提高工作效率的十个建议

3/3提高工作效率的十个建议（辅导员）提高工作效率的十个建议

因为总爱写一些有关辅导员的东西，在互联网上结交了很多全国各地的朋友。交流的过程中，既有一些热情洋溢心灵鸡汤式的分享，但也会碰到种种不如意和抱怨。其中，出路和成就感显然是其中的热点，这是内因和外因共同作用的结果。外部环境显然在当前的情况下难于改变，但在内因方面，我们的确可以有所作为——不管是出路还是成就感，都离不开一个关键因素，即效率和效果。一个高效有成就的辅导员和做事总不见效率更没有效果的辅导员是截然不同的，一个在享受成长，另一个则每天忙忙碌碌，却不知道自己在忙什么。

造成这样的结果，归根结蒂还在于经验的积累。可是，有的人积累了数年的经验，有的人则一个经验用数年，最终没什么进步。我们怎样积累经验值，实现效率的提升最终做出另人侧目的成就呢？笔者给出十个建议供大家参考。

在写此文之前，有三件事需要说明：第一、在积累经验方面，没有捷径可走，需要一点一点做好每一件基本的事，直到从生手变成熟手，从菜鸟变成老鸟；第二、确实存在一些技巧，让人短期内取得进步，这种技巧属于“时间管理”这门管理科学；第三、本文撰写的十条经验，并未进行分类归纳，如里面提到的三个软件应归纳到信息技术一类，但本文打破类目，直接进行叙述，目的是为了突出重点。这十条建议为：

一、研判每件事的重要性

看似老生常谈，恰是问题所在。因为各种原因，高校有关教育和管理的最终实施者都是辅导员；加之中国式的政绩观，自上而下有多种教育思想、教育理念、教育路线、教育政策、领导意愿、工作特色、各类活动，让当前的辅导员工作的任务量和复杂程度无以复加。可能中国的辅导员已经成为目前世界上工作类型最丰富的职业，在一天的工作中，一个辅导员很可能在各种角色间进行频繁切换：教师、班主任、心理咨询师、职业指导师、健康达人、防灾教练、谈判高手、破案专家、活动策划、创意执行、文艺骨干、体育健将、裁判金哨、队列指导、公共关系、科研学术、文件文案……凡是和人有关的，想到的和想不到的，都成为或将成为辅导员的工作。多样的工作种类印证了辅导员工作之多，数不清的工作让很多人疲于应付，无所适从……累吗？累！做了什么？不知道！

重要的事情没做，不重要的事情做了一大堆，等出现问题的时候，觉得自己很冤枉：我真的一直特别特别忙，工作都是你们安排的，现在出了事来找我，让我怎么办？

我只能以一声无声的叹息回答，的确，工作很忙，但重点是什么，所谓的表面性的“忙”并非理由。我们需要知道自己是谁，自己在做什么，工作种类再多，也离不开“学生”两个字。谁忘了这两个字，谁的工作终究是瞎忙！

在实际工作中，研判每件事的重要程度是有规律可循的。第一位的一定是安全，之后是健康、学风、人际、贫困生、学生干部、恋爱、公寓、社会实践、文体活动……每个人可以有自己的排序，但哪个重

要，哪个不重要，一定清清楚楚地知道，一定清清楚楚地在实际工作中体现。

二、占领第二象限

专业的辅导员一定接受过职业生涯规划的相关培训和训练，都应该了解史蒂芬·柯维的四象限法。把“重要”和“紧急”两个因素进行有机排列，第一象限的事物为重要且紧急，必须马上去做；第二象限为重要但不紧急，很多人不着急就不做；第三象限为不重要却紧急，很多人做得热火朝天；第四象限为不紧急不重要，一些逻辑不好的人却在这样的事情上浪费时间。

一个有普通心理问题的同学转化成心理疾病并不需要多久，一个因爱生恨的情种走上高楼只需要一个念头，一个因为宿舍矛盾挥刀相向只需要一个瞬间——很多人认为这是纯粹的不可预料性事件，在我看来不然。因为忙于处理第二象限意外的事宜，总无意间忽略掉那些重要却不紧急的事件，由重要不紧急转化成重要且紧急就成为必然。忽略了学生，忽略了和学生有关的那些事，到头来当然出现问题的也是学生，到时后悔莫及！

道理谁都懂，可在第二象限面前，人们仍会选择性失明。“领导要一个材料”“下午有个会议要参加”“要检查工作记录了““这个活动我必须办好”等等理由，意思都是说这些事很紧急很重要，我没有别的选择，于是就自然成为忽略真正重要东西的理由。

不把这个逻辑真正想通，所有工作永远是混乱的、混杂的、虚无飘渺的，令人担忧的，情绪也如此烦躁。当前的事没真正处理好，重要的事又没重视，结果只能是工作效率低下，躲不开麻烦！

三、甩掉身上的“猴子”

所谓的猴子，就是对工作的拟物化比喻：工作是一只猴子，活蹦乱跳，一旦爬到身上再不下来——除非，把猴子甩给别人！怎么甩？

学生会的一个部长找你来问，我想办个环保活动，不过不知道怎么能办？领导找你说，你带学生做个社会实践吧，没问题吧？同事找你，诉说了半天自己的不公平待遇，问你怎么办？跨部门的同事说，学生们反应XX教师教得不好，问我该怎么处理这件事？团委书记说，你做个策划，OK？老婆打电话过来问你明天去买家电行吗？贫困生则想和你聊聊。

猴子来了，好多猴子！

对学生干部：你去找一下XXX，他以前办过大型活动，向他请教一下，形成完整的方案后过来找我，到时候我帮你改；对领导：社会实践我能带，不过请先告诉我，我手头数学建模竞赛的任务是不是可以给别人？对同事：哦对不起，中午吃饭时说这事行吗，其实我也没什么办法；对跨部门同事：就听你老兄的安排吧，我没意见；对团委书记：策划没问题，不过我需要把手头助学金的事处理一下，另外请你先把相关资料收齐给我好吗？对老婆：没问题老婆，你先看好了选哪一款，明天我跟你去；对贫困生说，好，咱们谈谈！

原来光是这么说说，就已经感到一身轻松！原来我的工作，还可以这么安排！

这里需要说明两件事：一是同事找你诉说自己不公平的待遇，能拖就拖，或者直接拒绝，否则本来那一肚子气的猴子在同事身上，说完后他一身轻松，猴子跑到了你身上——还不如不听。而贫困生想和你聊聊却一口答应——学生的事一定是最重要的，而一个贫困生鼓起勇气来找你，一定有他不得不找的理由。放弃这样的一个机会，可能会把重要不紧急的事转化成紧急，到时候后悔也来不及了。

甩掉猴子并非借口不干工作，正好相反，这是分辨分内事和分外事，分辨自己事和别人事，分辨紧急事和不紧急的终极方法。养猴子的人永远做不了真正重要的事，想做真正重要的事：就先甩掉猴子，一身轻松！

四、找助手，越多越好

其实所有的管理最终只有三个要素，即人、财、物。而人，就是核心因素。某种意义上，有人，就有一切。

那我们就找很多的人，当我们的助手吧。如果所有的学生都是我们的助手，那该多好！

这并不是胡思乱想，而有事实基础。我一直相信着魏书生先生的一句话：“相信每个学生的心灵深处都是你的助手”。在实践中，因为我的相信得到来很多好处：我能让助理成为我的助手，然后是学生会干部们，然后是班干部们，然后，很多很多人都是我的助手，甚至全部——那时，他们就长大了。

尊重他们，相信他们，调动他们，学生们愿意和我们一同面对生活，我们需要做的就是，激发学生自我管理的潜力，让他们逐步自我管理。从少数人一直到多数人，从力所能及到做一切的事，找助手，越多越好！

这不是理念，而是可以实现的现实。不过，要实现这样的目标，当然要遵循客观规律，一批一批地发展，不宜操之过急。他们能做的事情，也要一点一点耐心地教，只要入门，后面的一切好办。

可能在某些人那里会有这样的担心：让学生干活是不是于理不合？其实我想完全不必担心，只要掌握让学生协助的工作不是个人的私事，不是必须保密的事宜，不会影响学生的学习生活，而且能保证工作质量，协助我们做一些工作本身就是一种非常友好的社会实践，师生共赢，何乐而不为？

五、纠正“忙碌”就是“努力”的观念

这绝不是一两个人的看法，而是所有人的内心期望。不表现得很忙碌，不就让人觉得不努力