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文档简介
会议服务规程进行会务需求了解时,针对本组织可以提供的会务服务内容,设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。服务策划:根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划,形成实施方案,其中宜包含但不限于以下方面:——职责分工;——时间安排;——场地安排;——会务用品及硬件设施配备;——突发事件应对措施;——会议秩序及安全等。会前准备将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分,并制定相应的标准,以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求,会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面:——布置导引;——布置签到;——布置横幅与大背景;——检查会议用桌、椅,主席台布置,座位格局和座次安排;——布置台布;——制作并摆放座席牌;——摆放不同类型麦克风;——摆放花卉;——制作与佩戴胸花;——提供纸笔;——提供毛巾、纸巾;-1-——调试灯光;——调试音响;——调试投影;——调试空调;——准备茶具(水);——准备果盘;——检查安全、消防设施及疏散通道;——了解会议程序及个性化服务需求;——备用物品:电源转换插座、万能充电器、插电板等。会中服务:将会中服务涉及的内容进行细分,并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面:提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务,在客人较多的情况下,二人或多人同时分正反二个方向进行,但不可将主人放在最后。无客人的情况下按级别和座次进行。茶水服务:斟倒茶水时,在客人的左侧进行,侧身左脚前跨一小步(约25-30公分),右脚保持不动,然后用无名指与小拇指夹住杯盖,中指与食指并拢扣住杯柄大拇指在上拿住杯子,同时用上提示语“对不起,打扰一下”,并在客人左侧约30公分左右操作,茶水倒至八分满,注意客人的动态,以免发生碰撞。服务过程中需忙而不乱,快又稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时,声音要轻,茶杯需放在客人的右手位置,同时杯柄朝后成45度,并轻声(标准是只有客人一人能听见)说“请用茶”。会后整理:将会后整理内容进行细分,并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以-2-下方面:——回收可重复使用的用品,清点数量并记录等,将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I;——清理会务设施设备,检查有无缺失或损坏,清洁后归位或返还,做好相应记录;——检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品,如有遗失应立即还送给客人,如未能及时送还,应妥善管理,做好记录,同时立即通知会议主办方;——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏,及时报告会议主办方或业主,协助追补损失,做好记录;——对会议期间的丢弃物进行打扫;对会议室洗手间进行适当保洁;——关闭会议厅(室):包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。会务服务人员仪表、仪态要求:仪表要求服装要求一般要求A.1.1.1.1根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰,选择款式相同的工鞋;保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。A.1.1.1.2工装外不应显露个人物品;衣袋、裤袋整理平整,勿显鼓起;保持工装干净、平整,无明显污迹、破损。着装要求A.1.1.2.1着装应统一,身着裙装时,西裙宜配长袜和工鞋,西裙长度于膝盖上3厘米;着裤装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面。工作牌佩戴要求工作牌宜佩带在左胸;工作牌距离肩缝18厘米,距中线5厘米,不应斜戴。工鞋宜穿黑色皮鞋(以软底鞋为宜);鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。丝袜A.1.4.1着西裙时宜穿长筒肉色丝袜,并保持丝袜干净、完好,不宜穿短袜-3-或不穿。饰品A.1.5.1不宜佩戴夸张饰品、彩绳;可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品,佩饰不宜过多。妆容发式简洁,面容清爽;女性可着淡妆,香水味不宜过浓,可涂抹透明指甲油。仪态要求站姿A.2.1.1站姿上身正直,头正目平,挺胸收腹,腰直肩平;双手搭握,稍向上提,放于小腹前;双脚可前后略分开,一只脚略前,一只脚略后,前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。会务服务人员站姿可参见图A.1。图A.1会务服务人员站姿示意图A2.1.3行姿身体重心应稍向前,头朝正前方,眼睛平视,面带微笑;上身正直不动,两肩相平不摇,两臂摆动自然,步幅适中、匀速。会务服务人员行姿可参见图A.2。-4-图A.2会务服务人员行姿示意图A.2.3.1坐姿背对座椅轻坐,后腿能够碰到椅子;两个膝盖合并,腿可放中间或两边。会务服务人员坐姿可参见图A.3。图A.3会务服务人员坐姿示意图导引为宾客导引时,应走在宾客左前方,距离保持2~3步。遇拐弯或台阶处,应回头向宾客示意说“请当心”。引领客人时,宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。为宾
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