办公室管理5实务内容与方法

办公室管理实务工作内容与方法2022/10/211管理ppt一、办公室实务的范围和内容——办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.1、我国办公室实务的主要内容2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容2022/10/212管理ppt1、我国办公室实务的主要内容⑴文书撰写（会议记录等）⑵文书制作（打字、复印等）⑶文书处理（收发、传递等）⑷档案管理（归档、管理等）⑸会议组织（准备、善后等）⑹调查研究（计划、实施等）⑺信息资料（收集、整理等）⑻信访工作（来访、投诉等）⑼接待工作（各种来访的接待）⑽协调工作（政策等）⑾督察工作（决议的实施）⑿日程安排（各种日程）⒀日常事务（通讯值班）⒁办公室管理（环境等）⒂其它临时交办的事项以上除⑹⑽⑾项外，其余工作文员都会涉及到。2022/10/213管理ppt2、国际秘书协会确定的

办公室实务的主要内容⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒃协助上司准备财务等报告；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员；21、搞好会务工作22、复印资料2022/10/214管理ppt3、我国外资、合资企业

办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。2022/10/215管理ppt有专业人士认为：在秘书的工作中——文书档案管理：34.25%行政后勤管理：26%协助老板参与经营管理：18.27%组织协调公司会务：12.49%公关与政府关系：5.02%和老板出差跑来跑去3.97%2022/10/216管理ppt总之：办公室是一个单位的综合部门,有大量日常事务工作,只有提高对日常事务的管理水平,做到多而不散,忙而不乱,有章可循,照章办事，才能真正提高办公室的整体效益。

非常规工作：（突发、临时）办公室事务分为常规性工作：信息工作重点安全工作印信工作接待工作会务工作2022/10/217管理ppt二、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想第二、按照“优先顺序”处理工作第一：……第二：……第三：……先计划，再执行！2022/10/218管理ppt第一、确定文员工作的指导思想

——文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成。

计划

实施检查充分了解工作内容排定优先顺序选择工作方法分析实绩与计划的差异，并与以前的工作进行比较。依计划、按上司的要求进行。2022/10/219管理ppt秘书如何办好领导交办事项

（一）接受工作任务要弄清“三要素”１、内容——办什么事；２、时限——什么时间完成；３、要求——工作质量与注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创造前提条件。2022/10/2110管理ppt（二）把握好办事“三形式”办事可能出现三种形式：1．单一办事——在同一时间内完成一项工作任务（专时专办重要的事）2．交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成（两不误，兼顾办）3．穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。（合理安排，提高单位时间效益）2022/10/2111管理ppt（三）优化办事成果“三比较”

办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是利利相交取于大利弊相交取于利弊弊相交取于小2022/10/2112管理ppt（四）检验办事效率“三标准”

秘书人员对领导交办工作，要学会进行工作效率自我检验，不断总结，提高办事效率。工作效率自我检验标准有三：1．质量如何——是不是达到了领导要求的标准，有没有潜在的问题和漏洞；2．速度如何——有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3．影响如何——办事全过程对社会、群众有没有不良影响。2022/10/2113管理ppt（五）向领导复命“三注意”

秘书接受的工作任务，要有头有尾完成，即跟到底，有反馈。工作全部结束或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1．不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2．不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3．不邀利。不因为完成了领导交办工作而提出额外的要求。2022/10/2114管理ppt第二、按照“优先顺序”处理工作如何决定工作的优先顺序呢？——文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.第一阶段：以工作的重要程度为标准分解工作.第二阶段：以工作的紧急程度为标准分解工作.第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况,对于现在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序.请示A、是否应该做的事？B、是否做或不做都无所谓的事？C、是否不可以做的事？应该做的事，集中精力做。A、重要且紧急的事；B、紧急但不重要的事；C、重要但不紧的事；Ｄ有价值，但不紧急，也不重要；2022/10/2115管理ppt优先顺序表审核1、打电话预约黄星公司看房的具体时间2、通知司机今天原定上午九时出车改为下午2时3、拍发祝贺某某公司开业的电报4、复印下午会议资料（20份）5、誊写文件（今天截稿）6、财务报销7、制作感谢信8、整理档案9、制作某主任发言PPT（下周用）2022/10/2116管理ppt▲支配时间秘诀：—充分地利用你最显效率的时间。首先，要确定每天的目标和日程安排。（专家说，要像刷牙一样养成每天把要做的工作排列的习惯。虽要花一点点时间，但益处良多。）其次，要尽量把最重要的工作任务安排在一天里你最有效率的时间中去做。（刚上班半小时一定要抓住）怎样合理安排我们的每一天？？1、细分时间段，再统筹安排：[黄金时间、零星时间、整理时间、阅读时间、睡眠时间]2、最好有切实可行的日程安排表——按照“优先顺序”处理①把自己必须要做或可能要做的工作，一项项列出来。②按照重要程度进行重新排列或编序号③写出各项工作的要求或注意事项④最后检查日程完成情况时，不能以完成多少件来衡量，而要看自己是否把时间利用到最佳程度，

文员的时间管理2022/10/2117管理ppt

▲个人控制时间的技巧P162

1、提高单位时间的价值，即在不影响办事效果的前提下，一个时间内同时做几件事。2、合理分配总的工作时间：日常性工作——15%时间所有工作分为三类偶发性工作——25%时间计划性工作——60%时间3、借用他人时间：A、借用他人成功的经验来缩短自己的摸索和尝试的时间B、将一些重复的、无关紧要的事委托、交办或授权给下级去做。4、预留应变的时间：不要把每天的各项工作时间安排的过紧或连续安排，喘气的时间都没有，这样只会使你成为时间的奴隶。

2022/10/2118管理ppt三、文员的工作方法⒈请示方法与报告方法⒉计划方法和总结方法⒊受意方法⒋传达方法⒌进言方法⒍挡驾方法7、接待方法8、分工方法和合作方法良好的工作方法是一门艺术！2022/10/2119管理ppt⒈请示方法与报告方法请示：是指文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，或有合理化建议，向上司请求批准。——上司必须答复或批复⑴、请示的内容⑵、请示的形式⑶、请示应注意的问题：请示要对口请示要单一报告：是指文员向上司反映情况，或应上司要求作出汇报。报告上司不一定答复或批示⑴、报告内容：定期工作情况报告重大问题的报告应上级要求的汇报合理化建议⑵、报告方式

口头——书面——PPT⑶、注意：报告切忌冗长和空洞，要简明扼要有条理2022/10/2120管理ppt秘书口头报告能力

秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。口头报告前注意的五个细节——

一、精心过滤所掌握的信息，对要报告的信息进行处理、区别对待、慎重报告，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。

二、弄清所掌握信息的原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，报告真实、完善的信息。

三、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。

四、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。

五、把握时机，灵活对待。（人多时、情绪不好时，正在处理文件或要事时、不是特别急的事情，都应缓一步报告）总之，秘书汇报或提意见之前必须留心领导的喜怒哀乐，把握领导最佳心绪的契机。机会抓得准，事情就成功了一半。2022/10/2121管理ppt⒊受意方法受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意文员在受意过程中应注意的事项：1、备好记录本，记录下指识要点2、注意倾听、用心判断指示的用意3、必要时可以提问，直至明白意图。4、接受指示后，要不失时机地贯彻实施。注意听好！

间接的暗示性意图一般蕴含在平时随便交谈或与其他人谈话中。因此，秘书必须随时随地地留心，勤于思考，并通过经常与领导交流、接触，来观察学习领会领导的暗示性意图。但要注意防止不要把上司不成熟意见、质疑、设问误认为是上级的指示，不要自作聪明，弄巧成拙。2022/10/2122管理ppt⒋传达方法传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达：由文员有意识的吹风传达原意传达原件，照本宣科传达大致意注意技巧注意保密重要指示要求复述注意！2022/10/2123管理ppt⒌进言方法进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。

进言的意义和作用：⑴、参谋作用⑵、补缺作用⑶、增进关系作用进言的方法和要求：

⑴适事：必要急事或需纠正的错事。

⑵适时：大事要事立即进言，一半小事空闲进言。

⑶适地：看场合提建议，深思熟虑进谏

⑷适度：掌握分寸，双向交流要适度进言是一把双刃剑，要把握进言的分寸，学会进言的艺术！2022/10/2124管理ppt6、挡驾的方法机敏应对

礼貌、委婉阻挡或拒绝1、领导不愿接的电话挡驾：找理由编织“美丽谎言”应对，记下内容、转告领导2、领导不愿参加会议或活动的挡驾：对没有必要的会议和活动，委婉谢绝3、领导不愿见来访者挡驾：1、找借口打发来访者，或请示领导能否指定别人代替，若可以，则礼貌地请来访者与指定人员会见会谈。2、如果来访者坚持要见领导，而领导实在不想见，则一方面要为领导挡架，让来访者明白今天想会见是无论如何都不行的；另一方面让对方留下电话和会面时间、要求，表示将及时禀告领导，待领导决定后立即通知对方。挡驾的目的——保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作。2022/10/2125管理ppt