【人事档案】人力资源档案和社会保险管理办法

PAGEPAGE8 人力资源档案和社会保险管理办法总则第一条为了加强公司人力资源档案和社保工作，进一步提高人力资源档案和社保的管理水平，使人力资源档案和社保工作制度化、规范化、科学化,更好地为公司的发展生产服务，根据国家有关规定，结合公司实际情况制定本办法。第二条人力资源档案是公司在聘干、调配、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人的经历，政治思想，业务技术水平、工作表现以及工资、岗位变动等情况的材料，是历史地，全面的考察员工的依据。社保档案是公司员工在退休养老和工作中受伤以及福利待遇等的重要依据。第三条人力资源档案和社保管理工作必须贯彻党和国家有关档案法、保密法制度。第二章人力资源档案和社保材料的收集补充制度第四条收集范围和途径一、通过单位的组织，人力资源部门收集员工工作中形成的聘用、续聘审批表、聘用合同书及解聘、辞退材料。调配、复退转业军人安置、任免、考察、考核等工作中形成的履历表、简历表、聘用呈报表、民主评议和组织考察综合材料，鉴定材料等。办理工资待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇的批复材料。评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务审批表，执业（职业）资格考试合格人员登记表。通过公司党组织收集，在组织建设中形成的已批准转正的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、优秀党员和优秀党务工作者事迹登记表等。不合格党员和被劝退或除名的取消预备党员资格的组织意见等材料。收集国民教育、成人教育、党校的学生登记表，报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、毕业证书、学位审批材料、学历证明、培训、结业成绩、鉴定材料。通过公司工会收集表彰奖励活动中形成先进工作者、先进生产者登记表等。收集免于处分处理、意见记过材料、查证、核实报告、上级批复、个人对处分决定意见、本人检查、交待材料、通报批评材料、法院的判决书等。收集有突出贡献、有发明科研成果及有重大影响论文译著等的目录。员工因病、工伤、意外事故，伤残等级评审登记表、鉴定材料、非正常死亡的调查报告等。收集社会保险的各项保险的资料、证明等。第五条档案资料收集方法人力资源档案工作人员与产生档案材料部门联系，共同组织档案材料，互相沟通信息，保证将新形成的档案材料收集起来。公司各部门、项目部应主动配合积极支持，在材料形成一个月内按要求将材料送交综合办归档。公司员工每三年填一次员工履历表或登记表，综合办根据工作需要和档案所缺材料适时安排填写一些材料。第三章人力资源档案和社保材料归档制度第六条各部门、项目部主动送交人力资源档案材料是档案材料形成部门的职责和义务，是不可缺少的一道重要工作程序，任何个人都不得擅自保存档案材料，更不能据为已有。第七条送交时限，公司有关部门形成档案材料，十五天内送交归档。第八条送交份数，公司员工的档案材料送交一份。第九条送交方式：形成档案材料部门、收集工作人员应填写《档案材料登记表》一式二份，送交综合办。第十条归档要求一、归档材料必须是办理完毕的正式文件材料齐全、完整、真实，文字清楚，有承办部门或个人署名及形成材料的日期。归档材料必须手续完备、一般应有本人签字、或批准部门名称、文号和时间。档案材料截体，应使用16开规格办公用纸，材料左边必须留出2.5厘米装订线。文字须是铅印，计算机打印，不得使用圆珠笔，铅笔、红色墨水和复写纸书写。收集归档材料须是原件，除电传外，一般不得使用复印件。第四章人力资源、社保档案保管和保密制度第十一条档案的保管档案保管分为“人才交流中心保管”和“公司保管”两种。档案库房必须配置空调、去湿机、灭火机等，确保档案绝对安全。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防光、防蛀、防高温等安全措施。除档案管理人员外，其他无关人员不得擅自保存人力资源、社保档案，档案工作者，不得保管本人的档案。第十二条档案保密要求档案库房为机要重地，无关人员不得入内。严格遵守档案保密制度，不得随意泄露档案内容。严格管理制度，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。外出须带档案的，应由指定人员担任（必须是中共党员），并采取必要的安全保密措施。第五章借阅档案制度第十三条查阅事由一、凡因员工考察，聘任，调动、政审、工龄、学历、组织发展等问题的需要，可查阅档案。上级组织，人力资源部门提档审阅或因工作需要报送查阅。其他必须查阅档案。第十四条查、借阅档案有关规定一、查阅者必须是中共党员，并在档案室查阅。二、凡查阅档案，一律填写《查阅档案审批表》，按项目填写清楚，经总经理或书记签字后，方可查阅。三、外单位来我公司查阅有关人力资源档案，需持本单位党委和人力资源部门的专门介绍信，经公司领导同意后，方可查阅有关部分档案。任何个人不得查阅本人及亲属的档案。四、严禁在查阅档案室内吸烟。第六章社会保险第十五条公司根据实际情况分别为每个员工，（含聘用）缴纳基本养老、医疗、工伤、失业和其他社会保险。按期足额缴纳各类社会保险基金。员工个人负担的部分，由公司在员工的工资中代扣缴纳。第十六条公司应定期向员工通告缴纳社会保险基金的情况。第十七条公司根据有关政策规定和经济能力为员工建立补充保险。第十八条员工退休后的基本养老金，按国家有关规定在公司投保的社会保险管理机构所指定的银行领取。第七章档案管理人员的职责第十九条保管人力资源和社保档案，为各项工作提供优质服务。第二十条办理档案查阅（借阅）和传递手续，为有关部门提供员工的情况。第二十一条做好档案的安全、保密、保护工作。第二十二条办理其它有关事项。第八章附则第二十三条本管理办