第六章国外秘书工作发展的概况课件

第六章

国外秘书工作发展的概况第六章

国外秘书工作发展的概况1家事国事样样操心——小泉的秘书管得多不管从哪个方面讲，日本首相小泉纯一郎和他的秘书饭岛勇夫都不是很般配：小泉身材高挑，风度翩翩，饭岛却是五短身材，不修边幅；首相是个“寂寞英雄”，晚上喜欢一个人待在家里听歌剧，而饭岛先生的银白色手机却总是响个不停，他的日程上永远排满了政治色彩很浓的晚餐；小泉讨厌抽烟，而他秘书的手里或嘴上一刻也离不开廉价雪茄。55岁的饭岛自己也承认，“我俩的区别就像油和水一样。”可是这对看似奇怪的搭档不仅配合了30年，而且还使小泉成功地登上了日本政坛的权力顶峰。家事国事样样操心——小泉的秘书管得多2小泉上台后创下了日本有史以来最高的领导人支持率，这与他清新的改革派形象有很大关系。饭岛在这方面也功不可没。例如在“首相新闻俱乐部”的一次午餐会上，他就破天荒地邀请了7家专门报道花边新闻的小报小刊的记者出席，结果引起轩然大波。日本“首相新闻俱乐部”有101位记者，该俱乐部一直是日本公众获得有关首相新闻的主要渠道，堪称是“首相的喉舌”，而非主流的日本媒体一向是没有资格登大雅之堂的。但是饭岛多年来与这些报刊人士相交甚笃，另外他也知道，小泉平易近人的风格和反传统的形象只有通过这些报刊才能更好地宣传出去。小泉上台后创下了日本有史以来最高的领导人支持率，这3日本的官僚政治体制一直是左右政局和首相的顽固力量，小泉上台后也向它发起了挑战。通常情况下，经济产业省、外务省、财务省和警视厅四个部门会将它们的高级官员之一派给首相当秘书，这已是日本政坛通行多年的惯例。但在饭岛的不断鼓励下，小泉已经决心自己挑选更年轻优秀的秘书，并不局限在这四个部门。日本的官僚政治体制一直是左右政局和首相的顽固力量，小泉上台后4在日本政治中，秘书的职责远比字面含义大。他们既是政治家的参谋，又是竞选顾问、新闻官以及上司秘密的保守者；他们作为上司的公关顾问，必须清楚地记得支持者及其家人的红白喜事，另外，他们还要精于理财，管理好竞选经费。在传统观念中，一个好的秘书只能在幕后为上司出谋划策，而不能向他人透露工作内幕，更不能抛头露面。在日本政治中，秘书的职责远比字面含义大。他们既是政治家的参谋5如果用这个标准来衡量，饭岛并不是个好秘书。他最近出版了一本名为《一个下院秘书：来自国会真实而可笑的故事》的畅销书，用幽默的笔调介绍了自己的工作。虽然这本书是匿名出版的，但同事们马上猜出作者就是饭岛，他也很乐意承认这一点。如果用这个标准来衡量，饭岛并不是个好秘书。他最近出版了一本名6执政党一位高级官员的秘书对饭岛的做法颇为不屑，理由是，“我们只应该在上司的影子中活动。”不过，恐怕小泉瘦削的影子罩不住体重220磅的饭岛。他的曝光率如此之高，有时你甚至会忘记他只是个秘书。在30年的政治生涯中，小泉只参加过一位支持者举办的婚礼晚会；他5次入选内阁，却从来没有回过自己的选区接受支持者的祝贺，倒是饭岛总是成为镜头前最风光的人物。对此，饭岛的解释是，“许多内阁大臣都把大量时间花在了取悦支持者上，却忽视了本职工作。我要告诉小泉的支持者，他成为内阁大臣是为了服务于所有日本人民，而并不仅是他的支持者。”执政党一位高级官员的秘书对饭岛的做法颇为不屑，理由是，“我们7一、国外秘书工作的职业特点1.社会化、行业化2.专业化、知识化3.自动化、高科技化问题：既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢？一、国外秘书工作的职业特点84.科学化、制度化以马里兰州初级大学为例，公共课有：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公；工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。法律秘书的专业课程有：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。医药秘书的专业课程有：生物学、生理学、人体解剖学，心理学、医药学、医药专门术语。4.科学化、制度化9美国“秘书专业证书”(CPS)考试，行政管理协会(AMS)还举办了CAM考试，英国有“特许秘书和行政人员工会”(ICSA)法国有秘书的职业培训和考试制度，还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。德国专门开办了“欧洲秘书培训班”，并由“欧洲秘书协会”和“国际贸易协会”联合主持考试，合格者成为驻外机构的秘书。日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。美国“秘书专业证书”(CPS)考试，行政管理协会(AMS)还10二、国外秘书工作的发展趋势1.秘书工作日益向智能型转化。2.秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。3.对秘书理论的研究日益加强。二、国外秘书工作的发展趋势11INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFESSIONALS缩写IAAP，即“国际行政管理者协会会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为“国际职业秘书协会”（PROFESSIONALSECRETARIESINTERNATIONAL），是当今世界有名的跨国性的职业组织。INTERNATIONALASSOCIATIONOFA12该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国13自1952年起，“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工作周定为“秘书周“，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的贡献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年，“国际行政管理者协会”宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。自1952年起，“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工14[案例]硅谷的秘书在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不仅仅在打字，冲咖啡，而每天都在参与决策。他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同。[案例]硅谷的秘书15Sun公司首席执行官斯科特·麦克尼利的秘书凯伦·霍尔斯汀知道老板的电子邮箱密码，如果老板需要，她会帮他打开邮箱，查看新来的电子邮件。凯伦说：“如果他想喝咖啡，他会自己冲上一杯。”Sun公司是个拥有100亿美元资产的商用电脑系统生产商，它与其他数千家公司如惠普公司、英特尔公司、苹果公司等，将硅谷造就成国际高技术经济的中心。在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不像在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都要做出重要的决策。Sun公司首席执行官斯科特·麦克尼利的秘书凯伦·霍尔斯汀知道16Notel网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维·豪斯的执行助理戈温·卡尔德威尔说：“如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接接电话、日复一日地做时间表，那我肯定会厌倦的。”相反，卡尔德威尔女士在公司里有很大的影响力，她和她的同事起草信函、研究竞争对手公司的情况，向管理层吹风，组织谈判等。Notel网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维·豪斯的执行17硅谷的秘书们在帮助公司成长的同时，她们的收入也稳步攀升。美国秘书职业的平均年收入在2.5万美元至3.5万美元。硅谷有些秘书的年薪则是他们的3倍以上，平均在6万至10万美元。而且，许多硅谷公司的秘书入了股，如果公司发展得好，她们将获得红利。sun公司的凯文·霍尔斯汀女士年薪6.5万美元，还参与公司的分红。不过，硅谷的秘书们的工作压力也相当大，他们每周通常要工作60至70小时，紧张程度也不言而喻。他们每时每刻都在协调世界各地雇员的工作，这不是普通人所能承受的。硅谷的秘书们在帮助公司成长的同时，她们的收入也稳步攀升。美国18近几年来，美国的秘书行业发生了不小的变化。据国际行政管理职业协会的一项调查表明，三分之一的秘书负责监督其他秘书的工作，45％的秘书负责培训，78％的秘书负责办公室工作。秘书职业的称谓也在发生改变。国际行政管理职业协会中，只有18％的会员如今还使用秘书这一称谓，其他会员使用行政助理、协调经理、专业经理、执行秘书或执行助理等。近几年来，美国的秘书行业发生了不小的变化。据国际行政管理职业19为Cisco公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说：“秘书这个词已经过时了，我们不仅仅是打字、填表或接电话。我们是被赋予权力的，能够做决定。”格罗斯女士并不是公司里50多个副总裁中的一员，但她可是公司里最有权力的人员之一。格罗斯说：“如果我让约翰给我拿个三明治，他会做的。我们彼此尊重对方，我是他可依赖的人。”格罗斯每天工作12个小时，她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1.8万名员工的工作情况。为Cisco公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说：20通过案例，请思考国内外秘书工作的异同。通过案例，请思考国内外秘书工作的异同。21第六章国外秘书工作发展的概况课件22第六章

国外秘书工作发展的概况第六章

国外秘书工作发展的概况23家事国事样样操心——小泉的秘书管得多不管从哪个方面讲，日本首相小泉纯一郎和他的秘书饭岛勇夫都不是很般配：小泉身材高挑，风度翩翩，饭岛却是五短身材，不修边幅；首相是个“寂寞英雄”，晚上喜欢一个人待在家里听歌剧，而饭岛先生的银白色手机却总是响个不停，他的日程上永远排满了政治色彩很浓的晚餐；小泉讨厌抽烟，而他秘书的手里或嘴上一刻也离不开廉价雪茄。55岁的饭岛自己也承认，“我俩的区别就像油和水一样。”可是这对看似奇怪的搭档不仅配合了30年，而且还使小泉成功地登上了日本政坛的权力顶峰。家事国事样样操心——小泉的秘书管得多24小泉上台后创下了日本有史以来最高的领导人支持率，这与他清新的改革派形象有很大关系。饭岛在这方面也功不可没。例如在“首相新闻俱乐部”的一次午餐会上，他就破天荒地邀请了7家专门报道花边新闻的小报小刊的记者出席，结果引起轩然大波。日本“首相新闻俱乐部”有101位记者，该俱乐部一直是日本公众获得有关首相新闻的主要渠道，堪称是“首相的喉舌”，而非主流的日本媒体一向是没有资格登大雅之堂的。但是饭岛多年来与这些报刊人士相交甚笃，另外他也知道，小泉平易近人的风格和反传统的形象只有通过这些报刊才能更好地宣传出去。小泉上台后创下了日本有史以来最高的领导人支持率，这25日本的官僚政治体制一直是左右政局和首相的顽固力量，小泉上台后也向它发起了挑战。通常情况下，经济产业省、外务省、财务省和警视厅四个部门会将它们的高级官员之一派给首相当秘书，这已是日本政坛通行多年的惯例。但在饭岛的不断鼓励下，小泉已经决心自己挑选更年轻优秀的秘书，并不局限在这四个部门。日本的官僚政治体制一直是左右政局和首相的顽固力量，小泉上台后26在日本政治中，秘书的职责远比字面含义大。他们既是政治家的参谋，又是竞选顾问、新闻官以及上司秘密的保守者；他们作为上司的公关顾问，必须清楚地记得支持者及其家人的红白喜事，另外，他们还要精于理财，管理好竞选经费。在传统观念中，一个好的秘书只能在幕后为上司出谋划策，而不能向他人透露工作内幕，更不能抛头露面。在日本政治中，秘书的职责远比字面含义大。他们既是政治家的参谋27如果用这个标准来衡量，饭岛并不是个好秘书。他最近出版了一本名为《一个下院秘书：来自国会真实而可笑的故事》的畅销书，用幽默的笔调介绍了自己的工作。虽然这本书是匿名出版的，但同事们马上猜出作者就是饭岛，他也很乐意承认这一点。如果用这个标准来衡量，饭岛并不是个好秘书。他最近出版了一本名28执政党一位高级官员的秘书对饭岛的做法颇为不屑，理由是，“我们只应该在上司的影子中活动。”不过，恐怕小泉瘦削的影子罩不住体重220磅的饭岛。他的曝光率如此之高，有时你甚至会忘记他只是个秘书。在30年的政治生涯中，小泉只参加过一位支持者举办的婚礼晚会；他5次入选内阁，却从来没有回过自己的选区接受支持者的祝贺，倒是饭岛总是成为镜头前最风光的人物。对此，饭岛的解释是，“许多内阁大臣都把大量时间花在了取悦支持者上，却忽视了本职工作。我要告诉小泉的支持者，他成为内阁大臣是为了服务于所有日本人民，而并不仅是他的支持者。”执政党一位高级官员的秘书对饭岛的做法颇为不屑，理由是，“我们29一、国外秘书工作的职业特点1.社会化、行业化2.专业化、知识化3.自动化、高科技化问题：既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢？一、国外秘书工作的职业特点304.科学化、制度化以马里兰州初级大学为例，公共课有：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公；工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。法律秘书的专业课程有：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。医药秘书的专业课程有：生物学、生理学、人体解剖学，心理学、医药学、医药专门术语。4.科学化、制度化31美国“秘书专业证书”(CPS)考试，行政管理协会(AMS)还举办了CAM考试，英国有“特许秘书和行政人员工会”(ICSA)法国有秘书的职业培训和考试制度，还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。德国专门开办了“欧洲秘书培训班”，并由“欧洲秘书协会”和“国际贸易协会”联合主持考试，合格者成为驻外机构的秘书。日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。美国“秘书专业证书”(CPS)考试，行政管理协会(AMS)还32二、国外秘书工作的发展趋势1.秘书工作日益向智能型转化。2.秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。3.对秘书理论的研究日益加强。二、国外秘书工作的发展趋势33INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFESSIONALS缩写IAAP，即“国际行政管理者协会会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为“国际职业秘书协会”（PROFESSIONALSECRETARIESINTERNATIONAL），是当今世界有名的跨国性的职业组织。INTERNATIONALASSOCIATIONOFA34该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国35自1952年起，“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工作周定为“秘书周“，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的贡献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年，“国际行政管理者协会”宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。自1952年起，“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工36[案例]硅谷的秘书在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不仅仅在打字，冲咖啡，而每天都在参与决策。他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同。[案例]硅谷的秘书37Sun公司首席执行官斯科特·麦克尼利的秘书凯伦·霍尔斯汀知道老板的电子邮箱密码，如果老板需要，她会帮他打开邮箱，查看新来的电子邮件。凯伦说：“如果他想喝咖啡，他会自己冲上一杯。”Sun公司是个拥有100亿美元资产的商用电脑系统生产商，它与其他数千家公司如惠普公司、英特尔公司、苹果公司等，将硅谷造就成国际高技术经济的中心。在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不像在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都要做出重要的决策。Sun公司首席执行官斯科特·麦克尼利的秘书凯伦·霍尔斯汀知道38Notel网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维·豪斯的执行助理戈温·卡尔德威尔说：“如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接接电话、日复一日地做时间表，那我肯定会厌倦的。”相反，卡尔德威尔女士在公司里有很大的影响力，她和她的同事起草信函、研究竞争对手公司的情况，向管理层吹