供应商管理办法

供应商管理办法XXXXXXXXXX公司XXXX年XX月供应商管理办法总则为进一步规范公司合作供应商（以下简称“外包”）管理工作，提高外包工作效率，规避外包合作风险，保证公司利益，按照以客户为中心、依法合规从严管理和高质量发展的宗旨和要求，结合工作实际，制定本办法。本办法适用于公司所有工作范围。本办法所称合作供应商，是指公司总部各部门、各项目、分支机构通过集中采购程序选聘并签订合同、协议的承办相关工作的政府机构、企业或个体。所称合作供应商管理，是指通过集中采购选聘确定后，在签订合同（协议）、日常考核、年度评审、调整工作内容及标准、变更合同、函询与约谈、取消合作等日常阶段的管理工作。合作供应商管理应遵循以下原则：严格遵守物业受托合同、协议开展相关外包工作。严格按照公司集中采购管理相关规定开展选聘。在与外包单位联系接触的全程严格遵守《员工廉洁自律准则》、《员工手册》等制度规定，禁止吃拿卡要等违规行为。严格日常管理，做到严谨细致、客观公正、优胜劣汰。分类和职责外包根据工作委托属性分为三类：一是岗位外包。即公司将某个岗位的所有人力资源工作完全外包给第三方人力资源服务机构，而企业自身只需要用人以及集中精力进行业务管理的方式。通常包括保洁、保安、护理等专业服务工作的外包形式。二是业务外包。即公司将一些业务外包给外部专业服务机构具体实施，利用他们的专长或优势来提高公司的整体效率和竞争力的经营管理方式。通常包括设备维保与检测、装饰装修、消防秩序、货物供应、印刷及其他服务供应等专业技术的外包形式。三是人力资源外包。即公司根据需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去，交由其他企业或组织进行管理的方式。通常包括某劳务密集岗位员工的外包形式。各项目、分支机构是外包管理工作的主责单位。负责根据本办法规定，组织实施在签订合同（协议）、日常考核、年度评审、调整工作内容及标准、变更合同、函询与约谈、取消或延续合作等环节的工作，并按照本办法要求及时上报、整改、落实。公司行政人事部是外包管理工作在集采、法务、政策、人力资源等方面的审核部门。负责审核外包工作（含签订合同、协议）中有关编制、薪酬、人员外包单位式的内容与合规性，并提出合理化意见建议；负责外包年度评审的收集；负责根据业务部门提出的调整工作内容及标准、变更合同、取消或延续合作等需要，提供依法合规的制度和政策支持，并监督执行。公司财务部是外包管理工作在费用审核、收付款方式、发票管理等方面的审核部门。负责审核外包工作中有关费用、收付款、发票的内容；负责评估外包工作方面的财务风险，并提出合理化意见建议。公司业务中心是外包管理工作在业务评审方面的审核部门。负责根据各类物业受托合同、协议约定审核外包工作的标准、内容和管理方式；负责审核与外包签订的合同条款中的业务部分；负责审核外包的日常考核、年度评审、调整工作内容及标准、变更合同、函询与约谈、取消合作等业务事项，完善优化外包管理工作；负责组织对接联系项目甲方开展商谈，组织对接联系相关外包单位开展谈判，促成相关事项。公司品牌品质部是外包管理工作在品质监管方面的审核部门。负责抽查外包方的履约品质，并对重大客诉事件进行调查，提出整改建议。管理步骤与方式外包工作管理主要分为：签订合同（协议）；日常考核；半年评审；调整工作内容及标准；函询与约谈；取消或延续合作。在签订合同（协议）阶段。在严格按照集中采购规定履行完选聘手续后，由需求项目、分支机构联系中标方，根据委托工作的类型完善拟签订的合同、协议必备条款（详见附件1），经双方初步协商一致后报公司信息管理系统，经过法务、相关部门及主管领导审批通过后，与中标方签订外包合同、协议。在日常考核阶段。由需求项目、分支机构每次与外包方结算时，与结算单据同时上报结算期间外包工作评审表（详见附件2），由总部各部门根据本办法职责权限审核相关内容并提出意见建议，通过后结算费用。公司业务中心对于协助管理的项目还需每月收集各类外包管理表格，分析研判并根据实际组织实施相关管理工作。日常考核阶段考核的重点为：属于岗位外包的，应重点考核入职条件满足情况、人员上岗率、出勤率、更换率、工作技能情况、服务质量、服务完成及时性、客诉情况，以及外包单位的居间费是否合理等。属于业务外包的，应重点考核服务内容和标准是否合规达标、服务频次是否符合要求、工作响应度是否及时、相关证照是否齐全、安全操作是否合规、阶段性验收或总体竣工验收情况、验收后保修情况、相关档案材料移交情况等。属于人力资源外包的，应重点考核是否具备相关资质条件、是否合规与员工签订合同协议、是否足额缴纳和发放相关费用等。日常考核由各项目、分支机构负责组织实施，并填写相关表格进行记录，如有外包单位违规、重大客诉、或给公司造成品牌、经济方面的损失的，应立即根据合同条款规定，启动约谈、处罚、解除合同等程序。公司业务中心负责抽查各类外包类别业务的日常考核情况。公司行政人事部负责对人力资源外包类别的业务进行抽查。在半年评审阶段。每年6月、12月分别由各项目、分支机构负责根据合作履约情况组织需求和审核部门填写“供应商考核评价表”（详见附件3），外包单位做出客观公正的综合考核和评价，上报公司行政人事部组织总部各部门按照本办法职责权限进行评审并签字，业务中心留档。每年底，由公司行政人事部组织对外包单位的年内12次日常考核结果（取平均分，占总成绩的50%）和2次半年评审结果（取平均分，占总成绩的50%）进行汇总评分。外包单位实行分级管理。A级：日常考核和半年评审各自的平均得分为90分（含）以上的供应商，满足服务效率高、服务时间长、服务质量优，可优先推荐作为公司非公开招标项目的邀请供应商。B级：日常考核和半年评审各自的平均得分为75分（含）以上、90分以下的供应商，服务质量、服务效率方面达到公司基本要求。C级：日常考核和半年评审各自的平均得分为60分（含）以上、75分以下的供应商，出现服务质量较差、服务效率较低、不能有效兑现合同承诺、发生可能影响履约能力的重大事项且未及时提供书面报告等情况。D级：日常考核和半年评审各自的平均得分为60分以下的供应商，出现服务质量较差、服务效率较低、提供虚假材料、无正当理由违约、已影响履约能力且未及时提供书面报告等情况，无法满足公司基本要求，需禁用处理。评分结果为A级的，继续使用。评分结果为B级的，由相关项目、分支机构负责约谈外包方整改。评分结果为C级或D级的，由公司业务中心进行调研并提出是否延续合作及整改的书面意见，上报公司总经理办公会议决议。在调整工作内容及标准阶段。由各项目、分支机构负责根据物业委托方需求、公司要求和现场工作实际，向物业委托方要足相关费用并与外包单位协商一致后，在公司信息系统上报关于调整工作内容及标准的签报和待签订的合同（协议）。待签报审批通过后签订合同（协议），并按照调整后的内容及标准组织实施和管理。在函询与约谈阶段。分为日常与年底集中两部分。日常部分，由各项目、分支机构根据外包单位工作表现、过失，以函询、约谈方式随时组织与外包单位商谈，明确要求整改落实，并留存双方确认签字的文字资料，跟进后续的外包单位整改落实工作到位。年底集中部分，当年底评价为B时，应由需求项目、分支机构约谈相关外包方，就存在的问题和减分项进行提醒、警示，并跟进做好外包工作整改监督检查工作。当年底评价为C时，应由需求项目、分支机构约谈相关外包方，就存在的问题和减分项进行警告，并跟进做好外包工作整改监督检查工作。公司业务中心应视情况组织在约谈工作中进行参与或主导，保证约谈效率并跟进后续整改落实工作情况。函询或约谈后须由各项目、分支机构填写函询、约谈登记表（详见附件4）。在取消与延续合作阶段。由各项目、分支机构负责提出取消或延续合作的意见，并根据公司集中采购管理规定进行上报、解除合同或组织选聘工作。若存在