商贸公司采购票据报销管理制度

采购票据报销管理制度.采购员所借资金每天盘存，于每天上午9:30前填制现金盘存表，由采购部负责人或专人点验剩余金额并签字确认，不得发生长短款现象。.采购票据由经办采购员负责传递、报账、其他人员不得代为办理。定点供应商的票据由代办采购员或供方经办人传递，传递票据时应填写《票据传递交接表》两份，一份经办人员自行保存，交票取票时并签字确认并注明具体时间，另一份随票同行。.采购报销票据发票（收据）、检验单、入库单、送货（即发货清单）单等整理配套为完整的报销凭证，分批次采购凭一张发票报销的，还应当将每次采购时的收据或发货清单作有效附件。.收货保管员、入库制单员或材料复核员必须在采购发票或交货有效凭证上签字确认。原材料检验记录依据（或入库单）必须有保管员、检验员、采购员（采购部人员或供方代表）签字方可有效。.采购发票或发货单、原材料检验记录依据、入库单三种凭据的物资名称、规格型号必须相符，数量、价格、货款总额以入库单为准；设备采购的报销票据还必须附设备采购申报单、合同（或询比价表、申报）、设备验收的合格审批单、固定资产登记卡。.报销非生产性物资采购票据时，还应将《非生产性物资采购申报审批表》作附件。.报销采购费用时♦，费用报销票据应当与采购该物资货款报销凭据一起配套报销，部门建立费用报销台账。.采购费用报销发票应有收费单位的印章或收费人签字、报销人签字，附件真实有效、工程清楚无涂改，报销的金额应小于等于收费发票金额。.采购费用报销经办采购员应在费用报销发票或附件上签字，注明所购物资入库单号。.因接收发票、各种资料、技术开发样品等物资，无法办理采购入库单需支付付费用的，采购员在发票或附件上注明原因，由物资接收人或使用人签字认可，再传递审核审批。.采购票据审批传递流程：采购员先传集团审计部价格审核员审核价格,再传财务部负责人审核（限工程物料），再传采购部负责人审核后传电子发票录入员做电子发票，传董事长助理在ERP系统最终签批转财务部作账务处理，系采购员报销的开具报销收据（各个环节的送签均由经办采购员自行办理）。.采购员传递票据应按商家分类整理、装袋传递，封面注明报销金额、报销人姓名和时间，同一张发票由两人（含供应商）以上同时分不同金额报账的，应分别注明。.厂家直供由代办采购员负责跟踪、保管票据和整理传递，跟踪报账情况。.定点供货的供应厂商的票据由供方经办人负责整理、审核审批流程同采购员传递票据相同。.采购员应按月进行发票的索取，当月底必须全部取回上月已入库物资的发票，因公司资金支付原因不开发票的除外。.采购部要求供应商每季度与财务部核对账务，及时发现问题，查明原因；财务部每季度组织清理一次应付账款，核实“借方”发生原因，落实解决措施。.因物资质量等原因办理退库手续的，用料公司责任部门每周传退库单第二、三、四联至财务部，由财务部核实供应商未结算的，传电子发票录入员进行系统处理，经董事长助理（财务）审核后传财务部下供应商账；如财务部下账后供应商开票再次进行结算，凭退库单黄联（供应商联）抵扣相应发票金额，采购部填报销审核单，经财务部核实上账。.定点供应商和直供厂商的供货结算票据，凭物资采购报销审核审批作结算凭证的只能入