公文处理管理标准

公文处理管理标准<JS-BG-02-2018（A）-18

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公文处理管理标准

1范围

本标准规定了集团公司公文处理的相关职责，公文处理工作的管理目的与风险，公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文管理、公文考核评价等内容。

本标准适用于集团公司总部和下属各单位。

2规范性引用文件及术语和定义

2.1规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

2.2术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

2.2.1公文

建设系统的公文是企业实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公布规章制度，传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

2.2.2公文处理

公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

3职责

3.1集团总部及二级单位领导职责

3.1.1贯彻实施国家、上级和集团公司公文处理相关要求，加强对公文管理工作的组织领导。

3.1.2审批签发集团公司拟制的相关公文，并提出指导性意见。

3.1.3及时对接收的公文进行批示，推动重要公文待办事项的解决。

3.2集团总部及二级单位行政办公室、党委办公室职责

3.2.1各级行政办公室、党委办公室是公文处理的管理部门，主管本单位的公文处理工作，并对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

3.2.2指定一名领导分管公文处理工作，按照程序切实把好行文关、政策观、审批关和内容观。

3.2.3设立专职人员负责公文处理工作。

3.3集团总部及二级单位相关部门职责

3.3.1设立兼职人员负责公文处理工作，兼职人员应当相对稳定。

3.3.2拟制公文时充分论证、严格审核，公文内容涉及多个部门职权范围内的事项时组织协商会签。

3.3.3承办、传阅接收的公文，办理结果及时答复来文单位。

3.3.4妥善保管本部门公文，并按要求及时归档。

4公文处理工作的管理目的与风险

4.1管理目的是进一步规范集团公司公文处理工作，提升公文处理水平，实现公文处理工作的制度化、标准化、程序化、信息化。

4.2公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

4.3集团公司公文处理关键绩效指标包括：

——公文处理过程是否规范、及时、妥当；

——行文依据是否充分、规则是否遵守；

——公文内容是否规范、格式是否正确；

——公文报送、公文管理是否符合要求。

4.4集团公司公文处理需应对的主要风险包括：

——公文处理不规范、仔细，导致办理不符合要求；

——公文处理不及时，导致办理延误。

5公文种类

5.1通用公文

5.1.1决议

适用于建设党委会议讨论通过的重大决策事项。

5.1.2决定

适用于对重要事项或者重大行动做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

5.1.3通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

5.1.4意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

5.1.5通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

5.1.6通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知或者交流重要情况。

5.1.7报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

5.1.8请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

5.1.9批复

适用于答复下级机关请示事项。

5.1.10函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

5.1.11纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

5.2专用公文

建设专用公文是根据工作需要在一定业务领域产生的用于特定用途的公文。主要有董事会议案、股东大会议案、董事会专门委员会议案、职代会议案、董事会决议、股东大会决议、董事会专门委员会专项意见、临时公告、定期报告等。

5.3各类公文适用范围

5.3.1建设文件

用于向中国铁建股份有限公司（以下简称中国铁建）及其他上级机关报送请示、报告和意见；发布建设重要规章制度；转发中国铁建及其他上级机关的重要文件；部署建设系统的工作和任务，下达、调整计划；重要的机构变动、人员任免、奖惩事项；其他需要以建设名义行文的重要事项。（附录C式样1）

5.3.2建设函

用于与不相隶属机关联系工作、商洽问题；向所属单位布置单项工作和临时任务，下达、调整单项任务计划；答复所属单位的请示事项；转发文件；印发公司领导讲话；其他需要以建设名义行文的事项。（附录C式样2）

5.3.3建设党委文件

用于传达贯彻党的路线、方针、政策和国资委、中国铁建的决定、决议和指示；向中国铁建及其他上级党的机关报告、请示工作；向所属党组织部署工作、答复问题；发布党委有关重要问题的决定、决议、指示、通知、通报等事项；党群组织变动、人员任免；通报、表彰、奖惩事项；其他需要以建设党委名义行文的重要事项。（附录C式样3）

5.3.4建设党委函

用于与不相隶属的机关联系工作、商洽问题；向所属单位党组织布置单项工作和临时任务，答复所属单位党组织的请示事项；转发文件；其他需要以建设党委名义行文的事项。（附录C式样4）

5.3.5建设纪委文件

用于传达贯彻中纪委、国资委纪委、中国铁建纪委和建设党委的决定、决议、指示；向中国铁建纪委和建设党委报告、请示工作；向所属各单位纪委部署工作、答复问题；反腐倡廉教育、查办案件、执法监察工作情况通报、总结；处分决定、批复、处理意见；其他需要以建设纪委名义行文的事项。（附录C式样5）

5.3.6建设工会文件

用于传达贯彻党和国家的方针、政策，转发上级文件，部署重要工作；向建设党委或上级工会请示、报告工作；答复下级工会的请示事项；其他需要以建设工会名义行文的事项。（附录C式样6）

5.3.7建设团委文件

用于传达贯彻共青团中央、中央企业团工委、中国铁建团委、建设党委关于共青团和青年工作的指示精神；向建设党委和中国铁建团委报告、请示工作；向所属团组织部署工作、开展活动、答复问题；发布团委有关重要问题的决定、决议、通知等事项；通报、表彰、奖惩事项；其他需要以建设团委名义行文的事项。（附录C式样7）

6公文格式

6.1总则

6.1.1公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成，公文格式是对公文各要素的拟制及编排规则、通用纸张排版、印制装订等的规范性要求。

6.1.2建设公文格式包括通用格式、特定格式和其他常用办文格式。特定格式是相对于通用格式而言，是通用格式的补充，包括信函和会议纪要格式等。采用特定格式印制的公文，与标准格式印制的公文作用与效力相同。其他常用办文格式是通用格式和特定格式以外的常用公文格式，包括传真电报、网络通知等。

6.1.3建设涉外公文对外使用统一格式，并兼顾所在国有关规定和要求。（附录C式样21）

6.2公文用纸及版面要求（附录C式样8）

6.2.1公文用纸

采用GB/T148中规定的A4型纸（210mm×297mm），纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

6.2.2公文版面

天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋_GB2312（以下简称仿宋）体字，文字颜色均为黑色。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。文件中的“行”指一个3号汉字的高度加3号汉字高度7/8的距离（约10.39mm）。

6.3公文印制及装订要求

6.3.1印制要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm；印品着墨均匀，版面干净无底灰，字迹清楚；尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

6.3.2装订要求

左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm；骑马订或平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

6.4公文格式各要素（附录C式样9、10、11）

6.4.1公文格式各要素划分

公文版心部分各要素划分为版头、主体、版记三部分。首页红色分隔线以上的部分称为版头；首页红色分隔线（不含）以下、末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记；页码位于版心外。

6.4.2版头

6.4.2.1份号

份号是公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。

份号用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

6.4.2.2密级和保密期限

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉及企业商业秘密的公文，划分为“核心商密”、“商业秘密”。

密级和保密期限，一般用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

6.4.2.3紧急程度

紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

紧急程度用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

6.4.2.4发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，颜色为红色，使用小标宋体字。发文机关标志过长时，可编排成两行。下级单位的发文机关标志字号原则上不能大于上级单位的发文标志字号。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（附录C式样12）

6.4.2.5发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.4.2.6签发人

上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（附录C式样13）

6.4.2.7版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线（推荐高度为0.5mm）。

6.4.3主体

6.4.3.1标题

标题由发文机关名称、事由和文种组成。发文机关名称较长时，可使用规范化简称。建设系统内部行文时，发文机关名称可酌情省略。

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

6.4.3.2主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。所属各单位上报文件应使用主送机关全称。

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

6.4.3.3正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，如只有两层，第一层用“一、”，第二层可用“（一）”或者“1.”。

6.4.3.4附件说明

公文如有附件，应当说明附件的顺序号和名称。

在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

6.4.3.5发文机关署名

发文机关署名应当使用发文机关全称或者规范化简称。除特定格式的会议纪要外，公文均应有发文机关署名。

发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。

6.4.3.6成文日期

成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，为最后签发机关负责人签发的日期。

成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

6.4.3.7印章

有发文机关署名的公文，均应加盖相应的印章，且应与署名机关相符。

印章用红色，位置应端正，其下弧与成文日期下边缘相切，顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（附录C式样14）

6.4.3.8附注

附注是说明公文印发传达范围或联系人、联系方式等需要注明的事项。

使用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

6.4.3.9附件

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，并与正文中所涉及到的附件表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订时，附件可另册装订。应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

批转、转发、印发类公文，批转、转发、印发的内容应在正文成文日期之后另页编排。仅一项批转、转发、印发内容时，不作为附件列明；有多项批转、转发、印发内容时，应作为附件列明。（附录C式样15、16）

6.4.4版记

版记应当在偶数页上。

6.4.4.1版记中的分隔线

与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

6.4.4.2抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关之间属同类型同级机关的用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。

主送机关移至版记的，主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

6.4.4.3印发机关和印发日期

印发机关指公文的印制主管部门，一般应是各单位的办公室或文秘部门。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

6.4.5页码

页码是公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

6.5公文的特定格式

6.5.1信函格式（附录C式样17、18）

6.5.1.1发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为30mm。联合行文时，使用主办机关标志。

6.5.1.2发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

6.5.1.3如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，依次自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8（约4.85mm）。

6.5.1.4发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

6.5.1.5标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

6.5.1.6第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

6.5.1.7版记只写抄送机关，位于公文最后一面版心内最下方。

6.5.1.8首页不显示页码。

6.5.2纪要格式（附录C式样19、20）

6.5.2.1纪要标志由“XXXXX纪要”组成，一般采用红色小标宋体字居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。

6.5.2.2纪要无主送单位，在版记中列明分送单位和部门。正文结束后不落款，不加盖印章。

6.5.2.3标注出席人员名单，在正文或附件说明下空一行左空二字用3号黑体字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人姓名，回行时与冒号后的首字对齐。必要时可标注出席人单位和职务。

6.5.2.4标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

6.5.2.5纪要格式可以根据实际制定。

6.6其他常用办文格式（附录C式样22－27）

建设系统的其他常用办文格式主要有：传真电报、网络通知、呈批件、呈阅件、发文稿纸、文件更改申请单等，具体格式详见规范性附录C。传真电报、网络通知行文格式要求参照公文通用格式。

7行文规则

7.1总则

7.1.1行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

7.1.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。各级行政、党委、纪委、工会、团委可以各自名义单独行文，审计、监察部门可以各自名义单独行文，其他部门不得对外正式行文。

7.1.3行政、党委，以及其他同级组织或机构必要时可联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文按主办、协办单位依次签发，一般不使用复印件会签。

7.2向上级机关行文规则

7.2.1原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

7.2.2下级机关部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级行政、党委同意或者授权。

7.2.3下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

7.2.4请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

7.2.5除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

7.2.6受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

7.2.7向上级单位报送的公文须在附注处注明联系人及电话。各二级单位向集团总部报送的公文，行政文件报总部办公室，党委文件报总部党委工作部，一式二份。

7.3向下级机关行文规则

7.3.1主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

7.3.2公文内容涉及多个部门职权范围内的事项，应当主动协商会签；有关部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

7.3.3上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

7.3.4传真电报、网络通知作为公文通用格式的补充，仅用于发布一般的、一次性的短期工作安排，不能发布重要的、需要长期执行或需要存档的制度类、表彰类等内容。

7.4同一机关内“呈批件”和“呈阅件”的使用

7.4.1同一机关内，请示工作应使用“呈批件”；汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果，应使用“呈阅件”。

7.4.2“呈批件”和“呈阅件”必须有部门主要领导签字，如内容涉及其他部门职能，应会签。

7.4.3“呈批件”不得同时分送两位以上领导阅批。

7.4.4送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序依次呈送。“呈批件”由后往前送批，“呈阅件”由前往后送阅。

7.4.5“呈批件”和“呈阅件”作为机关内部文件，由各部门起草、管理，并与正式公文一并交档案部门存档。

8发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，主要程序包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等。

8.1起草

公文起草应当做到：

a）符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

b）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

c）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

d）主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，直述不曲，文字精练，内容简洁，字词规范，标点正确。

e）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

f）人名、单位名称、地名、数据和引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

g）应当使用国家法定计量单位。

h）使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写方式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

i）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

j）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

k）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

l）涉密公文，应当根据国家和企业的保密规定标注相应的密级。

8.2审核

8.2.1公文签发前，应当由发文机关办公部门进行核稿。以行政名义发文由行政办公室核稿；以党委名义发文由党委办公室核稿；以纪委、工会、团委名义发文分别由其办公部门核稿。有单独行文权的部门，由该部门领导审核；规章制度性公文在签发前，应当由法规风险部进行法律合规审核。

8.2.2公文审核的重点是：

a）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

b）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

c）涉及有关部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

d）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。

e）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

8.2.3经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门，并说明理由；符合发文条件但内容需作修改的，应当与拟稿部门协商或请其修改，修改后需经拟稿部门领导确认、核稿人员复核。

8.2.4未经办公部门审核的公文和未经法规风险部审核的规章制度性公文，不得送领导签发。

8.3签发

8.3.1公文应当经本单位领导审批签发。重要公文和上行文由主管领导签发；下行文或平行文，由主管领导签发或者分管领导签发。经领导人签发的公文，不得擅自改动。特殊情况下改动时，应填写《文件更改申请单》。

8.3.2会议纪要由会议主持人签发。

8.3.3签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

8.4复核

已经发文机关负责人签批的公文，印制前，应当进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

8.5登记

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

8.6印制

公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

8.7核发

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

9收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

9.1签收

对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

9.2登记

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

9.3初审

对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

9.4承办

9.4.1阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。

9.4.2需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

9.4.3承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。紧急公文应当明确办理时限。

公文办理时限要求：

a）上级机关交办的公文，一般应在两周内办结；有具体时限要求的，从其要求。

b）机关部门之间会签公文，原则上不超过3个工作日，超时需提前与主办部门协调，否则将视为同意。

9.5呈阅、传阅

9.5.1一般不得在公文原件上进行签批或签名。呈阅或传阅公文统一使用《公文处理单》和《公文传阅单》。重要批示应与公文原件一同归档。（附录C式样28、29）

9.5.2《公文处理单》适用于提出具体意见或领导批示的公文，原则上一单一文；《公文传阅单》适用于传阅周知性文件，可一单多文。

9.5.3根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

9.6催办

及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。公文的督办工作由行政办公室和党委办公室负责。

9.7答复

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

10公文管理

10.1总则

10.1.1公文由各级文秘部门专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。各单位应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

10.1.2需到总部办公室档案室领取文件的总部各部门和各二级单位应保证每周至少领取一次。

10.1.3机构合并时，全部公文应当随之合并管理；机构撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员调离岗位时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

10.2涉密公文管理

10.2.1各单位对涉密公文的流转过程要采取人防、技防等预防泄密的处理措施，必要时建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

10.2.2公文标注密级必须根据主体内容确定。一般性公文不得随意标注密级，涉密公文不得随意提高密级。

10.2.3公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

10.2.4公文的密级需要变更或者解除的，需由原确定密级的机关或者其上级机关决定。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

10.2.5涉密公文的复制、汇编。

a）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人或办公部门负责人批准。

b）绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

c）复制、汇编的公文视同原件管理。

d）复印件应当加盖复制机关戳记。

e）翻印件应当注明翻印的机关名称、日期、份数和印发范围。

f）汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

10.2.6涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

10.3公文归档

10.3.1需要归档的公文及有关材料，应当按照有关法律法规和股份公司档案管理的有关规定，并根据其相互联系、特征和保存价值等及时收集、整理归档。保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

10.3.2拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

10.3.3两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。个人不得保存应当归档的公文。

10.3.4各级机关应当于每年第一季度将上年应归档的文件收集齐全，按文书立卷要求进行整理编目、立卷。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。传真电报、网络通知只在各部门留存，不做为文书档案移交档案部门存档。

10.4公文撤销和废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权利机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

10.5公文销毁

不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经相关领导批准，可以销毁。销毁涉密公文应该到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁、留存涉密公文。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

11考核与罚则

11.1考核评价依据

公文印发时有效的《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》和本标准。

11.2考核评价方式

11.2.1集团公司总部的公文处理由中国铁建考核评价，各二级单位的公文处理由集团公司总部考核评价。

11.2.2集团公司将对二级单位的公文处理工作每年进行一次考核评比，考评结果记入各单位绩效考核成绩。

11.2.3考核评价范围：各二级单位当年所发的公文。

11.2.4记分办法：集团公司在每个二级单位抽取二份公文进行考核（原则上上行文、下行文各一份,若二级单位当年没有上行文，二份文件可都从下行文中抽取），每份文件以满分100分记，同样的错误在同一份文件中反复出现的，按一处错误扣分，最终得分为二份文件得分的平均数。对于没有文件的二级单位，考核分数按0分记。

11.3考核评价标准

11.3.1行文流程

发文从拟稿到归档各项流程齐全，每少一项扣2分。

11.3.2行文依据

发文依据不充分，违反下述规定的，每份扣10分。

a）文件内容符合国家法律法规、党的路线方针政策和集团公司的要求，并同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法切实可行；

b）涉及有关部门职权范围内的事项必须经过相关部门和领导会签，协商达成一致后方可行文；

c）凡涉及全体职工切身利益的重要政策文件，必须经过职工代表大会或职代会主席团联席会审议通过；或采用其他方式经过征求职工意见，取得多数同意后方可行文。

11.3.3行文规则

每种错误扣2分，包括但不限于下列问题：

a）行文隶属关系不符；

b）越级行文；

c）公文主旨不清，一文多事；

d）“请示”、“报告”不分；

e）报告中夹带请示事项。

11.3.4版头、版记、标题、主送

每处错误扣2分，包括但不限于下列问题：

a）发文机关标识内容或格式错误；

b）份号、密级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人的内容或格式错误，分隔线设置错误；

c）文件标题要素不全或公文种类使用错误；

d）主送对象或格式错误；

e）版记内容或格式错误。

11.3.5正文内容

每处错误扣2分，包括但不限于下列问题：

a）公文无生效标识；

b）语言表述不准确，语法不当、用词不准、指代不清、段落不明、错行、漏句、重句；

c）结构层次序数标注不规范；

d）标点符号使用不正确，时间表述含糊；

e）引文、人名、地名、单位名称、单位简称不规范；

f）数字、数量、计量单位和其他专用名词使用不规范；

g）附件不齐全、附件说明与附件名称不符；

h）请示文件未标注联系人姓名和电话。

11.3.6公文格式

版心位置、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章位置等错误，每处扣5分；其他错误，每处扣2分。

11.3.7公文报送

报送份数不符合要求；公文不报送办公室或党委工作部，直接送总部业务部门或多头分送的，每份文件扣2分；对有报送公文时限要求，无特殊原因未按要求报送的，每次扣5分。

11.3.8公文管理

公文未按本标准要求进行严格管理，造成丢失的，每丢失一份扣10分；造成损坏的，每损坏一份扣5分。涉密公文在处理过程中发生泄密的，每发生一次扣20分，并视情节轻重，对当事人给予经济、行政处罚，同时追究当事人所在单位的领导责任；情节特别严重、触犯国家法律的，将移送公安机关，追究其刑事责任。

12附则

12.1本标准所指公文含电子公文。

12.2专用公文依照有关规定处理；外事方面的公文依照外事主管部门的有关规定处理。

12.3各二级单位在执行时，须将发文机关标识、发文机关署名、印发机关和常用办文格式中涉及到的单位名称做相应修改。

12.4二级单位的文件代字及其下属单位规范化简称由各二级单位自行确定。

13报告和记录

13.1报告和记录

表1给出了执行本标准形成的报告和记录。

13.2支持性文件

无。

表1报告和记录

序号

对应附录

报告和记录编号

名称

保存期限

1

附录C

JSBG0218B1

建设集团有限公司公文格式式样

永久

2

附录D

JSBG0218B2

建设集团有限公司总部各部门规范化简称（公文中使用）

永久

附录A.1（规范性附录）发文管理流程图

发文管理流程图

JSBG0218L1-1

附录A.2（规范性附录）发文管理流程说明表

发文管理流程说明表

JSBG0218L1-2

序号

流程

步骤

步骤说明

时限

主责

部门

重要输入

重要输出

1

开始

发文管理指以本机关名义制发公文的过程，各部门制发公文立即启动发文管理流程。

即时

发文部门

2

拟稿

发文部门拟稿，公文内容符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，直述不曲，文字精练，内容简洁，字词规范，标点正确。

即时

发文部门

3

填写发文稿纸

公文起草完成后，填写发文稿纸，包括主送、抄送、主办部门、拟稿人、联系方式、公文标题、公文内容、附件等。

即时

发文部门

发文底稿

4

审稿

发文部门负责人对公文进行审核并签字。

2天

发文部门

审核意见

5

会签

公文内容涉及多个部门职权范围内的事项，应当主动协商会签。

3天

发文部门

6

判定

发文部门根据公文内容和类型判定核稿部门。

条件1：以行政名义发文由行政办公室核稿；

条件2：以党委名义发文由党委工作部核稿；

条件3：以纪委名义发文由纪委核稿；

条件4：以工会名义发文由工会工作部核稿；

条件5：以团委名义发文由团委核稿。

即时

发文部门

7

核稿

【C01】

公文签发前，应当经核稿部门进行核稿。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回发文部门，并说明理由；符合发文条件但内容需作修改的，应当与发文部门协商或请其修改，修改后需经发文部门领导确认、核稿人员复核。经过审核确定的文稿加盖骑缝审核印章，以防擅自改动。对于紧急公文应当明确发文时间节点，提前完成核稿。

2天

核稿部门

审核意见

8

签发

重要公文和上行文由主管领导签发；下行文或平行文，由主管领导签发或者分管领导签发。经领导人签发的公文，不得擅自改动。特殊情况下改动时，应填写《文件更改申请单》。签发人签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

3天

主管领导或分管领导

意见

9

复核

公文签发后，应当由办公室进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

2天

办公室

10

登记

对复核后的公文，确定发文字号和印制份数并对公文接收日期、公文标题、发文字号等进行详细记载。

即时

办公室

发文

登记簿

11

排版

【C02】

办公室按照公文格式要求及时排版。排版人接收文稿时仔细检查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，不符合要求的文稿退回。排版完成后及时通知发文部门进行校对。对于紧急公文应当明确发文时间节点，提前完成排版。

2天

办公室

12

校对

【C03】

公文排版完成后由发文部门及时对打印样稿的内容和格式进行细致校对，确认无误后签字。

1天

发文部门

13

印刷及用印

对校对无误的公文按照印刷份数要求进行印制，检查印刷质量并盖章。

1天

办公室

文件

14

分发

按照公文主送、抄送范围进行分发。

1天

办公室

15

存档

发文部门根据公文类型及相关要求进行存档。

即时

发文部门

16

结束

公文存档完成后，此流程结束。

即时

发文部门

附录A.3（规范性附录）发文管理风险控制矩阵

发文管理风险控制矩阵

JSBG0218L1-3

风险编号

风险描述

风险类别

发生概率

影响程度

风险等级

控制编号

控制点

控制措施

责任部门

R01

核稿、排版和校对不仔细或者不及时，导致公文内容、格式不符合发文要求或者延误发文。

运营

2

3

中等

C01

核稿

【C01】

核稿人收到文稿及时核稿，认真、仔细地按照公文审核重点进行核稿。核完稿件加盖骑缝审核印章以防发文部门擅自改动文稿。对于紧急公文应当明确发文时间节点，提前完成核稿。

核稿部门

C02

排版

【C02】

办公室接收文稿时仔细检查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，不符合要求的文稿退回。及时对文稿进行排版，按照发文格式要求进行细致排版，排版完成后及时通知发文部门进行校对。对于紧急公文应当明确发文时间节点，提前完成排版。

办公室

C03

校对

【C03】

排版完成后，发文部门及时对打印样稿的内容和格式进行细致校对，确认无误后签字。

发文部门

备注：

1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。

2、发生概率按从小到大分为1～5级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为1～5级。

3、风险等级划分标准：极高风险、高风险、中风险、低风险、极低风险。风险判定标准：极低风险：风险评分<3分；低风险：3分≤风险评分<6分；中等风险：6分≤风险评分<12分；高风险：12分≤风险评分<20分；极高风险：风险评分≥20分（风险评分=发生概率×影响程度）。

附录A.4（规范性附录）发文管理权限指引表

发文管理权限指引表

JSBG0218L1-4

序号

事项

责任

部门

办公室

发文部门

核稿部门

主管或分管领导

文书

印信管理

负责人

拟稿人

负责人

核稿人

业务相关领导

1

拟稿、填写发文稿纸、审稿

发文

部门

执行

审核

2

会签

发文

部门

执行

主持

会签

3

核稿

核稿

部门

审核

4

签发

发文

部门

执行

审批

5

复核、登记、排版

办公室