行政管理制度

行政管理制度1.办公秩序管理规定---------------------------------------------------------------------------------12.保密管理制度---------------------------------------------------------------------------------------23.办公用品管理规定---------------------------------------------------------------------------------44.办公设备管理规定---------------------------------------------------------------------------------65.服装配置及管理制度------------------------------------------------------------------------------96.仓库管理制度-------------------------------------------------------------------------------------131.办公秩序管理规定为加强公司办公区管理，规范和树立良好的内部办公秩序，保持文明、舒适、整洁的工作环境，维护公司形象，特制订本规定，供全体员工遵照执行。(一) 每周的工作时间不少于40小时，每天的工作时间为：夏季上午8：15——12：00，下午2:00——6:00；冬季上午8:15——12:00，下午2:00——5:30(二) 上、下班之前须到公司打卡，不得无故迟到、早退、旷工；如有特殊情况需向中心领导请假并签字确认，中心领导需向分管副总经理或总经理请假并签字确认，否则按迟到、早退、矿工论处。(三)公司员工进、出办公大楼和工作时间统一着工作服、戴工作牌，男员工系领带，始终保持端庄的仪容；凡不按规定着装者，每发现一次罚款50元。(四)待人接物应使用礼貌用语，行为举止大方、得体。接待来访者应热情、周到，做到一张笑脸、一声问好、一杯茶水、一个满意的答复。(五)保持办公区内的安静，不得在办公区内大声喧哗，电话交谈应尽量降低音量，以免影响他人办公。(六)自觉遵守办公纪律，工作时间不准干私活，不得闲串办公室，不得谈论与业务无关的事项或阅读与工作无关的书籍，不得玩电脑游戏等，违者每发现一次罚款50元。(七) 维护办公区内的整洁，不得随地吐痰和乱扔果皮、纸屑；办公桌面应整齐有序，不得乱摆放杂物。(八) 办公区域内禁止用餐，不得携带气味浓烈的食物进入办公区域，如快餐、速食面、榴莲等。(九) 严格遵守保密规定，工作时间管好文件、资料，以防文件、资料乱丢乱放、流失泄密；下班时应将文件、资料全部入柜加锁，整理办公桌面，保管好个人财务。(十) 爱护公共财物，按操作规范正确使用办公用品及设备；贵重设备设专人专管，如有故障或损坏，应及时报请修理；因不正确操作或疏忽大意致办公设备毁损的，应视责任轻重予以赔偿。(十一)注意节约用水、用电，自觉做到离开时应随手关紧水龙头，关灯、关空调，防止“长流水”、“长明灯”、“长开空调”现象发生。(十二)注意防火、防盗，下班前应关闭所有电器的电源，关好窗、锁好门，防止和杜绝失火、盗窃事故发生。(十三)严禁在办公区内非吸烟区吸烟，如在非吸烟区吸烟或发现烟头时，每发现一次罚款50元。(十四)因公需携带大件物品出办公楼时，应到办公室办理相关手续，并持有关凭证方能出办公楼，否则，保安不准员工携带大件物品出办公楼。本规定由总经理办公室负责解释，自发布之日起开始执行。2.保密管理制度为保障公司整体利益和长远利益，使公司能够长期稳定高效地发展，适应激烈的市场竞争，特制定本规定。(一) 总则1、公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知晓的事项。2、 所以公司员工都有义务和责任保守公司秘密。3、 本规定适应于本企业各部门的所有员工。(二) 保密范围1、 公司重大决策中的秘密事项。2、 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3、 公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4、 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5、 公司重大人事变动、人力资源部对干部的考核资料，职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料，。6、 客户资料、业主资料，其他经公司确定应当保密的事项。(三)密级分类1、 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2、 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。3、 机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受严重的损害。4、 秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。(四)密级的确定1、 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策、文件资料为绝密级；2、 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；3、公司人事档案、合同、协议、工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。4、属于公司秘密的文件、资料，应依据本制度规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。(五)保密措施1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由主管副总经理或总经理委托专人执行。2、 对密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施。（1）非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄。（2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。（3）在设备完善的保险装置中保存。（4）在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。（5）具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施。选择具备保密条件的会议场所。根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。确定会议内容是否传达及传达范围。不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告主管副总经理；当主管副总经理接到报告时，应立即作出处理。3.办公用品管理规定为规范公司日常办公用品的采购、使用，强化日常办公用品的目标管理，节约开支、避免浪费，结合公司的实际情况，特制定本规定。一、总则1、办公用品分类（1）常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、订书针等。（2）控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、订书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。（3）特批品（不列入办公用品费用）：印刷品（各类宣传单、各类表格、文件头等）、彩色墨盒及打印纸、U盘等。2、办公用品使用对象（1）公司本部全体员工。（2）各服务中心全体员工。二、办公用品的申请与采购1、日常办公用品由各职能部门（服务中心）根据实际使用情况进行申请备领，填写《办公用品、日用品申购单》。2、《办公用品、日用品申购单》由部门（服务中心）负责人审批签字。3、综合部根据职能部门的《办公用品、日用品申购单》，汇总后统一采购。服务中心直接在合格供应商处采购。4、未填写《办公用品、日用品申购单》且未经领导批准而擅自购买的，公司将不予报销。遇特殊情况紧急需要的用品，须先口头向综合部请示后再购买，并事后补填（办公用品、日用品申购单）。三、办公用品的管理与发放1、办公用品由综合部（人事行政专员）统一保管；2、所有采购的物品综合部（人事行政）都必须办理登记入库手续，费用计入领用部门。四、办公用品的领用1、公司新入职员工到综合部（人事行政专员）领取一套办公用品，具体明细如下（可根据工作需要增减）。种类单位数量金额种类单位数量金额笔记本本1钉书钉盒1告示贴本1回形针盒1涂改液支1订书机个1橡皮擦块1小介刀把1固体胶支1长尾夹盒1莹光笔支1直尺把1啫喱笔支12、日常领用（1）易耗品类：笔、橡皮擦、回形针、订书针、笔记本、透明胶、胶水、便条纸、涂改液、告示贴、双面胶、复写纸等。需根据工作性质合理领用，每月只能领一次，遇特殊情况可适当增领。（2）非易耗品类：计算器、打孔机、介刀、剪刀、起订器、直尺、订书机等，打孔机、计算器、订书机、名片册、剪刀、介刀、U盘等文具，确属不能正常使用的可以旧换新领取新品。（3）个人领用文具时须填写《文具领用单》由部门主管签名批准，并由各部门派专人负责统一领取。（4）综合部（人事行政专员）要统计各部门每人每月领用文具的情况。3、文具的回收（1）员工调出时，在办理调离交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。（2）员工离职时必须将所领取的非易耗品文具，在办理离职手续时交还给综合部（人事行正专员）；如有遗失的，按物品相应金额进行赔偿。五、附则本制度自下发之日起执行。4.办公设备管理规定为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的使用效率和工作效率，特制定本制度。一、总则本规定所指办公设备主要包括：电脑、打印机、复印机、扫描仪等。二、职责1、综合部。主要负责办公设备的的统一配发、调换、维修保养等事宜。2、设备使用部门。主要负责办公设备的使用、安全保管、日常保养、报修等事宜。三、办公设备日常使用管理1、电脑设备的使用管理（1）办公用电脑设备，由综合部统一监督管理，综合部实行对各部门的电脑统一登记。（2）电脑使用人负有设备安全保管责任，未经允许不得擅自拆卸电脑设备。（3）办公用电脑设备不得用于编制、打印私人资料或为他人打印公司工作以外的文件资料。（4）办公用电脑上不得安装与工作无关的软件。（5）办公用电脑上必须安装安全防护软件，并保持软件持续更新状态。（6）使用U盘或移动硬盘时，必须先经过防病毒软件的扫描检测，以防病毒从U盘或移动硬盘传入。（7）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。（8）名位员工原则上只能使用自己分配的电脑，如需供用他人电脑，须先征得他人及部门主管同意。（9）为保护文件安全，个人办公文件建议存在电脑系统磁盘之外的分区，同时还必须做好数据的备份，以防文件资料因电脑磁盘损坏而丢失。（10）员工在使用电脑过程中，应养成经常存盘的习惯，避免因意外断电等因素造成文件损坏或丢失。（11）员工下班时要正常关闭所运行的应用系统，并将U盘、移动硬盘等移动存储设备从电脑拨下，并正常关闭电脑、打印机及其它设备，并将设备电源从插座上拨掉。2、打印设备使用管理（1）打印机应保持工作环境的和整洁，避免杂物掉落至打印机内部，以免造成不必要的打印机故障。（2）使用针式打印机的，如果打印字迹很淡或色带发毛，应立即更换打印色带。（3）要移动或更换打印机时，必须先关掉打印机电源，禁止带电拨插打印机电缆线。3、复印机的使用管理（1）复印机实行定点摆放，任何人未经批准不得随意移动复印机摆放位置。（2）复印机综合部（服务中心）管理，负责日常维护保养、故障报修及下班时的关机工作。（3）员工需要在下班时间或晚上加班时复印资料的，在使用完后必须自觉的关闭复印机电源，发现故障应及时上报。4、扫描仪的使用管理（1）扫描仪设备属精密仪器设备，使用中应确保工作平台的稳固，避免掉落地面而损坏。（2）应保持扫描仪的工作环境整洁，避免灰尘进入而影响扫描仪的正常工作。（3）扫描仪在正常使用过程中，发现故障立即报告综合部网络工程师或服务中心设备管理员进行处理，任何人不得擅自拆机维修。5、传真机、电话的使用管理（1）电话由综合部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。（2）使用电话时应轻拿轻放，不得用力掷听筒。（3）办公电话不得公话私用，确属紧系需要拨打私人电话的，通话时间应控制在3分钟以内。（4）为保证电话线路的通畅，员工在拨打电话时应尽可能的长话短说，避免因电话线路长期占用而影响其它业务电话。（5）禁止利用公司电话拨打声讯信息台，一经发现，除缴纳拨打信息台的通话费外，还将处以通话费10倍处罚。（6）传真机应由专人负责管理，时时保持传真机的正常工作状态，应及时的补充传真纸张。（7）禁止使用传真机拨打业务电话，确因紧急需要时，应做到长话短说，并将通话时间控制在1分钟以内。（8）接收外来传真时，应确认传真内容，确属与公司业务、工作有关的方可接收，避免接收一些无用的垃圾传真信息。四、办公设备维修管理1、设备发生故障无法自行修理的，设备使用人应及时通知综合部或服务中心设备管理员处理。2、保修期内的设备，综合部或服务中心设备管理员联系供应商进行维修；保修期以外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修。3、综合部或服务中心设备管理员应做好设备维修记录，建立设备维修档案。五、附则本制度自下发之日起执行。5.服装配置及管理制度一、目的为规范服装管理，树立员工队伍良好形象，提升员工整体素质，打造**物业服务品牌，根据各岗位工作要求，结合实际情况，特制定本规定。二、适用范围**物业全体员工。三、职责1、总经理办公室负责服装的统一购置和定做，完成公司服装台帐；2、服务中心负责人力资源部负责提供客服岗位、制作新员工名单及入职时间；四、服装的制作1、新入职员工，原则上要求着工装上岗。人事权限在服务中心的新员工（安防员、工程技工），人事行政专员需提前3个工作日向综合部提出申请，以保证员工在入职时能规范着装；人事权限在人力资源部的新员工，由人力资源部在新员工入职前7个工作日报综合部，综合部根据《**物业服装制作需求表》（附表一）安排制作服装，跟踪下单时间。2、行政人员、客服人员、安防员（大厦类）等需要量身订制的服装，在员工转正前30报综合部，以保证新服装在转正时配发到位。3、新组建项目的工程人员、安防人员服装，综合部在30天内配发到位。4、员工转正后，配发的新服装到位，原服装上交综合部五、服装的配置标准1、公司根据职务/岗位和工种不同，为员工制作、配置冬、夏两季工作装。2、管理岗位、客服人员、前台人员服装为量身定做，工程人员、安防（住宅类、大厦类）人员、收费人员服装按标准尺码定做。3、管理岗位、客服人员、前台人员入职第一年配置服装2套；第二年后每年配置夏装1套，每两年配置冬装1套。4、工程人员新入职第一年配置服装2套；第二年之后每一年配置冬、夏装各1套。（其中工程主管以上2套行政服，1套工程服）5、安防人员新入职配发服装2套，作训服1套，根据服装实际穿着情况以旧换新。（安防主管以上2套行政服，1套作训服）6、配置费用标准（见附表二）7、具体配置标准及工种分类服装配制标准及工种分类编号 服装项目 使用部门（人员）冬（长袖衬衣+西外套+西裤+领带）职能部门、服务中心经理夏（短袖衬衣+西裤） 服务中心（住宅类）经理男经理职能部门、服务中心（大厦类夏（长袖衬衣+西裤+领带））女经理冬（长袖衬衣+西外套+西裤）职能部门、服务中心经理夏（短袖套裙）职能部门、服务中心经理行政冬（长袖衬衣+西外套+西裤+领带）二级经理、主管、客服、安防员（大厦类）、机关人员2男装夏（短袖衬衣+西裤）住宅类：二级经理、主管、客编号服装项目使用部门（人员）服夏（长袖衬衣+西外套+西裤+领带）大厦类:二级经理、主管、客服、安防员、机关人员行政冬（长袖衬衣+西外套+西裤、）二级经理、主管客服、大堂副女装夏（短袖套裙）理、会计、机关人员冬（圆领外套+西裤+长袖衬衣+领花前台）前台岗、收费岗出纳岗3服装夏（长袖衬衣+马夹+西裙+丝巾+头花）工程冬（外衣+长裤）、绝缘鞋工程部工程技术员4服装夏（外衣+长裤）、绝缘鞋冬常规服：长袖+长裤+外套作训服：长袖+长裤(腰包、腰带、鞋)形象服：外套+长裤安防服配饰：领带、帽子、肩章、胸章安防班长的肩牌：3杠5装夏：安防员工的肩牌：1杠常规服：短袖+长裤作训服：短袖+长裤(腰包、腰带、鞋)形象服：短袖+长裤配饰：帽子、肩章、胸章注：原则按此表配备、规范服装。具体根据公司安排，在换季时综合部再下发通知做明确规定。六、服装费用收取1、服装保证金：（1）公司根据岗位/职务不同，收取不同标准的服装保证金，管理岗位及客服、前台人员收取600元/人，其他员工（工程人员、安防人员、餐饮等岗位）收取300元/人。（2）服装保证金分三个月在员工本人工资中扣除。（3）服装保证金在员工离职时退还员工。2、服装成本费（1）试用期内员工离职的，服装由公司收回，在离职结算中扣除服装干洗费用60元/套。（2）转正期后：管理岗位（含客服、前台人员）的员工，领用服装一年内离职，按照服装折旧费用收取（折旧年限一年），领用服装一年后离职，不收取服装费用。（服装按两年配）（3）转正期后：工程、安防、收费岗位的员工离职，服装由公司收回，则在离职结算中扣除服装干洗费用60元/套。（4）因员工个人穿着、保管不善而使服装损坏或丢失的，由员工本人提出书面申请，经各中心/室/管理处经理审核签字后，交公司总经理办公室重新制作，重置费用全部由个人支付。七、服装的领用、发放1、办公室负责职能中心/部人员服装的发放和登记台帐工作。2、各服务中心人事行政专员负责本中心除安防、工程以外员工服装的领用和发放登记。附《**物业服装领取（制作）申请单》3、各服务中心安防经理（主管）负责本部门安防人员服装的申领、发放登记工作（以服务中心为单位登记台帐）。4、各服务中心工程经理（主管）负责本部门工程人员服装的申领、发放登记工作（以服务中心为单位登记台帐）。八、服装的干洗、保管1、管理岗位、行政人员、客服人员的服装，由本人自行干洗，保管。费用。2、工程服、安防服的清洗：冬季服装在公司指定的干洗店进行干洗，夏季服装自己水洗，各服务中心安防经理（主管）、工程经理（主管）进行登记保管，凡破损服装需调换，填报《**物业服装回收明细单》后，报综合部批准。3、综合部对各服务中心的服装保管进行检查。九、服装着装规定（具体着装依据礼仪手册）1、公司原则规定每年11月1日开始着冬装，5月1日开始着夏装，员工必须按公司规定的时间穿着当年当季工作装。如天气发生异常，由各服务中心酌情统一安排更换时间。2、各服务中心负责人对员工日常着装进行监督检查。3、全体员工上班（值班）时必须按规定要求穿着工作装，佩带工牌。并保持服装整洁；基层员工（安防人员、工程人员等）非上班（值班）时间，如无特殊情况，不得穿着工作装。安防作训服只有在巡逻、训练时才能按照规定着装，其他时间不得着装。4、所有正式或公开场合，如公司会议或举行重大活动，以及培训和外出参观学习等，管理层及客服人员必须按以下要求着装：如穿着冬装，必须是西服套装、系领带；如穿着夏装，女员工必须穿着套裙，男员工必须系领带。十、附则此规定自发布之日起执行。6.仓库管理制度一、目的本指导书规定仓库管理工作的步骤和方法。二、适用范围本指导书适用于公司及服务中心仓库物料管理。三、职责1、仓管员必须严格按照本指导书进行工作。2、服务中心经理负责检查、监督仓管员的工作。四、工作程序1、物品分类（1）材料类水暖类：水表、水龙头、阀门、弯头、铁管、铁管、连接管、水胶布等；电器类：电表、开关、电线、接器、灯管、灯泡、保险丝、电工胶布、线槽、线管等；五金配件：铁钉、螺丝、螺丝帽、钢锯条、门窗配件等；清洁类：垃圾袋（桶）、毛巾、拖布、清洁剂、去污粉、洁厕灵等；绿化类：肥料、药品、种子等；（2）工具类机械设备类：吸尘器、疏通器、剪草机、绿篱机、水泵、电、电焊机等；易耗工具类：扫帚、地拖、尘拖、玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、浇水胶管、修枝剪、小锄头等；（3）仪器仪表类万用表、钳形表、摇表、水平仪、压力表等；（4）整机零配件空调、水泵、电梯、配电设备等设备的备用配件；（5）劳动保护用品类绝缘鞋、手套、工作服等；安全帽、安全带等口罩、防护面具等。（6）办公用品类：电脑、文件柜、办公桌椅等；（7）其它：包括家电、厨房设备等。2、物品的标识（1）仓库划分区，一是待检区，二是合格物品存放区，三是不合格物品存放区，划分的方法可以采用在货架上进行标识，并隔离或采用划线挂标牌。（2）物品入库：购