电子档案的管理

电子档案的管理电子档案的管理电子档案的管理xxx公司电子档案的管理文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度电子档案的收集范围及保管期限收集范围凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件，相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型不同搜集范围如下：文本文件，图像文件，图形文件，视频文件，音频文件。收集要求归档文件应与相应的纸质文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。文本文件收集时应统一将其转换为TXT,XML,RTF,DOC,WPS等通用的格式文档，必要时同时保留文字处理软件工具；图像文件手机时应统一将其转换为JPEG,TIFF,PDF等通用格式；图形文件收集时应注明其软硬件环境和相关数据；视频文件存储格式为MPEG,AVI格式；音频文件应保存为WAV,MP3格式。保管期限与鉴定电子文件保管期限和密级划分工作，电子文件的背景信息和元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。电子文件的鉴定工作应包括对电子文件的真实性，完整性，有效性的鉴定及确定密级，归档范围和划分保管期限，在进行电子文档归档时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式，有无病毒感染等。电子档案的保管要求1．拷贝移动硬盘脱机保存对于已定稿并运行的电子文件，进行鉴定并分类归档，按年度划分保管期限。归档保存时应通过计算机拷贝到移动硬盘上进行封存。优点：稳定，安全性好，便于提供利用。电子档案至少一式两套，一套封存（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套（C），异地保存。存放时应注意远离磁场，并于有害气体隔离，远离热源。库存的电子档案要每5年进行一次有效的安全性的检查，对存储载体的寿命，存储载体的兼容性，电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽查率不得低于30％，发现问题及时补救。检查，复制，转换等情况要做好登记。建立电子文件形成过程的责任链：关注责任链信息。这里所说的责任链是指在电子文件形成和归档中环环相扣的工作关系。为保证电子文件归档后形成真实，完整，有效的数字档案，应通过在各部门确定电子文件信息的形式，对各职能部门现行业务系统实行责任管理，有效跟踪和控制电子文件的制作归档。电子信息保证完整。应当把电子文件归档管理纳入办公自动化统筹管理的范畴。每年对电子文件也要做出相应的归档要求。对应归档的文件进行信息筛选，维护，保证归档的电子文件归档的真实性，完整性。归档的质量验证。即保证电子文件的可用性和可读性。在电子文件归档的过程中，做好流转和交接的控制，包括：文件的内容，结构背景信息有无缺损；相互联系的文件数量是否齐全；电子文件是否可在权限范围之内使用等。电子文件的归档：1．电子文件的上传各职能部门现行的业务系统完成工作操作，文件生成，打印任务结束后，及时将电子稿上传给档案部门或文件管理控制中心。由档案部门对文件确认后加权限。这样做的优点，归档周期短，信息不易丢失。2．目录全文组合归档即首先对电子档案的信息进行分类，编目，在编制必要的电子文件目录的基础上将目录信息电子全文放在文件服务器或不同的数据库中。将电子原文与电子目录进行组合挂接。目录全文档组合归档方式立足于档案利用者的需求，方便可行，减少了针对每一类电子文件记录其应用背景，环境信息等繁杂的信息。同时，如果利用者需查看各类综合档案信息时，可采取电子应用环境自动下载的办法，为利用者提供方便。内部局域网电子文件的管理：在制定文件材料归档范围和档案保管期限时，结合实际情况制定类目表，对电子文件归档范围和保管期限也一并做出要求。电子文件归档范围与保管期限表要落实到各单位，部门，规范电子文件归档。各部门，单位要求按照归档要求，在报送或下发文件资料时，都发送一份给综合档案室，这样以来，可以初步实现对电子文件实行总体掌控，有效防止到年终时文件已难寻踪影的现象。平时将年度内文件按照形成的先后顺序进行登记，作为发文记录及移交归档时的清单。最好是在内网上开发一个与OA办公系统网的公共信息平台上建立归档系统。档案部门将接受到的档案数据区别公元年年度，划分类别，保管期限。整理时按照所接收的归档数据的类别保管期限，分类排定序号，整理打印档案目录，档案封面，盒内目录的等。归档与装盒。在年度内，将卷盒按照“保管期限+类别+件号”排列上架。一旦出现遗漏，也可以方便地倒卷与插卷。图片的管理：为防止丢失和失真，应在档案管理部门的指导下，通过建立和完善图片的归档制度，将各部门，单位产生的照片有效的进行收集归档。照片，声像和电子文件的归档范围，保管期限应注意与文书档案相对应。鉴定筛选由于图片一般数量很多，收集归档时首先应进行鉴定筛选。鉴定筛选的目的是从大量照片中，剔除没有价