公司合同管理办法

公司合同管理办法目录第一章总则第二章合同管理机构和职责第三章授权委托及合同的签订第四章合同的履行第五章合同之债的管理第六章合同的变更、转让和终止。第七章合同纠纷的解决第八章合同基础资料的管理第九章合同监督检查第十章奖惩第十一章附则第一章总则第一条为加强房屋租赁合同管理，提高房屋租赁管理质量，使企业各项管理在合同管理主线下有序进行，维护企业的合法权益，减少因合同管理不当而造成的经济损失或不良社会影响，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》，结合招待处实际，制-1-定本办法。第二条本办法所称合同是指河北省人大招待处自身开展经营活动中与其他平等主体（法人、组织、自然人）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条合同管理采用综合管理与专项管理相结合的合同管理体制。合同管理工作遵循下列原则：（一）依法签订合同，保证合同的合法性；（二）切实履行合同，提高合同的履约率；（三）有效监控合同，保证资料的完整性；（四）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。第四条合同综合管理机构与合同专项管理机构各司其职，各负其责，互相配合，共同作好合同管理工作。第五条任何单位和个人不得利用合同从事扰乱社会经济秩序和招待处经营管理秩序、损害单位利益、国家利益和社会公共利益等违法活动。第六条任何人不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的商业秘密。-2-第七条加强对合同对方的资信管理，逐步建立和完善信用管理制度。第八条重视、加强对合同管理工作的领导，完善合同管理制度，健全合同管理机构，不断提高合同管理质量和水平。第二章租赁合同管理机构职责1、负责组织本部门业务范围内的合同的初步可行性研究、业务洽谈、资信调查；2、负责监督控制本部门业务范围内合同的履行，随时掌握合同的履行情况，及时向相关部门通报合同在履行过程中发生的问题及解决方案、建议，负责合同履行过程中的相关资料的收集、保管工作；3、负责对本部门业务范围内及涉及本部门业务的合同的审查并提出审查意见，对重大、疑难、复杂合同进行复审，并将该合同及复审意见及时报送主管领导；4、参与处理本部门业务范围内的合同纠纷；5、建立专项合同管理台帐，负责合同归档及合同管理有关资料的保管工作。8、其他应当由合同专项管理机构履行的职责。第二章合同的订立-3-第十七条合同一律采用书面形式，严禁口头协议。凡有法律顾问出具示范文本的，应当优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应加以审查，必要时应进行论证、修改。第十八条租赁合同管理机构人对合同自签订到履行的全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题应及时向主管领导汇报、与合同综合管理机构及合同专项管理机构进行协商，并以委托代理人为主协商、解决。第十九条合同文本应尽量使用工商行政部门监制的示范文本，无示范文本的合同应尽量以己方为主起草。第二十条书面合同主要包括以下内容：1、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；2、签约的目的和依据；3、标的；4、数量和质量（包括检验标准和方式）；5、价款或酬金及支付方式；6、履行地点、期限和方式；7、变更或解除条件；-4-8、争议解决方式；9、违约责任；10、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人认为必须明确的条款；11、正副本份数和分配方式；12、生效的时间和条件；13、约定的联系方式；14、附件名称；15、签约地点、日期；16、签约各方开户银行及账号；17、签约各方印章或合同专用章；18、法定代表人（负责人）或委托代理人签字。第二十一条合同审查应当保证给予审查部门合理的审查时间。第二十二条相关部门应对合同的相关条款进行认真审查，法律事务部负责对合同合法性的审查，相关部门对所涉与己有关内容的严密性、规范性审查。第二十三条对重大、复杂、涉外的合同，送审单位或部门应组织相关部门评审。-5-第二十四条合同评审按照归口把关、分工负责的原则。合同评审对方的内容主要有：（一）主体资格：具有经年检的企业法人营业执照或营业执照，其核对的内容与实际相符；（二）经营范围：欲签的合同标的应符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；（三）代理人的代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明、授权委托书、代理人身份证明；（四）履约能力：具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力。必要时应要求其出具资金证明、注册会计师签署的财务会计报告（资产负债表、损益表、现金流量表）等相关文件；（五）履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现实未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。评审我方的内容主要有：确定我方生产能力、技术能力、材料设备供应能力、机械设备及检测能力、安全及质量保证能力、工期保证能力及其他履约能力能否满足要求。第二十五条合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不-6-应与其签订合同。如果要与其签订合同时，必须要求其提供合法、真实、有效的担保。第二十六条招标、议标中相关的招标文件、投标文件，当事人协商一致修改、补充合同的文书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）、图表等是合同的组成部分，必须与主合同一并妥善保管。第二十七条凡涉及投标中业主指定供方的买卖合同，必要时可对其评审，并办理授权委托手续，在合同签订前报分管领导批准，由公司合同专项管理机构负责签订。确因特殊原因不能及时审查、请示或未办理授权委托而直接签订的，合同签订后应及时向公司向分管领导汇报并补办授权委托手续。第二十八条审查人员（部门）在审查合同时，对发现的重大错误、遗漏和不妥之处，应在审查意见书中予以明确并提出修改意见。第二十九条签订合同应当根据合同性质使用相应的合同专用章，原则上不得使用行政印章或其他公章代替（劳动合同除外）。经公司下令依法成立的项目部，在项目部存续的有效期间，项目部就与本项目有关的对外业务，可以使用项目部印章。基层公司因业务需要，对外所签订的合同（工程类合同、A类物资-7-合同除外），可以使用基层公司印章。严禁工程类合同使用基层公司印章（包括基层公司自揽工程）。签订合同，原则上应当让签约对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。第四章合同的履行第三十条合同中约定的生效条件尚未成就的，不得履行合同。合同生效后，必须全面履行合同。除法律另有明文规定或合同约定外，原则上不得替物履行或转让、转卖合同。如需替物履行或转让、转卖合同，必须经公司领导批准。第三十一条合同执行部门（单位）是履行合同权利义务的实施单位。合同履行以合同执行部门（单位）为主，其他有关部门应当密切配合。第三十二条有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同资料组成部分，合同执行部门应及时、积极地收集、整理、保存，做好备案工作。第三十三条合同签约承办部门与合同执行部门（单位）为不同部门的，签约承办部门应当在合同执行部门被确定后10日内向合同执行部门（单位）进行合同交底，重大合同应形成书面《合同交底纪要》。-8-第三十四条合同在履行过程中，若遇特殊情况导致合同履行困难或不能履行时，合同执行部门（单位）应将有关情况及时通报公司合同专项管理机构和公司合同综合管理机构共同研究相应对策。第三十五条我方遇有不能全面履行合同时，合同执行部门（单位）应当立即将相关情况报告分管领导和合同综合管理机构，并积极采取补救措施，与对方协商，力争将损失减少得最小；遇有不可抗力等影响合同履行的客观因素时，应当及时以书面形式通知对方，同时报告分管领导和合同综合管理机构，及时采取措施，并注意收集、保全有关证据。第三十六条合同综合管理机构定期进行合同履行情况的检查，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现的问题加以研究、剖析，以期在以后签订的合同中改进。第三十七条对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同执行部门（单位）应及时查明原因，并按照合同规定及时、合理地向对方交涉，必要时可向合同综合管理机构报告并向对方提出索赔要求。第三十八条对合同条款在执行过程中发生纠纷，合同执行部门（单位）应及时查明原因，提出解决办法并报请分管领导和合同综合-9-管理机构，及时与对方协商解决。若协商解决不成，根据合同约定，在规定的时效内经总法律顾问同意，合同综合管理机构可向仲裁机关申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第三十九条公司合同综合管理机构应不定期对合同的实际履行情况进行检查。第四十条合同履行完毕，合同执行部门（单位）应作好合同履行情况记录，并及时将合同各种资料上报合同归口管理部门进行归档。第五章合同之债的管理第四十一条因合同所生之债的管理，应当以合同执行部门（单位）为主，其他有关部门密切配合。第四十二条应当严格债权管理。在遇有合同对方违反约定不履行义务时，包括但不限于：不办理结算，不支付合同价款，不实施约定行为，故意制造障碍给单位造成损失等情形，需要发出催款函、履约函及其他函件的，合同执行部门应当向合同综合管理机构申请办理，并负责函件的送达，取得对方的签收文件，有条件的可以签订还款协议。各基层单位应当加大外欠款的清理清收力度，责任落实到人，建-10-立清理清收的长效机制，将外欠款总量控制在合理的范围之内。第四十三条债权主管部门应当对存在到期债权已过一年仍未收回的、合同履行完毕后超过一年仍未办理结算的、双方有明确争议导致款项拖欠的、合同双方明确表示要通过法律手段解决争议等问题的合同进行重点监控，及时将有关情况与合同综合管理机构沟通，研究确定相应对策，并确保争议事项的解决不超过诉讼时效的要求。第四十四条应当严格保证债权诉讼时效的延续。合同执行部门（单位）应当及时向合同综合管理机构申请办理催要函、确认函等法律文件，并负责这些文件的送达，取得对方的书面签收文件。合同执行部门（单位）对合同争议不得隐瞒、回避和拖延，应当及时将有关情况向分管管领导和合同综合管理机构进行书面通报。第四十五条合同综合管理机构应当在取得有关资料的情况下，对合同争议成讼的机会进行监控，分析我方主动提起诉讼或仲裁的有利时机，提出相关意见，并向总法律顾问汇报。第六章合同的变更、解除和终止第四十六条合同经各方协商一致或法定或约定的情况出现时，可以变更或解除。变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定的期限内做出。-11-第四十七条变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记手续的，应按规定办理批准、登记等手续。第四十八条变更或解除合同应达成书面协议，未达成书面协议前，原合同继续有效。第四十九条补充或变更协议，应当对原合同需变更的条款予以说明并声明废止。补充或变更协议应报合同专项管理机构备案。第五十条我方发生需要变更或解除合同的情况时，除法律、法规有特别规定，应当以书面形式通知对方，与对方进行协商，包括变更的理由、变更的具体内容、变更生效的具体方式、答复的形式与期限等，并要求对方在文件上签收。我方接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、合理、正当，如果符合变更条件，且不会对我方造成损害的，同意变更，应当与对方签订书面补充或变更协议。第七章合同纠纷的解决第五十一条合同综合管理机构处理纠纷时，其他各部门应当给予支持。-12-第五十二条发生合同纠纷，合同执行部门（单位）应将纠纷第一时间报告公司相关领导，同时将纠纷的具体情况向合同综合管理机构报告，并采取必要的补救措施，力争采取协商、和解的方式解决。协商、和解达成一致意见的，应以书面形式确定下来。协商不能解决的，应当做好进入仲裁或诉讼程序的准备工作。第五十三条合同专项管理机构、合同综合管理机构和涉及与合同履行内容有关的部门、合同执行部门（单位）应当根据有关证据对纠纷共同研究，及时提出纠纷处理方案，并向公司相关领导报告。第五十四条在纠纷处理过程中，未经公司合同综合管理机构审查、相关领导同意，不得向合同另一方做出实质答复、提供文件资料。非法人单位或个人，未经授权无权签收任何法律文书。第五十五条因合同纠纷被起诉而需应诉的，由公司合同综合管理机构及合同专项管理机构共同研究仲裁或诉讼方案，确定仲裁或诉讼代理人。委托外聘律师的，需经总法律顾问同意，由合同综合管理机构负责办理。第五十六条若纠纷发生在集团公司系统内部，按照集团公司内部纠纷调解裁决的相关规定处理、解决。-13-第五十七条因合同纠纷被起诉而需应诉的，合同执行部门（单位）必须在接到法庭应诉通知起3日内将合同相关资料报公司合同综合管理机构，合同综合管理机构应及时向公司相关领导汇报，并积极准备应诉。第五十八条对方当事人逾期不履行协议、裁决、判决时，委托代理人应及时报公司合同综合管理机构，由合同综合管理机构核查后，认为有必要申请强制执行的，向人民法院申请强制执行。第八章合同基础资料的管理第五十九条合同执行部门（单位）、合同专项管理机构应当加强合同基础资料的管理工作，建立健全合同基础资料管理制度、台帐。第六十条合同基础资料的生成一般分为三个阶段：（一）合同正式签订前产生的相关资料；（二）合同正式签订后履行过程中产生的相关资料；（三）合同纠纷发生后产生的相关资料。第六十一条合同基础资料包括但不限于：合同当事人的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评-14-审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等。第六十二条合同基础资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关部门应当作好其他资料的保管和移交工作。第六十三条合同签订后，合同副本及相关资料应提交合同专项管理机构一份。第六十四条合同基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同基础资料。如确需使用合同基础资料原件的，应建立严格的审批、催还、归档制度。严禁随意出借合同基础资料。严禁泄露合同基础资料中的内容。第六十五条公司所签合同，实行归口统一编号管理，并建立台帐。第九章合同监督检查第六十六条在合同履行过程中，各相关职能部门都应当按照本部门的管理制度及各自的职责范围实施监督检查。第六十七条合同监督检查是企业合同管理的重要内容。合同综-15-合管理机构有权定期、不定期检查本单位合同的管理情况，保证合同的顺利履行。必要时，可以组成由合同综合管理机构牵头，相关职能部门参加的合同监督检查小组，共同进行检查。第六十八条合同监督检查的主要内容有：（一）合同管理制度的落实情况；（二）合同基础资料保管和合同管理档案建立情况；（三）合同形式、内容的合法性与适宜性；（四）合同的签订和履行情况；（五）合同纠纷的处理情况；（六）与合同事务相关的其他情况。第六十九条在合同监督检查过程中，被检查单位应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。第七十条合同监督检查小组有权在检查结束后的10日内向被检查单位送达检查意见书。检查意见书中包括监督检查小组成员姓名和职务，被检查单位合同管理的基本做法，存在问题及对加强合同管理的意见等。第七十一条合同监督检查小组有权根据检查情况，向被检查单-16-位提出以下处理意见，被检查单位应当执行：（一）对于未按有关规定建立健全合同管理制度，或落实制度有重大漏洞的，责令限期改正；（二）对于在签订、履行和管理合同中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的，或者利用合同谋取不正当利益的单位或者个人，建议有关部门追究其相应责任；（三）对于在合同管理工作中成绩显著，为企业避免或挽回经济损失的单位和个人，建议按有关规定给予表彰或奖励。第七十二条被检查单位应当自收到检查意见书之日起15日内，将落实整改情况书面报告监督检查小组。第十章奖惩第七十三条合同专项管理部门应当建立和健全合同管理的奖惩制度，通过奖励或惩罚，维护合同管理制度的严肃性，激发合同管理工作人员的积极性，不断推动合同管理水平的提高。第七十四条合同监督检查小组的检查意见可作为奖惩的依据之一。第七十五条凡在合同的签订、履行、日常管理中违反本办法规定，有下列情形之一的，建议公司相关部门视情节轻重分别给予批评-17-教育、罚款、警告、记过、记大过、扣发工资或奖金、责令赔偿、撤职、降级、解除聘用合同、开除等处分。并对相关负责人按合同标的额的3‰--5‰进行经济处罚。给单位造成损失的视其情节应予以赔偿。（一）未经授权或超越权限签订合同，造成损失的。（二）应当签订书面合同，凡不签订的，该合同视为合同委托代理人以自己的名义订立，其义务由合同委托代理人自行承担。（三）泄露商业秘密和技术秘密，造成损失的。（四）履行未生效合同发生纠纷造成损失的。（五）未经批准，替物履行或转让、转卖合同，造成损失的。替物履行或转让、转卖合同得到的额外利益应予追缴。（六）在解决合同纠纷过程中，未经同意，擅自答复合同另一方或擅自向合同另一方提供有关资料而扩大损失的。（七）发生合同纠纷