物业集团法律事务管理规定2022版

Word-12-物业集团法律事务管理规定2022版1目的

旨在强化和完美物业大数据物业法律事务管理，建立健全法律事务管理体系，更好地发挥法律保障和服务作用，维护公司利益，防范法律风险和有效解决经营管理活动中碰到的法律问题。

2范围

本标准规定了法律事务的管理要求，适用于公司职能部门和各下属公司。

3编制依据/引用文件

3.1物业大数据有限公律事务管理制度

3.2合同法

3.3合同管理规定

3.4档案管理规定

3.5印章使用管理规定

4术语

4.1公司：指大数据物业管理有限公司。

4.2下属公司：指大数据物业管理有限公司下属全资、控股的子公司、分公司。

5总则

5.1法律事务工作应遵从维护企业利益最大化原则；事前防范和事中控制为主、事后援助为辅原则；自立工作、不受干扰原则；防范法律风险和抓住商业机会综合考虑原则。

5.2公司职能部门和下属公司在从事各类经营管理活动中应该树立全程法律风险的防范意识，强化风险防控管理，在不违背法律规矩的有关禁止性规定的前提下从事各类经营管理活动，乐观预防法律纠纷的发生。

6职责分工

6.1大数据物业的法律事务工作在上级公司监督指导下，根据分级授权的原则，建立以法律事务管理制度为基础，以公司风险管理部门和各下属公律事务联络员为纽带，以外聘律师为社会资源支持的法律事务管理体系。

6.2公律事务由风险管理部门负责管理，各下属公司指定一名法律事务联络员，负责本公律事务的管理和联络。

6.3法律事务工作人员必需具备相应的专业素养及良好的社会公德和职业道德，遵纪守法，实事求是，依法办事。

6.4公司职能部门和下属公司假如设置专职法律工作人员，应该由具有法律专业高校本科及以上学历，取得国家法律职业资历证书(或律师资历证书、企业法律顾问执业资历证书)的人员担任。

6.5管理职责

6.5.1公司风险管理部法务管理职责

a)负责建立和完美招商局物业系统法律事务管理制度；

b)讨论与企业经营活动相关的政策规矩，就新出台的政策规矩对企业经营活动的影响作全面准时的分析与报告；

c)组织与建设招商局物业法律事务工作网络，统筹管理公司的法律事务工作；

d)负责组织公司和指导各下属公司的行政复议、听证、诉讼、仲裁事务；

e)帮助参加重大的对外商务谈判，为对外商务谈判提供法律支援和指导；

f)按照公司、各下属公司及行业协会的要求，组织为法律方面的事项提供法律看法；

g)组织审核公司对外投资、合作、股权转让和资产处置有关的合同、章程、股东会和董事会决议等法律文件；组织审查各下属公司上述文件，并存档备案；

h)负责组织对公司及下属公司上报的合同举行法律评审；

i)接受上级单位法律事务管理的监督、指导，按要求上报案件发展状况和结案报告。对各下属公律事务监督、检查、指导和考核；

j)指导各下属公司外聘律师事务；

k)协作培训管理部门组织各下属公律事务联络员的法律常识、证据收集保存和业务的培训；

l)建立物业管理规矩规则、案例资料库；

m)办理领导交办的另外法律事务。

6.5.2各下属公律事务联络员的职责

a)负责各下属公司与公律事务工作的联系和交流，按时报送法律事务工作总结；

b)负责各下属公司与外聘律师和个案律师的对口联系；

c)负责各下属公司重大法律事项、案件发展状况和结案报告的报告；

d)负责各下属公律事务的管理，催促各物业管理中心（管理处）落实本公律事务管理规则制度；

e)负责组织各下属公司二、三级培训中的法律常识、证据收集保存和业务的培训；

f)负责收集本地物业管理行业的规矩规则、正在使用的合同、业主公约、业主委员会章程文本以及在物业管理实际操作中胜利与失败的典型案例，并报送公司风险管理部。

7平时法律事务的管理

7.1公司运营管理部按照各下属公司业务和工作需要签发《授权书》，授予各下属公司签署经济合同、劳动合同、在银行开立帐户等法律事务的权限，期限一年。各下属公司在权限内行使职权，超

出《授权书》权限的事务，报运营管理部审批；在《授权书》权限范围内，但大事性质、损失严峻、影响突出的事务，报运营管理部备案。

7.2以下重大法律事项，应报公司风险管理部批准。

7.2.1各下属公司主动发出《法律看法书》、《律师函》、《公司函》或在媒体发布声明、启示等法律文书，涉及金额在10万元以上的，应在发出3日前报公司批准；

7.2.2接到对方上述法律文书的，应在3日内向公司汇报。

7.3以下普通法律事项，应报公司风险管理部备案。

7.3.1各下属公司主动发出《法律看法书》、《律师函》、《公司函》或在媒体发布声明、启示等法律文书，涉及金额在10万元以下的，应在发出3日前报公司备案。

7.3.2接到对方上述法律文书的，应在3日内向公司备案。

7.4公司职能部门和下属公司应根据.《印章使用管理规定》的要求使用与管理各类印章。

7.5下属公司应强化空白法律文件如空白合同（特殊是格式合同）、法定代表人身份证实书、授权托付书的管理。授权托付书应由下属公司的法定代表人签字，并加盖本公司公章。

7.6下属公司应将法律事务工作纳入年度工作总结内容。

8诉讼法律事务管理

8.1下属公司以原告或仲裁申请人身份提起的以行政机关为被告或被申请人的诉讼、仲裁案件，应在作出前述打算之日起5个工作日内，将起诉或申请仲裁的打算及相关状况报风险管理部审批。

8.2下属公司主动提起诉讼、仲裁的，属于解除物业管理合同纠纷性质或案件标的金额在10万元（含）以上，应在作出前述打算之日起5个工作日内，将起诉或申请仲裁的打算及相关状况报风险管理部审批。

8.3下属公司已由媒体曝光的法律纠纷，必需在2日内口头或电话报告风险管理部，并在7日内提交书面报告，附拟聘律师及其法律看法书、答辩书。

8.4下属公司接到行政机关的《行政打算书》和《行政处罚打算书》等，必需在5日内上报风险管理部，打算是否复议或者提起行政诉讼。

8.5下属公司接到行政机关的重大行政处罚的口头或书面《听证告诉书》，必需在次日报告风险管理部，打算是否招聘代理人，预备参与听证。

8.6下属公司发生重大法律纠纷案件，应自收到应诉通知或举证通知、法院传票、仲裁通知书、或被实行查封、冻结等强制措施的裁定书之日起1个工作日内，向风险管理部提交《法律纠纷案件报告》。

本条所称重大法律纠纷案件，是指具有下列情形之一的案件：

a）属于解除物业管理合同纠纷性质或诉讼案件标的在人民币10万元（含）以上的；

b）案件处理结果可能对本单位主营业务造成重大影响或重大障碍的；

c）诉讼前或诉讼及落实中的强制措施涉及本单位主要财产或本单位平时经营账户被冻结，导致无法正常经营的；

d）涉及公司内其他下属单位或集团关联公司的；

e）人数在20人以上（含本数）的群体性案件，或单项案件的处理结果对公司同类大事的处理有示范作用的。

8.7以上案件处理完之后，各下属公司应在15日内上交结案报告，内容包括纠纷的产生、争议事项和金额、案件结果、总结分析，如有责任部门和责任人的应有处理看法，并附和解协议、调解书、裁定或判决等复印件。

8.8除以上纠纷案件以外的案件，下属公司以《诉讼(仲裁)案件详情表》的形式于每月3日前向风险管理部报告上一个月的案件发生及发展状况。

8.9公司职能部门和下属公司在重大法律纠纷案件办理过程中，不得对外发布不当言论（尤其是涉及到对案件事实认定方面的言论）；对外出具的文件，应该经法律专业人员的审核并报经所在公司审批；在案件取得生效法律文书前，不得擅自提前对外披露与案件有关的状况。

8.10有关机关、执法机关及其工作人员，因法律纠纷案件或其他涉及法律上权利义务关系的大事，向公司职能部门和下属公司各部门或员工调查、取证时，未经所在公律工作人员审核以及所在公司业务分管领导批准，不得擅自出具有关证实、证人证言等书面材料。

8.11法律纠纷案件处理过程中的起诉状（仲裁申请书）、答辩状、代理词、上诉状、有关证据材料复印件、裁定书、判决书、裁决书、落实文书等有关法律文书由下属公律事务联络员或其他指定人员负责管理。案件办理完毕之后，以上全部法律文书应准时收拾并移交档案管理部门保管。

8.12招聘外聘律师代理法律纠纷案件时，应强化与案件外聘律师的交流、协调，案件开庭前，与外聘律师一起召开庭前预备会，了解律师诉讼策略，告诉律师公司的诉讼目的，对外聘律师所出具的起诉状、答辩状等举行交流确认等。并要求外聘律师提供开庭报告、质证看法、代理词和案件办结报告，利用上述文件对律师代理工作举行全过程监控和管理，在结案后将案卷材料移交所在公司并举行归档。

9外聘律师管理

9.1公司及下属公司招聘的外部律师统称为外聘律师。外部律师必需是得到国家认可并在当地律师事务所记下注册的执业律师。

9.2招聘外聘律师，应收集拟招聘之律师事务所及代理律师的所有背景资料，包括律师事务所营业执照、律师执业证、律师简历以及社会声誉、业务水平、职业道德和责任心的审核评价等，综合考虑律师诚信、敬业精神、业务专长、专业水平、工作本事与收费标准。

9.3下属公司按照工作需要自行招聘外部律师，招聘后将《招聘外聘律师合同书》（明确工作目标、工作方式、合同期限、费用和法律责任）、律师事务所简介、律师简介等背景材料报公司风险管理部备案。

9.4《招聘外聘律师合同书》应商定采纳分期付款的方式支付费用，保留一定比例的尾款在法律顾问提交年度法律服务报告或向公司述职及经过公司考核评价后，按照考核结果支付相应的费用，避开在律师提供法律服务前即支付全款。

9.5《招聘外聘律师合同书》中必需商定律师的保密义务及相关责任。

9.6建议在《招聘外聘律师合同书》加入我方的单方解除权，如我方经过评估发觉律师提供的服务不能满足我方要求的，则我方可单方解除托付合同，进而掌控一定的主动权。

9.7下属公司不得在《招聘外聘律师合同书》中商定本单位全部需要代理的法律事务一律交其代理。

9.8下属公司应将外聘律师提供的电话询问服务、现场办公服务、出具的书面法律看法等顾问服务按日期分类记下在案，填写《外聘律师评价表》，并将顾问服务状况附在年度法律事务工作总结中。

9.9招聘外聘律师应遵从一年一招聘的原则。下属公司应按照律师提供的服务清单及法律事务联络员的联系业务记录对当年聘用的外部律师举行考核，并按照考核结果考虑续聘或更换外部律师。

9.10各下属公司按照工作需要，能够招聘项目律师或个案代理律师。

项目律师指为特定项目暂时招聘的律师，普通是非讼代理，一事一聘，采纳固定金额制。

个案代理律师指诉讼仲裁代理的律师，费用可按照纠纷状况实行固定费率制、风险费率制或另外方式。

采纳固定费率制的，应分期支付，首期费用不超过律师费总额的20%，一审、二审、再审或仲裁案件，在收到机关的生效裁决后支付的律师费应不少于律师费总额的30%；托付代理的案件包括落实阶段事务的，在落实完毕后支付的律师费应不少于律师费总额的20%；单纯的落实案件，在落实完毕后支付的律师费应不少于律师费总额的50%。

采纳风险费率的，律师费普通应在裁判机构的裁判文书生效后才予支付，如裁决对方担当经济责任的，须在对方支付的现金到达我方指定账户或我方取得对方资产的全部权后支付律师费，不得超过胜诉金额的30%；如需在签订托付代理合同后、机关的裁决生效前支付前期费用的，支付的前期费用不能超过律师费总额的20%，普通不再支付差旅费等办案费。

项目律师或个案律师能够是本公司的外聘律师，也能够是本公司外聘律师以外的外部律师。

9.11在招聘项目律师或个案代理律师合同中应该避开外聘律师享有单方解除权的商定。

9.12禁止招聘有下列情形之一的律师担任外聘律师：

a）存在利益矛盾；

b）因为过错或疏忽，曾经使集团、集团控股企业及其他集团关联企业的权益受到严峻侵犯或造成重大损失的；

c）以往代理结果显示业务本事和工作效果不佳的；

d）无正值理由不完成规定工作事项的；

e）索要托付人或其他利害关系人财物，收受托付人赋予额外酬劳的；

f）指使、引诱当事人或其他人作虚假陈述，提供伪证的；

g）泄漏国家机密或托付人的商业隐秘和敏感信