华诚工程建设公司办公制度表格汇编

一、工程档案管理条例管理目标：建立完善工程档案，利于存档、竣工移交、备案（一）建立工程档案存档制度。1、每项工程完成竣工验收后30天内，由资料员负责收集竣工图、联系变更单及其他工程技术资料文件（简称技术资料），财务人员收集工程期间财务凭据及往来清单（简称财务资料），经营人员收集招投标文件、决算文件、各类签订合同（简称商务资料），统一交由档案管理员，建册立档，放于公司综合办公室，以作存档。2、负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。3、来往文件资料收发（收发签字由运营经理签字）应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。查阅资料要办理登记手续，严禁档案外带、外借，除公司负责人批准除外。签收借调台帐见附表1-1（二）建立档案全宗卷登记制度。编制立卷说明、案卷目录等检索工具，编辑大事纪要等参考资料。档案柜应按要求进行分类排列、保管，以便迅速查找。（三）档案借阅制度1、凡本公司保存的档案，本公司工作人员因工作需要，可查阅与本业务有关的技术资料案卷。如需查阅技术资料以外的档案，需经公司负责人批准后，方能查阅。原则上，当档案员在时，给予查阅。2、每月30日，对档案借阅情况检查一次，及时做好催还工作。每年年终对所存档案进行全面检查，若有损坏，应及时复原。检查中发现重大问题，要及时向公司负责人汇报，采取有效措施，保护档案安全。（四）档案员管理制度1、公司档案统一由专职资料员兼任，直接负责于公司负责人。2、对于离职、调动人员，在办理手续之前，必须将所涉及工作的档案全部交档案室归档，经档案员会签后方可办理相关手续。3、档案员发生变更，须做好交接工作方可离职。本条例自二零一一年二月一日起实施。浙江华诚建设有限公司七分公司二零一一年二月一日二、工程财务管理条例管理目标：建立完善工程财务，利于资金管理、工程清算（一）、建立工程财务集中支付分类管理制度本公司财务实行公司负责人“一支笔”签报制度，具体分材料、人工、机械、经营四类费用，根据下述费用结算办法，经公司负责人签字后，统一由财务予以开支。每一项目竣工验收后，财务员将本项目财务资料整理成册入档。（二）、工程费用分类结算办法1、材料费用结算办法A、大额材料结算办法（主要指：钢筋、水泥、混凝土、砂石料、面砖、涂料、钢管、方木、模板、屋面材料及其他单笔金额1万以上材料）（结算单见附表2-1）由供货方提供送货清单及收据或发票、仓库收货员提供收货清单及退还清单、施工主管提供需求清单，经施工主管、仓库收货员、材料员三方核对、签字，财务员审核后，由公司负责人根据供货合同，签发付款金额，财务员支票支付。B、零星材料结算办法（主要指：除大额材料以外零星材料、办公用品）（结算单见备用金报销表2-4）对于先提货、后付款材料：由供货方提供送货清单及收据或发票、仓库收货员提供收货清单及退还清单、施工主管提供需求清单，经施工主管、仓库收货员、材料员三方核对、签字，财务员审核后，由公司负责人签发付款金额，财务员支票支付。对于先付款、后提货材料：材料员根据施工主管需求清单预估费用并预支备用金,一周内，材料员提供采购清单及收据或发票、仓库收货员提供收货清单及退还清单、施工主管提供需求清单，经施工主管、仓库收货员、材料员三方核对、签字，财务员审核后，由公司负责人签字确认予以核销。2、人工费用结算办法（分包班组结算单见附表2-2）A、公司工作人员薪资结算办法①、基本工资：每月15日，由财务员提供工资清单，由公司负责人签字后，由财务员打入工作人员的工资卡，工资清单财务员留存，以作年终结算。②、年终奖金：每年春节放假前，由公司负责人根据所签工作合同确定工作人员年终奖金，财务员提供奖金清单，经公司负责人签字后，各工作人员签字确认，现场发放。③、离职人员费用结算：离职人员费用清算，按工作合同、每月基本工资清单进行结算，年终奖金按实际月份进行折算。B、分包工程人工费用结算办法①、主要分包劳务工程人工费用（主要指：桩基、木工、泥工、钢筋工、粉刷工、水电工、架子工等）按照所签劳务合同，由施工主管负责计量及初步审核，公司负责人根据合同条款及工程进度，确定人工费支付金额；由分包方负责人到财务员处签收领取。③、分包工程费用（主要指：门窗、水电、屋面、钢结构等包工包料分包项目）由施工主管负责计量及初步审核，公司负责人根据分包合同，确定支付金额，由承包方提供收据或发票后，到财务员处签领费用。②、零星杂工费用（杂工用工及结算单见附表2-2-1）由施工主管提供用工单（用工单须有施工员、施工主管签字、运营经理盖章签字），公司负责人根据已定单价，确定支付金额；由当事人到财务员处签收领取。3、机械费用结算办法（主要指塔吊、井架、挖机、吊机、运输车辆）（结算单见附表2-3）由施工主管、材料员提供使用台班数量、车辆车次（须签字），出租方提供清单，经施工主管初步审核后，由公司负责人根据租赁合同确定支付金额，由出租方提供收据或发票后，到财务员处签领费用。4、经营费用结算办法（报销单见备用金报销表2-4）招投标费用：根据招标文件，公司负责人签字后由财务提供保证金；对于购买文件及相关费用，经公司负责人签字后由财务员预借费用，凭收据或发票予以核销。预决算费用：根据合同，由公司负责人确定支付金额，由对方提供收据或发票后，到财务员处签字支付。公关费用：对于公司负责人发生的费用，公司负责人到财务员处签字领取预借款；对于公司工作人员发生的费用，对500元以上费用事先应经公司负责人同意，事后由工作人员提供收据或发票，经施工主管、运营经理签字后，交由公司负责人签复后，到财务员处签字予以报销；对500元以下业务费用，由施工主管、运营经理在场签字，注明用途后，根据发票予以报销。财务借贷、贴现费用：根据公司负责人确认金额，由财务员支付（三）支票备用金管理支付制度（备用金报销表见附件2-4）1、空白支票必须与印鉴分开存放，由专人保管，签发。2、领用支票，必须填写“支票领用单”，详细清楚，据实填写领用单所列收款人、日期、用途、金额等内容。3、到期未用的空白转帐支票，要及时收回注销。对填写错误的支票，必须加盖“作废”戳记，与存根一并保存。支票不慎遗失，应向银行及时挂失，由此造成的经济损失，追究有关人员的经济责任。4、每月初，财务员提供上月公司进出帐对账单及现金支取帐单。5、材料员及运营经理每周报账核对一次，备用金一周结算一次。对于当周不报的票据一律不予冲报。本条例自二零一一年二月一日起实施。浙江华诚建设有限公司七分公司二零一一年二月一日三、材料管理条例管理目标：建立完善材料管理制度，保证材料及时供应，透明采购、降低损耗。（一）、工程材料采购施行流程管理本公司工程材料按流程采购：（需求清单见附件3-1）施工主管提前7天向材料员提供材料需求清单，并抄送仓库管理员一份材料员根据需求清单负责采购，费用按照财务管理条例施行，于施工主管清单提交之日起7天内及时采购完毕，移交入仓库，并抄送仓库管理员采购清单一份仓库管理员，按照材料员提供的采购清单及实际入库情况，在需求清单附栏上注明入库情况，作为入库清单，并粘帖送货清单原件。每月1日，将上月入库清单及采购清单，复印后上报公司负责人，据此作为结算依据。（二）工程材料施行分类采购制度1、主材采购（钢筋、水泥、混凝土、钢管、木方、模板、砂石料、石材、涂料、面砖、大型机械设备及其他单笔金额1万以上材料）主材由公司负责人确定供货商，材料员根据需求清单向指定供货商提货。2、零星材料（除主材以外零星材料）零星材料由材料员根据需求清单进行采购，原则上在工地周边就近采购。公司每月抽取部分零星材料，进行市场询价。(三)工地库存材料管理（详见附件3-2登记表）1、一次性投入材料（钢筋、水泥、混凝土、砂石料等）：施工主管确定需求清单，应考虑合理损耗，但杜绝浪费，发生超量，追究施工主管责任，超量费用的20%由施工主管承担。2、周转材料（钢管、扣件、模板、方料、脚手片、安全网等）：施工主管应严格控制进度，要求劳务班组及时将周转材料堆放整齐，及时清点，降低损耗，严格控制在与劳务单位签订的损耗率之内，否则追究施工主管责任；材料员应及时将周转材料返还出租方或转运至其他工地，对于返还的材料，场地内清点完毕后原则上3天内返还，逾期发生的滞纳费用追究材料员责任。3、施工用耐用材料及凡单项价值在500元以下或价值在500元以上但耐用年限不足一年的用品用具均属低值易耗品。：由仓库管理员建立库存材料清单，及借还登记记录，加强养护，保证常用工具的使用完好率。4、凡项目部购入或自制的机器设备、动力设备、运输设备、工具仪器、管理办公用具、耐用材料等，同时具备单项价值在500元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产，由仓库管理员及材料员登记编写固定资产清单，项目开工后统计一次，每月清点报送一份，报公司负责人；对于损坏、缺失的固定资产，应查清原因确定责任，按公司规定办理。（固定资产清单见附件3-3）（四）其他事项1、材料保管：仓库保管员应加强工地内材料安全看管，如发生偷盗、人为破坏事件，追究仓库保管员责任。2、废料回收折卖（折卖清单见附件3-4）对于工地上不利用的废料，由仓库保管员统一收集堆放，于每月月底仓库保管员、材料员、施工主管在场时贩卖，所得款交由材料员次月3日前打入公司账户。严禁私自倒卖，否则追究当事人责任。3、材料供应及时对于材料员应保证材料供应及时的，如因个人原因导致不及时影响工程进度的，追究当事人责任，按200元/天从年终奖中扣除。本条例自二零一一年二月一日起实施。浙江华诚建设有限公司七分公司二零一一年二月一日四、行政管理条例管理目标：建立稳定的行政制度，强化项目管理体制、人事管理及日常管理公司部门设置及职能负责项目管理，下设项目部工程部负责项目管理，下设项目部工程部公司经理公司经理负责公司财务管理财务部负责公司财务管理财务部负责公司日常事务及档案管理办公室负责公司日常事务及档案管理办公室人事管理规程公司与各工作人员签订工作合同，基于行业流动性大的特点，原则上是一年一签。工作人员应服从公司调配。因行业特殊性，工作人员的社会福利、保险、人事档案等自理。公司积极为工作人员提供职业培训及职称评定，在公司服务期间取得的个人证书，在证书取得后2年内由公司支配使用，超过2年后按不同证书标准给予证书补贴（标准见下表）；对于非本公司服务期间取得的个人证书，自该证书转注至公司后给予相关证书补贴。在职期间证书培训费用由公司垫付，如一个考试周期内考出，所有费用由公司支付；如超过一个考试周期未考出，则该考试周期培训费用从个人工资中扣除，证书取得注册到公司后，公司承担一个考试周期培训费用。证书名称一级建造师带B证二级建造师带B证高级工程师中级工程师初级工程师安全员带C证其他五大员证书补贴标准（元/月）10005003002005015050附注：1、对同时拥有多项证书的，按最高挡补贴标准享受，不重复享受。2、建造师由公司额外缴纳社保。工作人员的待遇实行年薪、月薪制，分基本工资和年终绩效考核工资两块，待遇由公司负责人和员工协议确定。公司鼓励员工长期为公司服务，自2011年1月1日起，对之前已经为公司连续服务5年及以上的员工，在原协议工资基础上每月额外补贴工龄工资50元/月，工龄每增1年工龄工资每月增加10元。因行业特殊每月休息2天，如每无故缺勤一天扣除工资100元，如一月内无故缺勤天数超过5天，扣除当月基本工资，如一月内无故缺勤天数超过10天，公司可无条件解除劳动关系，视为工作人员违约离职。员工遇事请假，事先应向公司负责人及项目主管填写请假单。工作人员合同未满离职，须办理完所有资料及财务手续并按合同离职条款办理。（离职表单见附件4-1）对于短期（1个月内）因病、因伤等原因不能正常工作的，病休期间只发放基本工资，对于因病伤长期（1个月以上）不能正常工作的，公司和工作人员双方可协商解除劳动关系。公章管理制度各项目部刻“项目部章SHAPE”和“资料章”各一枚，其中“项目部章SHAPE”由公司负责人保管，主要用于涉及费用、重要文书的签章；“资料章”由项目部运营经理保管，主要用于资料盖章，不具有代表法人资质。使用须办理公章登记手续（见附表4-2）公司公章及法人章由公司负责人保管。公司财务章由财务员保管。办公设施及车辆管理条例各工作人员手机须保持开机状态，确保能24小时通讯，以应突发情况。如有变更及时通知公司负责人，如停机24小时，取消全年通讯补贴。各工具车辆实行所有权归公司，使用权归工作人员，车辆定点在工地，不准随意来往开往他处。费用实行每月包干制（不包括保险、维修、养路费，对于额外长途出差等，由项目负责人另行补贴；违章罚款等由使用者承担），按照不同类型分别确定金额，商务车每月1000元，面包车每月800元。工具车要服从公司调度，随叫随到，车辆维修定点，擅自在外修理费用自理并承担由此引起的额外费用（修理单见附件4-3）。公司办公设施及各项目部办公设施由材料员汇总清单上报公司负责人，以保全公司固定资产。公司员工出差期间,如需过夜，住宿费用及交通费用报销按以下规定执行：住宿标准为60元/日，出差来回车费实报实销，出租车不在报销范围内。突发应急预案管理对于突发自然灾害（如雪灾、水灾、风灾等）：项目部施工主管应在现场布置管理，确保劳务人员安全，确保工程、水电安全，确保资料完整，及时汇报公司负责人。对于突发工程事故（如工伤、质量事故等）：项目部施工主管应即时予以处理，将事故信息控制在工地范围内，不可被管理单位、业主、监理、媒体知晓，并第一时间通知公司负责人。对外须与公司负责人协商后，统一口径，做好宣传工作。对于场内治安事故：项目部施工主管应了解情况，尽力场内解决；如不可调和，及时报警处理。并通知公司负责人。发生突发事件，项目部管理人员须在场处理，如发生离场状况，造成的损失由当事人承担。本条例自二零一一年二月一日起实施。浙江华诚建设有限公司七分公司二零一一年二月一日附表1-1：签收借调档案登记表项目名称：日期发件单位收件单位档案名称签收人员签字资料员存档签字附表2-1：材料结算支付表工程名称材料名称供货单位结算日期2011年月日----2011年月日供货单位申报栏：（规格、数量、单价，附供货清单复印件）供货单位负责人签章：填写日期：年月日资料员审核栏：（合格证、出厂报告、试样检测等技术检测资料提供情况）资料员签字：填写日期：年月日材料员、仓库管理员审核栏：（数量、质量、退货、供货及时等情况，附材料采购清单表3-1）材料员、仓库管理员签字：填写日期：年月日施工主管审核栏：（结合施工等员意见，按合同初步审核计量）施工主管签字：填写日期：年月日项目负责人审核栏：（签发实际支付金额）项目负责人签字：填写日期：年月日财务支付栏：（发票收据审核及支票开具单号等情况）财务员签字：填写日期：年月日本表一式三份，供货单位一份，资料员一份，财务一份附表2-2：分包班组结算支付表工程名称分包内容分包班组结算日期2011年月日----2011年月日分包班组申报栏：（完成工程量、申请付款金额，附完成工程量计算稿及付款金额计算方式）分包班组负责人签章：填写日期：年月日资料员、安全员审核栏：（班组身份证、安全教育、材料检测等资料及现场安全状况）资料员、安全员签字：填写日期：年月日材料员、仓库管理员审核栏：（班组零星借用材料等情况）材料员、仓库管理员签字：填写日期：年月日施工员审核栏：（分管相关施工员意见，现场质量、进度等情况）施工员签字：填写日期：年月日施工主管审核栏：（结合施工员等意见，按合同初步审核计量）施工主管签字：填写日期：年月日项目负责人审核栏：（签发实际支付金额）项目负责人签字：填写日期：年月日财务支付栏：（发票收据工资单审核及支票开具单号等情况）财务员签字：填写日期：年月日本表一式三份，分包班组一份，资料员一份，财务一份附表2-2-1：零星杂工使用结算表工程名称用工日期用工所属班组结算日期2011年月日----2011年月日用工理由申报栏：（用工理由，数量，用工完成工作内容）用工部门签字：填写日期：年月日运营经理审核栏：（是否在合同范围内）运营经理签字：填写日期：年月日施工员审核栏：（是否必须，须多少量）施工员签字：填写日期：年月日施工主管审核栏：（结合运营经理施工员等意见，确定是否需要及用工量）施工主管签字：填写日期：年月日项目负责人审核栏：（签发实际支付金额及意见）项目负责人签字：填写日期：年月日财务支付栏：（支付费用）财务员签字：填写日期：年月日本表一式三份，用工人员一份，资料员一份，财务一份附表2-3：机械设备结算支付表工程名称租赁设备租赁单位结算日期2011年月日----2011年月日租赁单位申报栏：（规格、数量、金额，附设备租赁清单及金额计算方式）租赁单位负责人签章：填写日期：年月日资料员、安全员审核栏：（设备检测、安全资料等资料提供情况及现场安全状况）资料员、安全员签字：填写日期：年月日材料员、仓库管理员审核栏：（零星借用材料等情况）材料员、仓库管理员签字：填写日期：年月日施工主管审核栏：（结合施工员现场使用意见等，按合同初步审核计量）施工主管签字：填写日期：年月日项目负责人审核栏：（签发实际支付金额）项目负责人签字：填写日期：年月日财务支付栏：（发票收据审核及支票开具单号等情况）财务员签字：填写日期：年月日本表一式三份，分包班组一份，资料员一份，财务一份附表2-4：备用金（零星材料及业务费）报销表工程名称报销人结算日期2011年月日----2011年月日期间备用金领取清单2011年月日领取：元；2011年月日领取：元；2011年月日领取：元；2011年月日领取：元；序号日期事由金额（元）票据数量小计（如单页不够，可另附一页；对于零星材料须提供材料采购单附件3-1）项目负责人审核栏：（审核报销票据事实情况）项目负责人签字：填写日期：年月日财务支付栏：（审核票据金额及票据真伪）财务员签字：填写日期：年月日本表一式三份，材料员一份，项目负责人一份，财务员一份附表3-1：材料采购清单编号：2011-工程名称清单签发日期材料到货日期编号材料名称需求数量入库数量备注施工主管签字材料员签字仓库管理员签字附粘帖送货清单，本表一式三份，材料员、仓库管理