会议的筹划与管理

第九讲

会议的筹划与管理1会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高2现在的企业会议有那些通病呢？1、准备工作不充分2、开会技巧不佳，经常主管一堂言3、会议过于频繁4、与会人员选择不当5、常常把会议开成批判大会6、时间安排不合理、随意延长会议时间7、与会人员会议纪律不强，缺乏基本的礼仪8、会议地点不合理9、会而不议、议而不决，决而未果10、会议的目的不明确3会议的筹划与管理

会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理4会前准备工作

1、

安排议题、议程、日程2、

拟订与会人员名单3、

申请会议所需资金4、

会场布置5、

安排食宿和茶水6、发出会议通知

5安排议题、议程

议题的收集和筛选议程6某某会议议程7月6日上午9点（花园酒店）1、（9：00）开场白2、（9：10）缺席致歉3、（9：20）批准上次会议备忘录4、（9：40）各部门销售情况报告（10：30）会间休息5、（10：40）分析产品滞销问题缘起（12：00）午餐及午休时间6、（14：00）商讨并列出可能的应对之策（15：30）会间休息（15：40）评估应对策略，做最后决议（17：00）特别事宜（17：15）其他事宜（17：30）会议结束议程开头为会议日期、时间与地点。清楚标示项目编号。明确每一项目的的时间分配。早上9点是个不错的开会时间，因为此刻人脑最清醒。包括欢迎词、介绍、会议目标、宣布基本准则。会议不宜持续太长时间、会间休息有利于精力的恢复。午餐、午休时间不宜继续开会。无人介意提早结束会议，但是会议超时肯定令人不快。7拟订与会人员名单

选择恰当的人出席会议

送交上级审核

8

申请会议所需资金

确定会议规格申请经费口头书面9会场布置

选择会场

a.场地大小

b.附属设施齐全c.适当的开会设备

d.会场氛围

e.场地不受外界干扰

布置会场

a.附属设施

b.准备会议文件

10会场布置

提供完善的会议场所⊙会议桌⊙椅子⊙空调(会议开始前30分钟就要打开空调,使会场温度适宜)⊙照明.光线(柔和\平静感,比办室稍暗点)⊙书写工具⊙钟(失去对时间的控制,与会者的报告就会没完没了)⊙屏幕⊙放映机⊙音响11會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集時間地點議程:應包含開會預定結束時間準備資料與會人員主辦單位12讨论：各种会场的利与弊会场类型优点缺点圆桌型椭圆型口字型U型教室型1314面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间

1516显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处171819自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何一个位置上20布置会场礼堂式屏幕屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:优点是在留有过道的情况下,能最大程度地摆放座椅,缺点是与会者没地方放资料,记录也不便.21布置会场教室式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:这种布置风格针对不同的房间面积和与会者人数在安排上有一定的灵活性,而且狭长的会场设置便于与会注意力的意中服务人员入口22布置会场弦月式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:因为椅子只放在桌子的一面,所有的与会者都面向主持人,方便主持人与与会者目光交流.服务人员入口饮料处23布置会场◆方形中空式评价:当讨论问题或试图作出决定时，安排持相反意见的两派成员坐在长桌的相对两边，有利于决议的顺利产生。服务人员入口24布置会场椭圆式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:一般适宜于20人左右的内部会议服务人员入口饮料处25安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

26一杯香茶可赢得交易机会27角色练习表演会议期间奉茶的礼仪28给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。29茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项30上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部敲门，并说：“对不起！”进入接待室止步立正，轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面31桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底，用手从下方托住毛巾上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。上茶时的七个程序32

会间的组织服务

1、

签到2、

安排就座3、

做好会议记录和录音4、

会场服务33

签到

签到形式

薄式卡片式代签签到时的接待工作

34安排就座

要适合会议性质让报告者坐中央会议主持人的座位秘书的座位35做好会议记录

会议记录构成

会议记录方式

会议记录写作

36小组讨论设计会议记录表格（5分钟）37会议名称

时间

主席

会议目的

出席人数

缺席人数

缺席理由

会议内容和决议事项

决议事项的实施

实施项目

负责人或部门

完成期限

出席人盖章

特别事项

38会场服务

转接电话突发状况

建议休息

协助上司掌握、控制会议进程

39会议的善后处理

1、会场清理2、印发会议