文件和资料控制程序

文件和资料控制程序文件和资料控制程序文件和资料控制程序xxx公司文件和资料控制程序文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度QB湖南省工业设备安装公司企业标准XA-体系-02-2004文件和资料控制程序GB/T19001-2000idtISO9001:2000根据GB/T24001-1996idtISO14001:1996标准GB/T28001—2001A版2004-8-1发布2004-8-15实施湖南省工业设备安装公司文件和资料控制程序目的对文件和资料进行控制，防止误用、混用、该用未用，确保在相关场所使用的文件和资料有效、充分。适用范围公司所属单位文件和资料的管理与控制。相关术语文件资料：公司及各单位、项目部产生或收到的所有文字材料或声光软件统称为文件资料。文件控制：对文件的发布、签收、登记、使用、更改、传阅、归档进行分类管理的过程。工作程序文件的分类：法律法规：标准规范（指国家、行业或地方颁布的施工规范、技术标准、规程、图集、定额等）、与质量、环境、职业健康安管理相关的法律法规、部门适用的本专业法律法规。行政文件：与质量、环境、职业健康安管理相关的外来、内部行政文件；其它的外来、内部行政文件（内部行政文件是指公司、分公司或项目部产生的行政文件）。经营性文件：合同、协议及相关方面文件。产品与服务类文件管理体系文件：手册、程序文件（含相应的管理办法和指南）。表述管理体系应用于特定产品、项目、合同、场所的文件，如质量计划、管理方案、各种预案等。技术文件企业自编技术文件：指公司、分公司和项目部制定的施工组织设计、施工方案、施工工艺、施工工法、作业指导书、技术交底、专项技术措施、操作规程、技术管理文件等。业主提供的技术文件或其它要求：指各类施工图纸、设计变更、设备随机技术文件、监理或国家监督部门提出的相关要求。综合或其它管理文件：包括财务管理、劳动人事管理、项目管理、阶段性管理文件和其它方面管理文件。文件和资料的编制和审批内部行政文件由归口管理部门编制并填写《发文审批表》，需要时由相关部门会签，办公室审核，分管领导签发。管理手册由企业发展部编制，管理者代表审核，最高管理者批准。程序文件由各程序归口管理部门编制，企业发展部统一协调，管理者代表批准。技术或管理类文件由相关人员编制，按相关文件规定的权限签发，重大和特殊工程的施工方案由公司总工程师审批。文件和资料的标识文件的编号标识行政文件的编号标识行政文件打印前，由办公室按公文处理的有关规定统一编号：例：××字（××）××号文件顺序号文件批准年号（公司或分公司）职能部门简称其中职能部门简称如下：公司行政------办工程管理部门----工管安全管理部门-----安质量管理部门------质物资管理部门-----物人力资源管理部门------劳人监察审计部门-----监或审财务管理部门----财企业管理部门——企其它文件的编号标识：由编制单位在正式文件封面的右上角标识，标识方法如下：XA-*1-*2-*3-*4，其中：*1-文件类别及简称手册、程序文件----体系；施工组织设计----组；施工方案----案；施工工法----法；施工工艺----艺；作业指导书----指；专项技术措施----措。其它未列出的标识全称，如质量计划、管理方案等.*2----项目或分公司简称（公司免写）。分公司简称依次用01～12或简称代替，职能部门简称同，施工项目简写为两个汉字。*3----文件版次或同类文件顺序号*4----发布年份管理体系文件的版次和更改状态标识手册、程序文件的封面应有版次和更改状态标识，版次用A版、B版、C版……表示。更改状态，分别用A/0、A/1、A/2、A/3……表示。失效和作废文件和资料标识：失效和作废文件应在文件清单和文本上进行标识，相应的电子版本应在文件名称最前端标明“废”或删除。文件和资料的更改收到有关人员提出文件更改建议后，原起草部门或授权部门填写《文件更改审批表》，经分管领导审批后予以更改（其中手册的更改应经最高管理者批准，程序文件的更改应经管理者代表批准），并根据原文件发放范围发放。文件更改时，若与其它文件相关，则应进行会签，并同时更改相关文件的内容，以保证相关文件的相容性和有效性。当文件多次更改或进行重大更改时，应进行换版，新版文件发布时，上一版文件同时作废。文件和资料的控制及定期评审文件清单的建立：各级部门或项目部（厂）将本级需要持有或应知的文件和资料按的分类方式，建立动态的本级《适用有效文件清单》，要求分类清晰，充分有效，便于检索。收文、发文：各级部门和项目部应设置专（兼）职资料员，收到文件后及时归类入本级适用有效文件清单。行政文件、重要通知或发放覆盖面比较广的文件发放，应根据发放范围填写《发文确认记录单》发放，其它文件可根据发放范围填写《文件发放登记表》发放。其中体系文件的持有人岗位调整后，新岗位不属发放范围的，其保管的文件由同级办公室予以收回，发放给原岗位的继任者。失效和作废文件的处理：阶段性文件（如年度计划、临时性通知、项目部文件等，使用期限满后，即自行作废，不另行文）。公司归口管理部门通过公司网站向内部发布技术标准规范、公司一级的技术和管理类适用有效文件清单，分公司的职能部门必须通过公司网站及时传递适用有效的本级自行编制或外来公司未知的文件清单。资料员或文件持有人据此及时更新本级适用有效文件清单，并对作废文件进行标识。有关文件和资料的保密：注意管理体系文件和涉及企业核心技术与管理的文件的保密，此类文件原则上不得外借或复印，确需外借或复印时，应填写申请单报公司办公室，经管理者代表或有关领导批准后方可实施。文件的阅办：上级来文由办公室或项目部综合办填写《公文处理单》，进行传阅和处理。文件资料的借阅、归档、销毁：按湘安办字（1997）110号《湖南省工业设备安装公司档案管理若干制度》执行。文件资料控制的定期评审：各级办公室定期对下属单位的文件资料控制进行抽检，至少半年1次。公司办公室定期对该程序的运行情况进行评价分析并出具分析报告。公司、分公司根据业务活动的开展情况，及时评价所辖范围内现行文件的有效性与适用性，修订、合并文件或宣布文件作废。记录发文审批表体系BG02-1文件更改审批表体系BG02-2发文确认记录体系BG02-3适用有效文件清单公文处理单体系BG02-4文件发放回收记录_________________________________________________________________附加说明：本程序起草人:彭瑛本程序由公司管理者代表审批本程序由公司办公室解释文件和资料的控制流程使用收发登记《适用有效文件清单》《发文确认记录单》传阅制度《公文处理单》文件清单收集保管处理作废处理更改再审批使用收发登记《适用有效文件清单》《发文确认记录单》传阅制度《公文处理单》文件清单收集保管处理作废处理更改再审批发布审批编制管理体系策划留下标识别管理体系策划留下标识别外部文件控制流程：处理分发识别处理分发识别作废作废留下标识《公文处理单》留下标识《公文处理单》转发《发文审批表》《发文确认记录单》湖南省工业设备安装公司发文审批表体系BG02-1编号缓急发文日期签发：会签办公室审稿主送抄报抄送发：拟稿单位拟稿人打字校对共印份附件主题词标题

湖南省工业设备安装公司文件更改审批表体系BG02-2文件名称及代号修改者修改日期年月日修改版次：批准人序号修改条款原文件内容修改后内容注：文件原持有人对文件修改，字迹应工整。此表附原文件前。

湖南省工业设备安装公司发文确认记录表体系BG02-3编号总份数版次发布日期标题收文单位份数分发号签收人签发日期回收人回收日期收文单位份数分发号签收人签收日期回收日期湖南省工业设备安装公司公文处