设备信息部设备档案资料管理制度

设备档案资料管理制度PAGE16文件名称设备档案资料管理制度文件编号：BG/S.04-2009版本号:A版编写部门：设备信息部编写人：审批人：代建文分发号：执行日期：2009-9-17目的设备档案资料是进行设备管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管理、维修服务的职能，特制定本制度。职责综合管理团队——负责设备前期档案资料的归档审定工作；负责对制丝机械维修团队、卷接机械维修团队、包装机械维修团队、卷包电气维修团队、物流机械维修团队、动力安消防团队（上述六大团队以下简称“各生产维修团队”）的设备档案资料进行定期与不定期的检查、考核工作；各生产维修团队——负责设备后期档案资料的归档审定工作（即对设备建立“一机一袋”管理）；负责设备档案资料的归集记录工作；负责资料的分析利用工作；负责制定各团队设备档案资料使用过程中的管理制度。设备档案资料管理建立设备档案“一机一袋”管理制度“一机一袋”管理即将设备进行精细分类划分后，对每一台设备建立与其对应的技术档案资料，且须做到一设备一档案。设备档案分类要求设备档案分类应分为机械与电气两大类进行划分；对于机械设备的分类应分解到每台单机设备；对于无法划分到单机的设备，应按类进行划分；电气设备应按照电气控制柜控制范围进行划分。设备档案分类原则设备档案分类必须以MAXIMO设备管理系统中的设备分类原则为基础，且设备档案编号的前八位必须与该设备在MAXIMO设备管理系统中的设备编号相同（设备档案编码规则祥见附表1）。设备档案内容设备档案资料按存在形式分为纸质文件和电子文件两部分，按时间可划分为前期与后期两部分：设备前期档案资料：前期资料是指从设备购置（改造）申请、批复、合同签订到设备到货安装（维修改造）、调试直至设备验收交付使用全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、光盘、计算资料、照片、录像等文件资料。设备后期档案资料：后期资料是指设备投入使用后所形成的各类使用说明、操作指导书等管理类资料和设备维修记录等资料。我部建立的设备档案“一机一袋”管理既是指的这类资料的管理。“一机一袋”资料包含静态资料和动态资料：静态资料包括：设备基础信息、有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件清单及图册、安装使用说明、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）等；动态资料包括：设备大、中修维修记录、设备改造记录（包括设备改装图纸）、设备缺陷记录及事故报告（原因分析、处理结果）、维修记录（包括周期性检修）、设备安全记录等。设备档案资料管理要求技术文件资料应力求齐全、完整、准确；设备前期资料的收集、管理应按照“设备项目管理细则”所规定的进行；各项目经办人须在设备验收交付使用后的两个月内完成前期资料的整理、归档工作；对于新购进口设备，必须在设备正式使用前完成相关使用说明等资料的翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，并作为后期资料进行收集，而原图则作为前期资料进行收集保管；后期档案中所需的使用说明、图纸等文件资料可以是随机资料的复印件；而原始资料一律作为前期资料归档保管；所有后期资料的内容可同时录入MAXIMO设备管理系统中进行管理；各团队须设立一名兼职档案管理员对设备的动态资料进行管理。兼职档案管理员应定期将设备维修记录、设备检修状况、设备故障原因分析等资料进行整理归档，并录入MAXIMO设备管理系统中；档案资料必须保持与实物或实际情况相符，根据变动情况，档案资料必须作相应的变动，修改后整理归档；技术档案资料的查阅可在MAXIMO设备管理系统中进行，必须使用纸质文件的，各团队应做好相关的借阅、归还手续；资料借阅时限规定为10天，借阅期满，各档案管理员应催收，需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，报各团队主管做出处理；原图原件或无备份的技术档案资料一律不得外借，只能进行复印或拷贝，进行登记；所有后期归档文件需作废、销毁的，必须由各团队主管提请设备信息部组织技术人员进行核实，确定无保存价值的，列出清单，经设备信息部负责人批准后方可销毁；部门领导可授权综合管理团队对各团队的设备档案“一机一袋”管理进行定期与不定期检查、考核。各团队须按照综合团队出具的不合格项进行改进，对于出现三次的不合格项，综合管理团队可对相关生产维修团队进行处罚。归档资料保管期限（一）前期设备档案文件1．设备申购报告、计划、论证报告长期2．上级主管单位的批复或批示长期3．经济合同长期4．开箱记录及装箱单长期5．安装调试记录和双方签字移交文件、保修单长期6．验收报告、文件长期7．设备说明及全套随机文件长期（二）后期设备档案文件1．设备使用说明、图纸等随机文件复印件与设备共存2．设备操作指导书等管理性文件与设备共存3．设备大、中维修、事故等记录文件与设备共存4．重大事故的调查分析及处理意见与设备共存5．技术改造和开发过程中形成的技术文件与设备共存6．设备安全记录与设备共存附则本办法自公布之日起开始执行。本办法须符合的相关程序，如有不符，按照《成都分厂档案管理制度》执行。附录：附录1：设备档案编码规则附录1-1：制丝设备档案编码规则附录1-2：卷接、包装设备档案编码规则附录1-3：物流、卷包辅连设备档案编码规则附录2：设备档案检索表附录3：设备档案资料归档明细表附录4：设备大、中、项修记录表附录5：设备改造记录表附录6：设备遗留问题记录表附录1：设备档案编码规则附录1-1：制丝设备档案编码规则备注：具体编码规则可参考MAXIMO备件管理系统编码规则附录1-2：卷接、包装设备档案编码规则设备分类代码(三位，不够补0)设备分类代码代码含义PA8PASSIM8000PA7PASSIM7000GPA国产PASSIMPR8PROTOS1-8PR9PROTOS90EMK995机GDXGDX2包装机ALFALFA包装机B10B1包装机NV0女士烟包装机设备序号（两位）：沿用旧有序号编排方式卷接设备部位号（一位）部位号部位号含义1喂丝机2卷烟机3接嘴机4电控包装设备部位号（一位）部位号部位号含义1小包包装机2小包透明纸包装机3条盒包装机4条盒透明纸包装机5电控机械/电气分类（一位）分类号分类号含义1机械部分2电气部分附录1-3：物流、卷包辅连设备档案编码规则附录2：设备档案检索表设备档案分类检索表时间：页码：设备档案编号设备名称设备固定资产编号设备类型描述设备位置档案存放位置建档时间xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx附录3：设备档案资料归档明细表设备静态档案资料归档明细表设备名称设备固定资产编号档案编号初始建档时间建档人设备静态档案资料归档明细编号资料名称存档状态备注1设备使用说明书□否□是共页2设备安装指南□否□是共页3设备制造图册□否□是共页4备件工具清单□否□是共页5主要元件图册□否□是共页6设备安全技术操作规程□否□是共页7设备仪器维护保养规程□否□是共页8□否□是共页9□否□是共页10□否□是共页11□否□是共页12□否□是共页13□否□是共页14□否□是共页设备动态档案资料归档明细编号资料名称存档状态归档时间备注1设备运行记录□否□是共页2设备保养情况记录□否□是共页3设备巡检记录□否□是共页4设备大、中修记录□否□是共页5设备事故分析、记录及处理结果报告□否□是共页6□否□是共页7□否□是共页8□否□是共页9□否□是共页10□否□是共页11□否□是共页12□否□是共页13□否□是共页14□否□是共页15□否□是共页16□否□是共页17□否□是共页18□否□是共页19□否□是共页附录4：设备大、中、项修记录表设备大、中、项修记录表编号：维修工单号设备位置设备工艺号维修性质□故障大修□设备中修□设备项修维修开始时间维修完成时间领件工单号维修班组维修人员备件明细库存项目号描述数量123456维修记录遗留问题附录5：设备改造记录表设备改造记录表编号：设备大类设备位置设备编号资产编号改造时间改造完成时间维修工单号领件工单号责任人设备备件是否更改是□否□备件明细号设备图纸是否更改是□否□图纸版本号设备操作是否更改是□否□操作手册号设备功能是否更改是□否□功能手册号程序是否更改是□否□程序版本号安全操作是否更改是□否□安全指导书实施细节备注附录6：设备遗留问题记录表遗留问题记录表编号：设备大类设备位置设备编号资产编号故障发生日期预