人力行政部管理实务

人力行政部管理实务2

目录壹、总务行政管理

一、观念之建立

二、本质学能及工作方法

三、组织及其功能

贰、一般行政

一、文书管理

二、事务用品采购与管理

三、固定资产管理

参、庶务工作

一、工作环境

二、车辆管理

三、宿舍管理

肆、涉外作业

一、警卫管理

二、服务台之接待管理

三、公关管理

伍、环境安全

陆、总务行政人员如何协助企业降低成本

3

壹、总务行政管理

一、观念之建立1.企业之永续经营－总务人员之角色定位开源营销市场开发扩大企业规模新产品研发多元化经营企业策略联盟节流降低成本时间管理人力精简流程简化企业再造Q职—移动招聘专家！关注企业微信招聘战略，招聘行业前沿信息，干货分享。“乐聘Q职”微信公众号：cnqzhi4

(1)不正确之观念a管理杂务的单位b.不重要的单位c.只会花钱的单位d.没有绩效的单位e.冗员的单位f.任何人都会做2.观念之革新5(2)观念革新a.重要的幕僚单位b.经营管理之参与单位c.协助团队整合之单位d.良好之效率、服务是提高员工士气重要因素e.企业竞争力之提升f.成功的总务人员需具备良好之本质学能(3)服务理念及敬业精神a.积极主动b.负责担当c.良好之协调性d.诚恳踏实e.持续之学习f.热爱工作

6(1)需具备之本质学能a.企业整体活动及经营目标之了解b.企管知识之持续学习c.法规、法令之熟悉(2)工作方法a.P－D－C－A工作循环b.目标管理c.成本之观念d.效率e.合作和协二、本质学能及工作方法7

1.企业内总务部门之组织小型企业中型企业大型企业三、组织及其功能Q职—移动招聘专家！关注企业微信招聘战略，招聘行业前沿信息，干货分享。“乐聘Q职”微信公众号：cnqzhi8

2.总务部门之功能

分类工作内容规章制度一般行政事务用品采购及管理采购管理办法事务用品领用管理办法文书管理文书管理办法资产管理固定资产管理办法庶务厂房维修维修保养管理办法车辆管理车辆管理管理办法宿舍管理宿舍管理办法涉外服务台之接待管理外宾接待管理办法警卫管理警卫人员管理办法公关管理公关管理办法安卫安全卫生管理安全卫生管理办法整理整顿9一、文书管理1.收发及归档

(1)外来文件收发

整理分类编号登记归檔调阅收件登记分送(2)内部文件归档贰、一般行政10

2.信息管理(1)建立档案管理制度(2)定期整理(过期文件之清除)

(3)文件制式化(A4为主最佳)

(4)制定保存期限(5)集中管理(6)分类编号管理(7)调阅管制(8)无纸化管理

113.保存期限原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类，参照如下：保存期限内容一永久保存公司创设执照、政府机关登记文件股东会、董事会文件、印鉴固定资产权状证明专利、契约、研发、制造资料重要财务文件、相关证明书二十年帐簿、税务资料预算、决算报表、投资计划重要签呈、重要会议记录三五年税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单员工所得税、薪资清册、劳健保文件制造技术资料期满或解除之合约四三年退解职劳工名单、劳保卡解雇员工等关系文件较重要报表、记录3较重要会议记录五一年一般日、月、季报表公告、一般报告书其它一般记录121.事务用品之种类(1)非消耗性物品a.办公设备：桌、椅、柜、、机、复印机、个人计算机等。b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。(2)消耗性物品a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。二、事务用品采购与管理13

2.事务用品采购(1)事务用品采购作业流程

流程内容a计划就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申请，编列年度预算b请购每月固定时间或视需要由各单位提出申请，先经由单位主管核准c询比议价视需要总务部门会同使用单位办理议价d审核金额大小依核决权限规定由权责主管核定e验收会同使用单位就数量、外观、功能进行验收f列帐属固定资产类需列册编号管理一般消耗用品亦应列册控管g领用使用单位填写领用单据领用Q职—移动招聘专家！关注企业微信招聘战略，招聘行业前沿信息，干货分享。“乐聘Q职”微信公众号：cnqzhi14

(2)事务用品采购管理重点内容管理重点a政策公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、外国产品，有无特别规定之样式、颜色考虑b会办专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采购程办理c请购流程各单位是否清楚及遵循d询比议价询比议价记录完成留存e核决权限公司是否已清楚制定各项采购之核决权限f安全库存消耗品可采复仓制金额较大设备用品应计划性采购g盘点定期盘存制及连续性盘点可并用进行h整理.整顿事务用品仓之整理.整顿消耗性物品与非消耗性物品应分开管理151.固定资产之定义税法规定2000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。一般企业以2000元为基础较多。2.固定资产之种类有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。无形资产：专利权、商标权、著作权、营业权等三、固定资产管理163.财产管理作业重点

内容作业重点a验收列帐申请单及验收单核对申请单位填写财产卡总务单位填写财产编号及标示列帐并会交会计单位c保养作业编列维修保养预算定期、不定期由总务人员及供货商保养检查d保险作业建物、机器设备、车辆均应纳入保险除新购物品外，注意续保之办理建立「风险管理」之共识，评估现有有形无形资产e财产盘点定期盘点实施固定资产采一物一卡核对有帐无物，有物无帐追查f计算机管理财产清册可于企业内部网络取得最新资料保管单位、取得日期、折旧情形、残余价值等配合会计单位计算机列文件管理17参、庶务环境

一、工作环境1.办公室管理办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为

文书档案管理空调配线

办公设备照明安全2.厂房环境管理同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意噪音、振动问题183.工作环境管理重点

内容管理重点a空调冷气风扇、冷却水塔之定期清洗温湿度之调节控制b配线办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通c办公设备办公室、现场之区域明确标示办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修d照明自然光线优于人工光线间接照明优于直接照明考虑e安全工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能消防设备之定期申报消防设施及逃生动线是否有被堵塞情形f振动.噪音人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形不定期查核工作现场噪音振动情形g公共设施盥洗设施定期维护检查厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查191.车辆分类公用车辆：大客车、卡车、公务车、机车等(2)专用车辆：高级主管用车(3)私车公用：自购或公司贷款，油料补贴二、车辆管理20

2.车辆管理重点内容管理重点a管理方式集中管理：总务部门统筹负责单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理b公务车借用使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等使用前后路码表之检查c驾驶人管理身体健康，生活行为端正是否具备合格汽车职业职照实施铺保、人保及定期对保生活正常，遵守规定，认真细心d保养驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系保养定期实施e私车公用补助明订补助办法依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费f违规.违警及事故处理由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负担指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式g保险及课税公用车排照税、燃料税及保险由总务部门统一办理监理站之定期检查则可由使用单位自行办理211.宿舍管理之观念

(1)确保劳动力充足，减少人员流动率(2)女性员工夜班加班之安全2.员工宿舍分类

(1)主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、单人房或双人房。(2)员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配(3)外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中管理

三、宿舍管理223.宿舍管理重点

内容管理重点a申请1.订定员工住家距离申请标准2.派外长驻人员或轮班等工作需要b设备1.订定宿舍标准配备规定，提供适当家具、家电、被褥及清洁用品2.水电、瓦斯之定期检查c安全管理1.门禁实施之必要，公私对象携带出入实施管理2.访客登记之实施，指定会客地点3.消防安全设施之具备及定期检修4.与当地警察机关应建立好连系管道，应变突发状况时之处理d外劳宿舍管理1.定期实施安全检查，尤其电器用品是否过度使用，有无私接电源或其它危险设施2.定期实施清洁卫生检查e交接移转1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认2.移出或移转应由总务人员会点移交物品f维修1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因2.由住宿人员提出维修申请23一、警卫管理1.警卫管理方式

(1)公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司a.优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管理，并可做其它职务支持及调迁b.缺点：专业性不足，并常因人情门禁松散或成为员工聊天休息场所(2)保全公司：现国内企业已多采保全公司担任a.优点：有较充足专业训练，门禁管理严格b.缺点：成本较高，且为间接透过保全公司管理保全人员

肆、涉外作业242.警卫管理重点

内容管理重点a警卫人员管理1.职务之明订，权责清楚2.制式服装，仪容整洁，接待有礼3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职务无关之业务b出入管理1.人、物、车辆之检查，停放引导2.访客登记及受访人员引导3.物品出入放行登记及核对c定时、定点巡逻1.防火、防盗、防暴功能2.固定路线厂房内外巡逻d夜勤管理1.宿舍及工厂门禁执行2.紧急事故之抢救连系Q职—移动招聘专家！关注企业微信招聘战略，招聘行业前沿信息，干货分享。“乐聘Q职”微信公众号：cnqzhi25

1.访客之类型

(1)预定来访之访客，与公司人员约定好之访客(2)没有约定，但对公司有益之访客(3)没有约定，且对公司无益之访客2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式

(1)应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业(2)应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当应对接待(3)不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应对方式及连络总务人员处理二、服务台之接待管理26

3.接待管理重点

内容管理重点a服务礼仪1.仪容整洁：服装、精神2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不起3.热诚服务：愉快的服务4.茶水服务：奉茶、动作、愉快b连络引导1.受访人员有在公司，应请通知受访人员到服务台或引导至招待地点2.受访人员不在公司，应留下访客姓名、电话c电话礼仪1.自动总机不如人工总机2.对讲机不如服务台人员3.转分机接话追踪271.企业公关之对象(1)政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研究单位(2)财团、公众团体、交易往来厂商2.企业公关之目的(1)希望社会大众对企业保持良好的印象与风评之活动(2)向社会大众提供企业信息之管道(3)与各机关企业建立良好之互动关系及友谊

三、公关管理283.公关管理之作法及重点

内容管理重点a对象及资料1.名册建立，依对象不同分列2.连系人员建立资料，生日卡、贺年卡、月历、祝贺、慰问等b公关方式1.因应媒体之宣导2.分送各种资料邮寄企业文宣3.运用媒体如电影、广播、报纸、网络等举办各项活动，包括宣传及公益活动4.参加各项社团活动5.依名册年节馈赠礼品6.宴客c媒体的应对1.建立发言人制度，Q与A之准备2.与媒体记者平均建立良好之互动关系29一、员工上班的目的：生活安定。安全无忧、身心健康的工作是生活安定的要件安全卫生管理：为防止职业灾害，保障劳工安全与卫生二、职业意外伤害分类劳委会分类：职业意外伤害可分为坠落.滚落、跌倒、冲撞、物体飞落、物体飞落、物体倒塌.崩塌、被撞、被夹.被卷、被切割、擦伤、采踏(踏穿)、溺毙、与高温低温之接触、与有害物之接触、感电、爆炸、物体破裂、火灾、不当动作、其它不能归类、公路交通事故、铁路交通事故、船舶.飞机交通事故、其它交通事故等23类。三、安全、卫生设备规定：『工厂法』第四十一、四十二条，工厂应具备a.安全：工人身体上、工厂建筑上、机器装置、防火防水灾之设备b.卫生：空气流通、饮料清洁、盥洗及厕所、光线、防卫毒质之设备。伍、环境安全30四、需遵照办理之相关法规a.劳动法b.劳动法施行细则c.公司法d.社会保险条例e.社会保险条例施行细则f.劳动安全卫生法g.劳动安全卫生法施行细则h.劳动