合同管理的各环节有哪些风险管控措施

合同管理的各环节有哪些风险管控措施？（总会计师协会一周国海教授）【文章导读】合同管理在现代企业管理中是如此重要，但是，你真的了解合同管理吗？我们从合同管理的流程出发，特别是2016年6月份营改增政策全面实施后我为为大家讲述了各环节的风险点，本文就告诉大家具体的应对措施。合同调查第一，审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。第二，获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案。第三，对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。第四，与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。合同谈判第一，收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略。第二，关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。第三，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。第四，必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。第五，加强保密工作，严格责任追究制度。第六，对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。合同文本拟定第一，企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。第二，严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，保证其协调一致；考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保完成具体业务经营目标。第三，合同文本一般由业务承办部门起草，法律部门审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。第四，通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。第五，由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。第六，合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。合同审核第一，审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。第二，建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部门、内部审计部、法律部、业务关联的相关部门进行审核，内部相关部门应当认真履行职责。第三，慎重对待审核意见，认真分析研究，慎重对待，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。合同签署第一，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。对外正式对外订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。第二，严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度消除可能带来的负面影响。第三，采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。第四，按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时按规定办理相关手续。合同履行第一，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，全面适当执行本企业义务，敦促对方积极执行合同，确保合同全面有效履行。第二，对合同对方的合同履行情况实施有效监控，一旦发现有违约可能或违约行为，应当及时提示风险，并立即采取相应措施将合同损失降到最低。第三，根据需要及时补充、变更甚至解除合同。一是对于合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致对原有合同进行补充;无法达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定；二是，对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同，按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜；三是对方当事人提出中止、转让、解除合同的，造成企业经济损失的，应向对方当事人书面提出索赔。第四，加强合同纠纷管理，在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。企业内部授权处理合同纠纷，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。合同结算第一，财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。第二，未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。合同登记第一，合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，以实行合同的全过程封闭管理。第二，建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早发现合同文本的遗失。第三，加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。第四，规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。附1（房屋租赁合同样本）出租方： 承租方： 根据《中华人民共和国合同法》及有关规定，为明确出租方与承租方的权利义务关系，经双方协商一致，签订本合同。第一条房屋座落、间数、面积、房屋质量 。第二条租赁期限租赁期共年零月，出租方年月日起将出租房屋交付承租方使用，至年月日收回承租人有下列情形之一的，出租人可以终止合同、收回房屋：承租人擅自将房屋转租、转让或转借的；承租人利用承租房屋进行非法活动，损害公共利益的；承租人拖欠租金累计达 月的。租赁合同如因期满而终止时，如承租人到期确实无法找到房屋，出租人应当酌情延长租赁期限。如承租方逾期不搬迁，出租方有权向人民法院起诉和申请执行，出租方因此所受损失由承租方负责赔偿。合同期满后，如出租方仍继续出租房屋的，承租方享有优先权。第三条租金和租金的交纳期限租金的标准和交纳期限，按国家的规定执行（如国家没有统一规定的，此条由出租方和承租方协商确定，但不得任意抬高）。第四条租赁期间房屋修缮修缮房屋是出租人的义务。出租人对房屋及其设备应每K月（或年）认真检查、修缮一次，以保障承租人居住安全和正常使用出租人维修房屋时，承租人应积极协助，不得阻挠施工。出租人如确实无力修缮，可同承租人协商合修，届时承租人付出的修缮费用即用以充抵租金或由出租人分期偿还。第五条出租方与承租方的变更如果出租方将房产所有权转移给第三方时，合同对新的房产所有者继续有效。出租人出卖房屋，须在3个月前通知承租人。在同等条件下，承租人有优先购买权。承租人需要与第三人互换住房时，应事先征得出租人同意；出租人应当支持承租人的合理要求。第六条违约责任出租方未按前述合同条款的规定向承租人交付合乎要求的房屋的，负责赔偿 元。出租方未按时交付出租房屋供承租人使用的，负责偿付违约元。出租方未按时（或未按要求）修缮出租房屋的，负责偿付违约金元；如因此造成承租方人员人身受到伤害或财物受毁的，负责赔偿损失。承租方逾期交付租金的，除仍应及时如数补交外，应支付违约元。承租方违反合同，擅自将承租房屋转给他人使用的，应支付违约金元；如因此造成承租房屋毁坏的，还应负责赔偿第七条免责条件房屋如因不可抗力的原因导致毁损和造成承租方损失的，双方互不承担责任。第八条争议的解决方式本合同在履行中如发生争议，双方应协商解决；协商不成时，双方同意由仲裁委员会仲裁（当事人未在本合同中约定仲裁机构，事后又未达成书面仲裁协议的，可向人民法院起诉）。第九条合租注意事项以上概述均对合租双方有效；合租双方应共同爱护房内设施，如有损坏不能修复的，应由损坏者承担赔偿责任；合租双方自行选定签约人进行签约；合租双方中如有一方中途退出，应由另一方承担全房租；合租双方当中如有一方利益受另一方损害时应自行处理，出租方不承担连带责任。第十条保密一方对因本次协议而获知的另一方的商业机密负有保密义务，不得向有关其他第三方泄露，但中国现行法律、法规另有规定的或经另一方书面同意的除外。第十一条补充与变更本协议可根据各方意见进行书面修改或补充，由此形成的补充协议，与协议具有相同法律效力。第十二条协议附件1.本协议附件包括但不限于：（1） 各方签署的与履行本协议有关的修改、补充、变更协议；（2） 各方的营业执照复印件、房产证的各种法律文件；任何一方违反本协议附件的有关规定，应按照本协议的违约责任条款承担法律责任。第十三条协议的解释本协议各条款的标题仅为方便而设，不影响标题所属条款的意思。第十四条生效条件本协议自各方的法定代表人或其授权代理人在本协议上签字并加盖公章之日起生效。各方应在协议正本上加盖骑缝章。本协议一份，具有相同法律效力。各方当事人各份，其他用于履行相关法律手续。甲方（签字）：乙方（签字）：年―月―日年―月―日附2（劳务派遣合同样本）甲方： 法人代表： 地址： 乙方： 法人代表： 地址： 公司网址： 甲乙双方根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》及国家、上海市有关法律法规和规定，本着平等互利的原则，就劳务派遣事宜签订如下合同：一、 派遣合同期限：1、派遣时间为年月日起至 年月日止；2、派遣人员（名单附后）共计名；以实际派遣人员数量为准。3、 本合同期限不少于____年，甲方提前终止本合同，导致初始派遣人员的劳动合同期不满年，由甲方给予派遣人员的经济补偿。合同期满若甲方不再需要乙方所派遣的员工可即行终止，经双方协商一致，可续订本合同。如合同期满双方无异议，则视为该合同有效期自动顺延。二、 劳务派遣岗位及人数甲方使用乙方派遣劳务人员的岗位及人数以双方签字盖章的附件为准。三、 劳动合同的制订和执行：甲乙双方应共同制订《劳动合同》，明确甲方、乙方及乙方派遣人员三方之间的权利和义务，合同一式三份三方各一份。四、 劳务人员招聘甲方应提前十五天向乙方提供招工信息和要求，招用劳务人员的条件、工作岗位、工作地点、职业危害、工资待遇、工作期限及其他条件。乙方应按甲方要求提供面试的劳务人员须携带身份证、学历文凭、技能证书等证件，人数应多于甲方招用人数（视劳动力市场而定）。甲方有权选择乙方派遣的劳务人员，同时根据生产经营需要，在本企业内部安排劳务人员的工作岗位。在乙方不能满足甲方用工需求的情况下，甲方可根据生产需要，与其他劳务派遣公司合作。如甲方自行招员工，须以劳务用工的方式告知乙方，由乙方与其签订《劳动合同》，建立劳动关系，并到劳动部门办理用工手续。甲方应与劳务人员签订上岗合同并明确岗位职责。五、 劳动保护乙方在派遣前对劳务人员进行岗前的职业道德、交通安全法规等教育。甲方负责入职后的劳动纪律和安全教育，并将甲方有关的规章制度和工作行为规范及违规处理办法，以书面形式告知劳务人员。甲方应向劳务人员提供符合国家规定的工作场所和劳防用品。六、 劳动报酬由乙方派遣的劳务人员享有与甲方的劳动者同工同酬的权利。甲方遵循按劳分配原则，且根据经济效益确定工资分配方式和工资水平，以货币形式按月支付。甲方可根据企业生产经营状况和经济效益调整劳务人员的工资水平，不得低于上海市规定的最低工资标准。劳务人员在甲方工作期间，甲方应严格执行国家规定的用工制度。甲乙双方约定，乙方派遣给甲方的劳务人员所签订的劳动合同为签订当年的最低收入。甲乙双方协商约定，乙方派遣劳务人员的收入由甲方按规定核算并由甲方按约定时间委托银行及时转入乙方企业银行账户，乙方应在5个工作日内足额将劳务工资发放给劳务人员，甲方应负责代扣代缴劳务人员的个人所得税。七、 社会保险和福利待遇甲方按国家规定承担本市户籍的劳务人员城镇社会保险、小城镇社会保险、生育保险金、工伤保险基金、残疾人就业保障金及其他应缴纳的保险金费用。乙方负责对派遣到甲方工作的劳务人员到区社保中心申报缴费手续。甲方按国家规定承担外省市劳务工的综合保险及社保费用。乙方负责对派遣到甲方工作的外来从业人员到区外劳所申报缴费手续。乙方每月按时向甲方报送加盖公章的《派遣人员参保缴费清册》（社保、综保等）。劳务人员在甲方工作期间，可享受法定的节假日及婚、丧、产、哺乳、年休等假期待遇及工作岗位相关的福利待遇。劳务人员在甲方工作期间，加班、节假日上班，甲方应按国家规定支付加班工资。在新三险实施时，乙方按合同工资收入为缴费基数缴费，若甲乙双方在缴费发生争议时作为本合同终止的条件。八、 工伤处理劳务人员在务工期间发生工伤，甲方应首先采取急救措施，同时通知乙方到场共同处理。甲方应向乙方提供工伤相关的证据资料，以便乙方向劳动及有关部门申报。甲方应积极配合协助乙方做好善后处理工作。乙方按《上海市工伤保险实施办法》和《上海市外来从业人员综合保险暂行办法》配合处理，工伤的医疗费由甲方垫资处理。工伤事故处理过程中发生赔付以外的具有法律依据的相关合理费用（包括医疗、救护、交通等费用）由甲方承担。九、 甲方与派遣人员除本合同中第十二条中规定以外的将派遣人员退还乙方及支付经济补偿金，一律按《劳动合同法》第四章执行。十、乙方违反《中华人民共和国劳动合同法》第八十一条、第八十二条、第八十三条、第八十四条、第九十一条、第九十二条的应承担法律责任或支付赔偿金。十一、甲方应严格遵守《中华人民共和国劳动合同法》第八十五条、第八十八条之规定十二、发生下列情况甲方可将派遣人员退还给乙方：甲乙双方派遣合同期满的；甲方的生产、经营情况发生变化，原派遣合同无法履行，甲乙双方提前终止合同的；被派遣人员提前三十日书面通知甲方（乙方），要求终止使用关系或劳动关系的；试用期被发现不符合录用条件的；严重违反甲方劳动纪律或者规章制度的（劳动纪律或者规章制度中应有明确的应当解除劳动合同劳务关系的条款，并以书面形式告知派遣人员）；如发现冒名顶替或使用假的身份证和假的证明或发现简历和个人资料与事实不符合的；严重失职、营私舞弊，对用工单位造成损害的；被司法部门依法追究刑事责任的；患病或非因工或因工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事由甲方另行安排工作的；违反计划生育的；不能胜任工作，通过培训仍不能胜任工作的；甲方与乙方订立派遣合同时依据的客观情况发生重大变化，致使与派遣人员协商不能达成一致的；除与乙方建立劳动关系外，还与其他用人单位建有劳动关系，经提出拒不改正的；以欺诈、胁迫或乘人之危等手段使对方在违背真实意思的情况下订立或变更劳动合同的；法律、法规规定的其他情形的。以上情形中甲方依法承担用工期内的经济补偿等法律法规规定的相关责任;需要乙方提供相应证据的，乙方应提供证据。十三、有下列情形产生的费用由甲方负担：劳务人员在合同期间由于甲方原因停工，根据本市有关规定向其支付报酬。乙方应以甲方要求办妥派遣人员录用手续，因甲方情况变化取消与乙方的派遣合作，致使乙方终止与派遣人员的劳动合同，支付给派遣人员的经济补偿由甲方承担。因甲方未及时将劳务人员应缴纳的各项社会保险费以及管理费通过银行等方式划入乙方指定账户造成未及时办理招工申报、缴纳（社保、综保）劳务人员在务工期间发生工伤或大病住院费用由甲方承担。因甲方未在规定时间内（每月1日至24日双休日提前）将退工名单书面告知乙方，而造成的费用由甲方承担。十四、有下列情形产生的费用由乙方承担甲方在规定时间内将退工的名单告知乙方，因乙方未及时办理退保而产生的费用由乙方承担。因乙方原因造成未及时办理招工申报，缴纳社保费或综保费、劳务人员在务工派遣期间发生工伤或大病住院的费用由乙方承担。甲方在约定的时间内将劳务人员的劳务工资及社保费或综保费和管理费通过银行划入乙方指定帐户，乙方未在规定时间内发放劳务人员的劳务工资及缴纳社保费或综保费的由乙方承担责任。乙方应与派遣人员订立劳动合同，且未与其订立劳动合同的而产生的费用由乙方承担。十五、费用结算甲方按每人每月元（人民币）按月向乙方支付劳务工管理费。本市城保及镇保员工，甲方还须支付每人每年内档案管理费100元；及支付社保员工的残疾人就业保障金，按每人每月实际社保缴费基数的1.6%缴纳，由乙方代缴。甲方应在每月日前将劳务人员的劳务工资、社保费、管理费及其他应支付的费用划入乙方指定的帐