公司商务接待流程和费用管理办法

公司商务接待流程和费用管理办法公司商务接待流程和费用管理办法公司商务接待流程和费用管理办法公司商务接待流程和费用管理办法编制仅供参考审核批准生效日期地址：电话：传真:邮编:xx公司商务接待流程及费用管理办法商务接待流程一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理综合办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报综合办公室，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合办公室协调的重要接待，应至少提前2天告知综合办公室。四、计划与准备1、综合办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、综合办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、综合办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。4、综合办公室根据情况汇报并安排陪同人员以及来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。5、因特殊会议需要，综合办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。6、综合办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从综合办公室和主接待人员协调安排，统一调度。7、综合办公室根据情况可提前购买车票及机票。五、相关礼仪接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内，（男女之间，女方伸出手后，男方才能伸手相握；如果双方年龄有较大差距，男方长辈可以先伸手，但如果哪方忽略礼仪已经伸了手，对方都应不迟疑的回握。1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；有客人到公司来访时，接待人员应先问好，然后询问来意及来宾单位等重要信息，视情况进行引见。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要控制好电梯开关，告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，需招手待客人远去，方可离开。七、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。八、信息反馈接待人员可及时将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息汇报相关领导。十、商务接待中的座次安排（图）（一）、关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。主席台人数为奇数时

主席台人数为偶数时（二）、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌西餐桌

（三）、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。（四）、关于乘车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

乘车座次安排（五）、合影座次安排与主席台安排相同。附：会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席

沙发室

与外宾会谈

注：A为主方，B为客方

与上级领导座谈

注：A为上级领导，B为主方领导业务招待费管理办法一、总则为规范公务接待管理，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强并规范公司的业务招待费支出管理，参照《党政机关国内公务接待管理规定》，特制定本办法。二、适用范围1.业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、酒等。2.招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费等；在公司餐厅招待时发生的就餐费；因招待领用的酒水、饮料及香烟等。三、使用原则1.招待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原则。实行分级负责、对口招待。2.年初根据年度工作计划，各部门可以编制相关往来单位及个人的工作联系表（见附表一），交副总经理、总经理、董事长审批，以明确招待范围。工作联系人发生变动的，须及时更新工作联系表。3.坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。可接待可不接待的，不接待；可参与可不参与的陪同人员，不陪同；可发生可不发生费用，不发生；态度热情，费用从简。4.严格分档次接待，按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度，对应接待，禁止越档次接待。接待原则上安排在公司餐厅，确需安排在外部酒店的，若允许携带烟酒，原则上自行携带。5.接待用餐时，严格控制陪客人数。坚持高档接待的执行中司机不参与陪客就餐规定。同时，原则上陪客人数不得超过来宾人数，若确实需要，应事先经过总经理或董事长批准。6.集团公司领导和兄弟公司领导内部检查指导工作，除陪同客人视察外，一律在餐厅就餐；集团内各兄弟单位、关联企业因公出差到公司，原则上用工作餐接待,严禁相互宴请。7.外协单位除合同标明提供食宿及接风、送行外，一律不安排免费伙食。确需接风、送行的，按公司招待费管理规定开支。8.接待分午餐、晚餐，接待人员一律不允许饮酒；特殊情况接待人员必须饮酒的，必须适量，不得饮酒误事或损害公司形象。9.招待不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,不得提供香烟和高档酒水,不得使用私人会所、高消费餐饮场所。四、开支标准1.招待相关职能部门经常打交道的经办人员，单次招待费用控制在30元（单次：是指为接待某人从开始接待到终止接待的所有费用）,根据人员多少调节。2.招待一般来宾来客，每人每席餐费不超过60元（不含酒水），酒水标准白酒控制在100元/瓶以下。3.招待政府部门副科以上副处级（含副处级）以下干部、集团副总等人员每席不超过88元（不含酒水），酒水标准白酒控制在180元/瓶以下。4.招待政府主要领导及政府部门关键领导、集团副总以上领导，费用标准由公司总经理另行确定。5.中国的传统佳节(端午节、中秋节、春节等)，各部门根据需要，结合公司的具体要求决定是否要安排过节费，确实需要的，根据各岗位的重要性及临沂市相关文件制定。不在工作联系表范围内或要求超过上述标准安排的，须报总经理及董事长特别批准。6.大型、专项、异地接待任务，经办人应制定接待方案，确定接待标准，提交接待预算报综合办公室、财务部审核、副总经理、总经理批准，经办人在批准的预算内掌握使用。五、审批权限1.招待任务执行前，经办人需事先填写《接待审批单》（见附表二）列明接待对象、事由、陪餐人员，经批准后方可执行。2.单次招待费在1000元以内，按以下流程报批：经办人→部门经理→副总经理；单次招待费在1000元以上，按以下流程报批：经办人→部门经理→副总经理→总经理。审批领导对招待费开支的合理性、真实性负责。3.突发性招待任务来不及办理《招待费审批单》的，必须按审批流程电话请示同意后实施，事后三天内按上述规定补走流程。4.业务接待过程中赠送礼金、礼品、烟、酒等，赞助钱、物的一律事先报公司总经理批准，按批准的额度标准开支。五、招待标准1.餐饮标准（1）餐厅招待分为工作餐和接待餐两种，工作餐即指平时供应员工的饭菜，标准按15元/人/餐，接待餐即指除工作餐外专门为客人烹制的菜肴和酒水，标准按档次不同分为30元/人/餐，60元/人/餐，90元/人/餐，不含烟酒。（2）因工作关系外单位一般来人来客，一律用工作餐招待，工作餐计费标准按公司员工餐食费标准计算。（3）需在餐厅接待餐招待的，经办人事先按照程序向公司办公室申请，说明接待人员的级别、人数，由公司办公室根据情况安排接待餐。用餐后，接待部室或单位需在餐厅接待餐清单上签字确认。（4）一般接待餐，每席餐费最多不超过1000元（含烟酒等），酒水标准（白酒）控制在100元/瓶以下。高档接待餐每席不超过1800元（含烟酒等），酒水标准（白酒）控制在180元/瓶以下。特殊接待餐，须经总经理或董事长确定后执行。（5）招待用每席白酒/香烟一般不超过2瓶/盒，特殊情况最多一次不能超过4瓶/盒（每席标准），并且不得超过标准。2.住宿标准（1）根据就近原则，一般为xx酒店、xx精品酒店、XX店等，入住房间以大床房/标准间为主。（2）需在当地住宿的，经办人事先按照程序向公司办公室申请，填写接待审批单，说明接待人员的级别、人数，由公司办公室根据情况安排住宿。（3）住宿标准按档次不同分为280元/人/夜，460元/人/夜，情况特殊的可经总经理或董事长确定后另行安排。（4）突发性招待任务来不及办理《招待费审批单》的，必须按审批流程电话请示同意后实施，事后三天内按上述规定补走流程。控制与监督业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则,不得由他人代报业务招待费，报销时所附发票必须是开有日期的正式发票，发票上原则上须有共同参与人（多人）签字证明，并在费用开支后一个月内办理报销。1000元以上招待费原则上不得现金支出，应采取转账方式或银联刷卡结算，报销时必须提供银联刷卡记录单，特殊情况需总经理或董事长同意。业务招待费报销时须提供《招待费审批单》、正规发票、餐饮清单。礼品须出具购货单位（商场、酒店等）的电脑打印清单，清单列示金额与发票一致方可报销。餐厅招待费用的核销时，工作餐及接待餐须提供经公司综合办公室或部门经理签字确认的接待餐结算表和消费明细表。财务部应严格审查票据是否合法、金额是否准确、单据是否齐全、审批是否完整。财务部有权拒绝不符合业务招待费标准、报销流程、审批权限的业务招待费的报销。烟酒糖茶类因涉及金额较大需建立出库记录，记录物资出库情况，为便于管理，招待需用烟酒糖茶时应由餐厅厨师长报餐厅经理进行出库等级，填写《食材出库单》，月末盘点时核对出入库是否存在差异。附表一：工作联系表编制部门：