专题5会展项目管理1

专题5会展项目管理1第一页，共109页。第一节概述一、项目管理（一）项目

1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内，达到预定质量水平的一项一次性任务。（中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”）2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务：具有一定的目标;具有时间、财务、人力和其他限制条件;具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901）第二页，共109页。3、项目管理专家罗伯特—项目是指一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。4、DennisLock《项目管理》—将观念与行动统一到创造独特的产品或服务的一系列活动。5、我们的定义——项目是指一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。第三页，共109页。独特性目标属性临时性相互依赖性对象性风险性特点第四页，共109页。（二）项目涉及的因素沟通明确界定的工作范围预定的经费一次性工作临时组织明确具体的目标团队精神开始日期结束日期项目第五页，共109页。（三）项目的生命期和阶段性

概念（启动）阶段（Conceive）开发（规划）阶段（Develop）实施阶段（Execute）收尾（结束）阶段（Finish）启动计划执行控制收尾项目管理过程阶段划分第六页，共109页。二、

会展项目管理1、会展项目类型会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式。根据会展项目主题不同将会展项目划分如下：产品交易型（以产品交易为目标，如车展、房展等）科技展示型（以某种高科技产业或优势产业为依托，如深圳高交会）综合博览型（以宣传本地人文资源，如文化、艺术、体育等为宗旨的大型展览活动，如2010年上海世博会）会议洽谈型（以重要城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛行动等，如APEC，博鳌亚洲论坛等）第七页，共109页。主题性服务目标性体验性项目关联性客户广泛性效益综合性特点2、会展项目特点第八页，共109页。3、会展项目管理过程

会展项目管理者根据项目运营客观规律要求，运用系统观点、理论和方法，对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现目标的各项活动总称。第九页，共109页。会展项目管理的过程启动阶段规划阶段执行阶段结束阶段调研、构思、立项制定计划、项目分解设计项目控制、调整总结、评估、信息反馈第十页，共109页。成本、进度、质量三者之间的相互关系成本进度质量好高快oXZY第十一页，共109页。第十二页，共109页。项目阶段中过程的重叠和活动强度启动过程计划过程执行过程控制过程收尾过程开始结束第十三页，共109页。第十四页，共109页。第三节会议项目管理会前管理会中管理会后管理第十五页，共109页。一、会前管理1、会议策划

将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精密性的决策思维方式。

（1）策划委员会（2）会议市场调查（3）策划方案第十六页，共109页。会议时间包括召开时间、时间长短召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素第十七页，共109页。议程：一次会议所要讨论的问题及进展程序

日期时间内容议题发言人主持人Χ年Χ月Χ日8:30~9:30开幕式领导致辞

ΧΧΧΧ9:30~10:45学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ10:45~11:00茶歇11:00~12:00学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ12:00~13:30午餐13:30~15:15学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ15:15~15:30茶歇15:30~17:30学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ17:30~18:30晚餐ΧΧ会议第十八页，共109页。举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境地点：饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等会议策划者要求的会议地点的特征1.适当的会议空间:是否有是够的会议空间以使会议正常举行2.充足的客房:尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店3.足够的展示空间:如果会议同时,举行大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间4.优越地理位置:中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要5.服务:员工的专业知识对提供优良的服务十分重要会议地点第十九页，共109页。选择好关键讲演者计划好会议活动类型提供相关城市观光或商业参观合理安排时间需注意的问题第二十页，共109页。2、会议预算（1）预算步骤确认是盈利还是保证收支平衡理清费用：固定、变动费用编制预算第二十一页，共109页。（2）预算内容交通费：往返交通、会中交通费会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等杂费视听设备

住宿费餐饮费第二十二页，共109页。餐费早餐：自助餐中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐酒水及服务费：会场茶歇：按人数，分西式、中式联谊酒会/舞会：演员及节目：第二十三页，共109页。上海国际会议中心会议08年包价1、全天会议室租金：免费提供会议布置及会议用品（矿泉水、纸、笔、糖果、签到台、讲台及免费鲜花布置）2、上、下午各一次茶歇：（咖啡、红茶、2种糕点、水果）

3、中西自助午餐或盒式套餐（含软饮一杯，可乐、雪碧或果汁）

4、基本会议及视听设备（多媒体投影仪及屏幕、话筒（有线、无线各2支）、白板、挂纸板、笔、激光笔）5、提供免费停车位（2~10个，根据会议人数而定）

6、专业服务人员随时提供服务上述包价最低保证人数20人起；会议包价上海厅、国际厅、华夏厅不适用；长江、世纪、浦江、黄河厅会议包价120人起；明珠厅150人起。价格有效期:2008年3月4日-2008年12月31日备注：有10间客房以上需求的会议可享受此特别优惠价；

若无客房需求，会议包价价格则为每位人民币460+15%服务费；

此外，另加人民币100元+15%/位，可同时享受具有老上海风情的color1930总会自助晚餐及爵士表演。

第二十四页，共109页。3、会议营销（1）营销对象营销对象营销目的主要营销内容营销重点与会者吸引参会举办地、会议地点的设施和服务、会议主题和议程安排、演讲、人际关系网络、会后旅游学习和体验赞助商获得赞助形象效应和新闻效应回报方案政府、协会及公众求得支持和赞助会议对举办地的经济、社会效应等效应媒体扩大影响会议对举办地的效应、媒体的价值新闻价值演讲人嘉宾吸引参会举办地、会议地点的服务、会议主题、人际关系网络、会后旅游服务、安全和报酬会议产品的吸引力要素第二十五页，共109页。（2）宣传资料的设计与制作会议基本情况：主题、时间、地点、议程等会议带给与会者的利益会议创新配套服务项目注册信息：优惠措施、联系方式等第二十六页，共109页。第二十七页，共109页。（3）销售渠道直接销售会议业和所涉及的行业协会目的地营销组织通过代理和中介机构其他：咨询机构等

第二十八页，共109页。（4）促销手段广告宣传：刊物、电视、户外广告等直接邮寄网络促销：电子邮件、会展网站电话营销：会前两月左右，注重技巧公共关系第二十九页，共109页。会议反馈表第三十页，共109页。第三十一页，共109页。4、会场布置（1）会议室上下相对式：主席台和代表席上下面对全围式：不设专门主席台半围式：主席台正面和两侧安排代表席分散式：若干个会议桌组成并列式：纵向或横向并列第三十二页，共109页。第三十三页，共109页。会议室的布置

剧场一层第三十四页，共109页。会议室设备完备的大剧场-二层第三十五页，共109页。杏坛剧场

第三十六页，共109页。北青盈之宝剧场

第三十七页，共109页。中空形圆形第三十八页，共109页。中空-正方形第三十九页，共109页。中空——长方形第四十页，共109页。.中空-椭圆形第四十一页，共109页。董事会长方形会议室第四十二页，共109页。

U形于马蹄铁形

第四十三页，共109页。叠层U形

第四十四页，共109页。E教室形

第四十五页，共109页。教室型第四十六页，共109页。讨论会（宴会）形第四十七页，共109页。常见座椅安排U字形课堂型剧院型（礼堂型）会议型第四十八页，共109页。（2）主席台和讲台

讲台位于主席台的中心或右边第四十九页，共109页。（3）会场装饰会标、标语和国旗花卉或绿色植物第五十页，共109页。（4）设施音响：麦克风、音箱等放映设备：投影和屏幕灯光：录像：同声翻译系统其他设备：挂图、黑板等

第五十一页，共109页。二、会中管理1、接站2、报到：发放资料、礼品、分配房间等3、入场：第五十二页，共109页。4、现场接待：会议记录、拍照、录音等5、特殊事件处理：记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等6、送站闭幕式：第五十三页，共109页。会务组責任：（1）各轮公告的编辑和印刷（2）论文集的印刷（3）各轮公告的邮寄（4）各轮公告反馈表的搜集与制作数据表（5）会场和设备的保障（6）所有社会活动的安排（7）代表注册用品准备（8）现场注册（9）工作人员的管理第五十四页，共109页。接待组（1）会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格（2）会前将代表住店信息提供给宾馆，协助宾馆安排代表的用房（3）安排国内外的返程机、车票（4）安排会议代表就餐有必要时候，需要设立特殊的贵宾接待组。第五十五页，共109页。三、会后总结与评估（一）、会议总结从筹备到开会中的各项工作总结效益分析和成本核算本项目市场调查第五十六页，共109页。（二）、会议评估1、内容

主办者和承办者、会议主题相关性、目标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、公共关系、会议预算、发言人、会议交通第五十七页，共109页。1、会议评估的内容A、会议议程及内容B、会议各项活动C、会议附设展览活动D、会议场所设施、服务与环境E、会议住宿、餐饮F、会议目的地的质量G、会议宣传促销与接待工作第五十八页，共109页。第三节展览项目管理展前管理展中管理展后管理第五十九页，共109页。一、展前管理1、项目策划（1）市场调研

产业环境、市场需求、同类展会、相关法律法规

第六十页，共109页。（2）题材选择（提出展会的基本框架）确定展览行业：选择展览题材：新立、分列、拓展、合并第六十一页，共109页。（3）展会立项名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核心（行业）标识：标准字和LOGO举办地点：城市和场馆举办时间和频率展会规模和定位：办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等第六十二页，共109页。展会名称和标识第六十三页，共109页。选择展馆的因素保证大规模人流的畅通、方便和安全展馆形象展馆性质配套设施展馆的规定第六十四页，共109页。举办时间和频率举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期行业产品生命周期决定办展频率展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定有些展会的展览时间可以很长，如世博会的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜第六十五页，共109页。展会规模展会规模：展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划第六十六页，共109页。展会定位：通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会是什么和有什么，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程第六十七页，共109页。2、招展管理（1）建立目标参展商的数据库（2）展区和展位划分（3）价格制定（4）制定招展函（5）宣传推广第六十八页，共109页。（1）建立目标参展商的数据库

现有参展商、行业企业名录、商会和行业协会、同类展会、专业报纸杂志和网站、政府主管部门、电话黄页等第六十九页，共109页。（2）展区和展位划分充分利用场地，做好指示系统利于展会现场管理和服务合理安排功能服务区域以大客户为中心第七十页，共109页。（3）价格制定按展位：标准展位和光地价格按场地：室内和室外价格第七十一页，共109页。2008春季西安住博会（4月26日—5月3日

）

展区划分及收费标准

展馆划分：B1、B2、B3房产展区、B4建筑科技、家居、家装展区房地产交易会展区：室内光地：RMB880元/平方米、国际标准展位：RMB8000元/展位、家居、家装及建筑科技展区：室内光地：RMB500元/平方米、国际标准展位：RMB5000元/展位注：国际标准展位规格3M×3M，配有2.5米高三面围板、一张洽谈桌、二张洽谈椅、二盏射灯、一个220V/5A电源插座、楣板制作；租用光地不含特装管理费、布展加班费及用电超标费。第七十二页，共109页。（4）制定招展函展会基本内容：名称、logo等市场状况：题材所在行业状况等展会招商和宣传推广计划参展办法：相关图片：第七十三页，共109页。2008年伊朗国际工业展览会招展函

各有关企业及相关单位：

伊朗油气资源丰富，工业种类齐全，但其规模经济还很薄弱，大部分机械设备和零部件依赖进口。近年来，伊朗居民购买力日益增强，消费热情与日俱增，整体经济发展态势良好。国际货币基金组织认为国际油价持续走高使得伊朗经济前景令人乐观。伊朗是我国市场多元化战略和走出去战略重点地区，也是我国在中东地区的重要经贸伙伴。伊大量的基础设施建设极大地拉动了我相关工程机械设备和成套设备的对伊出口，伊已成为我海外工程承包和机电产品出口的主要市场之一。中国商品质优价适，在伊朗市场具有较高的认同度，市场占有率逐年提高，二〇〇七年我国已成为伊第三大进口贸易伙伴。1-10月份出口额达58.67亿美圆，同比增涨67.7%。

二〇〇六年商务部外贸发展局与德黑兰国际工业博览会同期举办了“伊朗中国工业展览会”

展览会效果良好，目前已成功举办两届。二〇〇七年展览面积已达38000平米

，来自24多个国家的近630家企业参加，专业客商13000多人，我国近70家著名企业参展。意向成交金额5218.8万美元。为借势能源经济，开拓中东市场，商务部外贸发展局将与第八届德黑兰国际工业展览会同期举办“二〇〇八年伊朗中国工业展览会”共享客户资源。

第七十四页，共109页。

一、展览会时间及地点

展会名称：2008年伊朗国际工业展览会

展会时间：2008年9月8-12展会地点：德黑兰国际会展中心

展会面积：38000平米

主办单位：商务部外贸发展局

二、展会规模及展览范围

机械与车辆展区：工程机械、建筑机械、矿山机械、工业机床、通用机械、橡胶机械、塑料加工机械、铸压机械及附件、冲压机械、商务车、越野车、重汽、卡车、客车、农业车辆、汽车配件等

建材与家电展区：建材产品、照明电器及灯具、卫浴及厨房、门窗涂料、瓷砖、冰箱、电视等。

五金电子展区：钢铁材料、非铁金属材料、传动器材、辅助工具、气动工具、家庭五金、电梯、电子仪器仪表、石油钻探工具设备等。

化工与医疗设备：橡胶、药品及药剂、医药原材料，医院设备等。

三、联系方式：

联系人：黄小姐/赵先生

电

话:

E-MAIL:

nan_1102@126.com

第七十五页，共109页。（5）宣传推广

新闻发布会、广告、直接邮寄、网上宣传等（6）进度管理

启动时间要合理，把握黄金时段第七十六页，共109页。3、招商管理（1）建立目标观众数据库观众分类：专业和普通、有效和无效目标观众的范围：专业和有效观众信息收集：与参展商渠道类似第七十七页，共109页。（2）观众邀请函

展会基本内容、招展情况、相关活动及参观回执表等（3）宣传推广

专业媒体、大众媒体、同类展会、参展企业等第七十八页，共109页。香港贸发局

香港贸易发展局，成立于1966年，为半官方机构，专责拓展香港对外贸易。其使命和目标是：为香港公司开拓及扩展市场；在世界市场上提高香港的整体形象，包括产品和服务；巩固香港作为亚洲商展之都的领先地位；加强推广香港市场开放及公平贸易的国际形象。贸发局在世界34个国家和地区设有50个办事处，其中内地有十个。贸发局通过环球商业网络，积极为香港厂商、贸易商及服务性企业在国际上开展推广活动。每年的推广活动主要有：

1、在世界各地举行300多个贸易推广项目，其中超过半数以上在新兴市场进行；

2、积极参与海外的大型展览会，设置"香港馆"，在各主要出口市场举办香港产品展览会，及与声誉卓著的百货公司或零售集团合办消费品展销活动；

第七十九页，共109页。

3、每年在香港举办20个大型国际展览会，参展公司超过8300家，吸收约120万人次进场；

4、提供电脑化的贸易咨询服务。贸发局的商贸资料库储存了624000家香港、海外和中国内地企业的资料，可协助各商业用户物色供应商、买家和代理商，提供各种商品信息；

5、通过分布全球的办事处网络，搜罗各地市场的最新信息，并把经分析研究后的资料以专题研究报告、期刊、简讯、市场概况等形式发表，协助工商界掌握各地市场的最新动态；

6、出版19种香港产品及服务行业广告杂志，全球发行量每年达230万册；

7、经常组织香港及世界各地高层代表团互访，加强香港与各主要贸易伙伴的经贸联系。多年来贸发局工作开展活跃及有成效，为拓展香港对外贸易关系发挥了很大的作用。

第八十页，共109页。二、展中管理1、开幕式主题时间和地点：9点左右，展馆前广场主要嘉宾讲话稿和新闻通稿程序第八十一页，共109页。第八十二页，共109页。三、展后评估1、内容展览工作：展出目标、展览效率等展览质量：参展企业数量、质量等展览效果：成本利润等第八十三页，共109页。2、程序确定展会评估目标选择规范的评估标准制定评估方案实施评估方案撰写评估报告第八十四页，共109页。3、评估报告

评估项目、目的、过程与方法、结果统计分析、结论、可行性建议及附录等第八十五页，共109页。展览项目管理中需注意的几个方面

时间管理中应注意实施工作日程均衡化提高效率，减少浪费借鉴视觉管理展览工作流程的持续改造慎重对待信息技术的使用积极借鉴其他行业的管理工具第八十六页，共109页。第四节会展品牌管理一、内涵1、品牌

用来识别企业的产品或服务的某一名称、符号、图形、设计或其组合。第八十七页，共109页。2、会展品牌

有着较高知名度和美誉度的，能够为企业创造经济利益，为与会者、参展商和观众创造功能利益和附加价值的产品属性、名称、价格、服务和文化、营销方式等的一种有机组合。第八十八页，共109页。基本构成要素会展品牌代表行业发展方向规模专业化服务权威机构支持知名度和美誉度国际化程度第八十九页，共109页。3、会展品牌的价值经济价值社会价值会展企业层面参与者层面传承、创造、传播文化提高国民素质引导生活方式的变化提升城市形象市场占有率超额利润竞争优势降低搜寻成本降低交易成本树立企业形象第九十页，共109页。2007年度我国十大会议首届夏季达沃斯论坛年会博鳌亚洲论坛2007年会第四届中国－东盟商务与投资峰会第六届中国企业领袖年会第五届中国2010年上海世博会国际论坛2007世界太阳能大会亚欧会议工商经济领袖论坛暨成长型企业发展峰会2007国际海运（中国年会）第四届中国会展节事财富论坛第二届世界家具大会第九十一页，共109页。2007年度我国十大展览会中国进出口商品交易会（广交会）第九届中国杭州西湖博览会（西博会）第四届中国－东盟展览会第十届中国北京国际科技产业博览会（科博会）第九届中国国际高新技术成果交易会（高交会）第十七届华东进出口商品交易会（华交会）第三届中国吉林·东北亚投资贸易博览会第十一届中国国际投资贸易洽谈会2007第九届中国国际工业博览会（工博会）第十一届中国国际服装服饰交易会第九十二页，共109页。2、创建会展品牌主题鲜明品牌联盟媒体宣传内部强化专业观众的组织代表企业参与组织机构的支持产业支撑第九十三页，共109页。三、会展品牌的管理与维护1、塑造品牌忠诚度保证展会质量为参展商提供满意的服务（业务知识、服务态度、解决问题能力、工作效益、有待提高的）塑造良好的企业形象。Cl计划由MI（企业理念识别）、BI（企业行为识别）和VI（企业视觉识别）三部分组成。维系与核心顾客的持久关系。新客户的开发成本是老客户维护的九倍

第九十四页，共109页。2、进行品牌创新服务创新产品创新营销创新第九十五页，共109页。服务创新为用户提供以前没有能实现的新颖服务，这种服务在以前由于技术等限制因素不能提供，现在因突破了限制而能提供。具有四个维度（1）服务概念。即供应商以什么概念吸引新老客户。海尔的服务理念——“用户永远是对的”海尔服务有16个字的要诀:“随叫随到,到了就好,创造感动,信息增值”（2）客户接口。即供应商与客户端交互平台。（3）服务传递。即供应商和客户间有效传递所共创或获取的价值途径（比如交流与互动）。（4）技术选择。即如何开发新技术并应用于服务系统中，推出新服务概念，设计更先进的客户接口、建立更有效的传递系统。第九十六页，共109页。服务创新有以下五种途径：（1）全面创新，借助技术的重大突破和服务理念的变革，创造全新的整体服务。其比例最低，却常常是服务观念革新的动力。（2）局部革新，利用服务技术的小发明、小创新或通过构思精巧的服务概念，而使原有的服务得到改善或具备与竞争者服务存在差异的特色。(3)形象再造，是服务企业通过改变服务环境、伸缩服务系列、命名新品牌来重新塑造新的服务形象（展会设计和宣传）。(4)改型变异，通过市场再定位，创造出在质量、档次、价格方面有别于原有服务的新的服务项目，但服务核心技术和形式不发生根本变化（新项目运作）。(5)外部引入，通过购买服务设备、聘用专业人员或特许经营等方式将现成的标准化的服务引入到本企业中（先进的理念，比如说2007平遥国际摄影展与销售结合）。第九十七页，共109页。产品创新（produckinvention）是指创造某种新产品。它有两种形式。

后向创新（backwardinvention）是指对老产品的翻新，把以前国内的某种产品形式加以适当的改变，从而适合某国现在的要求。

前向创新（forwardinvention）是指创造一个全新的产品以满足另一个国家的需求。第九十八页，共109页。六个创新方向第一,产品概念创新，第二,营销手法创新，第三,营销通路创新，第四,顾客资源综合利用创新，第五,产品品类和目标顾客创新，第六,内部经营体制创新。

第九十九页，共109页。四、会展品牌与知识产权保护1、存在的问题(1)展会重复举办:3月18日—21日，广州又即将举行“第20届广州国际美容美发化妆用品博览会”。3月25日—28日举行的“第八届广州国际广告展”和3月26日—29日举行的“2004广东国际广告展”在时间上几乎完全重叠。

2003年03月03日—03月05日第二届中国（广州）国际乳品工业展览会。2003年03月20日—03月21日江西省畜牧业、饲料工业博览会。2003年03月27—03月29日第三届东北国际畜牧业、饲料工业展览交易会。2003年03月30日—04月01日2003湖南畜牧业、饲料工业展览会2003年04月08日—04月11日中国奶牛养殖大会暨中国国际奶业博览会。2003年04月10日—月12日2003中国江苏（第三届）畜牧家禽水产及饲料工业展览会第一百页，共109页。(2)恶意侵权

“近日据展商反映，有家××公司冒用我中装华港3月建博会的名义进行商业诈骗活动。现提醒参展企业提高自我保护意识，以防被骗。”真正的第十五届建博会举办时间为2008年2月29日至3月3日，而冒牌建博会则在2008年2月28日至3月2日。不仅如此，其招展信函中有意模糊了展会地点，这也是蒙骗参展商的一大武器。第一百零一页，共109页。会展知识产权