办公自动化系统设计中电子公文设计与实现

电子公文系统设计一、设计原则在不改变使用单位原有公文运转程序的基础上，实现公文的收文处理、发文处理和档案管理工作的自动化，加快公文运转速度，提高公文质量和办文速度。二、组织结构分析在党政机关中，办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，文秘部门或专人负责公文的承办，因此，办公室是整个公文处理的核心机构，对公文的收、发、归档进行监督、审核和控制；办公室收发室负责接收来文、分发公文和公文归档；公文的具体承办人负责公文在机关内部的全程运转。三、业务流程分析公文处理工作共分为收文处理、发文处理和档案管理，下面具体分析各个工作的业务流程。（一）、收文处理业务流程在收发室作来文签收时是否可以把一些短小的公文利用“公文生成器”录入数据库中，一些大型的公文利用“公文生成器”只将发文字号、标题等关键资料录入数据库，然后配合手工分发进入收文流转程序。二、分办的分解：下级来文（请示、报告）：一式三份，由收发室留存一份备查，另两份附“请示报告处理笺”送秘书科科长签注意见后分别送办公室主任或副主任批示。上级来文：由收发室送分管文秘工作的副主任签批意见后分送领导阅示。上级批示给领导的公文：直接送领导本人。各类阅件：有署名报送的直接送本人，未署名由秘书科科长负责分送。三、拟办的分解（一）承办秘书按办公室主任或副主任批示意见，分别处理：送领导阅示的，直接送领导批示，然后按领导批示办理。需征求其他部门意见的，先转有关部门研究，同时在文件中注明“已转××研究提出处理意见”，然后送分管领导预知，此时该公文进入等待状态，当意见反馈后，送办公室主任或副主任审核，再送市政府分管领导审批，然后按领导批示办理（进入发文阶段）属于有关部门职能范围内的事项，直接转请有关部门，同时，在文件上注明“已转××研究办理”，然后送分管领导阅知，此时该公文进入等待状态。（进入发文阶段）（二）催办问题：需征求意见的公文认真催办，一般件每3天催办一次，急件及时催办。（三）对无需正式成文的办件，由秘书科答复报文单位，同时将答复意见记载入公文处理签。（四）一般公文10个工作日内办结。（二）、发文处理业务流程（三）、档案管理业务流程四、数据流程五、功能模块电子公文系统包括收文系统、发文系统、档案管理系统、系统工具、系统设置和公文检索系统。收文系统和发文系统中每一篇公文由专人负责，该承办人监视公文办理的全过程，在流转过程中的用户办理完成后自动向该承办人发送信息同时公文流转向下一位用户，在发文处理中，流转过程中的用户可修改公文的流转路径。收文系统公文录入：公文录入人员利用公文录入器将公文内容录入数据库，如果某些公文数据量大，可只录入关键信息用于收文处理中的公文流转。收文登记：填写收文登记表。退文处理：根据职能的不同，承办秘书的退文处理是填写退文通知单，待审核同意后进入收发室进入处理；收发室的退文处理是收到承办秘书的退文通知单后作销号处理。公文分发：为收发室收到的公文赋予流转路径。公文拟办：承办秘书按办公室主任或副主任批示意见分别处理。公文催办：对交有关部门征求意见的公文需作催办，一般件每3天催办一次，紧急公文及时催办。公文办结：公文传阅：收文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。发文系统草拟公文（公文生成器）：生成一份草拟文稿。公文审核：公文签发：公文复核：公文印制：公文用印：公文分发：发文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。（三）档案管理录入公文：录入在收文时未录入的公文进行归档。公文归档：公文归档条件是外收文或发文办结完成后进入归档。已归档公文公文借阅审核公文借阅记录公文翻印公文翻印记录公文阅读权限（四）系统工具打印收文登记表打印退文通知单打印公文附印单打印发文登记表打印发文稿纸打印公文送阅单（五）公文检索按公文类别查找自定义查找（六）系统设置公文类别定义公文路径定义（收文和发文）用户权限设置系统初始设置六、数据库结构定义用SQLServer2000作为后台数据库，设计如下用户表：用户权限表（UserTable）公文类别表（DocTypeTable）公文路径表（DocPathTable）公文收文登记表（DocGetRegTable）公文发文登记表（DocSendRegTable）公文部门分发份数表（DocSendDeptDispenseSums）公文用印登记表（DocUseealRegTable）公文退文通知单表（DocUntreadTable）请示报告处理笺表（DocDisposeTable）公文打印附印单表（DocPrintTable）发文公文内容表（SendDocContentTable）收文公文内容表（GetDocContentTable）公文附件表（DocSlaveTable）公文阅读权限表（DocReadPopedomTable）收文处理意见表（GetDocIdeaTable）发文处理意见表（SendDocIdeaTable）公文路径修改记录表（DocPathChangeTable）公文翻印记录表（DocPrintRecordTable）即时信息表（MessageInfoTable）公文借阅登记表（DocBorrowRecordTable）公文传阅记录表（DocPassRecordTable）公文归档记录表（DocPigeonholeTable）公文流转路径表（DocMovePathTable）（一）用户权限表数据结构（UserTable）字段名字段类型字段长度说明AutoId1自动编号Doc_UserIDBigInt用户ID号Doc_UserName字符型20用户名Doc_Name字符型20用户真实姓名Doc_UserDept字符型40用户所在部门Doc_UserLevel字符型40用户职务GetDoc_Input_Popedom字符型3收文录入权限GetDoc_Regster_Popedom字符型3收文登记权限GetDoc_Back_Popedom字符型3退文权限GetDoc_Dispense_Popedom字符型3公文分发权限GetDoc_Dispose_Popedom字符型3公文拟办权限GetDoc_Dress_Popedom字符型3公文催办权限GetDoc_Finish_Popedom字符型3公文办理权限GetDoc_Read_Popedom字符型3公文传阅权限GetDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制权限SendDoc_Write_Popedom字符型3草拟公文权限SendDoc_Check_Popedom字符型3公文审核权限SendDoc_Send_Popedom字符型3公文签发权限SendDoc_ReCheck_Popedom字符型3公文复核权限SendDoc_Print_Popedom字符型3公文印制权限SendDoc_UseSeal_Popedom字符型3公文用印权限SendDoc_SendGo_Popedom字符型3公文分发权限SendDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制权限Doc_Pigeonhole_Popedom字符型3公文归档权限Doc_LendManage_Popedom字符型3公文借阅管理权限Doc_LendCheck_Popedom字符型3公文借阅审核权限Doc_RePrint_Popedom字符型3公文翻印管理权限Doc_RePrintCheck_Popedom字符型3公文翻印审核权限Doc_ReadPopedom_Option字符型3公文阅读权限设置System_Option_Popedom字符型3系统设置权限Print_GetDocTable_Popedom字符型3打印收文登记表权限Print_BackDocTable_Popedom字符型3打印退文通知单权限Print_DocPrintTable_Popedom字符型3打印公文附印单权限Print_SendDocTable_Popedom字符型3打印发文登记表权限Print_SendDocDraft_Popedom字符型3打印公文发文稿子权限Print_DocReadTable_Popedom字符型3打印公文送阅单权限（二）公文类别表（DocTypeTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID2自动编号IsBound字符型8公文适用范围，包括“党机关”和“行政机关”DocTypeName字符型20公文类型名（三）公文路径表（DocPathTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID3自动编号DocPathName字符型50公文路径名称DocTypeName字符型20公文类型名UserIDBigInt用户编号UserDept字符型20用户所在部门UserDoWork字符型10用户所做工作WorkOrderInt用户执行该工作在流转路径中的顺序（四）公文收文登记表（DocGetRegTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID4自动编号GetDoc_Type字符型20公文类别GetDoc_Unit字符型50来文单位GetDoc_OldUnitWord字符型20原文号中的发文机关代字GetDoc_OldYearNumberInt原文号中的年号GetDoc_OldSerialNumberBigInt原文号中的顺序号GetDoc_Title字符型200来文标题GetDoc_NewUnitWord字符型20收文号中的机关代字GetDoc_NewYearNumberInt收文号中的年号GetDoc_NewSerialNumberBigInt收文号中的顺序号GetDoc_Date日期型收文日期GetDoc_SecretGrade字符型4秘级GetDoc_ExigenceGrade字符型4紧急程度GetDoc_PrintSumsInt印发份数GetDoc_CountsInt份数GetDoc_SubscribeMan字符型50签发人GetDoc_SlaveSumsInt来文附件数GetDoc_Explain备注型收文说明GetDoc_RecordTime日期型登记时间RecordUserName字符型20登记人GetDoc_ChangeMan字符型20修改人GetDoc_ChangeDate日期型修改日期（五）公文退文通知单表（BackDocInfoTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID5自动编号DocAutoIDBigInt对应公文ID号BackDoc_WordNumber字符型100公文发文字号BackDoc_Title字符型200公文标题BackDoc_UnitName字符型200被退回公文单位名称BackDoc_WriteMan字符型20退文通知单填写人BackDoc_Idea备注型退文原因BackDoc_CheckIdea字符型3退文审核意见Yes和NoBackDoc_CheckIdeaExplain字符型200退文审核意见说明BackDoc_WriteDate日期型退文通知单填写日期BackDoc_CheckDate日期型退文通知单审核日期BackDoc_CheckMan字符型20退文审核人BackDoc_DoMan字符型20退文办理人BackDoc_DoFlag字符型3退文办理标志Yes和NoBackDoc_DoDate日期型退文办理日期BackDoc_ChangeMan字符型20修改人BackDoc_ChangeDate日期型修改日期（六）发文登记表（DocSendRegTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID6自动编号DocAutoIDBigInt对应公文自动编号SendDoc_SendGoUnit字符型200发往部门SendDoc_PrintSumsBigInt印发份数SendDoc_DocSumsBigInt发文份数SendDoc_DispenseDate日期型分发日期SendDoc_RecordMan字符型20登记人SendDoc_RecordDate日期型登记日期SendDoc_Explain备注（七）公文部门分发份数表（DocSendDeptDispenseSums）字段名字段类型字段长度说明AutoID7自动编号DocSend_AutoIDBigInt对应公文的ID号DocSend_GetDocUnit字符型50收文单位DocSend_DispenseNumberInt分发份数（八）用印登记表（DocUseSealRegTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID8自动编号DocAutoIDBigInt对应公文编号DocSumsBigInt用印份数UseSealMan字符型20经办人UseSealDate日期型盖章日期RecordMan字符型20登记人RecordDate日期型登记日期（九）发文公文内容表（SendDocContentTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID9自动编号Doc_DocType字符型20文件类型Doc_UnitConnection字符型10行文方向，包括向上级行文、向下级行文、平级行文Doc_Bound字符型8发文单位类型Doc_UnitWord字符型20发文机关代字Doc_YearNumberInt年号Doc_SerialNumberBigInt发文顺序号Doc_SecretGrade字符型4秘级Doc_SecretTime字符型4保存期限Doc_ExigenceGrade字符型4紧急程度Doc_SumsInt份数Doc_NumberInt序号Doc_UnitSymbol字符型50发文机关标识Doc_SubscribeMan字符型50签发人，多个签发人用“|”隔开Doc_Title字符型200标题Doc_GetDocUnit字符型100主送机关Doc_Content备注型公文正文Doc_SendUnit字符型50发文机关Doc_MakeDate日期型成文日期Doc_Annotations字符型200附注Doc_MotifWord字符型50主题词Doc_CopyToMainUnit字符型200主送机关Doc_CopyToUnit字符型200抄送机关Doc_PrintUnit字符型40印发机关Doc_PrintDate日期型印发日期Doc_PrintSumsInt印数Doc_StatusFlag字符型4状态标志Doc_InputMan字符型10公文录入人Doc_InputDate日期型公文录入日期Doc_ChangeMan字符型20修改人Doc_ChangeDate日期型修改日期Doc_WriteUnit字符型50拟稿单位（十）公文附件表（DocSlaveTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID10自动编号DocAutoIDBigInt附件对应的公文ID号Doc_SlaveTitle字符型200附件标题Doc_GetOrSendDoc字符型4是来文的附件还是发文附件，包括“收文”和“发文”两值Doc_SlaveFileName字符型100附件文件名Doc_SlaveDocAutoIDBigint公文附件对应于收文或发文公文内容表中的ID号Doc_IsSendDocAdduction字符型4公文附件位于收文表还是发文表中，其值为“收文”和“发文”(十一)收文公文内容表（GetDocContentTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID11自动编号GetDoc_DocDoType字符型4公文办理类型GetDoc_DocTypeName字符型20文件类型GetDoc_UnitConnection字符型8来文的行文方向，包括上级单位来文、下级单位来文、平行单位来文GetDoc_UnitWord字符型20来文机关代字GetDoc_YearNumberInt来文年号GetDoc_SerialNumberBigInt来文顺序号GetDoc_SecretGrade字符型4秘级GetDoc_SecretTime字符型4保密期限GetDoc_ExigenceGrade字符型4紧急程度GetDoc_SumsInt份数GetDoc_NumberInt序号GetDoc_UnitSymbol字符型50发文机关标识GetDoc_Bound字符型8来文单位类型GetDoc_SubscribeMan字符型50签发人，多个签发人用“|”隔开GetDoc_Title字符型200标题GetDoc_GetDocUnit字符型100主送机关，用“,”号隔开GetDoc_Content备注型公文正文GetDoc_SendUnit字符型50发文机关GetDoc_MakeDate日期型成文日期GetDoc_Annotations字符型200附注，用“|”隔开GetDoc_MotifWord字符型50主题词，用空格隔开GetDoc_CopyToMainUnit字符型200主送机关，用“,”号隔开GetDoc_CopyToUnit字符型200抄送机关，用“,”号隔开GetDoc_PrintUnit字符型50印发机关GetDoc_PrintDate日期型印发日期GetDoc_PrintSumsBigInt印数GetDoc_GoFlowFlag字符型3该公文是否进入流程标志，包括yes和no两值GetDoc_InputUserName字符型20录入公文用户名GetDoc_InputMan字符型200公文录入人GetDoc_InputDate日期型公文录入日期GetDoc_ChangeMan字符型20修改人GetDoc_ChangeDate日期型修改日期（十二）公文阅读权限表（DocReadPopedomTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID12自动编号DocType字符型20公文类型（十三）收文处理意见表（GetDocIdeaTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID13自动编号GetDoc_AutoIDBigInt对应收文自动编号GetDoc_UserName字符型20拟办用户名GetDoc_Name字符型20拟办真实用户名GetDoc_StartDoFlag字符型是否进入实际办理标志GetDoc_DoUserName字符型20实际办理用户名GetDoc_DoName字符型20实际办理用户真实用户名GetDoc_DocFinishDate日期型公文办理完成日期Getdoc_DocFinishFlag字符型3公文办理完成标志公文办理过程表（GetDocDoProcTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID30自动编号DoProc_AutoIDBigInt对应公文自动编号DoProc_DoUserName字符型20办理用户名DoProc_DoName字符型20办理用户真实名称DoProc_IdeaContent备注型办理意见内容DoProc_WriteDate1日期型意见写入日期DoProc_FinishFlag字符型3完成标志DoProc_SendUserName字符型20分配人用户名DoProc_SendName字符型20分配人真实用户名DoProc_SendUserIdea备注型分配人意见DoProc_Writedate日期型分配人写意见日期阅件阅读标志表（GetDocReadFlagTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID31自动编号ReadDoc_AutoIDBigInt对应公文自动编号ReadDoc_UserName字符型20读公文用户名ReadDoc_Name字符型20读公文用户真实姓名ReadDoc_WriteUserName字符型20分配用户用户名ReadDoc_WriteName字符型20分配用户真实姓名ReadDoc_WriteDate日期型写入日期ReadDoc_Date日期型阅读时间ReadDoc_FinishFlag字符型3是否阅读标志ReadDoc_Idea备注型签注意见（十四）发文处理意见表（SendDocIdeaTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID13自动编号SendDoc_AutoIDBigInt公文路径自动编号SendDoc_IsAgree字符型4是否同意，包括两个值“yes”和“no”SendDoc_IdeaContent备注型意见内容SendDoc_WriteDate日期型发表日期（十五）公文路径修改记录表（DocPathChangeTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID15自动编号DocAutoIDBigInt对应公文的自动编号OldDocPath备注型原始公文路径NowPath备注型现在的公文路径DocPathChangeMan字符型20修改人DocPathChangeDate日期型修改日期（十六）公文翻印记录表（DocPrintRecordTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID16自动编号DocPrintDocIDBigInt翻印公文ID号DocPrintDept字符型20翻印部门DocPrintDate日期型翻印日期DocPrintSumsInt翻印份数DocPrintSendPlace备注型印发范围RecordMan字符型20经办人RecordDate日期登记时间（十七）即时信息表（MessageInfoTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID17自动编号GetInfoMan字符型20信息接收者SendInfoMan字符型20发送信息者MessageContent字符型200信息内容ActionFlagStr字符型执行动作LookFlag字符型3查看标志，包括“yes”和“no”两个值（十八）公文借阅登记表（DocBorrowRecordTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID18自动编号BorrowDocIDBigInt借阅公文的ID号BorrowDocMan字符型20借阅公文人GetOrSendDoc字符型4收文还是发文BorrowDateDatetime8填写公文借阅单时间CheckIdeaInfo备注型借阅单审核意见CheckIdeaMan字符型20借阅单审核人CheckIdeaDateDatetime8借阅单审核日期ReturnDateDatetime8公文归还日期CheckFlag字符型3借阅单审核标志ReturnFlag字符型3公文归还标志（十九）公文传阅记录表（DocPassRecordTable）（二十）公文流转路径表（DocMovePathTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID20自动编号DocAutoIDBigInt对应公文的ID号WorkUser字符型20操作用户名WorkUserName字符型20操作用户真实姓名WorkUserDept字符型20操作用户所在部门WorkUserLevel字符型20操作用户职位WorkExplain字符型4工作说明WorkOrderInt工作顺序号WorkFinishFlag字符型3工作完成标志NowDoFlag字符型3是否现在完成WorkDate日期型记录日期（二十一）公文处理驳回意见记录表（DocReturnInfoTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID21自动编号ReturnInfoText驳回意见内容ReturnToWorkPathAutoIDBigInt返回到的流转路径自动编号WriteReturnInfoMan字符型10填写返回信息人WriteReturnInfoDate日期型填写日期ReturnWorkPathFlag字符型3被驳回工作路径类型（二十二）机关代字名称表（DeptDzTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID33自动编号DzName字符型40机关代字名称（二十三）发文单位名称（RedTitleTable）字段名称字段类型字段长度备注AutoID34自动编号RedTitleName字符型50发文单位名称（二十四）单位使用程序表（UseProgramTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID35自动编号ProgramUseDept字符型40使用该程序的部门ProgramName字符型50程序名称ProgramPath字符型100程序运行路径（二十五）收文单位名称表（OutSideInfoTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID35自动编号IpAddress字符型20IP地址UnitName字符型100收文单位名称（二十六）外收文信息表（GetOutSideDocInfoTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID35自动编号DocTitlechar200来文标题IpAddresschar20来文单位服务器IPUnitNamechar100来文部门名称GetInfoTimedatetime8得到该信息时间SendDocUserNamechar20发文用户名SendDocNamechar20发文人姓名SendDocNameDeptchar40发文人所在部门SendDocNameLevelchar40发文人职务GetDocTimedatetime8得到公文时间CheckTimedatetime8审核时间CheckFlagchar3审核标志GetDocAutoIDbigint8远程服务器接收公文的ID号ExpiresInfotext16发文附加信息（二十七）外收文信息表（SendToDocInfoTable）字段名字段类型字长度说明AutoID36自动编号8SendToDocAutoIDBigInt8对应公文ID号SendToDocUnitNamechar100收文单位名称SendToDocIpAddresschar20收文单位服务器IPSendToDocTimedatetime8发出发文信息时间GetToDocUserNamechar20接收公文用户名GetToDocNamechar20接收公文人姓名GetToDocNameDeptchar40接收公文人所在部门GetToDocNameLevelchar40接收公文人职务SendToDocFinishFlagchar3远程发文完成标志SendToDocExpiresInfotext16远程发文附加信息（二十八）公文处理常用意见表（DocIdeaInfoTable）字段名称字段类型字段长度说明AutoID37自动增加IdeaContentchar50意见内容IdeaLevelint4意见级别（二十九）公文收发文字号维护表（DocWordNumberTable）字段名称字段类型字段长度说明AutoID38自动编号GetDocWordNumberBigint8收文字号SendDocWordNumberBigint8发文字号（三十）公文阅读权限表（DocReadPopedomTable）字段名称字段类型字段长度说明AutoID39自动编号DocTypevarchar20公文类型ReadLevel备注公文阅读职务七、远程发文（一）、远程发文工作流程（二）、收文工作流程图（三）、远程发文登记表结构(LongDistanceSendDocTable)字段名字段类型字段长度说明AutoID40自动编号SendDocAutoIDBigInt8所发公文ID号GetDocUnitNameVarChar200收文单位名称GetDocServerIpVarChar20收文单位服务器IPSendDocUnitNameVarChar200发文单位名称SendDocServerIpVarChar20发文单位服务器IPSendDocUserNameVarChar20分发公文人用户名SendDocNameVarChar20分发公文人姓名SendDocDate日期型发文日期SendDocFlagInt4发文标志(0：未发送、1：发送中、2：已发送3：发送出错)SendDocErrorInfo备注型发文错误信息（四）、目录结构（五）、文件格式发文信息文件（DocInfo+ID.INI）[Info]SendDocUnitName=发文单位名称SendDocServerIp=发文单位服务器IP地址SendDocDate=发文日期GetDocUnitName=收文单位名称GetDocServerIp=发文单位服务器IP地址公文内容信息（DocContent+ID.TXT）[GetDoc_DocDoType]公文办理类型[GetDoc_DocTypeName]文件类型[GetDoc_UnitConnection]行文方向[GetDoc_UnitWord]机关代字[GetDoc_YearNumber]来文年号[GetDoc_SerialNumber]来文顺序号[GetDoc_SecretGrade]秘级[GetDoc_SecretTime]保密期限[GetDoc_ExigenceGrade]紧急程度[GetDoc_Sums]份数[GetDoc_Number]序号[GetDoc_UnitSymbol]发文机关标识[GetDoc_Bound]来文单位类型[GetDoc_SubscribeMan]签发人[GetDoc_Title]公文标题[GetDoc_GetDocUnit]主送机关[GetDoc_Content]公文正文内容[GetDoc_SendUnit]发文机关[GetDoc_MakeDate]成文日期[GetDoc_Annotations]附注[GetDoc_MotifWord]主题词[GetDoc_CopyToMainUnit]主送机关[GetDoc_CopyToUnit]抄送机关[GetDoc_PrintUnit]印发机关[GetDoc_PrintDate]印发日期[GetDoc_PrintSums]印数公文附件信息文件（DocSlave+ID.TXT）附件名称+TAB+附件所属公文+TAB+附件文件名+TAB+附件类型+TAB+是否主公文附件+回车换行符附件所属公文=对应公文ID号是主公文附件用“Y”表示，是主公文附件的附件用“”表示附件类型表示是上传的附件还是外收文的附件，用“Y”表示外收文附件，用“”表示上传附件（六）、远程收发文工作流程第一步：查询远程发文登记表，选择发文标志为“未发送”和“发送错误”的记录，取出第一条，将此待发公文对应的ID号保存，用于发送该公文到其他单位而不用再生成公文包，同时保存对方服务器信息。（有错误返回重头开始）。第二步：按照规定格式生成传送文件包，存放于临时目录TempBuffer中，同时形成发送指令表（Ftp格式）。（有错误在远程发文登记表的对应记录作标志并写入错误信息，返回重头开始）。第三步：Ping对方服务器，确定网络是否畅通或对方服务器是否开机（有错误在远程发文登记表的对应记录作标志并写入错误信息，返回重头开始）。第四步：与对方服务器3348端口建立连接，发送ReadyGetDoc指令，要求对方准备接收公文。第五步：分析对方服务器返回信息分别作出处理：①、由于网络连接问题引起或收到“ReadyError错误信息”指令，则进入等待过程，第30秒自动执行第四步，如果5次未成功则将发送标志置为“发送错误”，同时重新开始；②、收到“ReadGood”指令则进入六步。第六步：根据生成的发送指令表向接收服务器传送数据，注意记录发送进程，便于下次断点重发，若发送完成则发送“SendDocFinish”指令，等待返回信息，如果3分钟未收到返回信息则自动断开连接，置标志为错误，并重新开始。第七步：接收服务器收到“SendDocFinish”指令后进行收文校验，验证所收文件的完整性，若验证通过则发送“SendDocSucceed”指令，否则发送“SendDocReset+ID号”指令要求重发。第八步：发送服务器收到“SendDocSucceed”指令后，0断开与对方服务器的连接，并设置远程发文登记表的发送标志为“已发送”，最后生成发文登记表。第九步：收文服务完成收文后，将数据写入数据库，若在写入过程中3次以上出错表示传送数据出错，向发送服务器发送“SendDocReset+ID号”指令要求重发；若写入成功则删除所有收文文件，自动生成远程收文登记表和收文登记表。（七）、设计说明服务器端运行程序具备的三大功能：远程发文、接收远程来文、接收客户端上传附件、监控公文附件目录不被非法访问。服务器端端口分配：3345为命令接收端口、3346为远程发文数据传递端口、3347为远程收文数据传递端口、3348为附件数据传递端口。附录资料：不需要的可以自行删除

Excel表格的基本操作教程Excel快捷键和功能键Ctrl组合快捷键按键说明Ctrl+(取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。Ctrl+)取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。Ctrl+&将外框应用于选定单元格。Ctrl+_从选定单元格删除外框。Ctrl+~应用“常规”数字格式。Ctrl+$应用带有两位小数的“货币”格式（负数放在括号中）。Ctrl+%应用不带小数位的“百分比”格式。Ctrl+^应用带有两位小数的“指数”格式。Ctrl+#应用带有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+@应用带有小时和分钟以及AM或PM的“时间”格式。Ctrl+!应用带有两位小数、千位分隔符和减号(-)（用于负值）的“数值”格式。Ctrl+-显示用于删除选定单元格的“删除”对话框。Ctrl+*选择环绕活动单元格的当前区域（由空白行和空白列围起的数据区域）。在数据透视表中，它将选择整个数据透视表。Ctrl+:输入当前时间。Ctrl+;输入当前日期。Ctrl+`在工作表中切换显示单元格值和公式。Ctrl+'将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl+"将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl++显示用于插入空白单元格的“插入”对话框。Ctrl+1显示“单元格格式”对话框。Ctrl+2应用或取消加粗格式设置。Ctrl+3应用或取消倾斜格式设置。Ctrl+4应用或取消下划线。Ctrl+5应用或取消删除线。Ctrl+6在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切换。Ctrl+7显示或隐藏“常用”工具栏。Ctrl+8显示或隐藏大纲符号。Ctrl+9隐藏选定的行。Ctrl+0隐藏选定的列。Ctrl+A选择整个工作表。如果工作表包含数据，则按Ctrl+A将选择当前区域。再次按Ctrl+A将选择整个工作表。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，按Ctrl+Shift+A将会插入参数名称和括号。Ctrl+B应用或取消加粗格式设置。Ctrl+C复制选定的单元格。如果连续按两次Ctrl+C，则会显示MicrosoftOffice剪贴板。如果工作表包含数据，则按Ctrl+A将选择当前区域。再次按Ctrl+A将选择整个工作表。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，按Ctrl+Shift+A将会插入参数名称和括号。Ctrl+B应用或取消加粗格式设置。Ctrl+C复制选定的单元格。如果连续按两次Ctrl+C，则会显示MicrosoftOffice剪贴板。Ctrl+D使用“向下填充”命令将选定范围内最顶层单元格的内容和格式复制到下面的单元格中。Ctrl+F显示“查找”对话框。按Shift+F5也会显示此对话框，而按Shift+F4则会重复上一次“查找”操作。Ctrl+G显示“定位”对话框。按F5也会显示此对话框。Ctrl+H显示“查找和替换”对话框。Ctrl+I应用或取消倾斜格式设置。Ctrl+K为新的超链接显示“插入超链接”对话框，或为选定的现有超链接显示“编辑超链接”对话框。Ctrl+L显示“创建列表”对话框。Ctrl+N创建一个新的空白文件。Ctrl+O显示“打开”对话框以打开或查找文件。按Ctrl+Shift+O可选择所有包含批注的单元格。Ctrl+P显示“打印”对话框。Ctrl+R使用“向右填充”命令将选定范围最左边单元格的内容和格式复制到右边的单元格中。Ctrl+S使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。Ctrl+U应用或取消下划线。Ctrl+V在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。Ctrl+W关闭选定的工作簿窗口。Ctrl+X剪切选定的单元格。Ctrl+Y重复上一个命令或操作（如有可能）。Ctrl+Z使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。显示了自动更正智能标记时，按Ctrl+Shift+Z可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。功能键按键说明F1显示“帮助”任务窗格。按Ctrl+F1可关闭并重新打开当前任务窗格。按Alt+F1可创建当前范围中数据的图表。按Alt+Shift+F1可插入新的工作表。F2编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。如果禁止在单元格中进行编辑，它也会将插入点移到编辑栏中。按Shift+F2可编辑单元格批注。F3将定义的名称粘贴到公式中。按Shift+F3将显示“插入函数”对话框。F4重复上一个命令或操作（如有可能）。按Ctrl+F4可关闭选定的工作簿窗口。F5显示“定位”对话框。按Ctrl+F5可恢复选定工作簿窗口的窗口大小。F6切换到已拆分（“窗口”菜单，“拆分”命令）的工作表中的下一个窗格。按Shift+F6可切换到已拆分的工作表中的上一个窗格。如果打开了多个工作簿窗口，则按Ctrl+F6可切换到下一个工作簿窗口。F7显示“拼写检查”对话框，以检查活动工作表或选定范围中的拼写。如果工作簿窗口未最大化，则按Ctrl+F7可对该窗口执行“移动”命令。使用箭头键移动窗口，并在完成时按Esc。F8打开或关闭扩展模式。在扩展模式中，“EXT”将出现在状态行中，并且按箭头键可扩展选定范围。通过按Shift+F8，您可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。当工作簿未最大化时，按Ctrl+F8可执行“大小”命令（在工作簿窗口的“控制”菜单上。按Alt+F8可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。F9计算所有打开的工作簿中的所有工作表。如果先按F9再按Enter（对于数组公式则按Ctrl+Shift+Enter），则会计算选定的公式部分，并将选定部分替换为计算出的值。按Shift+F9可计算活动工作表。按Ctrl+Alt+F9可计算所有打开的工作簿中的所有工作表，不管它们自上次计算以来是否已更改。如果按Ctrl+Alt+Shift+F9，则会重新检查相关公式，然后计算所有打开的工作簿中的所有单元格，其中包括未标记为需要计算的单元格。按Ctrl+F9可将工作簿窗口最小化为图标。F10选择菜单栏或同时关闭打开的菜单和子菜单。按Shift+F10可显示选定项目的快捷菜单。按Alt+Shift+F10可显示智能标记的菜单或消息。如果存在多个智能标记，按该组合键可切换到下一个智能标记并显示其菜单或消息。按Ctrl+F10可最大化或还原选定的工作簿窗口。F11创建当前范围内数据的图表。按Shift+F11可插入一个新工作表。按Alt+F11将打开VisualBasic编辑器，您可以在其中通过使用VisualBasicforApplications(VBA)来创建宏。按Alt+Shift+F11将打开Microsoft脚本编辑器，您可以在其中添加文本、编辑HTML标记以及修改任何脚本代码。F12显示“另存为”对话框。其他有用的快捷键按键说明箭头键在工作表中上移、下移、左移或右移一个单元格。按Ctrl+箭头键可移动到工作表中当前数据区域（数据区域：包含数据的单元格区域，该区域周围为空白单元格或数据表边框。）的边缘。按Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩大一个单元格。按Ctrl+Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩展到与活动单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格。当菜单处于可见状态时，按向左键或向右键可选择左边或右边的菜单。当子菜单处于打开状态时，按这些箭头键可在主菜单和子菜单之间切换。当菜单或子菜单处于打开状态时，按向下键或向上键可选择下一个或上一个命令。在对话框中，按箭头键可在打开的下拉列表中的各个选项之间移动，或在一组选项的各个选项之间移动。按Alt+向下键可打开选定的下拉列表。Backspace在编辑栏中删除左边的一个字符。也可清除活动单元格的内容。Delete从选定单元格中删除单元格内容（数据和公式），而不会影响单元格格式或批注。在单元格编辑模式下，按该键将会删除插入点右边的字符。End当ScrollLock处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格。当菜单或子菜单处于可见状态时，也可选择菜单上的最后一个命令。按Ctrl+End可移动到工作表上的最后一个单元格，即所使用的最下方一行与所使用的最右边一列的交汇单元格。按Ctrl+Shift+End可将单元格的选定范围扩展到工作表上所使用的最后一个单元格（右下角）。Enter从单元格或编辑栏中完成单元格输入，并（默认）选择下面的单元格。在数据表单中，按该键可移动到下一条记录中的第一个字段。打开选定的菜单（按F10激活菜单栏），或执行选定命令的操作。在对话框中，按该键可执行对话框中默认命令按钮（带有突出轮廓的按钮，通常为“确定”按钮）的操作。按Alt+Enter可在同一单元格中另起一个新行。按Ctrl+Enter可使用当前条目填充选定的单元格区域。按Shift+Enter可完成单元格输入并选择上面的单元格。Esc取消单元格或编辑栏中的输入。按该键也可关闭打开的菜单或子菜单、对话框或消息窗口。Home移到工作表中某一行的开头。当ScrollLock处于开启状态时，移到窗口左上角的单元格。当菜单或子菜单处于可见状态时，选择菜单上的第一个命令。按Ctrl+Home可移到工作表的开头。按Ctrl+Shift+Home可将单元格的选定范围扩展到工作表的开头。PageDown在工作表中下移一个屏幕。按Alt+PageDown可在工作表中向右移动一个屏幕。按Ctrl+PageDown可移到工作簿中的下一个工作表。按Ctrl+Shift+PageDown可选择工作簿中的当前和下一个工作表。PageUp在工作表中上移一个屏幕。按Alt+PageUp可在工作表中向左移动一个屏幕。按Ctrl+PageUp可移到工作簿中的上一个工作表。按Ctrl+Shift+PageUp可选择工作簿中的当前和上一个工作表。空格键在对话框中，执行选定按钮的操作，或者选中或清除复选框。按Ctrl+空格键可选择工作表中的整列。按Shift+空格键可选择工作表中的整行。按Ctrl+Shift+空格键可选择整个工作表。如果工作表包含数据，则按Ctrl+Shift+空格键将选择当前区域。再按一次Ctrl+Shift+空格键将选择整个工作表。当某个对象处于选定状态时，按Ctrl+Shift+空格键可选择工作表上的所有对象。按Alt+空格键可显示Excel窗口的“控制”菜单。Tab在工作表中向右移动一个单元格。在受保护的工作表中，可在未锁定的单元格之间移动。在对话框中，移到下一个选项或选项组。按Shift+Tab可移到前一个单元格（在工作表中）或前一个选项（在对话框中）。在对话框中，按Ctrl+Tab可切换到下一个选项卡。在对话框中，按Ctrl+Shift+Tab可切换到前一个选项卡。Excel表格的基本操作教程

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

Excel表格的基本操作教程六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。Excel表格的基本操作教程2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。Excel表格的基本操作教程四、制作“专业符号”工具栏Excel表格的基本操作教程在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开VisualBasic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。十三、生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得