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企业电子文件归档与管理规则(修订)

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第1页适合用于企业、科技事业单位对电子文件归档与管理

1范围

2引用标准电子文件归档与管理规范GB／T18894—

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第2页3定义电子文件：指在数字设备及环境中生成以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递文件。归档电子文件：指含有参考和利用价值并作为档案保留电子文件。业务研讨会企业电子文件管理规则修订第3页实体指以纸质、实物、录音带、录像带等为载体档案。有实体依靠归档电子文件指实体档案经数字化处理后所得电子文件或是由相关软件直接产生并有相对应实体档案电子文件。无实体依靠归档电子文件指由相关软件或设备直接产生并无相对应实体档案电子文件。

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第4页·真实性·完整性

·有效性·背景信息·元数据

电子文件应该具备特征:业务研讨会企业电子文件管理规则修订第5页真实性

指对电子文件内容、结构和背景信息进行判定后，确认其与形成时原始情况一致。完整性指电子文件内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性指电子文件应具备可了解性和可被利用性，包含信息可识别性、存放系统可靠性、载体完好性和兼容性等。背景信息指描述生成电子文件职能活动、电子文件作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响历史环境等信息。元数据指描述电子文件数据属性数据，包含文件格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。业务研讨会企业电子文件管理规则修订第6页举例各单位所产生电子文件类型:

制发公文接收公文数码照片数码影像数字音频CAD制图数据文件扫描文件随机文件其它业务研讨会企业电子文件管理规则修订第7页电子文件主要有以下几个类型：（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成文字文件、表格文件等。（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备取得静态图像文件。（三）图形文件：指采取计算机辅助设计或绘图取得静态图形文件。（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备取得动态图像文件。（五）声音文件：指用音频设备取得并经计算机处理文件，归档时应注意搜集其属性标识和相关软件。（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上复合信息形式。（七）数据库文件：指采取数据库系统制作数据文件及可能产生各种相关辅助文件。（八）超文本文件：超文本文件以节点为信息单位（传统文本文件以字符为信息单位）。它能够是文本、图形、图像、动画、声音、甚至计算机程序或它们组合体。在概念上，普通把已组织成网（WEB）信息称为超文本文件。（九）计算机程序：指计算机使用商用或自主开发系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成各种管理数据、参数等。业务研讨会企业电子文件管理规则修订第8页4搜集

要求一：电子文件搜集积累由文件形成部门指定专员负责，档案部门负责其监督和指导工作。

要求二：用文字处理技术形成文本文件，搜集时应注明文件存放格式及其属性，搜集时应转换为XML或TXT格式。

(注:现阶段支持word)要求三：用扫描仪、数码相机等设备取得静态图像文件，搜集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式业务研讨会企业电子文件管理规则修订第9页要求四:用计算机辅助设计或绘图等取得图形文件，搜集时应注明其软硬件环境和相关数据要求五:用视频设备取得动态图像文件，搜集时应按MPEG2方式压缩要求六:用音频设备取得声音文件，搜集时应转换为MP3格式

要求七:由计算机多媒体技术制作多媒体文件，其中包含前面所表示两种以上信息形式，搜集时应转换为MPEG2以上格式业务研讨会企业电子文件管理规则修订第10页要求八:计算机使用自主开发系统软件、应用软件等计算机程序，必须将软件源程序及其开发、编译工具一并搜集要求九:归档电子文件搜集时应转换成本规范要求格式，因技术原因无法转换，必须将相关软件一并搜集要求十:积累过程中应定时制作电子文件备份,并存放于能够脱机保留载体上.业务研讨会企业电子文件管理规则修订第11页5整理

·分类

有实体依靠电子文件分类保持与实体档案分类一致。无实体依靠电子文件，现阶段暂归入其它类。按卷管理方式整理有实体依靠电子文件命名与对应实体档案卷内序号一致，如：01.doc,02.tif。按件管理方式整理有实体依靠电子文件命名与对应实体档案档号一致，如：GL.1-001.doc,CP1.1-001.tif。业务研讨会企业电子文件管理规则修订第12页·分类

无实体依靠每份电子文件命名为“类目号”+“-”+“流水号”，如：QT-001.mpg。类目号现阶段采取“分类号”+“年度号”表示，分类号用“QT”表示，各单位依据实际情况可设为“QT1”、“QT2”等；年度号采取四位阿拉伯数字表示，如：QT1.。流水号采取阿拉伯数字表示。电子文件名书写格式要求，同为阿拉伯数字或字母编写类目层次中间用间隔号“.”隔离；类目号与流水号中间用“-”表示。

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第13页业务研讨会企业电子文件管理规则修订第14页·整理方法

1归档电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘或磁带，档案部门给予帮助、指导2有实体依靠归档电子文件,按照实体档案整理方式相对集中组织存放载体:

管理类文件形成静态图像、文本等电子文件应以不一样保管期限为单元，按照电子文件形成时间次序分别拷贝至对应载体

产品、基本建设、科研、设备类档案形成电子文件应以产品型号、建设项目、研究课题、使用性质等原因为单元，按照实体档案排列次序分别拷贝至对应载体

音像类档案数字化后形成图像、声音等电子文件，分别以录音、录像为单元，按照实体档案排列次序分别拷贝至对应载体

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第15页·整理方法

3无实体依靠归档电子文件，以每件电子文件为单元按件整理，按照电子文件形成时间次序排列相对集中组织存放载体4有实体依靠归档电子文件不需要著录，要与实体档案机读目录关联5无实体依靠归档电子文件著录参考DA/T18进行著录，并补充电子文件特有著录项目，如，背景信息、元数据等业务研讨会企业电子文件管理规则修订第16页·整理方法

根目录说明著录电子文件文件文件子目录一件电子一件电子文件子目录文件子目录电子文件

注：假如没有软件，应手工建立与要求内容一致根目录6归档电子文件应与其相对应著录文件、说明文件同时拷贝至载体中。其组成以下列图所表示：

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第17页解释：①说明文件以“readme.TXT”命名内容包含项目名称、任务起源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、责任人、参加人、起止日期、密级、制作人、检验人、制作时间、电子文件类别代码G—图形文件I—图像文件D—数据文件T—文本文件P—计算机程序A音频文件V视频文件业务研讨会企业电子文件管理规则修订第18页③电子文件子目录----文件夹以“data”命名，内容由每份电子文件或存放每份电子文件子目录组成②著录文件以descript.xml命名内容应是该盘载体中存放电子文件机读目录，由计算机档案管理系统形成解释：业务研讨会企业电子文件管理规则修订第19页解释：④一件电子文件子目录按件管理方式整理有实体依靠电子文件，不需要建立此子目录，直接在5.2.6.3中存放电子文件。按卷管理方式整理有实体依靠电子文件，以实体档案档号命名子目录，每份卷内文件对应电子文件存放在子目录内。无实体依靠电子文件，不需要建立此目录，直接在5.2.6.3中存放电子文件。

⑤电子文件一件归档电子文件内容以一对多形式存在，每个电子文件应以“页号”命名；一件归档电子文件内容以一对一形式存在，参考5.1要求命名。

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第20页7存放归档电子文件载体，应附有标签，标签分正面和后面。以光盘标签为例，式样以下：正面:后面:·整理方法全宗号载体编号保管期限全宗名称形成时间件数制作时间制作人审核人套别背景信息全宗号载体编号光盘种类文件类型责任者制作标准制作软件制作设备复制时间全宗号由市档案馆确定。未给定全宗号单位，该项可暂空。载体编号有实体档案依靠电子文件载体编号由“GP”+“.”+实体档案类目号+“-”+流水号。如：GP.JJ1-001基本建设类档案中第一个项目标第一张光盘GP.GL1-001管理类档案保管期限为永久第一张光盘业务研讨会企业电子文件管理规则修订第21页·整理要求1归档电子文件应使用只读光盘、磁带作为保留载体，现阶段提议使用光盘做为归档电子文件长久存放载体。禁止使用软磁盘作为归档电子文件长久保留载体。2不一样保管期限、不一样类别电子文件不应存放在同一载体中。3把拟归档电子文件拷贝至耐久性载体上，应一式三套，分别用A、B、C表示。A表示封存保管，B表示利用，C表示异地保留。4有实体依靠归档电子文件应与经档案行政管理部门认定计算机档案管理系统所形成机读目录建立准确、可靠关联标识。业务研讨会企业电子文件管理规则修订第22页盘片选择

一、尽可能选择金盘二、选择兼容性好盘片选择品牌著名度较大产品，如SONY、BenQ等可能防止与主流刻录软件冲突三、选择A级盘品牌四、非万不得已，不要超刻提醒：光盘表面除了要用光盘专用笔标注“光盘编号”外不允许写其它内容

·整理方法

CD-R是一个一次写入、永久读标准。CD-R光盘写入数据后，该光盘就不能再刻写了。刻录得到光盘能够在CD-DA或CD-ROM驱动器上读取。业务研讨会企业电子文件管理规则修订第23页归档

要求:①电子文件形成部门按本规范要求将整理好归档电子文件及其配套实体档案移交档案部门验收。②作为永久、长久保留电子文件，必须形成对应纸质文件一并归档。③统计了主要文件主要修改过程，有查考价值电子文件应与其正式文件一并归档。④应确保归档电子文件凭证作用，对只有电子签章电子文件，归档时应附加有法律效力非电子签章。业务研讨会企业电子文件管理规则修订第24页判定与检验电子文件归档范围、保管期限和密级参考纸质文件材料归档相关要求执行，并包含对应背景信息和元数据。归档电子文件应为最终版本,有实体依靠归档电子文件应与实体档案在内容、相关说明及描述上保持一致，确保归档电子文件真实性和完整性。检验归档电子文件存放载体是否符合归档要求，不能有病毒、划痕，确保归档电子文件有效性。在符合软、硬件平台要求条件下，应确保归档电子文件能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。归档电子文件应不被非正常改动，确保其载体安全和信息安全归档电子文件若需作“使用权限保护”，应填写《归档电子文件使用权限保护清单》（见附录A）。归档电子文件经过判定、检验,档案管理部门将检验结论填写在《归档电子文件移交、接收检验记录表》（见附录B）中，双方签字盖章，一式二份，一份由电子文件形成部门保留，一份由档案室保留。

归档

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第25页归档电子文件移交、接收检验记录表移交部门：接收部门：检验项目检验结果载体外观检验病毒检验完整性检验准确性检验有效性检验检验人：年月日审核人：年月日业务研讨会企业电子文件管理规则修订第26页归档电子文件使用权限保护清单序号电子文件名称题名类别代号载体编号实施日期解除日期业务研讨会企业电子文件管理规则修订第27页归档时间各类电子文件归档时间应按照各类纸质文件材料要求定时完成。

业务研讨会企业电子文件管理规则修订第28页①归档电子文件应有严格管理制度和技术办法，确保其真实性、完整性、有效性。②归档电子文件保管除应具备纸质档案普通要求外，还应具备一些特殊条件。·归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸统计涂层。·载体应直立存放，做到防尘、防形变；·环境温度范围：17℃-20℃，相对湿度范围：35%-45%；·存