《××公司（会展企业名称）会展管理信息系统的应用方案》

××公司（会展企业名称）会展管理信息系统的应用方案方案目标会展信息系统的主要功能包括数据处理功能、预测功能、计划功能和控制功能，而应用会展信息系统来筹备与管理会展，其终极目的还是为了节约会展管理成本，提高公司的业绩水平与盈利能力。另外，完善的会展信息系统也是公司综合实力与服务水平的体现，完善的会展信息系统有利于提升会展品牌形象，满足公司管理需求。方案内容（一）销售、财务等业务管理销售管理用于集中管理企业的销售行为，包括客户跟踪、联系日志、合同签订与变更、合同注销、应收款、收款管理、票据管理等诸方面。销售管理的目标是：全程跟踪销售进程；量化的业务部门考核；及时准确的应收应付款管理；全面的销售日志，有效分析销售中存在的问题；销售行为由个人行为转化为企业行为；全面的财务监管；电子化的销售流程，管理层对销售行为全面而及时的分析并决策。系统中与销售管理相关的模块包括：应收款管理、应付款管理、合同管理、招商进度、客户资源分配、产品(展位)资源分配管理、销售业绩测评、销售日志管理、票据管理。

(二)协作办公自动化(OA)

办公自动化是随着企业的办公要求越来越高，对办公效率和信息处理要求越来越严格而产生的需求。办公自动化管理信息系统有助于提高企业办公效率；集中管理办公数据；扩大办公范围，允许远程办公和远程监控；集中管理企业内部资源，提高利用效率；保留办公痕迹，集中办公管理。系统中与办公自动化相关的模块包括：公文管理模块、合同档案模块、音像档案模块、车辆管理模块、资产管理模块、邮件、快递件管理模块、电话、传真管理模块、资料管理模块、公司组织机构模块、规章制度模块、行政企业管理模块、员工管理模块、薪酬管理模块、绩效考核管理模块和培训、开发管理模块。

(三)客户关系管理(CRM)

会展企业的客户资源主要有与公司发生现实交易的参展商、有可能发生业务的潜在展商、被公司组团外出参展的展商、参加公司组织会展的观众、展馆提供者、宾馆和相关服务公司，而核心业务客户是参展商和专业观众。在CRM的理念指导下，公司的客户资源及面向客户的口径得到统一，部门之间的工作按照客户工作的基本流程进行，部门协调工作将按照流程而不是部门进行，通过一个供各个部门共享的客户数据库及交流平台，统一与客户进行交易及沟通，使客户的满意度提高。系统中与客户关系管理相关的模块包括：展商管理模块、专业观众管理模块、潜在客户管理模块、相关服务公司管理模块、嘉宾管理模块、媒体资源管理模块和客户积分系统。方案参与者会展信息化的实施是为主办方、参展商和专业观众提供信息交换和互动的平台。方案参与者应该包括会展主办方即公司本部人员，参展商以及参与会展的观众。方案实施方式会展信息化应用的实施由会前、会中、会后三个部分组成。会展包含会议与展览。会议前期的信息化应用主要包含会议资料信息的收集和会议参会嘉宾与代表的信息收集。通过会议前期信息化建设,可以帮助会议主办方将大量繁杂的信息迅速有效地收集起来并分门别类地进行汇总，从而为中后期的信息使用创造良好的基础。展览前期的信息化应用主要包含展位预订系统和观众预约系统。对于展览主办方而言，参展商和观众信息尤其是观众信息,是会展企业的核心资产,通过展览前期信息化建设，可以帮助展览主办方将大量繁杂的信息迅速有效地收集起来并分门别类地进行汇总，从而为中后期的信息使用创造良好的基础。会展中，信息化系统应用在多个方面，包括门禁系统、导展系统、多媒体技术展示、信息化服务平台等。门禁系统通过信息化的应用可以发挥安全保障、身份识别、信息统计、分类管理作用。导展系统通过信息化的管理，文字导展、语音导展、电子显示屏等均可以以最快的速度、最大的覆盖面向观众传达信息，提高效率。不论是真实展实还是虚拟展实，在多媒体技术展会中应用信息化系统，可以增强商品的展实与宣传效果，对于增强观众印象，激发购买与发挥有效作用。现代会展活动的规模大、范围广、人数多、分工细，各方主体之间信息沟通的数量和质量要求高。搭建信息化服务平台可以提高各个信息沟通主体之间的沟通效率。会后，通过搭建的信息化平台，主办方可以随时收到观众或者与会者的信息反馈，再进行有效的展会评估，为及时改进提供便利。信息化平台也会会后信息的筛选、判别、分类、排序、分析、研究提供了便利。方案费用会展信息管理系统费用由三个部分组成：硬件购置费用、软件开发费用、员工培训费用。具体费用的高低根据会展公司的需求来顶，功能越高费用越高，培训师级别越高、培训越多，费用越多。实施进度监督安排（一）录入信息系统运行所需要的信息数据，某年某月某日至某年某月某日期间完成。（二）对公司员工进行系统使用培训，某年某月某日至某年某月某日期间完成。（三）对信息管理系统进行试运营，某年某月某日至某年某月某日期间完成。（四）对试运营中出现的问题进行调试与修复，某年某月某日至某年某月某日期间完成。备用方案会展信息系统的开发与使用需要投入大量的时间与金钱，如果会展公司既要节约成本又要实现系统的流