开文档进行相应审批操作，并对文档进行添加审批意见、审批通过、返回上一级、返回流程首等审批操作，具有权限的用户可直接修改文档及审批流程。4、已办事项列出用户审批过的所有文档。可及时追踪查看文档的审批及发送情况，可发送文档督办单。5、流程定制可设置审批流程，流程可进行顺序审批、并设置行会签或混合方式。可设置审批流程中的文档修改、文档复制、流程修改的权限。6、流程查看文档在审批过程中可用图形方式查看流程，具有权限的用户可修改流程。7、个人模板用户在协同工作中可创建个人模板，个人模板可设置使用人、使用部门、使用角色，有权限的用户可使用创建好的个人模板。个人模板支持常见的8种OFFICE文档格式。8、回收站协同工作中的文档具有回收站功能，文档删除后会先放入回收站，回收站中的文档可恢复，保证用户重要文档不被误删除。9.2公文管理公文管理专用于红头文件的审批与管理，公文管理权限应赋于相应的使用部门及人员，普通用户不能进行操作；公文管理系统的操作方式与协同工作相同，公文管理模块不支持用户创建个人模板，必须使用企业规定好的正规公文格式。公文及协同工作支持修改留痕、手写签名及全屏批注；支持常见的6种OFFICE文档及2种WPS文档，支持国产办公软件，支持全面的数据防拷贝功能，可根据需要将重要文档设置为防复制属性，杜绝非法拷贝现象，保护企业的知识产权。9.3知识资源库系统提供功能强大的知识资源库，每个用户可创建自己的目录树，对文档分类管理。文档全部保存于服务器的数据库，用户可在任何地方打开、处理自己的文档。知识资源库中包含：我的文挡、单位文档、项目文档、他人文档、我的收件箱、收件箱规则、综合查询等模块。9.4电子公告、讨论区和网上调查电子公告用于发布企业各种正规的通知、通告，具有权限的用户可发布电子公告，普通用户可随时上网查询公告：企业论坛主要是为专家、工程技术人员提供一个网上技术交流、技术咨询、命题论证、思想交流等相互切磋的环境。管理人员可在线编制网上调查表，普通用户可在网上填写并提交调查表。9.5日程和会议管理日程管理用于管理用户的日程安排，可对日程安排设置提醒功能，用户登录后，会自动根据日程设置自动提醒用户。会议管理用于创建会议计划。可将会议计划发送到参会部门与参会人，系统可按照设置对参会人员进行相应提醒。9.6常用工具、个人设置和基础设置常用工具包含：员工通讯录、年历、计算器、个人名片、短信服务、电子邮件、精彩频道。个人设置包括：修改密码、代理人员设置、信息转移设置、邮件设置。基础设置包含系统设置、组织机构人员设置、职务级别设置、角色信息维护、角色权限没置等模块。9.7后台管理首页面管理员登录后，可进入后台管理页面，进行系统管理工作。后台首页面具有如下功能：(1)基础设置用于管理组织机构、人员、角色、权限等；(2)应用设置用于集中设置协同模板、公文模板、讨论区、公共资源、精彩频道等；(3)其他设置用于设置手机短信、邮件系统、实时通讯RTX、系统运行日志查看等。9.8应用及其他设置应用设置包含公文模板格式设置、协同模板格式设置、讨论区设置、公共资源设置、审批意见设置、精彩频道设置、调查问卷设计等模块。其他设置中包含短信通知设置、邮件系统设置、即时通讯RTX设置、系统运行日志等模块。第十章实施进度计划实施进度计划的准备，要注意两个方面：第一、计划中的标准元素项目启动会—工程师入场需求调研系统安装、调试应用初始化系统试运行培训—系统管理员培训及最终用户培训验收系统交付第二、总体时间在总体时间控制上可以从两个方面进行考虑：标准产品交付时间（最低交付时间，请在下列时间进行上浮）50并发以内交付时间：5工作日50-100并发交付时间：8工作日100-150并发交付时间：10工作日150-200并发交付时间：13工作日200并发以上交付时间：15工作日二次开发交付时间此项的交付可根据研发对工作量的评估给予提供，在二次开发中核心的工作项目在于需求调研及确认 系统设计及开发安装及测试试运行验收附录：实施进度计划表格阶段活动任务开始的工作日结束的工作日交付成果/文档项目准备确定双方项目组织确定用友致远方项目组成员前期准备《项目组成员名单》确定电力企业方项目组成员通讯、网络、、服务器等辅助设备项目启动会准备项目启动会11召开项目启动会11《项目启动会纪要》标准产品安装安装培训与测试环境测试与培训系统环境准备22根据合同安装、调试《系统安装确认》对客户系统管理员进行培训《培训记录》项目组培训组内产品培训33《培训计划》《培训总结》需求调研业务需求调研准备调研提纲、问卷24《需求调研提纲、问卷》制定调研计划24《需求调研计划》业务调研26整理需求调研报告并确认37《需求调研报告》最终用户培训关键用户培训制定培训计划620《培训计划》培训老师培训教材、环境准备进行培训、考核4565《培训总结》业务权限规划与分配分配最终用户权限345权限测试345系统试运行上线运行支持系统上线后的现场支持4565（全面试运行3周）运行阶段报告6565（运行阶段报告）项目验收总结整理各阶段验收方案6570《产品实践验收总结报告》对项目实施效果进行总结、评估项目总计与客户项目进行交流整理、清理项目文档7080《项目总结》第十一章服务保障体系11.1服务宗旨陕西瑞启科技有限公司始终坚持“与用户真诚合作，做用户可靠朋友”的经营宗旨，以热情真诚的服务在用户中享有良好的信誉。公司从产品的开发到营销、维护和培训，注重从用户的利益出发，制定出“市内维护8小时响应，当天解决问题的承诺”。11.2服务保证在售后服务于技术支持的过程中，公司以ISO9001质量体系作为提供优质服务的标准和保障，一个项目从立项到实施，到最终提交给用户、提交后系统的维护和产品维修，都有非常严格的制度和规定。这样做，不但能确保我们工作可以按步骤有机会的进行，最重要的是确实保证了用户的利益，保证了我们提供的产品及服务满足用户的需要。11.3服务体系结构通过多年的客户服务与实践经验，公司形成了自己的服务体系，重复服务于我们的客户。服务体系如下： 客户服务中心提供CALLCENTER的在线咨询，技术支持，包括：应用中的问题，升级问题，产品使用问题，二次开发的问题。并提供7*24VIP专人值守。通过客户服务的流程体系，对客户问题的记录和答复全部进入流程库，是应用中的问题可以被一一解决。 本地服务在一般的咨询和应用被满足后，各种硬件故障和软件应用中的冲突和使用问题，通过对用户的本地上门服务提供支持。保证在出现系统应用紧急问题情况下，半小时到现场解决问题。专人驻守系统实施上线后，公司相配专人值守，对系统运行、用户使用中的问题给出即时响应。对重大问题及反复出现的问题，开发部将派人参与。11.4服务范围和内容陕