会计档案的归档保管教学设计

PAGE17PAGE3第页会计档案的归档保管教学设计教学目标知识目标：掌握会计档案的内容；掌握会计档案的传递和保管。能力目标：会进行会计档案的整理；会装订会计档案；能区分不同会计资料的保管期限。教学重点会计档案的内容、会计档案的整理及保管教学难点会计档案的整理及保管教学手段理实一体小组讨论、协作教学学时教学内容与教学过程设计注释项目会计档案的归档保管〖理论知识〗任务一会计档案的整理和装订一、会计档案的内容

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案对于总结经济工作，指导各单位的经营管理或事业管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究经济发展的方针、战略等都具有重要作用。因此各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案归档、保管、调阅和销毁等管理制度，管理好会计档案。具体包括：

（1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

（2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿。

（3）财务会计报告，包括月度、季度、年度财务会计报告和其他财务会计报告。

（4）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

二、会计凭证的传递与保管（一）正确组织会计凭证传递的意义会计凭证的传递是指从原始凭证的填制或取得时开始，经过填制、稽核、记账，直到归档保管为止，在本单位内部有关职能部门和人员之间的传递路线、传递时间和处理程序。（二）正确、合理地组织会计凭证传递的基本要求各单位应根据经济业务的特点、机构设置和人员分工情况，明确会计凭证填制的联数和传递程序，既要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要避免会计凭证在不必要的环节停留，使有关部门和人员及时了解情况，掌握资料并按规定手续进行工作。（三）会计凭证的装订方法（1）记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。（2）装订时，首先将全部凭证以左上角为准对齐，在左上角正面放一块长宽各约9公分的正方形牛皮纸，将牛皮纸对折为四块，剪掉左上角的那块，将右下角与凭证的左上角对齐；然后在凭证封面左上角上钻两个孔，穿入装订绳，绕两圈，在封底打上结；再将牛皮纸右上角和左下角两小块反折到凭证封底，粘在打好的结上，将结压在里面（上述装订面积一般不超过3.5公分）；最后由装订人盖上骑缝章，并在脊背上填写时间及编号。（四）会计凭证的保管会计人员必须做好会计凭证的保管工作，严格防止会计凭证错乱不全或丢失损坏。原始凭证不得外借，其他单位因特殊原因需要借阅原始凭证时，必须经本单位会计机构负责入、会计主管人员批准，必要时，可以提供复印件。向外单位提供原始凭证复件时，应当专设登记簿登记，同时提供人员和收取人员要共同签名盖章。装订成册的会计凭证，应指定专人保管，年度终了，要移交财会档案室登记归档。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度的有关规定。对一般的会计凭证应分别规定保管期限，对重要的会计凭证，如涉及外事和重要业务资料，必须长期保存。未到规定保管期的会计凭证，任何人不得随意销毁。对保管期满需要销毁的会计凭证，必须开列清单，经本单位领导审核，报上级主管部门批准后，才能销毁。《会计法》规定，对隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证；或授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证，应当承担相应的法律责任.三、会计账簿的更换与保管（一）会计账薄的更换会计账簿是记录和反映交易或事项的重要历史资料和证据。为了使各个会计年度的账簿资料明晰和便于整理保管，一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，这些账簿在每年年终按规定办理完毕结账手续后，就应更换、启用新的账簿，并将余额结转记入新账簿中。但有些财产物资明细账和债权、债务明细账，可以跨年度使用，不必每年更换一次。卡片式账簿，如固定资产卡片，以及各种备查账簿，也都可以连续使用。（二）会计账薄的保管1.会计账薄的装订整理在年度终了更换新账簿后，应将使用过的各种账簿（跨年度使用的账簿除外）按时装订整理立卷。（1）装订前，首先要按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、装订封底的顺序装订。（2）对活页账，要保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页并撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面和封底，装订成册。多栏式、三栏式、数量金额式等活页账簿不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。装订好后，应在封面上填明账目的种类，编好卷号，并由会计主管人员和装订人签章。（3）装订后会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全，平整，并注明所属年度和账簿名称及编号，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。会计账簿要按保管期限分别编制卷号。2.按期移交档案部门按规定保管年度结账后，更换下来的账簿，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后原则上应由财务会计部门移交本单位档案部门管理。移交时，要编制移交清册，填写交接清单，交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章，并在账簿使用日期栏填写移交日期。已归档的会计账簿作为会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要需经上级主管单位或本单位领导、会计主管人员批准，并要办理借阅手续。四、财务报表的报送与装订1．会计报表的报送企业应定期编制各种报表，并按编制要求完成。集资编制页数，加具封面，装订成册，经单位领导、总会计师或代理会计师职权的人员或会计主管人员签章，才能报送政府主管部门和其他报表使用者。2．会计报表的装订会计报表分月装订，文字说明和财务情况说明书是会计报表的组成部分，应附会计报表之后，以免丢失。所有的会计报表资料应归档妥善保管。会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月份报表分开，编写页号，分别组卷。按照归档的要求，装订时，加装卷内目录、备考表和卷皮。五、其他类会计档案的整理立卷会计移交清册、档案保管清册、销毁清册，每一个清册就是一个保管单位，编一个卷号，不需整理。任务二会计档案的管理和利用一、会计档案的归档

各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

二、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久和定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。三、会计档案的查阅和复制

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。四、会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。会计档案销