住宅物业档案的建立和管理

住宅物业档案的建立和管理住宅区的档案资料是物业管理的重要资源，建立完善的档案并进行科学的管理是十分必要的。因此，我们将在接管天垣小区物业管理的同时，对天垣小区所有物业管理档案进行接管，包括建筑施工、竣工验收图纸、资料、和业主、住户档案资料等。在原来档案的基础上，进行科学分类，并不断进行补充完善，应用计算机实施规范化管理，从而建立完整的资料档案库。一、档案的接管1、成立管理处档案资料室，专门负责天垣小区档案的接管与管理工作。2、制定档案接管与管理的工作流程，档案资料管理规章制度，档案资料管理员（兼）岗位责任制。3、对于天垣小区的工程技术、小区管理、经营财务、人事管理、规章制度及往来文件、质量管理文件档案资料及其他档案，进行分类编号、科学建档，具体内容见附表。二、档案的管理1、充分运用计算机技术进行管理。在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现代化管理的重要手段。在档案管理上，充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代化。2、采用计算机贮存与原始文书档案双轨制，实现档案资料贮存方式多元化。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。同时，运用录像带、录音带、胶卷、照片、图纸、图表、幻灯片等多种形式贮存信息，使抽象的档案资料具体、形象化，更易于运用与接受。3、做到档案组卷分类科学化。编制统一的档案组卷分类说明书，规定应按部门分类，以内容分类，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度的顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编辑目录，分柜保存。住户档案资料分类原则是每组团按柜、每栋按位、每单位按盒、每户按册建档，但要充分考虑原接管档案分类的实际。4、加强档案的安全、保密工作。应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。贯彻执行国家保密法，管理处部分档案按其泄露、遗失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响分为绝密、机密、秘密三级，其他为普通档案，不同密级的档案在保管和运用方面将区别对待。三、档案的运用1、员工因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。2、档案的销毁，应填写销毁单，并经管理处主任批准后方可执行，销毁单由档案室管理员保存。附表：天垣小区档案资料分类目录项目内容1、业主委员会工作：业主委员会的章程、文件、通知、资料、历次活动记录等2、住户管理：住户资料（入伙通知单、购房合同、住户登记表、业住主公约、住户证件、验房签收表、钥匙发放记录等）、住户投诉、回访记录，住户意见调查、统计记录宅3、社区文化：社区文化活动计划、记录（简报、照片、录像带、录音带等）、活动总结管4、清洁卫生：清洁卫生检查结果及记录，垃圾清运合同，消杀合同及记录5、绿化管理：绿化工作记录及检查记录，消杀、病虫害检查防治记理录、绿化设备清单、使用及保养记录6、车场管理：入住户办理停车卡记录、办卡车辆档案、巡视路线、记录、丢失车辆处理记录、交接班、值班记录，搬/入出记录7、消防、治安管理资料：上级消防文件精神，本区消防设施的管理情况及有关消防治安状况记录。1、天垣小区建设竣工资料：报建资料、天垣小区红线图、规划图、总平面竣工图、、建筑物竣工图（建筑、结构、给排水、电气、煤气工等）、构筑物竣工图、公共设施竣工图、室外管网竣工图（水、电、程电话、煤气、消防、有线电视、智能化系统配线、排雨排污等）、绿技化工程竣工图等术2、天垣小区改造变更资料：各类改造竣工图、装修及验收资料（装管修申请表、责任书、装修图、施工队资料、验收资料等）、天垣小区理改造计划3、房屋及公共设施维修（维护）：房屋重大维修资料、公共设施重大维修资料、日常维修资料（申请记录、回访记录、维修派工单等）、经营财务人事劳资规章制度及往来文件质量管理文件档案管理资料其他

大修改造计划、故障事故报告、公共设施巡检记录等4、设备资料：设备管理（维修保养规范、设备台帐及更新记录、工程验收资料等）、设备技术（设备使用说明书、图纸）、设备运行、维修保养资料（通讯、水电、智能化系统、消防等）5、科技图书及资料：各类技术手册、标准、规范、产品样本和资料、其他技术信息和资料等1、经营管理资料：房产面积资料、经营收费标准等2、合同管理资料：物业委托管理合同、购房合同、垃圾清运合同、消杀合同、采购合同、工程维修合同及其他经营合同，合同更改、评审记录3、财务管理：各类会计凭证、账簿、报表等1、人事：员工花名册、资质证明资料、员工体检表、考核表、工伤保险资料、各类统计报表等2、劳资：员工工资、考勤、各类休假、奖金发放记录、各类统计报表等3、培训：培训计划、员工培训记录、培训考核记录等1、管理及运作规章制度2、政府、主管部门颁发的法律法规文件3、天垣物业管理公司文件4、其他外来文件5、本管理处发出的通知、