公文写作培训最终课件

常用公文写作及规范要求工会郎晓琳2013.7.12培训内容常用公文写作的基本要求03公文写作常见问题解析0402常用公文的写法01公文写作的基本常识

第一章公文写作的基本常识夏商周秦汉时期唐宋明清甲骨文公文演变发展脉络统一规范、公文一词出现公文种类发展繁多，有诏、谕、制、令、旨等。《公文程式》废除封建社会大多公文种类，内容到形式面目一新。原始社会结绳记事、仓颉造字民国时期二、公文的演变史发展脉络新中国成立至今1987年发布《国家行政机关公文处理办法》，于1993年修订发布。2000年重新修订发布。2012年《党政机关公文处理工作条例》严格规范公文写作。

三、公文的主要特点内容上鲜明的政治性和政策性效能上的法定权威性和行政约束力体式上的程式化和规范化使用上特定的范围和时限文风与语言上的准确与庄重

上行文指下级机关向所属上级机关的发文。如：请示、报告等。平行文下行文指上级机关对所属下级机关的发文。如：命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

指相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。

如：函、知照性通知等。

党政机关公文决议、决定、指示、意见、通知通报、公报、报告、请示、批复条例、规定、函、会议纪要等

企业常用应用文通知、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要讲话稿、简报、计划、总结等

行政公文

命令（令）、决定、公告、通告、通知通报、议案、报告、请示、批复、意见函、会议纪要四、公文的种类

第二章常用公文的写法通知一

适用范围适用于下达指示、布置工作、传达有关事项等公司各类信息。1正文1.通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。”2.通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。3结尾

三种写法：1.意尽言止，不单写结束语。2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3.再次明确主题的段落描写。标题

发文部门＋事由＋文种，也可只有后两部分或直接写《通知》。有些特殊情况下的通知，在标题中应写明性质，在“通知”前加上说明性词语，如“紧急通知”，“补充通知”等。通知的写法2通知的结构

XX部关于XXXX的通知各部(室)、车间：为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。一、XXXX二、XXXX

……

特此通知

XX部

X年X月X日通知的注意事项

通知具有指示工作性质，因此所陈述内容要有条理，内容复杂的需要分条列项，做到通知事项阐述朴实易懂，禁用难以理解的语言。

根据会议性质不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和专项会议纪要。根据内容的不同，会议纪要分为专题型纪要和综合性纪要。会议纪要分类

适用于记载和传达会议情况和议定事项。二会议纪要适用范围

正文“会议纪要”正文可分为三个部分，即：第一部分：会议基本情况。交代会议时间、地点、议题、与会人员等。第二部分：会议内容纪要。对会议记录的原始材料进行分类整理、归纳出与会者经过讨论取得一致意见的几个问题，列出与会者存在的主要分歧意见等等。第三部分：提出希望或号召，有的可省略。

落款署上发文部门及日期，有的可省略；会议纪要不加盖印章。

标题

“会议纪要”的标题一般由会议名称和文种两项构成。会议纪要的写法会议纪要二正文的几种写法集中概述法把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。分项叙述法即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。发言提要法。把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。红头会议纪要范例

求示性的请示请求上级给予指示、裁决的请示。求准性请示请求上级审核、批准的请示。求批性的请示请求上级批准并转发的请示。请示的分类

适用下级向上级请示、批准。三请示适用范围请示三请示的注意事项必须一事一请示，不能许多事搅在一起；标题一定要写明“请示”，不要写成“请示报告”；不要在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项；必须事先请示，不能“先斩后奏”；只能向上一级部门请示，不能越级请示、多方请示，也不能向不相隶属部门请示；请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商取得一致意见后再向上级部门报送请示；经过协商却不能达成一致意见时，要在请示中说明；请示三请示的注意事项几个部门因同一事项需要请示时，可联合向同一上级部门报送请示；请示一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级部门；除上级部门负责人直接交办的事项外，不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”；请示要在成文日期后标明联系（部门）人和联系电话。请示的结构XXX关于XXXX的请示XXXX：

xxxxxxx(请示原由）

xxxxxxx(请示事项)

妥否，请批复。

X年X月X日（联系部门或个人+联系方式）

按性质分——综合性报告、专题性报告按时间期限分——定时性报告、随时性报告按内容分——汇报工作的报告、反映情况的报告、答复询问的报告、报送材料的报告报告的分类

适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。四报告适用范围

正文主送部门

报告的主送部门可以是一个，也可以是几个。顶格写于文首、其后用冒号。正文报告原由（有时可以省略）报告事项（这一部份是报告的主要内容）报告结语（“特此报告”或“以上报告，请审阅。”）

落款生效标记：成文日期+印章

标题

发文部门+发文事由+文种“质量管理部关于板蓝根颗粒质量情况的报告”发文事由+文种“关于招待费使用情况的报告”报告的写法报告的注意事项材料要真实除综合性的报告外，都要遵守一文一事的原则。报告的结构XXX关于XXXX的报告XXXX：

xxxxxxx(报告原由）

xxxxxxx(报告事项)特此报告。

X年X月X日

按时间划分年度计划、季度计划、月份计划、周计划按范围划分单位计划、部门计划、车间计划、科室计划计划的分类

计划是为做好某项工作或完成某项任务，根据上级的要求，结合本单位实际情况，确定具体的目标、要求，提出相应的措施和办法而预先作出安排时拟定的一种公文。五计划概念1正文

前言：相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。主体：计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。3结尾

“以上是XX计划…”此类语句，可省略。标题

一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成。计划的写法2计划的注意事项从实际出发，量力而行；计划中的目标、任务、指标等要写明确；使用表格表达计划内容，表格设计要简明，不要在一张表格上列过多的项目，必要时，可以把计划内容分成几张表格来体现。

总结按照其工作范围的不同，可分为两类：1.综合性工作总结2.专题性工作总结总结的分类

适用于对已经完成的工作进行全面回顾，它要对整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼出规律性的东西，用于汇报以便指导今后工作。六总结适用范围1正文前言：即情况概述。主体：即经验体会、分析评定。3结尾即存在的问题及今后努力的方向。标题

一般由发文机关、时限、内容、文种四部分组成。总结的写法2总结的注意事项收集和整理材料实事求是，一分为二围绕中心，突出重点叙议结合，语言简朴总结的结构月工作总结

xxxxxxx(情况概述)一、XXXX方面：

xxxxxx

（经验体会，分析评定）二、XXXX方面：xxxxxx……（结尾）XXXXXXX(存在的问题及努力方向)

按解决事项的内容分类，可分为入团、入党、困难补助、调换工作、建房、领证、贷款申请书等。申请书分类

申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种文书。七申请书概念

正文称谓：顶格写明接受申请书的部门或有关领导。正文：正文部分是申请书的主体，首先提出要求，其次说明理由。理由要写得充分客观，事项要写得清楚、简洁。结尾：写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等，也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。

落款署名+日期：个人申请要写清申请者姓名，单位申请写明单位名称加盖公章，注明日期。

标题有两种写法，一是直接写“申请书”，另一是在“申请书”前加上内容，如“入党申请书”、“调换工作申请书”等，一般采用第二种。申请书的写法申请的注意事项申请的事项要写清楚、具体，涉及到的数据要准确无误。理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到上级领导的批准。语言要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。申请的结构

XXX申请书

尊敬的xx：(可以是单位，也可以是个人)

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（提出请求，说明理由）……(结尾)

特此申请。(或是)此致敬礼

申请人：XXXX年X月X日

申请与请示区别请示是法定公文，申请为专用书信，属于不同文种。

请示用于下级部门向上级提出请求，申请不仅用于下级向上级请求，也可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。请示的行文对象固定，内容限于本系统，写法规范；申请的行文对象不定，内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。

请示的作者是法定的部门、集体；申请的作者可以是部门集体，也可以是个人。请示可以带附件，对正文补充说明或参考。范例关于开通网络的请示(申请)尊敬的公司领导：为了更好的及时解决工作中遇到的问题，同时学习和了解更多的专业知识提高自身修养，扩大知识面，因此XX申请将工作所用电脑开通网络，恳请领导批准。申请人：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXx年x月x日申请与请示混淆，申请是“可不可以做”；请示是“怎么做”。称谓不明确，应为“信息技术部”申请人处若是几个部门联合申请，则由几个部门的分管领导签字即可；若一个部门(车间)多位员工申请，则由部室长(车间主任)签字。若是单位申请写明单位名称并加盖公章。

第三章常用公文写作的基本要求基本要求公文的观点必须正确（合法、合理、全面）领导（上级）意图理解领会必须到位公文的内容必须务实（真实、可行）公文的语言必须得体（准确、通顺、简练、严谨）语言要求规范要使用书面语言，不用或少用口语、俗语。要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言。准确科学庄重与平实，不过分使用修饰词语。尽量采用准确的数据指标说明问题。使用国家规范的标点符号和计量单位。语言要求简练符合公文体裁的总体要求。适应不同文种表达形式的要求。使用含义确切、限定的书面语言。得体简短：在准确表达思想内容的前提下，用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容在遣词造句方面下功夫清除空话套话简明：要把思想内容表达得简要明白。开头：开门见山，起笔入题结尾：明确提出行文要求层次分明

怎样搞清领导意图领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。领导意图常见公文结构及格式要求12层次与段落：层次是指包括公文的几个部分——符合思维逻辑段落是公文的基本构成单位，一段只能表达一个意思，一个意思尽量在一段中完成。3过渡与照应：过渡是指公文的上下衔接和转换(词、句、段)照应是指公文内容的前后关照和呼应(文题、首尾、前后)开头与结尾：开头要简洁—“开门见山”、引出问题、吸引读者。结尾要干净利索、自然实在。言止意尽.不强求一律。公文的结构公文的格式要求公文格式简言之为公文的表现形式公文格式公文介质公文印制公文中数据表示公文各要素排列纸介质公文电子公文等核心空口无凭立字为据开本规格印刷装订文字、符号、数字、图表等公文格式标准化公文介质——纸要求公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡~80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%，横向耐折度≧15次，不透明度≧85%。PH值为7.5~9.5纸张的定量、白度、横向耐折度、不透明度和PH值是公文用纸质量的重要依据，也是界定公文用纸经济型的主要依据定量白度横向耐折度PH值不透明度公文用纸公文用纸幅面尺寸及版面要求公文用纸采用GB/T148中的规定的A4纸，其成品幅面尺寸为210㎜×297㎜公文用纸天头(上白边）为37㎜±1㎜，公文用纸订口（左白边）为28㎜±1㎜，版心尺寸为156㎜±225㎜字体字号一般用三号仿宋字体行数和字数一般每页22行每行28个字撑满版心一般为黑色公文各要素排列完整公文由版头，主体和版记三部分组成6位3号阿拉伯数字，顶格版心左上角第一行一般用3号黑体字，顶格在版心左上角第二行，保密期限阿拉伯数字标注3号黑体顶格版心左上角发文机关标志居中排布小标宋体字红色联合行文主办机关在前文件二字置于机关右侧版头发文机关下空两行，居中排布（省签发人时）有签发人如上图“签发人”三字加全角冒号，仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字，居右空一字，出现在上行文分隔线与发文字号下4mm与版心等宽主体用2号小标宋体字，红色分隔线下空两行，一行或多行排布，词义完整、排列对称、长短事宜，除书名号之外不宜出现其他标点符号标题排列为菱形或梯形标题下空一行，居左顶格，回行仍顶格，最后一个机关用全角冒号公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体，编排与主送机关下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，文中结构层次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”一层用黑体，二层楷体，其余用仿宋体正文下空一行左空二字编排”附件“二字，后标全角冒号和附件名称，需回行，与附件名称首字对齐单一机关成文，发文机关及日期成文日期中数字用阿拉伯数字，年份标全称，月、日不编虚位（即1不编01）印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内发文机关署名按照发文机关顺序排列，两印章间互不相切或相交，署名的左右排列顺序与发文机关标志中的排列顺序一致印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内各发文机关按照发文顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压署名，最后一个印章端正居中下压署名和成文日期，印章排列整齐，互不相交或相切成文日期居右空4字发文机关署名长于成文日期，署名居右空2字编排，成文日期以发文机关为准右移2字成文日期比发文机关署名长，成文日期居右空2字编排，发文机关署名适当增加右空字数成文日期标注在署名的下一行附件二字及附件序号用3黑体字顶格编排在版心左上角第一行附件标题居中编排在版心第三行，格式要求同公文标题附件正文格式要求同正文版记版记中的分隔线与版心等宽，首条线与末条线用粗线，末条线与公文最后一面的版心下边缘重合中间线用细线主送机关和抄送机关移到版记中，主送机关和抄送机关之间不用分隔线隔开。一般用4号仿宋字体，“抄送”、“主送”后加全角冒号。印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字，阿拉伯数字表示年月日，年份标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字，版记中如有其他要素，需将印发机关和印发日期用分隔线隔开页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下半缘之下，数字左右各放一条一字线，单页码居右空1字，双页码左空1字，公文版记页前有空白页的，空白页和版记页不编页码，附件和正文装订，页码连续编排第四章公文写作常见问题解析标题不规范成分多余：如关于(申请)××的请示；句式杂糅：如关于召开××会议（有关事宜）的通知；成分残缺：如关于××同志出国考察（事宜）的请示；标题使用标点符号：2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。结构层次序数混乱经常直接用“1.”、“2.”……；正确的结构层次应为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”等。生造文种

如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，“关于××的说明”格式不规范范例说明不是文种，所以标题不能写“关于XXX的说明”

以部门为单位的相关文件，负责人签字即可，无须多人签字根据内容确定文种，标题“XX车间关于XX工伤情况的报告”签字：部门(车间)为单位上报，则由车间主任签字即可；若是几个部门(车间)联合上报，则由分管领导签字即可。如果是证明材料，可以一人或多人签