办公用品劳保用品等物资采购管理规定

办公用品、劳保用品等物资采购管理规定

文件版本

A/00文件编号

签 发发布日期

2016年2月26

日

实施日期

2016

年2月

26

日编制依据

条款集团公司《一般材料集中采购管理规定》《办公用品、办公家具、印刷品管理规定》《劳动防护用品和保健食品管理程序》编制单位 采购部 编制 审核办公用品、环卫用品和劳保用品采购管理流程计财部成本控制室价格员

归口部门业务管理员

需求部门综合管理员

采购部采购供应室采购员1.组织制定物资采购目录

2.签定采购协议分解下达年度费用指标4.填报采购需求5.编制采购计划和费用预算6.物资采购与保管发放7.费用核销8.财务结算9.评价与改进目的明晰管理职责，理顺管理流程，规范劳保用品、办公用品、环卫用品和福利品采购管理。适用范围本规定适用于企业劳保用品、办公用品、环卫用品和福利品的采购管理。职责3.1 采购部（采购供应室）负责劳保用品、办公用品和环卫用品的采购工作。3.2 生产部（综合管理室）负责劳保用品费用指标的分解控制和月度需求计划的编制。3.3 管理部 管理部（后勤保障室）负责办公用品和环卫用品年度费用指标的分解和月度需求计划的编制； 管理部(工会办公室)负责福利品的采购、发放工作。3.4 计财部（成本控制室）负责劳保用品、办公用品、环卫用品和福利品的价格审核，负责组织制定相关物资的采购目录。3.5 各部门（含车间，下同）负责本部门劳保用品、办公用品和环卫用品需求的提出、领用和发放工作。3.6 汽改部（综合管理科）负责本部门办公用品、环卫用品和劳保用品的采购实施工作。过程（流程绩效）指标供货质量评价得分=物资质量平均得分+服务质量评价平均得分流程及流程说明5.1 办公用品、环卫用品和劳保用品采购管理流程货协议2、签订供流程步骤1。制定物资采购目录责任部门计财部成本控制室采购部采购供应室归口部门

流程说明1.1每年11月，计财部（成本控制室）价格员组织生产部、管理部（统称“归口部门”）和采购部对本年度劳保用品、办公用品和环卫用品的价格、质量和服务情况进行评审，修订编制《采购目录》（初稿）。1.2需求部门领用未纳入《采购目录》的新增物资，需向归口部门提出书面申请，经归口部门审核，报计财部（成本控制室）定价后编入《采购目录》，并反馈采购部执行。1.3 采购部和各归口部门在执行《采购目录》过程中，如遇质量好、价格低的物资应及时建议计财部，修正《采购目录》。2.1年底前，采购部（采购供应室）采购员根据上述目录，并结合各归口部门提供的下一年度预计用量与供应商洽谈确定下一年度的采购价格。如涉及价格变动，由计财部组织谈判或采取招标方式选择供应商，并根据谈判或招标结果形成《采购目录》，下发各部门执行。2.2采购部（采购供应室）采购员根据确定的《采购目录》与供应商签订年度供货协议。协议签订前报管理部（法监审计室）审查。协议履行中出现变更、转让或违约等情形的，立即报告部门合同管理员处理；对重大合同纠纷报管理部（法监审计室）处理解决，具体按照《合同管理办法》执行。每年1月份，管理部（后勤保障室）和生产部（综3、分解下合管理室）业务管理员根据年度费用预算， 分别将办达预算指公用品、环卫用品和劳保用品费用指标分解下达各部标门。

周期 输出采购目1周录年度供2周货协议1周各需求部门

4.1每月22日前，各部门综合管理员根据部门物资办公用4、填报物领用需求和《采购目录》，分别编写《办公用品领用品领用需求表》和《环卫用品领用需求表》，报管理部（后资采购需需求表2天求勤保障室）；并在预算系统中填报月度费用预算。环卫用4.2各部门安全员每月按照《劳动防护用品发放标品领用准》要求，填写《劳保用品发放名单审批表》报生产部（综合管理室）并填报月度费用预算。

需求表劳保用品发放名单审批表5、编制计归口部划和费用门预算采购部采购供6、物资采应室/购与保管各需求发放部门

5.1 管理部（后勤保障室）行政管理员、餐饮管理员对各部门上报的采购需求进行审核，分别编制《办公用品领用汇总表》、《环卫用品领用汇总表》，经管理部（后勤保障室）主任审核后，于每月25日前报采购部（采购供应室）；并在预算系统中审核相关费用预算。5.2生产部（综合管理室）安全管理员根据《劳保用品发放名单审批表》，汇总编制《劳保用品计划采购单》，经生产部（综合管理室）主任审核后，于每月25日前报采购部，并在预算系统中审核相关费用预算。6.1采购部（采购供应室）采购员根据归口部门业务管理员提交的《办公用品领用汇总表》、《环卫用品领用汇总表》和《劳保用品计划采购单》、向供应商下达采购订单。6.2计划外物资的采购，由需求部门向归口部门提出临时请购报告，经归口部门批准后，交采购部（采购供应室）实施。6.3 工作服、茶叶、饮料、毛巾等全厂发放的大宗物资，由采购部（采购供应室）采购员会同生产部（综合管理室）安全管理员联合验收清点后，通知各部门到指定地点清点签收。6.4采购部（采购供应室）仓库保管工按规定做好供应商预存我厂的工作服、工作鞋、工作帽等劳保用品的库存管理工作，并按生产部劳保用品领用计划发放。6.5办公用品（耗材）由供应商按部门进行打包，于次月5日前配送到厂，采购部（采购供应室）仓库保管工清点后在送货单上签收，并将其中一联反馈给

办公用品领用汇总表环卫用3天品领用汇总表劳保用品计划采购单3天 送货单供应商作为结算凭据，同时通知各部门领取。各部门应在收到到货通知的三天内到仓库领取，当场对物资进行清点后签收，逾期未领的部门不得上报下月办公用品领用计划。6.6劳保用品、环卫用品和晒图纸、机用扫描纸和复印纸等较重的物资到货后，由采购部（采购供应室）仓库保管工负责清点，组织供应商将物资送达各需求部门指定地点，各部门当场对物资进行清点签收。发放完成后，采购部仓库保管工将各部门签收的送货单汇总，签收后将其中一联反馈供应商作为结算依据。7.1采购部（采购供应室）采购员按部门编制《办公用品、劳保用品等物资领用签收明细表》送各部门办公用综合管理员签收，并将供应商开具的发票送归口部门品、劳保合需求审核。用品等7.2各部门综合管理员根据部门《办公用品、劳保物资领部门/7、费用核1周用签收归口部用品等物资领用签收明细表》，开具费用报销单，经销明细表/门部门领导审签后，送归口部门审核。7.3归口部门业务管理员在发票上签字，并与各部门费用结算单一同送部门分管领导审核，审核后反馈费用报采购部（采购供应室）采购员，同时在预算系统中审销单核各部门费用报销单。采购部8、财务处采购供理应室

每月25日前，采购部（采购供应室）采购员将各部门《办公用品、劳保用品等物资领用签收明细表》3天和费用报销单及发票，送计财部（成本控制室）入账，并由计财部（资金管理室）按采购协议约定方式付款。8.1采购部（采购供应室）采购员每年12月组织开展办公用品、劳保用品物资质量与服务质量评价，收采购部集各部门的意见，编制年度供方绩效评价报告，作为年度供采购供8、评价与1周方绩效下年度供应商选择的依据之一。改进应室8.2采购部（采购供应室）采购员针对各部门反馈的评价物资和服务质量问题，应组织供应商限期整改，并将整改情况反馈提出部门，确保问题整改落实到位。5.2 销售公司（综合管理室）综合管理员在核定的额度内将办公用品费用指标分解到各驻外机构，并在预算系统中填报费用预算，经归口部门审核后，驻外机构业务人员凭办公用品采购发票到计财部（资金管理室）报销。5.3 汽改部（综合管理科）综合管理员按照《采购目录》和上述规定，做好本部门办公用品、环卫用品和劳保用品（全厂发放的大宗物资除外）的采购实施工作。5.4 管理部（工会办公室）工会干事编制福利品采购计划，明确采购品种及数量，经管理部、计财部分管领导审核后实施采购，并组织做好发放工作。相关文件6.1《合同管理办法》相关记录及保存期序记录名称记录编号保存保存地点保存期形式1办公用品领用需求表W10/08-ZY002-JL-001-001年采购部采购供应纸质室2环卫用品领用需求表W10/08-ZY002-JL-002-001年采购部采购供应纸质室3劳保用品发放名单审W10/05-CX014-JL-002-003年各部门纸质批表4办公用品领用汇总表W10/08-ZY002-JL-003-00