广告促销物料赠品管理制度

广告促销物料及赠品管理制度广告促销物料及赠品管理制度5/5广告促销物料及赠品管理制度广告促销物料及赠品管理制度目的：为增强广告促销物料及赠品的领用和管理，现依据公司实质状况，特拟订本管理方法。一、广告促销物料及赠品需求及计划1.依据通路市场部供给的下季度促销计划（QPP）中所列的物料和赠品种类及促销活动形式、门店的实质状况和需求量、地域的库存状况，地域在每个季度第二个月的20日前提交该区下个季度地域物料和赠品需求量，提交表格为《X-X月门店赠品POP计划及活动反响》。2.依据促销活动要求、开销估计、门店过往销售状况、地域需求量和工厂的库存状况，通路市场部会安排相关物料和赠品的最后采买量，以保证有充分的库存知足市场的需求。3.通路市场部在活动张开的一个半月前供给该活动的《地域物料和赠品分配表》，将促销物料和赠品的配额分配给各个地域。二、工厂物料和赠品的领用1.依据《地域物料和赠品分配表》所分配的配额、门店和人员（促销员和销售）的散布状况以及经销商的供货状况，地域在收到《地域物料和赠品分配表》的第三个工作日内提交《物料需求申请及发放表》，中间清楚列明所发赠品和物料的种类、编号、数目、计划书编号、地域负责人名称及联系方式、发货地点、收货人名称及联系方式、估计到货日期。2.通路市场部会审查《物料需求申请及发放表》，并供给最后审查版本给工厂客服和地域。如发货地点和收货人资料有调整，地域需通知通路市场部和工厂客服，一致由工厂客服做协调。3.工厂客服会依据审查后的《物料需求申请及发放表》，给到工厂订单组作为发货依据。若是高出一个地域的物料申请，工厂客服就会编制《物料发放通知表》并完成审批后给工厂订单组作为发货依据。1/54.若是物料和赠品领用高出本区的配额，需要经通路市场经理的同意，地域才可领用。5.工厂订单组依据经过有效审批的《物料需求申请及发放表》/《物料发放通知表》，填写工厂内部的发货申请并经过工厂内部审批后，去库房提货，安排随该客户所订货物一同发出。6.工厂订单组每天将广告促销物料和赠品的发货状况通知工厂客服、地域和通路市场部，以便地域销售实时安排收货。三.工厂库存1.工厂库房每个月4号前将《工厂物料库存表》发给通路市场部、品牌组、工厂客服和地域，供通路市场部分配额、订购物料和地域领用时参照。四.存放在地域的广告促销物料和赠品的管理地域负责管理存放在销售地域的广告促销物料和赠品（包含存放在地域做事处、销售或促销人员处及存放于客户处属于我公司的广告促销物料和赠品）。1．入库1)存放在地域做事处的广告促销物料和赠品由做事处人员进行查收（若有销售助理的做事处，由销售助理负责），包含对质量和数目双方面。今后依据实收数目填写《入库单》。2)存放在客户处的广告促销物料由地域经理指定的当地销售人员查收。该销售人员须实时将查收状况反响给做事处，销售助理依据反响填写《入库单》。3)存放在销售人员处的广告促销物料和赠品由负责收货的当地销售人员查收并填写《入库单》。4)查收中（及使用中）如发现广告促销物料存在严重质量问题，须立刻将有问题的广告促销物料数目、残次原由并供给用数码像机所照的相片作为证明报给通路市场部，通路市场部会实时交由采买部解决。2/55)查收中发现数目与《物料需求申请表》申领数目不切合，地域须立刻和工厂客服部联系并解决。6)为了更有效管理物料，用作卖赠活动用的价值较高的赠品和物料，原则上不同意地域存放在经销商处，应结合就近的原则存放到做事处或公司人员处，详尽的存放地点地域应依据参加活动的门店和人员的散布状况而定。7)依据工厂订单组供给的发货状况，地域销售知道赠品到达经销商处，应第一时间安排赠品运送到地域指定的地方(做事处或公司人员处)。运送的方式建议有以下两种:i.卸掉运给经销商的成品后，连续要求运输商把赠品运到指定地点（做事处或公司人员处），开销归到工厂运输成本处。此要求地域需在填写《物料需求申请表》时需注明，以便工厂协调。如运输商不方便把赠品运到指定地点，销售可自行安排车辆运送该批物料和赠品，以实时运走并便于公司人员领用和派发。产生的运输开销入促销开销里面的其余开销种类，并走相关的开销申请和核销的流程。2．领用1)存放在做事处或客户处的广告促销物料领用都需要填写《领用单》，《领用单》上注明是需要做事处仍是其余存放地领取，由地域经理审批。如地域经理出差在外，可电邮同意并指定人员（销售助理）代签。2)销售助理依据有效审批的《领用单》安排发放，领用人员需要签字确认。3)对于存放在客户处的广告促销物料，可以由申请的销售人员委托销售助理代为填写《领用单》。审批完成后，销售助理通知该销售人员可以领用。4)对于存放在做事处价值较高的赠品和物料，地域可依据从前分配好的各门店的配额，销售助理填写好《领用单》，领用人签字后，一次性领用后发散给促销人员使用，由促销人员做好保留。3/55)如存放在公司人员处的赠品，促销员领用时需填写好《领用单》并给到销售助理处。6)促销员每次派发完赠品后，需在《促销活动赠品派发登记表》中做好登记并每周把资料提交给负责管理促销赠品的销售主管，该主管要抽查登记表的内容并查对赠品发放的数目可否与领用数目切合，赠品发放数目需在地域报告促销活动进度的报表中反响。如部分门店的赠品派发进度不理想，销售主管可以在门店之间做赠品配额的调整。3．台帐1)地域须建立台帐，依据审批有效的入库和领用单据，实时记录广告促销物料的进、出、存状况。4．清点1)每个月第一个工作日地域销售助理需对存放于做事处的广告促销物料的库存进行清点。2)清点后需要在《地域物料库存表》签字、存档。3)存放在客户处的广告促销物料由指定的销售人员每个月清点、填写的《地域物料库存表》反响给地域销售助理。4)照实质清点数与台帐数有差别，需要通知地域经理，进行原由查找和复核。5)若有需要报废的广告促销物料，由销售助理列出清单《物料报废单》，交地域经理、通路市场部审批后办理。5．库存1)每个月尾地域销售助理需要汇总编制当地域《地域物料库存表》，并结合月初的清点数据，分别列出存放在地域各做事处、存放在客户处的所有广促品和赠品的使用状况。2)地域每个月7日前把《地域物料库存表》报送给：地域经理、通路市场部、销售运作部。附表:4/5附表1:《X-X月门店赠品POP计划及活动反响》附表2:《地域物料和赠品分配表》附表3:《物料需求申请及发放表》附表4:《物料发放通知表》附