公司档案管理办法

PAGE19PAGE21档案管理办法第一章总则第一条为使本单位管理的各工程项目管理工作的制度化、规范化、标准化，营造和谐的内外部建设环境，根据国家和省水利行业有关档案管理的法律法规、政策规范，结合昆山市水利工程建设的实际，制定本办法。第二条工程档案是指工程在立项审批、招标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等以纸质、胶片、磁介等载体形式存在的全部文件材料。第三条工程档案是工程建设与管理工作的重要组成部分，贯穿于工程建设的全过程。按照“统一领导、分级管理”的原则，建设、设计、施工、监理、设备等单位必须由技术负责人负责，并配备至少一名专职档案管理人员，建立档案管理网络，确保工程档案标准化、规范化管理。第二章档案管理第五条管理处全面负责本工程档案工作，制定工程档案各项管理制度，统一档案整编标准，组建档案管理网络，开展档案业务活动，对施工、监理的档案工作进行监督和指导，安排和协调项目档案的验收、汇总、移交等工作。第六条管理处作为各建设项目的项目法人当认真履行对项目档案总负责的职责。要明确档案工作的分管领导、档案管理的责任部门和责任人。在做好自身产生的档案收集、整理、保管和归档工作的同时，要加强对参建单位的档案工作进行检查、指导和监督。第七条档案专（兼）职管理人员要认真履行岗位职责，做好文件材料的收集、整理、组卷和归档工作，做好档案的保管、统计、日常维护和查、借阅等利用服务工作。第八条各参建单位（勘察设计、监理、施工等单位）必须按照本办法，明确本单位有关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内的工程档案的收集、整理、归档和保管工作，自觉接受项目法人档案管理部门的监督和指导。监理单位在做好自身监理文件的收集、整理、归档的同时，还应履行对施工文件及竣工图进行检查、审核和签署的职责，保证施工和监理文件材料的完整性和准确性。第九条在工程建设初期，各参建单位应就明确声像档案的专门负责人，认真做好声像材料的整理和注释工作。工程建设的各个时期，每个建筑物（标段）、重大事件、事故，都必须有完整的声像材料。第十条要做好技术引进、科研、设备开箱等资料和图纸的收集整理工作，设备货品清单由监理人员及建设方管理人员签字后保存，并及时交档案管理人员统一管理。第三章档案的收集、整理、形成第十一条按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，项目施工阶段形成的文件，由各施工承包商负责收集、积累；监理单位除了负责收集、积累项目的监理资料，还应负责监督、检查项目施工中的资料收集、积累和完整情况；审核竣工验收中文件资料收集、整理情况，并向项目法人提交其监理业务范围内经审核、鉴认后的有关专项报告、验证材料及监理文件。第十二条各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。第十三条归档的文件材料力求是原件或正本，文件材料的形成程序要规范，印件与定搞（含发文稿纸）要同时组卷归档，文件材料质量符合以下要求：一、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；案卷内封面、卷内目录、备考表等一律采用电脑打印，签字手续完备；图片、照片等要附以情况说明。二、凡由易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形式的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件（不需打页码）。三、复印、打印的文件、图片，字迹、线条和影像的清晰及固色程度应符合设备标定质量。四、录音、录像文件应保证载体的有效性。五、电子文件应以光盘为长期储存介质。第十四条项目文件的整理要求一、施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理，检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。二、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理。现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。第十五条竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可组合立卷，但不能将同一专业的图纸分出一部分与其他专业图纸组合成一卷。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章。竣工图的编制形式和规范，可按以下情况区别对待：一、凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章。二、一般性图纸变更，符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章。三、凡结构形式、工艺、平面布置等重大改变或图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。第十六条竣工图章的使用一、竣工图章内容、尺寸：长度为80mm，宽度为60mm。二、竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚、完备，签字人必须由本人签写不得代签。三、竣工图章盖在图内标题样附近空白处。四、竣工图章使用不褪色红印泥。五、竣工图应折成A4纸，叠放在标准的卷盒内，图签外露于右下角，图纸不应外露，用线捆扎不装订。第十七条组卷要求一、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。二、施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程组卷。三、案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，按卷保管期限最长的确定。第十八条卷内文件的排列一、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。二、施工文件按施工工序、工程进度（时间），管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。三、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。四、竣工图按专业、图号排列。五、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。第十九条案卷编目一、卷内文件编号。1、卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独从1开始编号。2、页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外右下角并应折叠成A4大小。3、页号的编写全部先用铅笔编写，立卷归档组卷前用号码机编号。4、案卷封面、卷内目录（原有图纸目录除外），备考表不编写页号。二、卷内目录。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注组成。1、序号，即顺序号，用以固定卷内文件次序，用阿拉伯数字从1起依次标。2、文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。3、责任者，填写文件形成部门或主要责任者（竣工图的责任者为施工单位）。4、文件材料题名，也称文件标题，填写每份文件（类）文件材料题名的全称。文件标题过于简单或标题不规范的，可以自拟文件题名。5、日期，填写编制文件的年月日或起止日期。填写可省略“年”“月”“日”，用“.”代替。质保资料的编制日期可以省略。6、页号，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应注明起止页号。7、备注，对卷内文件的变化作必要说明。8、卷内目录可放置于本卷首页之前。三、案卷内封面和脊背。1、案卷内封面采用内封面，主要内容有：案卷题名、编制单位、编制日期，保管期限、密级等。2、案卷题名，应简明扼要、准确揭示卷内文件材料的内容。主要包括建设单位名称、项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分（要素）组成，字数控制在38个汉字内。3、编制单位，即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。4、编制日期，即卷内文件形成的起止日期，与卷内目录中日期项一致。5、保管期限，填写组卷时划定的保管期限（分永久和长期两种）。6、密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级（分秘密和无密，无密可暂不填）。7、档案号，依据工程项目档案分类方案，填写档案的项目代号、分类号（可暂不填），案卷流水号每套自编。8、案卷脊背，填写保管期限、档案号和案卷题名或关键词。9、案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写；移交后由七浦塘建设处立卷归档前统一编写。四、卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。1、本卷页数，填写已编号的文件材料的数量。2、说明，填写卷内文件材料缺损、修改、补充等情况。3、立卷人，完成立卷后，由立卷单位立卷负责人签名。4、审核人，由案卷质量审核者签名。5、日期，由相应的立卷人、审核人等填写。6、案卷备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。第二十条案卷装订要求一、装订1、案卷采用装订和不装订两种形式，即文字材料装订，图纸不装订。2、装订采用三线式，孔距为85cm，距纸张左边线15mm，上中下位置居中，用棉线（鞋带）穿孔，接头打在背面。3、图纸折叠成A4后按号放在卷盒内。但同一项目采用形式应一致。二、去除文件材料商店金属物，对破损的文件材料进行托裱。三、单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档案号、序号，式样如图所示：（单位：mm）注：为设计图、施工图、竣工图内的页内编号。其中设计、施工图为蓝章，竣工图红章。3515档号序号1010四、照片、声像档案的收集整理1、照片按工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的秩序分类排列。2、每张照片要有必要和简洁的文字说明，要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容（含人物）。对于一组联系密切的照片应加以总说明。3、照片应印刷5寸标准图片，装置标准照片档案夹内（包括底片）。如载体为磁质，应附送光盘。4、声像资料要说明其工程或事件内容（包括时间、地点、事件（或人物），并制成光碟。第四章档案的汇总、移交与验收第二十一条归档审查。在收集、整理、立卷、归档过程中，昆山市水利工程建设管理处档案组将进行定期不定期的检查或抽查。对不成套、不完整、不系统的档案进行督促、指导，并责成修改、完善。第二十二条在完成整理、编目后所形成的项目文件，应由编制单位、监理单位、建设单位、质监单位对文件的完整、准确情况和案卷质量进行单独或联合审查，经审查并整改后的档案连同审查记录提交项目法人处归档。同时移交档案组卷目录（包括纸质目录与电子目录）。本工程按单项（单位）工程归档。第五章附则第二十四条项目法人在支付每期工程进度款时，必须要由档案管理人员签字。对于前期档案收集、整理工作不符合要求的，暂停支付，必须在整改到位后再予支付。第二十五条工程文件资料归档范围详见附件一；声像档案资料归档要求详见附件二。第二十六条自公布之日起执行。

附件一：文件资料归档范围分类序号归档文件1可行性研究、任务书1.1项目建议书及其报批文件1.2可行性研究报告及其评估、报批文件1.3项目评估（包括借贷承诺评估）、项目地址选择报批文件1.4环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复1.5设计任务书、计划任务书及其报批文件2设计基础资料2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录2.3水文、气象、地震等其他设计基础资料3设计文件3.1总体规划设计3.2方案设计3.3初步设计及其报批文件3.4技术设计3.5施工图设计3.6工程设计计算书3.7关键技术试验3.8设计评价、鉴定及审批4项目管理文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿及实施方案相关的批准文件4.1.3建设前原始地形、地貌的状况图、照片4.2招投标部分文件4.2.1中标通知书4.2.2中标结果公示4.2.3招标公告+报纸4.2.4招标报告4.2.5招标情况的报告4.2.6评标备案表4.2.7评标委员会成员报批表4.2.8招标答疑及回复4.2.9开标会议纪要（附件：投标报名表、标书出售表、标书送达表、开标记录、开标签名表）4.2.10标底4.2.11评标会议纪要/评标报告（附件：评标记录、评标委员会签到表）4.2.12资格预审4.2.13招标文件4.2.14投标文件5工程监理文件5.1监理合同、有关协议、监理大纲、监理规划、监理细则5.2技术交底、技术要求、图纸会审纪要、设计变更5.3工程材料（砼、水泥、试块等）监理检查、复检、试验记录5.4监理旁站记录5.5监理工程师指令、监理通知、工程联系单、协调会议纪要5.6月工地例会纪要、专题会议纪要5.7监理日志、监理月报、备忘录、大事记5.8工程款支付5.9工程量变更签证、变更价格审查5.10索赔处理文件、索赔及付款报审5.11工程投资计划、延长工期原因、措施等资料5.12工程质量事故、事故安全事故报告5.13监理图片、声像资料6工程施工文件6.1中标通知书、施工合同、分包合同、开工报告、开工令、工程单元划分表6.2施工组织设计、施工方案6.3技术交底、技术交底、技术要求、6.4地基验槽资料、定位放样记录、沉降记录6.5隐蔽工程检查验收记录6.6材料、设备、人员（管理、特殊工种）进场报验审批资料6.7建筑材料试验报告、砼配合比试验、试块测试报告、汇总分析等资料6.8钢材焊接试验记录、报告6.9水泵、液压启闭机、高低压电气、计算机监控等设备出厂证明、合格证、使用说明书、产品质保资料6.10中间交工验收记录证明、单位、分部、单元工程质量评定资料6.11施工日志、工程施工大事记6.12工程业务联系单、往来文件6.13重要协商会、专业会议文件6.14工程事故处理报告6.15工程款支付证书、报表、审批资料6.16施工图纸6.17竣工图纸6.18施工图片、竣工图片、声像资料7科研项目7.1课题报告、任务书、批准书7.2协议书、委托书、合同7.3研究方案、计划、调查研究报告7.4试验记录、图表、照片7.5实验分析、计算、整理数据7.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书7.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析7.8阶段报告、科研报告、技术鉴定7.9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料7.10考察报告、重要课题研究报告8竣工验收文件8.1竣工验收申请报告及批复8.2工程建设管理工作报告8.3工程设计总结8.4工程施工报告8.5工程监理报告8.6工程运行管理工作报告8.7工程质量检测报告8.8工程审计文件、材料、决算报告8.9环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收意见8.10竣工验收会议决议文件、验收鉴定书及验收委员会名册、签字8.11项目评优报奖申报材料、批准及证书备注其中5监理文件由监理单位归档，6施工文件由施工单位归档，其余均需汇总至项目法人处归档。

附件二：瓦浦河工程声像档案资料归档参考要求一、工程声像档案资料归档内容1、开工前（1）原址、原貌及周边状况；（2）重要建（构）筑物；（3）拆迁情况。2、基础工程（1）基础常规情况技术处理，土壤岩样分析工程等情况；（2）建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；（3）建筑物位移、沉降、变形及处理。3、主体工程（1）主体设计模型（