商务信函的写作须知

我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔•肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用"C原则：Completeness（完整）Concreteness（具体）Correctness（正确）Conciseness（简洁）Clearness（明晰）Courtesy（礼貌）Conscientiousness（诚意）商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。一、压缩篇幅，删繁就简。（一）3W式结构。一封商务信函的全文结构可以用3W来表示，即：Whydoyouwritetheletter?第一部分）；What’sthedetailedreason?（第二部分）；Whatdoyouexpectyourreadertodo?（第三部分）。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：例（1）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。例（2）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。2、第二部分（What'sthedetailedreason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：例（3）：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。3、第三部分（Whatdoyouexpectyourreadertodo?）：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：例（4）:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。以上例（1）、（3）、（4）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。（二）避免客套罗嗦、语义重复。如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（cliche）和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：例（5）：Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。）本句由42个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.（如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。）例（6）:WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句"WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“wehaveconsideredthemattercarefullyand”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch20.你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。二、给“臃肿”的段落“瘦身”。在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneral'［五摘自周邦友《英语应用文大典》第76页）如：例（7）ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点：1.伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；2.这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；3.希望对方随时告知有关情况。按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：ItisreportedthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。三、句子精练，避长就短。句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。（摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。）一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员StephenYoung每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：Iwillbethere（我会到）.简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完！！（一）按照意思拆分复合句。长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：例（8）：Regardlessoftheseseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：1、添加标志性词语。如first,second等这些序数词。Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationintwoways.First,theymayenrollinthespecialcoursestobeofferedbytheABCCompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24.Second,theymaytakeapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.2、用项目符号来划分。Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationinoneofthetwoways:•byenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24,or•bytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.（二）将一些支离破碎的简单句整理组合。一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”（摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第33页）。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：例（9）：①WehavereceivedyoursamplesyousentthesamplestousonNovember20.②Thankyouverymuch.③That'sjustwhatcanfulfillourorderplan.④Sowearepleasedtoplaceanorder.⑤Andwehaveenclosedourordersheetwiththisletter.这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：ThankyouforyoursamplesyousenttousonNovember.Wearepleasedtoplaceanorderasspecifiedontheenclosedordersheet.原来的五个单句共用了44个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个，压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。（三）使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。例（10）：Wordy:Inthesenseofhisspeechhetalkedonthequestionofsecurities.Concise:Duringhisspeechhetalkedaboutsecurities.例（11）Wordy:Duringtheproceedingyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.Concise:Lastyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.例（10）和例（11）中wordy的句子里Inthesenseof可以用During来代替，同为"在...里"的意思；onthequestionof可以用about来替代，同为"有关...，关于..."同理，例（11）中wordy的句子里的Duringtheproceedingyear也可以用Lastyear来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢？四、词汇运用，力求简明。词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达；②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式；③尽量避免意义重复的修饰词；④避免使用陈旧的商业术语；⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。（一）用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如：例（12）：WewillendeavortoutilizethiskindofcomputeronapproximatelyMarch15,soweplacethisorderof100sets.（我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100台。）如果此句中的endeavor用try来代替,approximately（大约）用about来代替，utilize用use来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话可以节省的，如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。（二）善于运用动词。笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence结尾的词前面加上make类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如：例（13）：WehavemadeshipmentofyourorderNo.632.（我方已经交运你方的632号订货）例（14）：Heputforwardthesuggestionthatshedraftthedocument.（他建议她起草那份文件）例（13）中的"madeshipment"可以用shipped代替都是“用船运输”的意思,ship名词可以作动词用.例（14）中putforwardthesuggestion和suggest意思相同,suggest还比putforwardto更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.（三）避免不必要的重复。必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。例（15）：Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.（我们已经开始向外国出口机器。）例（16）：Sampleswillbesentandofferswillbemadeuponreceiptofyourspecificenquires.（一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。）例（15）中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个totheforeigncountries（向外国），不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成：Wehavebeguntoexportourmachines.（我们已经开始出口我们的机器。）例（16）是一个复合句，第二分句中“willbe”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquires.仅仅这么一改，例(15)就压缩掉了4个词，例(16)由原来的15个词压缩到了修改后的13个。(四)避免使用陈旧的商业术语(commercialjargon)。每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。英语的行话“jargon"，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”(《牛津英汉词典》第800页)，例如“That’sajargontome.”意思是“It'shardformetounderstand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“argon”的文章。例(17)：Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.在这个句子的语境中我们可以推测出来takelibertytoapproachyouwiththerequestthat可能是一种礼貌客套的表示，“麻烦您……”或者"请您……”，基本上相当于“please"。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人？既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的takelibertytoapproachyouwiththerequest呢？修改后的句子为：Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.(五)善于运用缩略词和缩略语。在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函